מלאי הוא חובה: מקרים, הזמנה, תזמון

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

מלאי מיוצג על ידי הליך מיוחד להתאמה בין ערכים קיימים, סחורות, כסף או רכוש קבוע של החברה עם אותם ערכים הזמינים במסמכים הרשמיים של המיזם. זה יכול להתבצע על בסיס חובה או ביוזמת הנהלת החברה. ביצוע מלאי הוא חובה עבור חלק מהחברות, ותהליך זה מתבצע בהכרח מדי שנה בכל המשרדים. המטרה העיקרית של הליך זה היא לזהות חוסר עקביות וחוסרים שונים. חברות רבות אינן מבינות את הערך של תהליך זה, ולכן הוא משמש רק כפורמליות. אמנם אם ניגשים נכון למלאי, אז בעזרתו תוכלו לזהות את כל המחסור או העודפים.

מטרת התהליך

יזמים שואפים רבים חושבים האם יש צורך בביצוע מלאי ואיזה יעדים ניתן להשיג בתהליך זה. ההליך מיוצג על ידי חשבונאות שיטתית של נכסים וכספים מהותיים, שעבורה השוואה בפועלאינדיקטורים עם נתונים ממסמכים רשמיים.

המטרה העיקרית של המלאי היא לזהות אי התאמות. הם יכולים להופיע מסיבות שונות:

• ערכים מושפעים מגורמים טבעיים, אז זה כולל הצטמקות, הידרדרות עקב אחסון לא תקין, אידוי או אובדן המתרחשים במהלך הובלת סחורות;
• פעולות לא חוקיות מצד עובדי החברה, למשל, ביצוע מדידות שגויות, מתן ערכות גוף או אפילו גניבת חפצי ערך;
• בעיות המופיעות במהלך הנהלת החשבונות, לכן, לאחר ביצוע המלאי, מתגלים לעתים קרובות שגיאות, תיקונים, אי דיוקים, שגיאות הקלדה או אי בהירות אחרות במסמכים.

בהתבסס על זה, ביקורת שיטתית מאפשרת לכל מנהל חברה לזהות בזמן הפרות ובעיות שונות.

פונקציות אימות

עריכת מלאי של סחורות כרוכה בהכרח בשימוש בפונקציות שונות של ההליך:

1. התנאים שבהם מאוחסנים סחורות שונות מוערכים באופן אובייקטיבי, והערכה כזו היא אובייקטיבית.
2. נקבע באיזו צורה נכונה ומיומנת מתבצעת תחזוקת המסמכים השונים בחברה.
3. משקף את התכונות של ניהול מחסנים בחברה.
4. השלמות והנכונות של החשבונאות מוערכת.
5. ניתנת מניעת התעללות והפרות שונות על ידי מומחים שכירים.

בשל פונקציות כה רבות, מחזיקמלאי נחשב לתהליך חשוב בכל חברה.

מקרים של ספירת מלאי חובה

חברות מסוימות נדרשות לבצע את ההליך ללא תקלות בהתבסס על דרישות משפטיות. מידע באילו מקרים מלאי הוא חובה כלול בתקנות הבאות:

• בחוק הפדרלי מס' 402 "על חשבונאות";
• בהנחיות שאושרו בצו משרד האוצר מס' 49.

בוודאי שהבדיקה מתבצעת במצבים הבאים:

• כאשר שוכרים נכס;
• מכירה או רכישה חזרה של נכסים בבעלות החברה;
• שינוי של מפעל מדינה או עירוני;
• לפני יצירת חשבונות שנתיים;
• כאשר מינוי אדם אחראי פיננסי חדש בחברה;
• כאשר מתגלה נזק לחפצי ערך או גניבה של רכוש;
• לאחר אסונות טבע או מקרי חירום אחרים;
• כשהחברה מאורגנת מחדש;
• לפני חיסול הארגון;
• במצבים אחרים הקבועים בחוק.

מלאי הוא חובה לפני הכנת דוחות שנתיים. תהליך כזה מאפשר לא רק להתחשב בדרישות החוק, אלא גם למנוע טעויות או חוסרים שונים בניירות הנהלת חשבונות. בדרך כלל, חברות מבצעות בדיקה מדי שנה לפני סוף השנה הקלנדרית.

מלאי של רכוש קבוע מתבצע כל שלוש שנים. כל מנהל צריך לדעת את כל המקרים של מלאי חובה.בנוסף, הוא יכול למנות בדיקה באופן עצמאי אם יש ספקות לגבי כנות עבודתם של מומחים שכירים מסוימים.

איך סדר התהליך נוצר

ביצוע מלאי כרוך בהכרח בהתחשב בדרישות הכלולות בהנחיות. ניואנסים רבים נקבעים על ידי המנהלים הישירים של חברות. לשם כך, הכללים קבועים בתיעוד המכונן.

מנהל החברה יכול לזהות כמה נקודות חשובות:

• כאשר נדרש תהליך;
• כמה פעמים בשנה ניתן לבצע מלאי;
• באיזה שעה התהליך מתבצע;
• כמה זמן זה נמשך;
• איזה נכסים בטוח ייבדקו;
• מי הוא חבר או יושב ראש ועדת המלאי.

התשובות לכל השאלות הללו קבועות בתיעוד המכונן. ביצוע מלאי הוא חובה בעת החלפת אנשים אחראים כלכלית. בתנאים כאלה, מומחה חדש שנשכר יכול להיות בטוח שהמחסור שנוצר תחת קודמו לא יועברו אליו בשום אופן.

מה נבדק?

ניתן לבצע מלאי ביחס לרכוש שונה, כך שהאימות של מזומנים, רכוש קבוע, חומרים או פריטים אחרים מודגש. במהלך ההליך מוערכים כל הנכסים וההתחייבויות של החברה וחלוקות המשנה שלה. הרכיבים הבאים כפופים לאימות:

• רכוש קבועחברות נהגו לנהל עסקים;
• נכסים בלתי מוחשיים של החברה;
• השקעות פיננסיות שונות;
• סחורות וחומרים;
• עבודה בתהליך;
• כסף בחשבונות ובהישג יד;
• ניירות ערך ו-SSOs;
• הסדרים עם צדדים נגדיים, קונים, שירות המס הפדרלי, קרנות שונות וחייבים או נושים אחרים;
• רזרבות;
• נכסים והתחייבויות של הארגון.

מתי נדרש מלאי של חומרים? בדיקה כזו מתבצעת כאשר עולה חשד שמומחים שכירים בחברה מנצלים לרעה את סמכויותיהם, ולכן מתגלה גניבה או מחסור.

האימות נתון לא רק לנכסים שבבעלות החברה, אלא גם לחפצי ערך שנמצאים בחשבונות חוץ מאוזנים. למפעל אין זכויות בעלות עליהם, אך הם משמשים בתהליך העבודה על בסיס הסכם שכירות או הסכמים אחרים.

שלבי תהליך

עריכת מלאי של רכוש כרוכה בהכרח ביישום פעולות עוקבות. לכן, התהליך מחולק לשלבים:

1. ניתן פקודה מהראש לגבי הצורך במלאי.
2. ועדת מלאי מתכנסת, והיא צריכה לכלול מומחים שאינם מעוניינים בתוצאות הביקורת.
3. קבע את מסגרת הזמן שבה ההליך יבוצע.
4. הנכס להערכה נבחר.
5. חומרהאחראים של החברה נותנים קבלות למעסיק.
6. הדפיס מלאי של ערכים בחברה, שנוצר עבור כל אדם אחראי פיננסי.
7. מתבצעת בדיקה ישירה, הכוללת שקילה, השוואת הכמות בפועל לנתונים ממסמכים, מדידה, ספירה ופעולות דומות אחרות.
8. המידע מרשימת המלאי מושווה למידע הקיים במסמכי החשבונאות, מה שמאפשר לזהות אי התאמות
9. מתגבשות הצהרות השוואה, בעזרתן ניתן לזהות את הגורמים לאי-התאמות.
10. תוצאות ההמחאה מתגבשות, ולגביהן נערך מעשה מתאים.
11. אם מזוהים מחסור ובעיות נוספות, אזי מתבצעת חקירה בחברה שמטרתה לזהות את העבריינים.
12. מפירים מזוהים כפופים לאחריות מנהלית או פלילית, בהתאם למאפייני ההפרות.

יש צורך להשלים את המלאי לפני הכנה מיידית, חתימה והגשה של דוחות שנתיים לשירות המס הפדרלי. הליך המלאי מסתיים בהכרח בדוח מיוחד.

חוקי דיווח

דוח מופק על סמך תוצאות הבדיקה. הוא כולל את המידע הבא:

• תאריך מלאי;
• נתונים על חברי ועדת המלאי;
• תקופה שבה בוצע ההליך;
• רכוש ניתן לאימות של החברה;
• בעיות ומחסור מזוהות;
• חתימות של כל הפקחים.

למרות שנדרש מלאי לפני הכנת חשבונות שנתיים, כל בכיר בחברה יכול להתחיל בתהליך ללא סיבה טובה. לשם כך ניתן צו מתאים ולאחריו נדרשים עובדי המיזם לפעול לפי הנוהל.

אחריות עמלת המלאי

מלאי נדרש על פי חוק, ולכן כל חברה חייבת ליצור גוף מיוחד שאחראי על בדיקות וחשבונאות. זה נקרא ועדת פירוק. יש לה כמה תחומי אחריות:

• יישום של אמצעי מניעה שונים שמטרתם לשמור על רכוש המיזם;
• השתתפות במחלוקות שונות הקשורות לאחסון או נזק של ערכי רכוש;
• שליטה בנכונות הכנת מסמכים שונים הנוגעים לרכוש החברה;
• מלאי מבוסס על צו הנהלת החברה;
• הכנת דוח על תוצאות הביקורת;
• ביצוע חקירה שמטרתה לזהות את האשם בהפרות ובעיות שונות.

כל הפעולות הללו צריכות להתבצע אך ורק על ידי עובדי המשרד שאינם מעוניינים בתוצאות הביקורת.

מי בעמלה

בעת הקמת ועדה, המומחים הבאים בדרך כלל מעורבים בעבודה:

• עובדים אדמיניסטרטיביים;
• מומחי מחלקת הנהלת חשבונות;
• ביתירואי חשבון;
• לעתים קרובות אפילו מומחים עצמאיים מעורבים;
• נציגי תפקידים שונים הזמינים באיוש הארגון.

אם לחברה יש כמות קטנה של רכוש שונה, לעתים קרובות האחריות על ביצוע מלאי מועברת לוועדת הביקורת, אם היא קיימת בחברה.

אם במהלך הבדיקה מתגלה שאפילו חבר אחד בוועדה נעדר, אזי תוצאות ההליך בטלות.

אחריות על לא מלאי

כמה בעלי עסקים מסרבים בכוונה לבצע ביקורת מסיבות שונות. החקיקה אינה קובעת אחריות להחלטה כזו. אבל שירות המס הפדרלי יכול לקנוס את החברה אם יתברר שיש חוסר עקביות או שגיאות בדוחות הכספיים שהתקבלו.

המלצות ממומחים

בעת ביצוע מלאי בחברה, רצוי להשתמש בהמלצות מסוימות. אלה כוללים את הדברים הבאים:

• 10 ימים לפני ההמחאה, המנהל מוציא פקודה מתאימה, שנרשמת ביומן.
• מותר להקים עמלה לא רק קבועה, אלא גם חד פעמית או עובדת.
• אם הארגון משתמש בהרבה סחורות וחומרים, אז ההחלטה על הצורך במלאי סלקטיבי מתקבלת על ידי המנהל בהתבסס על המצב הנוכחי בחברה.
• כל חברי הוועדה צריכים להיות מעורבים באימות, אחרת התוצאות מזוהות בקלותלא חוקי.
• אנשים אחראיים מעורבים במהלך התהליך.
• הנהלת המשרד חייבת לוודא שהתהליך יתבצע במהירות ובקלות.
• אימות יכול לארוך הרבה זמן, במיוחד בחברות שמשתמשות במספר רב של חומרים או שולחות ומקבלות הרבה סחורה.

במהלך המלאי, חברי הוועדה חייבים לקחת בחשבון את דרישות החוק.

תאריכי יעד

ראש החברה קובע באיזו תדירות הבדיקה תתבצע. אך יחד עם זאת נלקחות בחשבון המלצות מסוימות ולכן מבצעים מלאי במחסן לפחות פעם בשנה.

יש לבדוק את החנויות פעמיים בשנה. חומרים וסחורות מוערכים ללא כישלון לפני עריכת דוחות שנתיים. האימות מתבצע בדרך כלל תוך שלושה ימים, אך לפעמים התהליך מתעכב במספר שבועות.

מסקנה

מלאי הוא תהליך חובה לכל חברה. זה כרוך בהשוואה בין החומרים והסחורה הזמינים לכמות המצוינת בתיעוד החברה. התהליך מתבצע על ידי ועדה מיוחדת.

אין מידע בחקיקה על אחריות בגין סירוב לערוך מלאי, אבל אם פקחי מס ימצאו טעויות והפרות בדיווח, החברה תצטרך לשלם קנסות משמעותיים.