מהי בקרת מלאי? דרכי ניהול חשבונאות מחסנים. ארגון הנהלת חשבונות, אחריות, תוכניות

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

תפעול מוצלח של ארגון מורכב מההשפעה הכוללת של גורמים שונים וביצועים מוכשרים של פונקציות מפתח. יחד עם זאת, יש לציין כי ניתן לייחס חשבונאות נכונה של סחורות לאחד התנאים העיקריים לפעילות יציבה של החברה.

ניהול מלאי

מושג זה משמש להגדרת החשבונאות הכמותית והזנית הקבועה המתבצעת במחסן. מבלי לקחת בחשבון את הסחורה המונחת במחסן, קשה להבטיח את שלומם. לצורך תהליך כזה נעשה שימוש בכרטיס מלאי חומרים, שהוא טופס המאושר בחוק לרישום תנועת חומרים מסוג, גודל ודרגה מסוימת במחסן. הם ממולאים עבור כל מספר פריט של החומר. הם מתוחזקים על ידי אדם אחראי כלכלית, כגון מנהל מחסן או מחסנאי.

לפני שאתה מפקיד בידי המחסנאי את המלאי החומרי של המפעל, ככלל, נכרת עמו הסכם. הוא מתאר את סוגי העבודה שהעובד מבצע ומידת האחריות במקרה של אובדן או נזק למוצרים המאוחסנים במחסן.

ארגון הנהלת חשבונות במחסנים

תהליך חשבונאי מאורגן היטבחומרים המוצבים בשטח המחסן הם פלח חשוב והכרחי מאוד בפעילות הארגון. לתפעול יעיל של המחסן, נעשה שימוש בשתי מערכות הנהלת חשבונות נפוצות: אצווה ומיון. אבל לא משנה באיזו בחירה תיעשה, עובדים אחראים כלכלית ישמרו תיעוד של מוצרי החברה בעין. הליך זה מתבצע באמצעות הזמנות סחורות נכנסות ויוצאות.

אם ניקח בחשבון את המידע הכלול במדריכים לחשבונאות של מלאי החברה, נוכל להסיק שהחשבונאות האנליטית של סחורות וחומרים מתבצעת בשיטת האיזון או בחשבוניות סחירות. בגישות אלו מתבצעת הנהלת חשבונות בהקשר של כל מקום אחסון וכן בתוכם עם קיבוע מספרי פריטים, קבוצות מוצרים שונות, חשבונות סינתטיים ותתי חשבונות.

Using cards

חשבונאות מלאי של חומרים, המבוססת על דפי מחזור, כרוכה ברוב המקרים בשימוש בשתי השיטות הנ ל. זה מאפשר לך לייעל את פעולת המחסן ולהשיג רמת פרודוקטיביות גבוהה יותר.

באופציה הראשונה, נעשה שימוש בכרטיס הנהלת חשבונות מחסן, הנפתח עבור כל סוג של פריט מלאי המאוחסן במחסן. הוא מציג נתוני סכום כמותי, שהם, למעשה, תנועה של חומרים. הבסיס למילוי כרטיסים כאלה הם חשבונאות ראשיתמסמכים.

חשבונאות מחסן באמצעות כרטיסים כוללת גם הצגת יתרות ביום הראשון וחישוב המחזור לחודש. בעזרת תיעוד כזה מרכיבים דפי מחזור עבור כל מחסן בנפרד. בנוסף, הנתונים של אותם כרטיסים שנמצאים במחלקת הנהלת חשבונות נבדקים מול התיעוד במחסן.

ייתכן גם שכרטיסי הנהלת חשבונות אינם נשמרים במחלקת הנהלת החשבונות. במקרה זה, תיעוד יוצא ונכנס מקובץ לפי מספרי פריטים. לאחר מכן, בעזרת מסמכים אלו, מחשבים את תוצאות החודש, נרשמים בנפרד נתוני ההוצאות והתקבולים. יתר על כן, מידע זה מוצג בגיליון המחזור. יתרות אלו שהוצגו בדוחות אלו מושוות ליתרות שנרשמו בכרטיסי הנהלת החשבונות במחסן.

חשבונאות יתרה

צורה זו של חשבונאות מחסנים שונה מהקודמת. ההבדל העיקרי הוא שאין הנהלת חשבונות איכותית וטוטאלית בהקשר של סחורות וחומרים במחלקת הנהלת החשבונות. גם הצהרות מחזור, בהתאמה, אינן ערוכות.

עם סוג זה של ארגון של המחסן, חשבונאות עבור סחורות וחומרים מתבצעת בהקשר של חשבונות משנה, קבוצות סחורות ומאזנים, המשמשים לחשבון פריטי מלאי באופן בלעדי במונחים כספיים. הנהלת חשבונות מתבצעת על ידי אנשים אחראים כלכלית. לתהליך זה נעשה שימוש בפנקס המלאי או ביומן המתאים.

באשר למחלקת הנהלת החשבונות, היא עוסקת בקבלה של ראשוניתיעוד חשבונאי מגורמים אחראיים פיננסית ובודק לאחר מכן את הנתונים שהתקבלו. עם השלמת תהליך ההתאמה, יתרות החומרים הללו שנרשמו ביום הראשון מועברות למאזן.

חשבונאות מסיבות

המסחר והמחסן במקרה זה מאורגנים בצורה כזו שאצווה ספציפית של סחורה מאוחסנת בנפרד. ולכל אחד מהם כותב המחסנאי כרטיס אצווה בשני עותקים. ספר מיוחד משמש לרישום כרטיסים כאלה. במקרה זה, מספר האצווה המקובל הוא מספר הרישום בספר זה. לאחר הזנת המידע הדרוש, עותק אחד מועבר למחלקת הנהלת חשבונות, והשני נשאר במחסן ומבצע את תפקידו של פנקס הנהלת חשבונות במחסן.

כדאי לשים לב לעובדה שסחורה וחומרים בעלי אותו שם נקבעים כאצווה. מוצר זה חייב להיות מסופק על ידי ספק אחד. לגבי מספר המשלוחים, ייתכן שיהיו כמה.

במילוי כרטיס אצווה על עובד המחסן לציין את תאריך ההרכבה, מספרו, שעת מילוי פעולת קבלת הסחורה, סוג ההובלה, פרטי הספק, מספר ותאריך. של החשבונית, שם המוצר, מקום היציאה, וכן המשקל והציון.

חשבונאות מחסן של חומרים, המשתמשת בשיטת האצווה, מרמזת על השתקפות במהלך שחרור הסחורה של תאריך פעולה זו, מספר מסמך הסחורה המתכלה, אופן ההובלה, שם הנמען, הכמות והדרגה של המוצרים הנמכרים. יחד עם זאת, מסמך ההוצאות מצייןמספר כרטיס מסיבה.

כאשר כל המלאי של אצווה מסוימת נגמרו, מנהל המחסן והסוחר שמים את חתימתם על הכרטיס ומעבירים אותו למחלקת הנהלת החשבונות, שם הוא ייבדק לאחר מכן.

ייתכן שבמהלך הצ'ק יתגלה מחסור. במקרה זה, חשבונאות מחסן מרמזת על הפעולות הבאות: לפני המלאי הבא, רואה החשבון מוחק את המחסור לעלויות ההפצה, אך רק בתנאי שהיה בגבולות האובדן הטבעי. אם חרגו מהנורמות, אזי יש להחזיר את המחסור מאותם אנשים אשר אחראים כלכלית למוצרים המאוחסנים במחסן.

כדאי לשקול גם את המידע שמערכת מלאי האצווה כוללת עריכת חוק עבור אצווה בשימוש מלא של סחורות וחומרים.

איך משתמשים ביומני מחסנים למיון?

אם נעשה שימוש בשיטת חשבונאות זו, אזי המחסנאי פותח עמוד אחד או יותר ביומן הסחורות עבור כל זן ושם מוצר. ניתן להזין גם כרטיס נפרד. מספר העמודים תלוי בנפח הפעולות שבוצעו בקבלה ובצריכה.

בכותרת של כרטיס או דף של מגזין, עליך לציין את המאמר, השם, המגוון ותכונות אחרות המייחדות מוצר מסוים. השטח הנותר בדף משמש לשקף קבלות, הוצאות ויתרות מוצרים.

נדרש ספר מלאי (יומן) כדי לרשום נתונים בעת רישום כל קבלה או הוצאהמסמך.

חקיקה מאפשרת שימוש בצורות שונות של מגזינים. דוגמה לכך היא יומן סחר בצורה N MX-2. זה חייב להתבצע על ידי מחסנאי או אדם אחראי אחר. הבסיס למילויו הם מסמכים על קבלה והנפקה של סחורות וחומרים, שהופקדו קודם לכן. יומן כזה מכיל את הנתונים הבאים:

- התאריך שבו סחורות וחומרים התקבלו לאחסון;

- היחידה שהעבירה פריטי מלאי למחסן;

- שם, מחיר, כמות, יחידות מידה עבור סחורות וחומרים;

- מספר ותאריך של מסמכים שהיו בשימוש במהלך ההנפקה והקבלה של מוצרים;

- מיקום אחסון.

כדי שהסחורה תתקבל לאחסנה והנפקה לאחר מכן, יש צורך לאשר את התיעוד הרלוונטי בחתימות המחסנאי ומנהל המחסן.

ארגון נכון של חשבונאות מחסנים מסוג כמותי, בו נרשמות תנועה ויתרות של מוצרים, יעזרו סוגים שונים של מגזיני סחורות, בעזרתם נשמרים פריטי מלאי במקומות אחסון, וכן תיקונים הצריכה שלהם. מידע כזה יכול להיות מוצג גם בצורה של הצהרות.

איך מתבצע סימון מלאי?

מסחר ואחסון קשורים בהכרח לתופעות כמו התיישנות של סחורות, כמו גם ירידה בביקוש להן או אובדן איכות. לא ניתן להתעלם מבעיות אלו ותהליך הסימון משמש כדי לטפל בהן ביעילות. לרישום שלו, תזדקק לפעולת פחת של נכסים מהותיים.

יש לערוך ולחתום אותו בשני עותקים. זה נעשה על ידי אנשים אחראיים המייצגים ועדה מיוחדת. עותק אחד נשאר אצל מנהל המחסן (יש לשמור אותו), השני נשלח למחלקת הנהלת החשבונות. במצבים מסוימים, ניתן לצרף עותק אחד לתעודת המשלוח. הדבר נעשה לצורך העברה לאחר מכן של מסמך זה לארגון העוסק במכירת מוצרים מוזלים, או לצורך החזרה ליצרן.

מערכות ניהול מחסנים

אחת המשימות המרכזיות של כל עסק היא אוטומציה ואופטימיזציה של כל התהליכים הפנימיים של הארגון. זה יחסוך זמן וישפר את איכות השירות.

מחסן אינו יוצא מן הכלל. על מנת לזרז תהליכים שונים הקשורים בקבלת ובצריכה של סחורה, נעשה שימוש בתוכנית הנהלת מחסנים. אולי יש לה מראה ומבנה שונים, אבל הפונקציות של תוכנות כאלה נשארות זהות.

אנחנו מדברים על ההזדמנויות הבאות:

- הפצת מוצרים במחסן לפי תאי אחסון, אצוות ואנשים אחראיים;

- אפשרות לחישוב מחדש דינמי של יתרות המניות;

- מעקב אחר מטען לאורך צירי תנועה;

- שימוש בשיטות שונות לתמחור סחורות;

- מלאי ויצירת דיווחים רלוונטיים לאחר מכן בהתאם לתוצאות שלו;

- יצירת קבלה והזמנות מחסן;

- שערוך מחדש של סחורה עקב השפעתם של גורמים שונים היוצרים את ערכו;

- ניהול מחסן.

תוכנית בקרת מלאי מתוכננת היטב מאפשרת לך לבסס תפעול יעיל של מחסן מעבר, כמו גם מחסנים לשימוש כללי. כמו כן, נהוג להשתמש באנלוג אלקטרוני של כרטיס הנהלת המחסן, הכולל את כל המסננים הרלוונטיים. אנחנו מדברים על מעקב אחר מידע באזורים הבאים:

- המטבע המשמש לתשלום עבור הסחורה (לפי הצהרת האיסוף, פעולת העודפים והמחסור, הצהרת הזמינות בפועל וכו');

- אצווה של מוצרים, תנאי האחסון שלה, תאריך תפוגה של אישורים;

- סוגים שונים של פעולות עם סחורות וחומרים;

- מטרה;

- מיון;

- אנשים אחראים פיננסית;

- פעולות איוש ופירוק של נכסים חומריים במחסן.

ככלל, חשבונאות אוטומטית כזו של מחסנים מתבצעת על ידי היזם, תוך התחשבות במאפיינים האישיים של העסק של לקוח מסוים.

תוכניות נוכחיות

ניתן להשתמש בתוכנות שונות כדי לארגן ביעילות את עבודת המחסן. אבל אחת האפשרויות הפופולריות ביותר היא "חשבונאות מחסן 1C". לתוכנה זו יש יתרונות מסוימים המושכים חברות רבות המשלבות תוכנית זו במחסנים שלהן.

פונקציות מפתח נראות כך:

- חשבונאות מהירה ובזמן של נכסים מהותיים, הגעתם ותנועתם;

- תחזוקה מדויקת של כל תיעוד המחסן;

-תחזוקה בזמן ונוחה של יומן מחסן (כרטיסים);

- זמינות של כל הכלים הדרושים למלאי הנכון;

- ייצוג ועיבוד של מערכת המחסן.

בעזרת תוכנה זו, תוכל לכסות באופן איכותי מספר תחומים בפעילות הכלכלית של המיזם. אנחנו מדברים על ניהול כללי מכירה, מניות, כספים, רכישות ומשלוח סחורות. היתרונות העיקריים של "1C" כוללים את קלות השימוש בתוכנית, האפשרות לתיקון שלה תוך התחשבות בצרכים של ארגון מסוים ועמידה מלאה בסטנדרטים של החקיקה הרוסית.

אם תרצה, תוכל להשתמש בתוכנות אחרות: "מחסן סופר", "סחורה-כסף-סחורה" ואחרות.

מסקנה

ברור שלעבודת המחסן יש תפקיד חשוב בבניית חברה יעילה. לכן, איכות השירות, מהירות האספקה ומצב תהליך המכירה בכללותו תלויים ברמת הארגון של פונקציות המחסן. לפיכך, כל חברה המעוניינת לבנות בהצלחה מחזור מכירות ואספקת מוצר חייבת לארגן כראוי את חשבונאות הסחורות.