איך לתפור ספר (במזומן או הכנסה) במו ידיך

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

ארגון נכון של אחסון המסמכים החשבונאיים מהווה ערובה להיעדר קנסות בגין הפרת משמעת. גיליונות לא מהודקים של מסמכים חשובים מאפשרים מניפולציות עם ניירות, כלומר, זיופים והחלפות. לפיכך, המעסיק מחויב לעשות סדר במסמכים בתום תקופת הדיווח, כלומר לחשוב כיצד להדק את הספר.

כללי זרימת מסמכים

מלבד ההנחיות הכלליות המפורטות בהוראות הניירת, אין הנחיות מוגדרות להדק מסמכים. פקידי מס דורשים שמסמכים פיננסיים יהיו מוגנים מפני אפשרות של אובדן וזיוף. אין דרישות כאלה למסמכים כגון מאזנים ויומני הזמנות, מכיוון שהם, למעשה, משניים.

אבל התיעוד הראשי חייב להיות כרוך. הקפד להבהב את פנקס הקופה ופנקס ההכנסות. אבל איך לאגד ספר אם החוק לא קובע את הכללים?

פנקס המזומנים נחשב לכלי משמעותי בתחום חשבונאות תזרים המזומנים ולכן יש לשמור עליו במשמעת קפדנית. פנקס הקופה מורכב בעותק אחד, והוא חייב להיות בכל המפעלים, כמו גם ביחידיםיזמים אם הם עובדים עם מזומן.

שאלות כלליות על ניהול פנקס קופה

אם לחברה מספר חטיבות, אז ספרי הקופה המקוריים מאוחסנים במקום העבודה עם מזומנים. רק עותקים של מסמכים ראשיים מסופקים למשרד הראשי. אתה יכול לנהל פנקס קופה:

• בתוכנית הנהלת החשבונות;
• בטופס מאוחד באופן אלקטרוני או ביד.

לפי כללי המשמעת במזומן, הספר נשמר בהדרגה לאורך כל השנה. מספרי הזמנות מתחילים באחד בכל שנה. נעשה שימוש במספור רציף. על האחראי להדפיס את הגיליונות בשני עותקים - לדו ח הקופאי ולקופה. כל גיליון חייב להיות ממוספר.

אם הקופה נשמרת בתוכנית הנהלת חשבונות, פעולות אלו אינן קשות. התוכנה מורידה אוטומטית מספור עמודים, מקצה מספרים למסמכים לפי סדר ומדפיסה גיליון מוכן לפי טופס אחיד. בתוכנית נוצר עמוד השער של הספר שעליו להכיל את התכונות הנדרשות:

• חברת OKPO;
• שם החברה או שם מלא IP;
• time period;
• שם חלוקת המשנה, אם זמין.

לאיזה תקופה לתפור את פנקס הקופה

לחשוב על איך לתפור את פנקס הקופה לשנה, תחילה עליך להחליט אם יש צורך להגדיר פרק זמן כזה. בהתאם לגודל המחזור, ניתן להדק את פנקס הקופהתקופות שונות:

1. חודשי.
2. Quarterly.
3. פעם בשנה.

זה נובע מנוחות העבודה, שכן אין טעם להכניס הכל לכרך אחד כבד אם יש הרבה פעולות. העובי העצום יהפוך את הפעולה "איך לתפור ספר במו ידיך" לעבודה קשה. יש לפרט את הדקויות בעבודה עם תיעוד במדיניות החשבונאית של הארגון ובצווים לביסוס משמעת מזומנים.

אם הארגון אימץ לא שנה, אלא חודש או רבעון לתקופת זמן, אזי מספור העמודים בספר הקופה צריך להתחיל כבר מההתחלה בתאריך הדיווח. כלל זה אינו חל על מספור הזמנות במזומן.

איך לתפור הכל בעצמך?

בהחלט אסור להדק את הספר בדבק, סרט או סיכות, מותר רק חוטים. כיצד לתפור פנקס קופה בצורה נכונה אם הוא נשמר בתוכנית הנהלת חשבונות? יש צורך להדפיס מדי יום את הגליון ואת דו ח הקופאי. גיליונות הוספה מרכיבים את פנקס הקופה, אך יש לתפור אותם יחד בתום תקופת הדיווח.

יש צורך לקפל את כל הסדינים לפי הסדר, לצרף למעלה כותרת מעוצבת כהלכה ולהרים:

• igloo;
• awl;
• חור.

איזה כלי להשתמש תלוי בעובי הצרור המהדק. נעשה שימוש בחוטים חמורים. אם הם לא חזקים מספיק, הספר עלול להתפרק.

כמה חורים אתה צריך?

יש דעות שונות לגבי כמה חורים לעשות בספר. בעיקרון, אם לאמתוך ביטחון שהחוברת תהיה אמינה, אתה יכול לנקב 5 חורים. אבל אין איסור לעשות 3 חורים. ארגונים רבים מסתפקים בשני חורים שנעשו עם אגרוף חורים. עם זאת, עיצוב זה מקל על החלפת הגיליונות בספר, כך שהוא אינו נתקל בהתלהבות מצד המבקרים.

לכן, יש לקפל את היריעות בערימה אחידה כדי שלספר יהיה מראה מסודר. חורים עשויים בצד שמאל בצורה אנכית בהחלט. ואז חוט או חוט נמשך לתוך החורים פעמיים כך שהקצוות יהיו בצד הלא נכון. דוגמה כיצד לתפור קופה ניתן לראות בתמונה למעלה. קצוות החוטים קשורים בקשר חזק מספר פעמים כך שהכל מוחזק היטב.

איך להדק את מה שתפור

בתוכנית Word או בכל מקבילה אחרת נוצרת מדבקה בצד הלא נכון של הספר. תוכן המדבקה צריך להיות כדלקמן: "בצרור גיליונות _ ממוספרים, שרוכים, חתומים ומוטבעים". השורה למטה קובעת את תמליל התפקיד וחתימת הגורם המוסמך והחשב הראשי.

המדבקה לא צריכה להיות גדולה או קטנה מדי. גודלו צריך להספיק כדי לסגור את הקשרים וחלק מהחוטים. קצוות החוטים בולטים מעט מתחת למדבקה. רצוי להשתמש בדבק טוב למכתבים כדי שיהיה קשה להחליף את התווית. לאחר הדבקת מספר הגיליונות וחתימת גורם מוסמך על המדבקה, מניחים חותם על גבי הספר כך שחלק מההדפסה נמצא על הספר ועל המדבקה.

איך לתפור קופה אם לאמתנהל בתוכנית הנהלת חשבונות? ההליך יהיה זהה, רק שתצטרכו למספר כל גיליון ביד ולמלא את הכותרת. כשצריך לתפור דו ח קופאית, צריך לזכור שלא רק הגיליון עם מחזורים בקופה ממוספר, אלא גם כל ההזמנות עם אפליקציות.

אם הספר נשמר ביד

אם פנקס הקופה נשמר ללא עזרת מחשב, אז קונים יומן רגיל למטרות אלו. השאלה כיצד לתפור ספר שמולא באופן ידני אינה מתעוררת, מכיוון שהמגזין כבר תפור. כל הגיליונות ממוספרים ואטומים בתחילת הספר. בתוך היומן יש דף תלוש ודו ח קופאית בצורה אופקית. לפני תחילת ההקלטה, דוח הקופאי נתלש, והרישומים עליו משוכפלים מהגיליון להעתקה. כמובן, את הדוח של הקופאי תצטרך להמציא בעצמך.

במקרה של עוצמת עבודה גבוהה בתהליך כריכת הספר, אתה יכול להשתמש בשירותי הדפסה. כריכת קרטון וכריכה קשה יעניקו ביטחון נוסף לקופה. בנוסף, לא ניתן יהיה לחתוך את הכריכה להחלפת היריעות. לא ניתן לשלול את הסיכון של החלפת גיליון כאשר הספר מחייב את עצמו. בסופו של דבר, ניתן לשלוף את החוטים ולקפל אותם מחדש.

האם אני צריך להדק עם ניהול מסמכים אלקטרוני

לאחרונה, ארגונים החלו לעבור באופן אקטיבי לניהול מסמכים אלקטרוני על מנת להפחית את עבודת הנייר. ישנם מספר יתרונות בניהול מסמכים אלקטרוני:

• אין צורך לשאת ניירות לחתימה;
• לאצורך להוציא כסף על הרבה נייר וטונר;
• אין צורך במשלוח מסמכים.

אבל זה מעלה את השאלה של ציות למשמעת מזומנים. כיצד לתפור ספר אם נעשה שימוש בחתימה דיגיטלית? פנקס הקופה המופק במערכת המחזור האלקטרוני אינו מודפס או מהודק. ישנם אמצעים טכניים שבהם הספר מוגן מפני הפרעות וחתום דיגיטלית.

במיוחד לעצמאים

יזמים בודדים המשתמשים במערכת המיסוי הפשוטה נדרשים לנהל ספר הכנסות והוצאות. פורמט חשבונאי זה משמש לחישוב בסיס המס. על פי חוק, נאסר על יזמים לשנות את הנתונים בספר החשבונות, שכן הדבר עלול להוביל לעיוות בסכום החייב במס.

החוק מסדיר בבירור כיצד לתפור נכון את ספר ההכנסות וההוצאות. קיים צו מיוחד של משרד האוצר, המאשר את צורות החשבונאות והדיווח ליזמים בודדים העובדים על מערכת מפושטת ופטנט. הצו קובע כי ספר ההכנסות וההוצאות חייב להיות שרוך, ממוספר, חתום וחתום, אם יש.

הספר יכול להיות בכתב יד או אלקטרוני. ישנה גם אפשרות לשמור אותו בתוכנית הנהלת החשבונות. אם הספר נשמר אלקטרונית, אז בסוף השנה הוא מודפס. כל הגיליונות ממוספרים ונערמים בצורה מסודרת.ותפור יחד. עמוד השער צריך להיות ראשון.

ראוי לציין שגם את הדפים הריקים של הספר יש להדפיס ולהדק בשורה משותפת. גם אם ארגון או יזמים בודדים מוסרים אפס יתרות ולא מבצעים פעילות, עדיין עליהם להדפיס ולהדק את הספר. על הטופס להיות חתום וחתום על ידי ראש (יזם) בגיליון האחרון. לשם כך, השתמש במדבקה המכילה את אותם נתוני ספירת גיליונות כמו בפנקס הקופה.

טופס רישום פטנט

אם יזמים משתמשים במערכת הפטנטים, אז הוא צריך רק לנהל ספר הכנסה. צורת הנהלת חשבונות זו משמשת רק כדי לשקף הכנסה מפטנטים במועד קבלתם. ניתן להימנע מהשאלה כיצד לתפור ספר הכנסה אם אתה יודע את העקרונות של תפירת מסמכים שנלמדו בעבר. הסדר אינו שונה. ניתן לשמור את הספר גם בצורה אלקטרונית או בכתב יד לאורך כל השנה. היא צריכה:

• numbered;
• stitch;
• חתום וחתום בראש.

אם ליזם בודד, בנוסף לפעילות פטנטים, יש תחומי עבודה נוספים, אז במקביל עליו לנהל ספר הכנסות והוצאות. זה ישקף את כל העסקאות, למעט הכנסה מפטנטים.