פקיד: חובות ומאפייני המקצוע

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

עבודת ניירת היא פעילות אופיינית של רוב הארגונים, הארגונים והחברות הפרטיות, הכוללת איסוף, ביצוע ואחסון של כל התיעוד. יעילות השגת ועיבוד המידע תלויה בנכונות ובאוריינות של הכנת המסמכים, והדבר מוביל לאימוץ בזמן של החלטות אפקטיביות. בהתאם לכך, בצוות של כל גוף עסקי קיים פקיד שתפקידו משתרע על ניהול מסמכים. מהן תפקידיו של פקיד?

מאפייני המקצוע

פקיד שתפקידיו יכולים להשתנות מניירת ועד קבלת החלטות תפעוליות תמיד מבוקש בשוק העבודה. הוא יכול לעבוד בכל חברה שבה יש זרימת מסמכים. כיום, על פי החקיקה, כל מפעל, ללא קשר להיקף וצורת הבעלות, מחויב בביצוע תקין של מסמכים תומכים על פעילות וכספים, ותחזוקתם באחריות הפקיד. הם מגיעים למקצוע זה מתפקידים קשורים: סדרן-מפעיל, מזכיר-רפרנט,מנהל משרד או עובד דלפק. עובד משרד טוב הוא מומחה הכרחי ועוזר אמין למנהל. הפקידה, שתפקידיה עלו מזמן על הניירת הבנאלית, יכולה להפוך לעוזרת אישית לראש. מומחה במקצוע זה הוא בעיקר עובד שאחראי על ארגון ואחסון רישומי החברה. לרוב, הוא עובד במשרד ומונחה על ידי חקיקה מס, אזרחית, שיפוטית. במשרדים קטנים, הפקיד, שתפקידיו מגיעים רק למילוי ניירת, מבצע את תפקידו לבדו. יתכן שהוא והמזכירה הם אותו אדם. בחברות ותאגידים גדולים במדינה יש כמה עובדים מהכיוון הזה שמעבדים מסמכים במגוון ספציפי של נושאים.

חובות פונקציונליות של פקיד

חובתו העיקרית היא לשמור על זרימת המסמכים של החברה, הוא:

• מקבל, מתכתב, ממיין, שולח את כל המסמכים והמכתבים העסקיים;
• מנהל התכתבות עסקית;
• עוקב אחריהם ביומנים מיוחדים ושולט באי חשיפה של מידע חשוב במיוחד, כמו גם שולט בביצוע בזמן ונכון של מסמכים;
• מכין את כל החומרים הדרושים לפגישות ההנהלה והעסקים;
• מארגנת את עבודת הארכיון.

ביצוע דרישות

הפקיד חייב להיות בעל דיפלומה של השכלה גבוהה (כלכלה, משפטים), יש מקרים שבהם השכלה תיכונית מספיקה. על המועמד לשלוט בשפה, לדעת את כללי המפתח לניהול מסמכים עסקיים. מקצוע זה דורש ממומחה לא רק מקצועיות ויכולות אינטלקטואליות, אלא גם מאפיינים אישיים כמו דיוק, ארגון, דייקנות, רצון טוב. אדם שרוצה לעבוד כפקיד צריך להתאפיין ביכולת ריכוז לטווח ארוך, זיכרון מעולה, יציבות פסיכולוגית, מיומנויות תקשורת ותפיסה בונה של ביקורת. לרוב, מלבד תכונות אישיות ותעודת השכלה, מוטלות על המועמד דרישות אחרות, למשל ידע בשפות זרות. כיום חברות רבות משתפות פעולה עם מפעלים זרים, וכדי למנוע אי הבנות על הפקיד לדבר שפה זרה, לרוב זו אנגלית.