תיאור התפקיד של מנהל משרד: חובות, פונקציות וזכויות

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

ברוב המקומות הציבוריים, האדם הראשון שאתה פוגש ברגע שאתה חוצה את הסף הוא פקיד הקבלה. מומחים אלו נשכרים על ידי בתי מלון, מכוני יופי, מסעדות וכמובן מוסדות משרדיים. יש להם תחומי אחריות רבים, החל מתקשורת עם אורחים ושותפים ועד לעיבוד תיעוד.

תכונות

כדאי לומר שהמנהל הוא מקצוע רב-תכליתי, שיכול לכלול תפקידים רב-תכליתיים. היתרון למתחילים הוא שזה לא דורש שום ידע מעמיק בתחום מסוים.

מעסיקים פוטנציאליים שמים לב יותר לתכונות האישיות. מועמד פוטנציאלי לתפקיד מנהל משרד צריך להיות חברותי במידה, להיות מסוגל ליצור קשרים עם אנשים שונים ולהביע נכון את מחשבותיו. יתרון גם לעניין בתחום הנבחר.פעילות ויכולת התמודדות עם לחץ. האיכות האחרונה בהחלט תהיה שימושית עבור המנהל העתידי. הוא יצטרך לתקשר עם מספר עצום של מבקרים, ביניהם בהחלט יתקלו סכסוכים. עם זאת, גם במצבים כאלה, המנהל חייב להיות מסוגל להישאר מנומס.

יש לציין כי בהתאם למדיניות הגיוס של החברה, יתכנו דרישות להשכלה גבוהה, יכולת עבודה עם ציוד משרדי וכו'.

לוח העבודה לתפקיד זה נקבע בדרך כלל לפי שעות הפתיחה של הממסד, שכן המנהל הוא זה שפותח אותו בבוקר וסוגר אותו בערב. עם זאת, כאשר עובדים מסביב לשעון לעובדים, נערך לוח משמרות. ככלל, משרדים אינם פועלים במצב זה.

כדאי לשים לב גם לעובדה שהמנהל ומנהל המשרד הם מקצועות שונים. מנהל המשרד למעשה מפקח על עובדים אחרים. המנהל, בניגוד אליו, אינו מבצע את הפונקציה הזו. הוא מבצע רק את הפונקציות שלו, ומקיים אינטראקציה עם עובדים אחרים במשרד במידת הצורך.

אחריות עיקרית

מנהל משרד, בהיותו במקום העבודה, חייב לבצע מספר לא מבוטל של משימות שההנהלה מטילה עליו. בואו נפרט אותם בקצרה.

• קליטה והפצה של שיחות טלפון לאחר מכן. במהלך המשא ומתן על המנהל לרשום את המידע ולהעבירו לעובדים. במידת הצורך, השיחה צריכההפנה למחלקה אחרת.
• חובותיו של מנהל משרד כוללות סעיף המחייב את העובד לספק ייעוץ ראשוני ללקוחות פוטנציאליים.
• הצורך בעיבוד תיעוד נכנס כמו גם יוצא.
• פרסום מודעות דרושים בפורטלים וסוכנויות גיוס מיוחדות. כמו כן, תפקידיו של מנהל המשרד כוללים עריכת ראיונות ראשוניים עם מועמדים פוטנציאליים.
• רכישת כלי כתיבה וחומרים מתכלים הדרושים להבטחת פעולה חלקה של ציוד משרדי.

בנוסף לחובות המפורטות למעלה, מנהל המשרד למעשה מקיים אינטראקציה מתמדת עם אנשים. מדובר גם בלקוחות פוטנציאליים וגם בעובדים הנוכחיים של החברה. המומחה הזה הוא שאחראי לתזמון עובדים.

זכויות

מספר הזכויות, בניגוד לחובות, הוא הרבה פחות. אז מה עושה ההוראה של מנהל המשרד?

• פעל בשם החברה, מייצג את האינטרסים שלה באינטראקציה עם ארגונים אחרים.
• כדי ליצור אינטראקציה עם עובדים אחרים במסגרת הסמכות שהוקצתה.
• הצע הצעות לשיקול לשיפור ביצועי הארגון.

פונקציות מנהל המשרד

מומחה זה צריך להיות במקום העבודהלבצע מספר לא מבוטל של משימות שהוקצו לו:

• הכנת המשרד.
• לשמור על הסדר.
• משרת מבקרים.
• שירות טלפוני.

למעשה, מספר הפונקציות עשוי להיות גדול יותר. זה תלוי ברשימת אחריות התפקיד של מנהל המשרד במוסד מסוים.

הכנת המשרד

מילוי הפונקציות שהוקצו, ככלל, מתחיל בהכנה ליום עבודה חדש. בהגיעו למקום עבודתו, המנהל בודק את עבודת הציוד המשרדי, זמינות החומרים המתכלים וכלי הכתיבה. לאחר מכן, על המומחה להכיר את רשימת המבקרים וליצור תנאים לפגישתם.

תחזוקה של סדר

המנהל לא צריך להיות מעורב ישירות בניקיון ובפעילויות אחרות כדי לשמור על הסדר במשרד. עם זאת, בין תפקידיו הוא הצורך בתיאום עבודת אנשי התחזוקה. עליו לתזמן את הניקיון, וכן לציין את משך הזמן שלו.

שירות לקוחות

חובות המנהל מורכבות גם בניהול משא ומתן עם המבקרים לגבי זמן הביקור, בתיאום ביניהם עם הראש. יש לערוך את לוח הביקורים כך שלא יהיו חפיפות ואף אחד לא צריך לבזבז זמן בהמתנה. בנוסף, על המנהל לפגוש מבקרים. הוא זה שיוצר את הראשוןהופעה.

שירות טלפון

פונקציה זו מוקצית למנהל כדי לשחרר את המנהל ממשא ומתן ולא להסיח את דעתו מתהליך העבודה. עובד יכול לפתור כמה בעיות בעצמו או לקבוע תור למבקר בהתאם ללוח הזמנים של המנהל. בעת ביצוע פעולות אלו, על העובד בהחלט לשמור על סודיות, לא לחשוף בפני גורמים חיצוניים את המידע העומד לרשותו.

Sample

תיאור התפקיד של מנהל המשרד עשוי לכלול פריטים שונים בהתאם לדרישות של ארגון מסוים. אולם, ככלל, ייקבעו בו תנאים סטנדרטיים, הנלקחים כמודל.

• הוראות כלליות.
• דרישות הסמכה. ככלל, חינוך מיוחד תיכוני מספיק למנהל פוטנציאלי. ניסיון בהחלט יהיה נכס.
• אחריות. אין תיאור עבודה מלא ללא פריט זה.
• זכויות. למנהל, למשל, יש את הזכות להציע הצעות לשיפור הפעילות של המיזם.
• הוראות נוספות שעשויות לכלול פריטים שאינם כלולים בסעיפים אחרים.

נהוג למסור לעובד חדש תיאור תפקיד לבדיקה, את העובדה שעליו לאשר בחתימתו שלו.

Workplace

הדרכה בנושא הגנת העבודה למנהל המשרד מציבה כמה דרישות לתנאי העבודה. למשל, מקום העבודה צריך להיות ממוקם בצורה כזו שנוח לעובדלבצע את תפקידיהם בעצמם. ככלל, הוא ממוקם ליד משרד המנהל ומאפשר מעקב אחר עובדים אחרים.

עליך להבין שבעת ביצוע תפקידים, המנהל, כמו גם עובדים אחרים, צריכים לעתים קרובות להשתמש בציוד משרדי. לכן יש למקם אותו בצורה כזו שהוא זמין לשימוש לטווח קצר.

אחת המשימות החשובות שאינן מפורטות בבירור בתיאור התפקיד של המנהל היא לשמש כמקשר בין הממונה המיידי לכפופים. לכן, העובד צריך לנסות ליצור סביבה נוחה וליצור קשרים עם מומחים אחרים. חשוב לא רק להעביר בצורה נכונה את הוראות המנהיג, אלא גם להיות מסוגל לשלוט על הדיוק ביישום שלהן.

מסיבה זו, היכולת להתחבר לאחרים הופכת לגורם חשוב בהשגת הצלחה בתפקיד זה. זה חל על מנהיגים וכפופים כאחד. לגבי תכונות אישיות, ארגון ועמידות ללחץ נחשבים חשובים למדי, המאפשרים לך לנהל עובדים אחרים ולהישאר רגועים גם בעת התמודדות עם מבקרים בעימות.