תוכן וסוגי מכתבים עסקיים

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

מכתב עסקי הוא אחד מאמצעי התקשורת החשובים ביותר בעולם העסקים בין נציגי ארגונים שונים. הוא מאופיין בסגנון קפדני, מדויק, רשמי.

מכתב עסקי

כעת, בעידן האינטרנט, חשיבות ההתכתבות העסקית לא פחתה, אלא פשוט שינתה מדיה - מנייר לאלקטרוני - והפכה למהירה יותר. לכן, חשוב ביותר לכל עובד, מחפש עבודה, כמו גם לאנשים בתפקידי מנהיגות, להיות מסוגלים לחבר בצורה נכונה סוגים שונים של מכתבים עסקיים.

יתר על כן, זה מאפיין אותו חלקית כמקצוען, ומרחיב את הזדמנויות הקריירה שלו. לכן, כל כך חשוב לכל אדם שאינו אדיש לקריירה שלו להכיר את הכללים לניהול התכתבות עסקית ולקחת בחשבון את סוגיה השונים. ותוכן המכתבים העסקיים, כמו גם איכותם, יהיו תלויים במקצועיות הכתב.

בעזרת התכתבות עסקית, בעיות נפתרות, מוצגותתביעות, חוזים נדונים, חפצי ערך ומסמכים מלווים.

סגנון עסקי

סגנון האותיות העסקיות צריך להיות מדויק ולא לאפשר פרשנות שונה של מילים. חייבת להיות כפיפות רשמית קפדנית, גם אם זה מכתב לחבר. החזרה (בכמות מוגבלת) על חותמות מילוניות מותרת, ואף מתקבלת בברכה. ככלל, סוגים שונים של מכתבים עסקיים מכסים מספר נושאים, מוגבלים לנושאים עסקיים. הטון משמש נייטרלי בלבד, לא מאפשר הערכות אישיות ורגשיות בלתי הולמת.

התכתבות עסקית היא תמיד רשמית, לעתים קרובות היא רשומה ומוקלטת.

סוגי אותיות

התפתחות העסקית, טכנולוגיית המידע משפיעה על הכתיבה העסקית וסוגיה, ומאלצת אותה ללבוש צורות חדשות. נכון להיום, ניתן להבחין בין סוגי האותיות הבאים:

1. נושאים מסחריים ועסקיים. בעזרת העסק לפתור בעיות כלכליות, ארגוניות, משפטיות. נפח ההודעות הללו הוא ממספר שורות ועד למספר עמודים. מסחרי לפתור את הבעיות של מכירת שירותים או סחורה ואספקה. אלו הן בקשות, הצעות, תלונות.
2. מכתבים הדורשים תגובה (כגון בקשות, ערעורים, בקשות, תלונות, הצעות) ואינם מחייבים (מכילים אירועים ועובדות שכבר תוארו - נלווים שווה ערך לקבלות, אישורים).
3. יש כאלה



אותיות אשוח: רגילות ומעגליות - בעל שולח אחד ומספר נמענים בדרג נמוך יותר.

4. התכתבות נחשבת סטנדרטית, המכילה טפסים מוכנים של מסמכים, דוגמאות. סוגי מכתבים עסקיים המוצגים בצורה זו נקראים מוסדרים. אם השולח כותב הודעה מעצמו, אז זה לא מוסדר.
5. כאשר מכתב חושף נושא אחד, הוא נקרא היבט יחיד, אם כמה - רב-היבט.
6. מקם בנפרד את סוגי המכתבים העסקיים המשקפים מידע אישי עבור הנמען: ברכות, תודה, תנחומים, המלצות, ליווי.

תוכן של מכתב עסקי

1. ערעור שנועד למשוך תשומת לב, עניין, לבסס את רמת הקשר. הערעור יכול להיות לפי תפקיד, לפי שם משפחה, שם פרטי ופטרונימי או מוכלל.
2. מבוא למהות המכתב, הבהרת המטרה או הסיבה למכתב, המורכבת מתיאור, קישור, תודה, ברכות, טענות וכדומה.
3. החלק העיקרי (חייב להיות כל התכתבות עסקית). סוגי מכתבים עסקיים למטרות שונות מכילים את המידע העיקרי, הצעות, דרישות, הזמנות, בקשות, הזמנות. הוא מכיל נימוקים, הצהרות כרונולוגיות למהדרין, ניתוח בעיות, רווחים מובנים או הפסדים אפשריים.
4. לכל סוגי המכתבים העסקיים צריכה להיות מסקנה, המורכבת ממסקנות, הצעות, הסכמים, סירובים, אזהרות. לדוגמה, כגון: להזכיר, להציע, לשאול, להזהיר.
5. ביטויי סגירה סטנדרטיים,נועד להגדיר להמשך שיתוף פעולה, הגבלת זמן, סירוב אפשרי. כמו כן, הערעור הסופי כפוף למערכת של ערכים וסדרי עדיפויות חברתיים.

המלצות לכתיבת מכתבים

1. המכתב צריך להיות קרוא וכתוב וקליל לקריאה, אל תערום מילים והשתמש ביחידות מילוניות, שמשמעותן המדויקת אינה ידועה.

2. כל סוגי המכתבים העסקיים לא צריכים להיות גדולים מדי, עדיף לצמצם ולבנות את המידע ככל האפשר.

3. בתהליך הקריאה, על הנמען לחוש כבוד, אינדיבידואליות של המכתב, בעלות על הנושא, עירוי חיובי של המחבר.

4. חשוב בתהליך הכתיבה לקבוע הסכמות על זמן, תנאים, תנאי מגעים וחוזים. ניתן לעשות זאת בצורה של רשימת אפשרויות או שאלות מובילות.

5. נימה טקטית ומקצועית, מיטיבה של המכתב, בטוח תגרום לנמען להיענות חיובית ומהירה.

אחד המרכיבים של עסק מצליח הוא עמידה בכללי התכתבות עסקית, המהווה לפחות 80% מכלל התיעוד של ארגונים. הקפדה על כל הנורמות מדגישה את הערך המשפטי של מכתבים עסקיים ומבטיחה השגה מהירה של יעדים מסחריים.