רשימת מסמכים חשבונאיים ראשיים וכללים לביצועם

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

פעולות רבות מבוצעות מדי יום בארגון. רואי חשבון מוציאים חשבוניות לצדדים נגדיים ושולחים להם כסף, מחשבים משכורות, קנסות, חישובי פחת, עריכת דוחות ועוד. מדי יום מונפקים עשרות מסמכים מסוגים שונים: מנהליים, מבצעים, ראשוניים. לקבוצה האחרונה חשיבות רבה לפעילות המיזם.

מהם "מסמכים ראשיים"?

כל אירוע בחיים הכלכליים של הארגון חייב להיות מאושר על ידי נייר. הוא נוצר בזמן הניתוח או מיד לאחר סיומו. עריכת רישומים, הדיווח מתבצע על בסיס המידע המפורט במסמכי החשבונאות העיקריים של החשבונאות. הרשימה שלהם גדולה. במאמר נשקול את העיקרי, הנפוץ ביותרמסמכים.

למה אנחנו צריכים ראשוני?

תיעוד ראשי הוא מרכיב אינטגרלי של חשבונאות. כאמור לעיל, הוא נוצר בעת ביצוע העסקה או מיד לאחר סיום העסקה ומהווה הוכחה למציאות של עובדה כזו או אחרת בחייו הכלכליים של המיזם.

רשימת המסמכים החשבונאיים העיקריים עבור עסקה אחת עשויה לכלול:

1. חוזה.
2. חשבון.
3. קבלת מזומן או מסמך תשלום אחר.
4. תעודת משלוח.
5. פעולת ההשלמה.

פרטים נדרשים

כיום, יש צורות מאוחדות של מסמכים חשבונאיים ראשיים. הם משמשים לשקף מידע על פעולות שונות, בהתאמה, רשימת העמודות בהן שונה. בינתיים, כל המסמכים העיקריים מכילים פרטי חובה אחידים. ביניהם:

1. שם החברה.
2. שם המסמך (לדוגמה, "שובר מזומן").
3. תאריך היווצרות.
4. תוכן הפעולה שעליה נערך המסמך. לדוגמה, בעת מילוי חשבונית, העמודה המתאימה עשויה לציין "העברת חומרים לעיבוד".
5. כסף ואינדיקטורים טבעיים. הראשון משמש לשקף את העלות, השני - כמויות, משקלים וכו'.
6. תפקידי עובדים אחראיים ("רואה חשבון ראשי", "מחסנאי" וכו').
7. חתימות של אנשים המעורבים בעסקה.

רגע חשוב

למסמך הראשי המכיל את כל הפרטים הנדרשים יש תוקף משפטי.

אנא שים לב שניתן להשתמש בניירות מבוצעים כהלכה בהליכים משפטיים כראיה לתקפות (או אי תקפות) של תביעות. מסמכים רבים נערכים על ידי קבלנים. יש צורך לבדוק היטב את תקינות הרישום ובשום מקרה לא לשים חתימות לספקים (קבלנים וכו') אם לא עשו זאת.

יש לשמור בקפידה על תיעוד ראשי.

האם אני צריך חותם ראשי?

בפועל, צדדים נגדיים רבים טוענים על היעדרו בטופס ה-TTN ובכמה מסמכים אחרים. נזכיר כי מאז 2015 רוב הארגונים פטורים מחובת חותם. ארגונים כאלה יכולים להשתמש בו לפי שיקול דעתם. אם כן, מידע על נוכחותו חייב להיות כתוב במדיניות החשבונאות.

במקרה שהצד שכנגד מתעקש להשתמש בחותם בעת רישום הקרן, ולחברה יש זכות שלא להעמידו על רקע משפטי, יש לשלוח לצד שכנגד הודעה בכתב עם קישורים לתקנון המסדיר זאת. בעיה.

הסכם

אם הצד שכנגד הוא שותף לטווח ארוך, אז בהחלט אפשרי להגיע להסכם למספר עסקאות. במקרה זה, חשוב להגדיר בבירור את המועדים למילוי התחייבויות, הרצף והליך החישוב וניואנסים נוספים. ניתן לערוך את החוזה למכירת סחורה, מתן שירותיםאו עבודת ייצור. ראוי לציין שגם המשפט האזרחי מאפשר כריתת הסכם בעל פה. עם זאת, בפעילות עסקית, ככלל, משתמשים בצורות כתובות של חוזים.

Invoice

במסמך זה, הספק מציין את הסכום שיועבר לצד שכנגד עבור סחורות, שירותים או עבודות. בעת ביצוע תשלום, כברירת מחדל, ההנחה היא שהנבדק מסכים לעסקה.

החשבונית חייבת להיות נוכחת:

1. שם המסמך.
2. שם השירותים (סחורה, עבודות) שעבורם מתבצע התשלום.
3. עלות.
4. סכום כולל.
5. פרטים לתשלום.

כיום, כל רשימת המסמכים החשבונאיים כלולה בתוכנית 1C, כך שהם מעובדים באופן אוטומטי.

אנא שים לב שהחשבונית היא בעלת ערך מועט לרשויות הרגולטוריות. בו, המוכר קובע את המחיר שנקבע. מעמדת רואה חשבון, חשבונית היא המסמך העיקרי החשוב ביותר שעל בסיסו נוצרות רישומים חשבונאיים.

חשבונית פועלת כסוג של חשבונית. מאמר זה מכיל שורה מיוחדת לציון סכומי מע מ.

תיעוד תשלום

אתה יכול לאשר את עובדת התשלום באמצעות קבלה במזומן או מסמך דומה אחר. תשלום מאשר את עובדת התשלום עבור אספקת מוצרים, שירותים, עבודה. הסוג הספציפי של המסמך נבחר בהתאם לשיטהתשלום: מזומן או העברה בנקאית.

אחד ממסמכי הפשרה הפופולריים ביותר הוא הוראת תשלום. זוהי הוראה מבעל החשבון לבנק להעביר כספים לחשבון שצוין. ניתן להשתמש במסמך בעת תשלום עבור שירותים, סחורות, עבור תשלום מקדמה, החזר הלוואה וכו'.

במקרה של ניכויים לתקציב, שדה 22 "קוד" ממולא. בהוראת התשלום, עמודה זו מציינת את ה-UIN (מזהה ייחודי). הודות לו, הרשות הפיסקלית מכירה במשלם.

ניתן למלא את השדה "קוד" בהזמנת התשלום בדרכים שונות. זה תלוי איך בדיוק מקיים הישות את חובתו לתקציב: מרצון או לפי בקשת הרשות הרגולטורית.

תעודת משלוח

טופס ה-TTN נערך על ידי השולח. שטר המטען הוא הבסיס להעברת הסחורה לנמען. המסמך מנוסח ב-4 עותקים. לפי ה-TTN, המוכר לוקח בחשבון את המכירה, והקונה מקבל את משלוח הסחורה.

שימו לב שה-TTN נערך בעת הובלת סחורות על ידי כוחות החברה עצמה. אם ההובלה מתבצעת על ידי חברת צד שלישי, מונפק טופס 1-T.

נקודה חשובה נוספת: המידע ב-TTN חייב להתאים למידע בחשבונית.

פעולה של עבודה שהושלמה

מסמך זה נערך בין הלקוח לספק. המעשה מהווה אישור על ביצוע עבודה, מתן שירותים בעלות מוסכמת בתנאים שנקבעו בהסכם. במילים פשוטות, זהדיווח קבלן ללקוח.

כרגע, צורה מאוחדת של המעשה לא אושרה. לחברה הזכות לפתח טופס בעצמה ולתקן אותו במדיניות החשבונאות.

הפרטים העיקריים של המעשה הם:

1. מספר ותאריך הרישום ברשומות החשבונאות.
2. תאריך הידור.
3. פרטי החוזה לפיו נוצר המעשה.
4. תקופה, נפח, עלות עבודה.
5. פרטי החשבון שיש לשלם עבורו.
6. שם הלקוח והקבלן.
7. חתימות הצדדים לעסקה.

המעשה תמיד מנוסח בשני עותקים.

טופס M-15

קיצור זה משמש להתייחסות לחשבונית עבור הנפקת סחורה יוצאת. יש לציין שמסמך זה אינו חובה, אלא משמש לעתים קרובות על ידי ארגונים.

חשבונית לשחרור חומרים לצד מונפקת אם יש צורך בהעברת חפצי ערך מהמשרד הראשי (הראשי) לחטיבות מרוחקות או לחברות אחרות (אם יש הסכם מיוחד).

כללי טופס M-15

בחלק הראשון של העיתון מודבק מספר, בהתאם לזרימת המסמכים של המיזם. כאן עליך לציין גם את השם המלא של החברה ו-OKPO.

הטבלה הראשונה משקפת את תאריך המסמך, קוד העסקה (אם נעשה שימוש במערכת המתאימה), שם היחידה המבנית, תחום הפעילות של המיזם המוציא את החשבונית.

באופן דומהמצוין מידע על הנמען והאחראי למשלוח. להלן קישור למסמך לפיו מופקת החשבונית. זה יכול להיות חוזה, הזמנה וכו'.

בטבלה הראשית, עמודות 1 ו-2 מציינות את תת-חשבון החשבונאות ואת קוד החשבונאות האנליטי עבור כל החומרים שיש למחוק.

לאחר מכן, הנתונים הבאים מוזנים בעמודות 3-15:

• שם החומרים עם מאפיינים אישיים, מותג, גודל, כיתה;
• מספר מלאי (אם הוא לא שם, התא לא מלא);
• קוד יחידה;
• שם יחידת המידה;
• כמות הסחורה שהועברה;
• מידע על החפצים ששוחררו בפועל מהמחסן (למילוי על ידי המחסנאי);
• עלות כוללת של חומרים;
• מחיר ללא מע"מ;
• סכום שהוקצה מע"מ;
• עלות כוללת כולל מע"מ;
• מספר מלאי החומר;
• מספר דרכון (אם זמין);
• מספר שיא לפי כרטיס החשבון.

החשבונית חתומה על ידי רואה החשבון, העובד האחראי על שחרור חפצי ערך מהמחסן, והנמען.

דוחות מוקדמים ב-"1C"

יצירת מסמכי דיווח היא אחת הפעולות הנפוצות ביותר של רואה חשבון. הסדרים רבים המבוצעים במזומן נעשים על ידי מסמכים מוקדמים. אלה כוללים הוצאות נסיעה, רכישות למשק בית וכו'.

לעתים קרובות, עובדי המיזם מקבלים כספים מהקופה עבור הוצאות משק הבית.לאחר רכישת חפצי הערך הדרושים (לדוגמה, כלי כתיבה), העובדים מדווחים ומספקים מסמכים תומכים למחלקת הנהלת החשבונות.

רואה החשבון, בתורו, חייב לרשום את כל ההוצאות במערכת הנהלת החשבונות. ניתן לפתוח את "דוחות מוקדמים" ב-"1C" בסעיף "בנק וקופה", סעיף קטן "קופאית". הכנסת מסמך חדש מתבצעת על ידי כפתור "צור".

בחלק העליון של הטופס מצוין:

1. שם החברה.
2. מחסן שבו חפצי ערך חדשים שהתקבלו יזוכה.
3. עובד מדווח על כספים שהתקבלו כנגד הדוח.

המסמך מכיל 5 סימניות. בסעיף "מקדמות", בחר את המסמך שעבורו הונפקו הכספים:

1. מסמך כסף.
2. הזמנת הוצאות במזומן.
3. חיוב מחשבון.

אם סחורות נרכשו עם הכספים שהונפקו, הן משתקפות בכרטיסייה באותו שם. בסעיף "מיכל" ציינו מידע על המיכל שניתן להחזיר (לדוגמה, בקבוקי מים). הכרטיסייה "תשלום" משקפת מידע על המזומן ששולמו לספקים עבור רכישת חפץ או שהונפקו כנגד משלוח קרוב.

בסעיף "אחר" מצוינים נתונים על הוצאות נסיעה: יומיים, עלויות דלק, כרטיסים וכו'.

טופס "אוניברסלי"

ברשימת המסמכים החשבונאיים העיקריים יש נייר אחד שניתן להשתמש בו במגוון מצבים. הוא משמש להיווצרות של חשבונאות ודיווח מס. זה קשור לחשבונאות. הטופס נדרש, במידת הצורך, לתיקון הטעות שנעשתה. בנוסף, המסמך נדרש בעת ביצוע פעולות הדורשות הסברים, שיקוף החישוב, אישור עסקאות, במידה ואין ניירות נוספים.

Nuance

כדאי לומר שלמפעל יש את הזכות לאשר השלמת עסקאות שאינן מצריכות ביצוע טפסים סטנדרטיים (סטנדרטיים, מאוחדים), לא בעזרת תעודה, אלא באמצעות הנהלת חשבונות ראשונית שפותחה באופן עצמאי. מסמכים. עם זאת, הרשימה שלהם צריכה להיות קבועה במדיניות הפיננסית של החברה.

כללים להרכבת תעודה

טופס אחד מאוחד לא אושר עבור מסמך זה. בהתאם לכך, מומחים יכולים להרכיב אותו בצורה חופשית או להשתמש בתבניות שפותחו בארגון. בין פרטי החובה שעל האישור להכיל, יש לציין:

1. מידע על המיזם.
2. תאריך וסיבות להידור.
3. מסמכי הנהלת חשבונות ראשיים ופנקסי חשבונות, אליהם מצורף אישור.
4. חתימת העובד האחראי.

ניתן לכתוב על גיליון A4 לבן רגיל או על נייר מכתבים של החברה.

בעת הקומפילציה, עליך להיזהר מאוד לא לעשות טעויות. ככל שההפניה מפורטת יותר, כך יש פחות שאלות נוספות לפקחים.

המסמך צריך, כמובן, להכיל מידע מהימן בלבד. אם, במהלךיזוהו שגיאות כתיב, רצוי יותר לערוך שוב אישור.

תכונות אחסון

כל מה שקשור למסמכים חשבונאיים ראשוניים חייב להישמר בארגון לפחות 5 שנים. חישוב תקופה זו מתחיל מתאריך הסיום של תקופת הדיווח בה הוצאו הניירות.

Extra

ניתן להנפיק את ראשי בנייר או בצורה אלקטרונית. לאחרונה, יותר ויותר ארגונים מעדיפים ניהול מסמכים אלקטרוני. זה מובן: לוקח הרבה פחות זמן לעבד ולשלוח ניירות.

מסמכים אלקטרוניים חייבים להיות מאושרים בחתימה דיגיטלית (משופרת או רגילה - בהסכמה בין צדדים נגדיים).

אחריות

תיעוד ראשי הוא המרכיב החשוב ביותר בחיי העסקים של מיזם. בהיעדרה, החברה תעמוד בפני סנקציות חמורות מצד רשויות הרגולציה. עונשים יוטלו גם במקרה של זיהוי שגיאות בתיעוד הראשי, מידע לא מדויק.

הפרה של התקנות דינה לא רק בחוק המס, אלא גם בחוק העבירות המנהליות. אם יש עילה, ניתן גם להעמיד לדין את העבריינים.

מסקנה

ניתן להשתמש במגוון מסמכים בעבודה של מיזם. יחד עם זאת, חלקם עשויים להיות בעלי צורה אחידה, וחלקם עשויים להיות מפותחים באופן עצמאי על ידי החברה. עם זאת, ללא קשר לכך, כל הפרטים הנדרשים חייבים להיות נוכחים במסמכים.

עסקים מסוימים מתרגלים שימוש במסמכים משולבים. נְאוּםאנחנו מדברים על טפסים מאוחדים, בתוספת בהתאם לפרטי הפעילות של הארגון.

חשוב לשקף את סוגי התיעוד העיקריים שנבחרו במדיניות החשבונאית של המיזם. במסגרת פעילות החברה עלול להתעורר צורך במסמכים חדשים. אם הם פותחו על ידי הארגון, יש לציין אותם במדיניות החשבונאית.

שים לב שהצד שכנגד יכול גם לפתח צורות מסוימות של ניירות ערך באופן עצמאי. יש לציין במדיניות הפיננסית שהחברה מקבלת מסמכים כאלה מצדדים נגדיים.

כדי לתעד עסקאות רבות, ארגונים אינם רשאים להשתמש בצורות מאוחדות של תיעוד ראשי. עם זאת, אם אנחנו מדברים על עסקאות במזומן, אז הן מבוצעות אך ורק על ידי הזמנות מאושרות ומסמכי תשלום אחרים.