כללי משא ומתן: עקרונות בסיסיים, טכניקות, טכניקות

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2024-01-17 18:51

כל אדם מתמודד עם מה שנקרא בדרך כלל תקשורת עסקית. לכן, רבים מתעניינים כיצד לכתוב מכתב רשמי, לקבל שותף ולנהל עמו משא ומתן, לפתור סוגיה שנויה במחלוקת וליצור שיתוף פעולה מועיל הדדי.

לתקשורת עסקית יש חשיבות מיוחדת לאנשים שמנהלים עסק משלהם. במובנים רבים, הצלחת הפעילות שלהם תלויה במידת השליטה שלהם במדע ובאמנות התקשורת. במדינות המערב, קורסי הכשרה המכסים נושאי תקשורת עסקית נלמדים כמעט בכל אוניברסיטה ומכללה. לפני זמן לא רב החלו ללמוד את כללי המשא ומתן במוסדות חינוך גבוהים מקומיים. וללא ספק, דיסציפלינות כאלה מעלות אצל התלמידים את היכולת ליצור קשר עם שותפים.

מאמר זה ידבר על האתיקה של תקשורת עסקית וכללי המשא ומתן. יתוארו השלבים העיקריים של המשא ומתן, סוגי התנהגותם של אנשים וכמה עקרונות של אינטראקציה איתם. כמו כן יוצגו כללים למשא ומתן על אמצעי תקשורת טכניים.

מהו משא ומתן?

לפני ששוקלים את הכללים הבסיסיים של משא ומתן, כדאי לברר מה הם ומה הם יכולים להיות. אז, משא ומתן הוא תקשורת בין אנשים, שמתקיימת על מנת להשיג מטרה מסוימת. במשא ומתן, לכל אחד מהצדדים לתקשורת יש את אותה הזדמנות לשלוט על מהלך המצב ולקבל החלטות.

משא ומתן תמיד מניח שחלקו של המשתתפים יש דעה דומה, וחלקו אינם מסכימים עם האמונות של הצד השני. הם נפגשים כדי להגיע למכנה משותף. עם זאת, אם הצדדים מסכימים זה עם האמונות של זה או להיפך, הם מאוד קריטיים, מדובר בסוגים שונים לחלוטין של אינטראקציה - שיתוף פעולה ועימות, בהתאמה.

פונקציות ויעדים של משא ומתן

מקובל בדרך כלל שמתקיים משא ומתן כדי להגיע לדעה משותפת ולהסכים על משהו. למרות שדעה זו הגיונית מאוד, יש עוד כמה יעדים.

יש צורך במשא ומתן על מנת לדון בבעיות (קיימות או אפשריות), לקבל החלטה משותפת וכו'. בנוסף, מו מ יכול לבצע פונקציה אינפורמטיבית כאשר אנשים מחליפים דעות רק על דברים מסוימים. סוג זה של אינטראקציה יכול להיות שנקרא משא ומתן מראש. פגישה מאורגנת ליצירת קשרים חדשים כרוכה בפונקציה כמו תקשורת, כאשר אנשים נפגשים כדי להכיר אחד את השני.

משא ומתןעשויות להיות גם פונקציות כמו בקרה, תיאום וויסות. הם נבדלים מאלה תקשורתיים בכך שהם נחוצים במקרים שבהם יש כבר הסכמות, ומתקיים משא ומתן על יישום החלטות משותפות שהושגו בעבר.

בנוסף לאמור לעיל, בפועל המקרה הוא כזה שלא ניתן לארגן משא ומתן על מנת לדון ולקבל החלטות. הם נחוצים כהסחת דעת למתחרים או לשותפים. לפעמים טריקים כאלה משמשים חברות סחר שרוצות למשוך את תשומת ליבו של שותף מסוים על ידי יצירת קשרים עסקיים עם חברות אחרות.

שלבי משא ומתן

כללי המשא ומתן מחייבים אדם לדעת אילו שלבים של תהליך זה קיימים. הודות לכך, ניתן להגיע לתוצאות מעולות במהלך התכנון וההתנהלות של התקשורת העסקית.

אז, משא ומתן מורכב מהכנה, תהליך התקשורת עצמו והגעה להסכמה. כדאי לשקול ביתר פירוט את שלבי המשא ומתן ואת שלביו בטבלה שלהלן.

צעדים	שלב ההכנה	שלב התחזוקה	שלב קונצנזוס
First	בחירת אמצעי המשא ומתן	שיתוף מידע	בחירה של פתרונות מוסכמים
שני	יצירת קשר בין בני שיח (הזמנה או אישורהשתתפות במשא ומתן)	ניסוח סדר היום	דיון אחרון באסטרטגיית הפעולה שנבחרה
Third	איסוף וניתוח מידע הדרוש למשא ומתן	זיהוי בעיות שנויות במחלוקת	הסכם רשמי הושג
רביעי	הכנת תוכנית משא ומתן	חשיפה של אינטרסים עמוקים של הצדדים	-
החמישי	בניית אווירה של אמון	פיתוח הצעות ליישור	-

פורמלית, ניתן להבחין בשלב אחד נוסף - השלב האחרון, כאשר שני הצדדים, לאחר משא ומתן, מנתחים את התוצאות ומתחילים ליישם את ההסכמות שהושגו.

גישות למשא ומתן

כדאי לזכור את אחד מכללי המשא ומתן החשובים ביותר - אתה תמיד צריך לדעת את נושא הדיון ולהיות בעל גישות מסוימות. אם אתה מכיר אותם, אתה יכול לחזות את התנהגותו של בן השיח. ניתן להבחין בין הגישות הבאות למשא ומתן:

1. אויבים. מהות הגישה נעוצה בעובדה שהצדדים מופיעים זה מול זה בתפקיד חיילים שחייבים להגן על האינטרסים שלהם. במילים אחרות, ניתן לתאר גישה זו כמשיכת חבל.
2. חברים. שני הצדדים בעד משא ומתן ידידותי. גישה זו מניחה שהחלש יותרהצד יסתגל לצד החזק. יש לציין שגישה זו נדירה ביותר בפועל.
3. שותפים. לגישה השלישית יש בסיס מוצק מאוד - התמקדות במציאת פתרון מקובל על הדדית. חשוב שהצדדים בגישה זו ינסו למצוא מוצא מהמצב שיתאים גם באופן מלא וגם מלא. ניתן לתאר גישה זו כמשא ומתן "טהור".

למרות איזו גישה נבחרה, יש לזכור שבני השיח יכולים להשתמש בתחבולות שונות שעוזרות לקבל הטבות נוספות לטובת הצד שלהם.

טריקים מלוכלכים

כללי נימוס למשא ומתן אינם מאשרים את השימוש במהלכים מטעים שונים, עם זאת, אנשי עסקים עשויים לנקוט בכוונה בתחבולות כדי להשיג הטבות. אתה תמיד צריך להיות על המשמר ולהיות מסוגל לנטרל אותם כראוי. כדאי לשקול את הטריקים ה"מלוכלכים" הנפוצים ביותר:

1. הגדלת רמת הכניסה. הטריק הזה מבוסס על העובדה שבתחילה בן הזוג מציג תנאים מורכבים מדי לשיתוף פעולה שמועילים לו, או כאלה שניתן לשלול ללא כאב, ובמהלך השיחה מפשט אותם. לפיכך, גם הצד שנגדו נעשה שימוש בטכניקה חייב לעשות ויתורים מצדו. על מנת להימנע מטריק כזה, יש צורך ללמוד את נושא המשא ומתן ואת הפוטנציאל של השותף לפני הפגישה.
2. מבטאים כוזבים. טריק זה דומה עקרונית לזה שתואר לעיל. ההבדל היחיד הוא שבמקרה הזהמפגין עניין קיצוני בפתרון בעיה, למרות שלמעשה בעיה זו היא משנית.
3. דרישות ברגע האחרון. טריק זה דומה לאמור לעיל, אך ניתן להשתמש בו רק בשלב האחרון של המשא ומתן, כאשר מומלץ להשתמש בשני הראשונים בהתחלה. טכניקה זו נקראת גם "סחיטה". העמדת דרישות ברגע האחרון היא תכסיס מסוכן ביותר, שכן כאשר השותפים הסכימו על הכל והגיעו להסכמה, אחד הצדדים מציג תנאים חדשים בזמן שהשני כבר מעוניין לחתום על החוזה.
4. יצירת מצב חסר סיכוי. טכניקה זו כואבת מאוד לצד שנגדו משתמשים בה. בעת השימוש בו, בן הזוג יוצר תנאים שבהם הצד השני יכול להסכים למצבים או לפגוע בעצמו במקרה של סירוב. לעתים קרובות, טקטיקה כזו של התנהגות מובילה לכך שהאמון של הצד שעליו לוחצים יכול ללכת לאיבוד ללא תקנה.
5. אולטימטום. העיקרון של הטריק הזה הוא שאחד הצדדים הופך בעמדה "או שאתה מסכים לתנאים שלנו, או שנעזוב את המשא ומתן!". עם זאת, לאחר טריק כזה, המשא ומתן הופך לפתרון חד-צדדי של הנושא.
6. סלאמי. עקרון הטריק מסתכם באותה גישה כמו במקרה של מוצר נקניק אמיתי. סלמי הוא מוצר הנצרך במנות קטנות, שכן לא ניתן לאכול אותו שלם ובבת אחת. צד אחד מתחיל למסור מידע על הערכה, אינטרסים אישיים וכו' קטןמנות בתקווה שהשני יעשה את אותו הדבר ויתחיל לספר את כל הסודות. תלוי מה אומר בן הזוג שנגדו משתמשים בטריק הזה, הצד הראשון מתחיל להתנהג בהתאם. כתוצאה מכך, המשא ומתן עלול להתארך בזמן, ובן השיח יברר באופן מלא ומוחלט את דעתו, האינטרסים וההשקפות של הצד השני.
7. בלוף. משם הטריק מתברר כי מדובר בעובדה שאחד הצדדים מוסר לבת זוגו מידע כוזב ביודעין. עם זאת, בשנים האחרונות נקטו בזה פחות ופחות, כי התנאים המודרניים מאפשרים לבדוק באופן עצמאי את כל מה שבן השיח אומר.
8. פרשנות כפולה. טריק זה מבוסס על העובדה שאחד הצדדים מנפק ניסוח בעל משמעויות כפולות, אשר לאחר מכן ניתן לפרש לפי האינטרסים שלהם. החוכמה היא שאם מסמכים כלשהם בעלי ניסוח כפול כזה יעובדו או ייחתמו במהלך ההתקשרות, אחד הצדדים לא יוכל מאוחר יותר לא לעמוד בתנאים. תכסיס כזה מסוכן מאוד למפלגה שמשתמשת בו, כי בזכות זה אתה יכול לאבד במהירות מוניטין טוב ולצבור מוניטין רע.

כללי המשא ומתן אומרים שאם במהלך התקשורת העסקית הבחינו שהשותף הולך לטריקים וטריקים, אז בשום מקרה אין להשיב. צריך להבין למה זה קורה ואחרי זה לבנות קו תקשורת. עם זאת, אל תפריעו בפתאומיות למשא ומתן, עדיף להקשיב לכל הדרישות ברוגע ולהשאיר לעצמכם זמן לחשוב.

כללים שיש לפעול לפיהם במשא ומתן

ישנן נורמות התנהגות אוניברסליות נפוצות, כביכול, במשא ומתן, ואין זה משנה אם הפגישה היא פנים אל פנים או שהמשא ומתן מתנהל באמצעי תקשורת טכניים. כללי המשא ומתן שיש לזכור הם תמיד הבאים:

1. היו תמיד אדיבים והימנעו מביטויים ורמזים שיכולים לזלזל באישיותו של בן הזוג. יש להקפיד תמיד על כללי התנהגות חילוניים.
2. אתה לא יכול להתעלם מדעה של השותף שלך.
3. אל תשאל יותר מדי שאלות מבלי להסביר מדוע הן חשובות. במילים אחרות, אין לאפשר פניות פשוטות.
4. אנחנו צריכים להגיב כראוי להבהרות ולנסות להעביר מידע כדי שכל הצדדים יבינו מה עומד על הפרק.
5. אל תתנו לפרפרזה למחשבות שלכם.
6. אם המחשבה של בן הזוג שלך לא נאמרת, אתה יכול להמשיך בה, ולציין אם היא השתמעה.
7. הסיכום אפשרי רק בסוף המשא ומתן או לאחר הערות ארוכות.
8. אם המשא ומתן הוא קבוצתי, יש צורך לתת לכולם את ההזדמנות לדבר, גם אם זה לוקח יותר מדי זמן. אבל בדרך כלל רק אדם אחד מהצד של בן הזוג הפוטנציאלי עומד במילה.

איך לשכנע שותף?

מנקודת המבט של תקשורת עסקית וכללי משא ומתן, פסיכולוגים פיתחו כמה טיפים שיעזרו באותם רגעים שבהם יש צורך לא רק להעביר מידע לשותף, אלא גם לשכנע אותוכל דבר. אז כדאי לשקול את הרשימה הזו:

1. אם הוחלט לשכנע את בן הזוג במשהו, כדאי להתחיל בטיעונים חלשים, לעבור לטיעונים בינוניים, ובסוף להשמיע את הטיעון החזק ביותר, מה שנקרא "קלף מנצח".
2. אתה לא יכול להוביל בן/בת זוג למצב שלילי עבורו או להפעיל עליו לחץ. לכל אחד יש את הזכות להציל פנים.
3. אם אתה צריך לקבל תשובה חיובית לשאלה חשובה, עליך לשאול שתי שאלות פשוטות לפניה, שעליהן בן הזוג יענה בקלות.
4. כדאי לזכור שככל שהדובר משפיע יותר, הטיעונים שלו נשמעים חזקים יותר.
5. עליך לגלות אמפתיה.
6. כאשר משכנעים, אתה צריך להתחיל במה שברור ומקובל על שני הצדדים.

שיחות טלפון: כללים לניהול שיחות טלפון

שיחות טלקומוניקציה שונות משיחות פנים אל פנים. הכלל החשוב ביותר של שיחות טלפון הוא קיצור. תקשורת עסקית כזו צריכה להיות תמציתית ולא ממושכת. אתה צריך לדבר אך ורק על היתרונות.

באופן כללי, ישנם מספר כללים בסיסיים לניהול משא ומתן באמצעות תקשורת:

1. אתה צריך להיות ידידותי ומסביר פנים.
2. שיחות טלפון צריכות להתנהל על ידי אדם מוסמך שמבין את סדר היום.
3. לפני שאתה מדבר, אתה צריך להתאים את הקול שלך, ואם אפשר, לומר כמה טוויסטים של לשון.
4. קול במהלך שיחות טלפון צריך להיותלְהַרְגִיעַ. במידת הצורך, תוכל לשחק עם הקול שלך כאשר אתה צריך להתמקד בדברים מסוימים או כאשר אתה משכנע בן זוג.
5. אי אפשר להפריע לבני השיח. זהו כלל חשוב מאוד של שיחות טלפון. גם אם בן השיח אומר דברים לא נעימים, מבקר או מביע חוסר שביעות רצון, יש צורך להקשיב לו, ורק אז להתחיל לדבר.

בנוסף לאמור לעיל, כדאי לזכור שכללי הנימוס לניהול שיחות טלפון זהים לאלו שאנשים נוהגים לפעול לפיהם באופן אישי. בנוסף, ראוי לציין שאם עקב בעיות טכניות הוחמצה חלק מהשיחה, שבן השיחה לא שם לב, יש להתנצל ולבקש לחזור עליה.

מוזרויות לאומיות במשא ומתן

בהכרת היסודות של תקשורת טלפונית עם שותפים וכללי המשא ומתן הקיבוצי, תמיד יש צורך לקחת בחשבון את המאפיינים הלאומיים של כל הצדדים. לדוגמה, הגרמנים לא סובלים איחור והם פדנטים ביותר. האנגלים הם אנשים שתמיד נראים מאופקים, אז אל תתייחס לזה כקור. ראוי לציין שאם שותף כזה נתן את דבר הכבוד שלו, הוא יקיים אותה.

האיטלקים מאוד פעילים וחברותיים, והם מעדיפים להיפגש בסביבה לא רשמית. תכונה חשובה של שותפים כאלה היא שהם מעדיפים לדבר עם אנשים מאותה דרגה. ספרדים הם אנשים שמעדיפים לעבוד בצוות. הם אמיצים, פתוחים, רציניים, אבל יחד עם זאת יש להם תחושה נפלאה.הוּמוֹר. בדיוק כמו האיטלקים, הספרדים מעדיפים לנהל משא ומתן עם אנשים באותה דרגה.

אם כבר מדברים על שותפים סיניים, כדאי לזכור שהם מאוד קשובים למילים. המידע המושמע על ידם תמיד מחושב ומאופק. לעתים קרובות הסינים אינם הראשונים להביע את מחשבותיהם והצעותיהם, לכן כדאי לזכור זאת בעת ניהול משא ומתן.

מסקנה

לאחר שהבנו מהם היסודות של תקשורת עסקית וכללי הנימוס של שיחות טלפון, הרבה יותר קל לבנות את קו ההתנהגות הנכון. הדבר החשוב ביותר בתהליך זה הוא להיות כנה עם עצמך ועם בן הזוג שלך.