תזמון תזרים מסמכים למדיניות חשבונאית: דוגמה. תקנה למדיניות חשבונאית

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

זרימת מסמכים של מיזם היא מערכת העצבים המרכזית שלו. הרגולציה החקיקתית של הפעילות היזמית גוברת ומשתפרת ללא הרף. לא רק הארגון הנכון של התנועה של הטופס הכתוב של מסמכים חשוב, הבעיה של תמיכה אלקטרונית לתפקוד הארגון הפכה דחופה. בתחומים רבים של זרימת מסמכים, החלפת המידע האלקטרונית היא שהפכה לחובה.

מסמכים ראשיים לא תמיד ערוכים בכתב בהתחלה, אבל יהיה המסמך אשר יהיה, יש לו מאפיינים מסוימים, זמן קיום ותנועה ספציפית בין מחלקות ועובדים. גודל המיזם, צורתו המשפטית, היקף הכשירות ותחום הפעילות אינם חשובים, אלא לוח הזמנים של זרימת העבודה של המדיניות החשבונאית בארגוןעדיף לעצב אותו עוד לפני שהוא מתחיל.

מדיניות החשבונאות היא מרכיב חובה בזרימת העבודה

תקנות על מדיניות חשבונאית היו בתוקף מאז ימי ברית המועצות, מאז 1983! חשבונאות מעולם לא הייתה הלב של עסק, אבל היא תמיד הייתה עמוד השדרה הבסיסי שלו.

האחריות לפיתוח מדיניות חשבונאית מוטלת בדרך כלל על כתפי החשב הראשי, ומאושרת על ידי ראש המיזם. המסמך הראשי עובר את השלבים הבאים:

1. צור או קבל.
2. קבלה ועיבוד.
3. העברה לארכיון.

כל פעולה עם מסמך ראשי מאופיינת ב:

• מקור או שולח המסמך;
• נמען או מבצע;
• תאריך הקבלה לביצוע;
• זמן ביצוע;
• יעד של תוצאת הביצוע.

לכל מסמך ראשי יש תוכן משמעותי, ובתהליך העברתו הוא מסופק עם מדדי סטטוס המאפשרים לך לעקוב אחר הציות למדיניות החשבונאית שאושרה על ידי המיזם.

בדרך כלל, לוח זמנים של זרימת עבודה נערך למדיניות חשבונאית בחשבונאות, אך הוא זמין וחובה עבור כל המחלקות של הארגון במסגרת סמכותן.

דרישות משפטיות חובה

נדרשת הוכחה מסמכים להוצאות. וכבעבר, מדובר בנוכחות בפועל של מסמך כתוב שנערך בהתאם לחקיקה הקיימת ומקומיתקביעת חוקים ארגוניים. גם העיתוי חשוב.

קוד המס של הפדרציה הרוסית דורש אישור של כל העסקאות. זהו אחד התנאים העיקריים להתחשבנות בעלויות בעת חישוב מס הכנסה. עם זאת, תנועת המסמכים לא תמיד עומדת בדרישות של פעילויות הייצור: התשלום עשוי לעבור, וחומרים עשויים להתאחר במשלוח, הסחורה נשלחה, אך הצרכן לא שילם. כתוצאה מכך, חלק מהמסמכים הראשיים מאחרים מבחינת מועדים ביחס לאחרים.

מצבים בלתי צפויים תמיד מספיקים, אבל לוח הזמנים של זרימת העבודה עבור מדיניות חשבונאית הוא דוגמה לזרימת מסמכים אידיאלית. חריגות מהתוכנית מותרות, אך יש לצמצם ככל האפשר, ולוח הזמנים צריך לספק את אחריותו של כל מבצע.

אינדיקטורים של סטטוס מסמך

קשה למצוא מיזם שלא ישתמש בתוכנת ניהול מסמכים אלקטרונית, אבל גם במפעל שאין לו מחשב אחד, יצירה או קבלה של מסמך ראשי מלווה ביצירת "אינדיקטור" למצבו.

עבור ארגונים גדולים עם חטיבות רבות וסניפים מרוחקים, מעקב אחר מצב כל המסמכים הוא תהליך ייצור חובה ונפרד. כאן, לוח הזמנים של זרימת העבודה עבור המדיניות החשבונאית הוא דוגמה, והמצב בפועל הוא הבסיס לייעול לוח הזמנים, הבהרת מועדים והענשהמפרים וזיהוי דרכים לפתרון קשיי ייצור מתעוררים.

חשוב לציין שאירועים רבים הם קריטיים ביותר בזמן:

• ספק החזרי מס;
• לשלם מסים;
• שליחת הצהרות אלקטרוניות;
• פעולות משפטיות מחייבות אחרות.

אם איכשהו ניתן ליישר הפרות של מחזור הייצור הפנימי, אז ביחסים עם סוכנויות ממשלתיות זה לא מקובל וטומן בחובו סנקציות או הפסדים חמורים.

תזמון זרימת מסמכים למדיניות חשבונאית: תוכן לדוגמה

הטופס של המסמך המתואר אינו חיוני. כרגיל, הוא פותח על ידי רואה החשבון הראשי, מאושר על ידי ראש המיזם ומהווה טבלה. אנו מביאים לידיעתך דוגמה לתרשים כזה.

לכל מסמך יש שם, וכל שורות הטבלה ממוספרות. נדרשות שתי עמודות לפחות:

• יצירת או קבלת מסמך;
• בודק ומעבד את המסמך.

העמודה הראשונה מכילה שתי עמדות:

• אחראי (עובד, מחלקה);
• תאריך ביצוע.

עמודה שנייה - שלוש עד ארבע עמדות:

• אחראי לאימות (ביצוע);
• תאריך ביצוע;
• תקופת ההעברה לארגון האם;
• צורת רישום של תוצאת הביצוע.

מפעלים אינם מוגבלים בנוסח כותרת הטבלה המשקפת את לוח הזמניםתזרים מסמכים למדיניות חשבונאית. הדוגמה למטה מציגה אחת מהאפשרויות.

חשוב שהלוגיקה של הטבלה תשקף במדויק: איזה מסמך, איך הוא מופיע, על ידי מי ולאן הוא נשלח, על ידי מי ומתי הוא מבוצע, ולאן נשלחת התוצאה. בנוסף, ניתן לדאוג למשלוח בפועל של היסוד שהוצא לארכיון. לרוב, לוח הזמנים של זרימת העבודה למדיניות החשבונאית של מוסד ממשלתי מלווה בתקנות לעבודה עם מסמכי ארכיון. לגבי ישויות מדינה, הדבר מעוגן בחוק.

ארכיון מסמכים ותקופות שמירה

ארכיונים (אפילו עבור ארגונים בינוניים) מגיעים במהירות לגדלים מרשימים. זה נוהג טוב ללוות לוח זמנים לדוגמה של זרימת עבודה עבור מדיניות חשבונאית עם המלצות נוספות על ארכיון ועבודה עם מסמכי ארכיון לחזרה על ידי סניפים.

החקיקה קובעת תקופות שמירה שונות עבור מסמכים שונים. המדיניות החשבונאית של המשרד הראשי לא חייבת להיות זהה לזו של הסניף. היקף הכשירות של מחלקות שונות בארגון יכול להיות שונה בתכלית. אבל רצוי לבנות את ההיגיון של בניית לוח זמנים, זיהוי חד משמעי של מסמכים, שלבי מעברם, כללי מעקב אחר מחוונים ותקנות לארכיון בצורה אחת.

איחוד של מדיניות חשבונאית, ועבודת ארכיון בפרט, חיוני לאופטימיזציה של התשתית של מיזם ושלמידע תנועה.

כל עסק נשלט לא רק על ידי גופי המדינה, אלא גם על ידי ההנהלה והמייסדים שלו. המוצא האחרון בדרך כלל אינו נוטה להבין את הניואנסים ופועל לפי אלגוריתם קפדני יחיד.

תכונות של מדיניות חשבונאית במגזר הפרטי

ארגונים רבים אינם מגבילים עצמם לנורמות שנקבעו בחקיקה, אלא מפתחים מסגרת רגולטורית משלהם. לעתים קרובות אתה יכול למצוא לוח זמנים של זרימת עבודה עבור המדיניות החשבונאית של LLC, קואופרטיב ייצור, שותפות, קרן וסוג אחר של ישות משפטית בפורמט של גרסה משלך לרעיון של תהליכים עסקיים ובנייתם בפועל, באופן אמיתי עסק.

הבדל משמעותי בין המגזר הציבורי לעסקים פרטיים הוא ההזדמנויות הפיננסיות הרחבות יותר שמאפשרות לבסס את התשתית של מיזם על מערכת יקרה פופולרית, למשל, המבוססת על פתרון Oracle Primavera Instantis. לאורקל יש המון רעיונות יקרים כאלה, אבל לא כל ארגון יכול לרכוש אותם ולהחזיק בציוד מספיק כדי להפעיל אותם.

תוכנה לניהול מסמכים

תכונה אופיינית המשפיעה על יישום מדיניות חשבונאית היא הזמינות של תוכנה איכותית, יקרה, מורכבת ומבוקשת. עסקים גדולים רבים רוכשים פתרונות חדשים המאפשרים עיבוד מבוזר של כמויות עצומות של מידע.

עם זאת, גישה רדיקלית זו בשטח שונה מעט מהגישההמצב בעסקים בינוניים וקטנים. אתה אפילו לא יכול להזכיר ארגונים ממשלתיים. עד היום, אקסל ומוצרים דומים למטרות אוניברסליות ופיתוחי תוכנה קנייניים שולטים בכל מקום.

מצב זה (דו-קיום של מערכת מידע רצינית ומספר תוכניות קנייניות) מצביע על כך שהתוכנה בתחום זה זקוקה לשיפור מתמיד.

בהתבסס על האמור לעיל, נראה שנכון בעת פיתוח מדיניות חשבונאית לארגון להתמקד לא בתוכנה שבה נעשה שימוש, אלא ברגע הרגולטורי ובהתאמה של ההוראות המשפטיות של לוח הזמנים של זרימת העבודה עם החקיקה הנוכחית ו הצורך האמיתי במפעל מסוים.