לאנשי מקצוע צעירים: איך לתפור מסמכים נכון

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

כמות גדולה של מסמכים זמינה בכל ארגון. לא כולם צריכים קושחה. למתחילים, פעולה זו עלולה להיות לגמרי לא מובנת ולא מוכרת. לכן, בואו נבין כיצד להדק מסמכים כראוי, ולמה, באופן כללי, זה הכרחי.

קושחה חייבת להתבצע בכל ארגון. הליך זה מבטיח הגנה ואחסון בטוח של מסמכים. אין אלגוריתם ספציפי שלפיו יש לבצע אותו בקפדנות. לכל ארגון ורשויות שונות יש דרישות משלהם.

להבהוב תזדקק ל: מסמכים, מחט עם חוטי ניילון (או חוט), מספריים, דבק, כיסוי קרטון קשיח וחותם. לאחר מכן, עקוב אחר ההוראות כיצד להדק מסמכים כראוי.

שלב 1. שלב ההכנה. לפני שתתחיל להדק, עליך לבדוק היטב את כל המסמכים ולהסיר מהם חפצי מתכת (מהדקים, מהדקים).

שלב 2. סדר את התיעוד לפי הסדר.

שלב 3. לאחר מכן בפינה הימנית העליונהגיליונות מספרים, לא דפים. אם יש מידע על הצד האחורי של הנייר, המספור מתבצע בנפרד. קבוצה של דיאגרמות או מפות המורכבות ממספר גיליונות נחשבת כאחת. לאחר השלמת פעולה זו, יש לציין את המספר המדויק בגב ההדבקה.

שלב 4. כעת הבה נבין כיצד לתפור מסמכים כראוי. בצד שמאל, במרכז השדות, 3 עד 5 חורים חייבים להיעשות בצורה אנכית בהחלט כדי שתוכל לצפות במסמכים. ניתן לעשות זאת באמצעות מכונת קשירה, מרצע, או לקדוח עם מקדחה או לחורר בחלקים בדיוק עם ניקוב חורים.

שלב 5. העבירו שתי שכבות של חוט או חוט דרך החורים.

שלב 6. כיוונו את הקצוות מהחור האמצעי מגב הגיליון וקבעו את הקשר. השאר פיסת חוט חופשית באורך 6 סנטימטרים.

שלב 7. שים נתונים על נייר בגודל 4x5 סנטימטר: מספר גיליונות ממוספרים, תאריך קושחה. האחראי על המסמכים חייב לחתום קריא. לאחר מכן, החותם של הארגון מוחל.

שלב 8. הדביקו את הנייר כך שיכסה את הקשר.

שלב 9. לאחר מכן, המנהל או עובד מורשה אחר מאשר את ההדבקה. ההדפסה חייבת להיות על התווית וחלק מהגיליון.

הנה כיצד להדק מסמכים כראוי. יש לציין שאלגוריתם זה עשוי להיות שונה בהתאם לכללים שמספק הארגון. כל האמור לעיל צריך להתבצע על ידי מומחה המצוין בתיאורי התפקיד חובת הבזק מסמכים.

חיי מדף

על פי החוק, ארגונים נדרשים להבטיח את בטיחותם של ניירות ערך ראשוניים לתקופה מסוימת או ארוכה מאוד. מסמכים על העלות הראשונית של הרכוש הקבוע נשמרים למשך 4 שנים לאחר המחיקה. יש לאחסן דוח מס הכנסה המאשר את ההפסד לתקופה שבגינה הוא מפחית את בסיס המס. יש לשמור מידע חשבונאי על הפרשות ביטוח לקרן הפנסיה, לקרן הביטוח הלאומי ול-FFOMS למשך שש שנים (סעיף 2 של סעיף 28 מס' 212FZ).