רמות תכנון: תיאור, סוגים, מטרות ועקרונות

2025 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2025-01-24 13:16

לפעילות יעילה של כל ארגון, נדרשת הגדרה ברורה של מטרות ויעדי הפעילות. על בסיסם נרקמת תוכנית המסייעת לחברה ללכת בדרך המיועדת ולבזבז משאבים בצורה רציונלית. תוכניות יכולות להיות ארוכות טווח ועדכניות, עבור הארגון כולו ועבור החטיבות המבניות שלו. כדי להבין נושא זה, כדאי להבין מה פירוש המונח "תכנון".

זהו סוג מסוים של פעילות שקשורה להגדרת יעדים, משימות שייושמו על ידי פעולות מסוימות בעתיד. אפשר לייחס מושג זה גם לאחד התפקידים החשובים ביותר של הניהול. אבל פונקציה זו אינה אפשרית ללא ההגדרה של רמות תכנון בסיסיות.

שלבי מאפייני תכנון

בסך הכל, ישנן ארבע רמות שעליהן מבוסס הרעיון הזה:

• הגדרת היעדים והיעדים העיקריים.
• ניסוח תוכנית להשגת היעדים שנקבעו, כמו גם קביעת הרמותתכנון תהליך.
• זיהוי כל המשאבים הדרושים והמקורות שלהם שיידרשו בתהליך של השגת יעד או השלמת משימה.
• הקצאת מבצעים והבאת תוכניות אליהם.

הנה רמות התכנון. הפונקציה העיקרית היא פיתוח ואימוץ החלטה ספציפית, המיועדת למי שהוא מושא השליטה, ויוגדר לו משימה או מטרה ספציפית. החלטה זו נקראת (בין בעל פה ובין בכתב) - החלטת הנהלה

ניתן להגדיר את התכנון כאחת השיטות שבהן ההנהלה יכולה לכוון את המאמצים של הצוות כולו להשגת מטרות משותפות. עם הפונקציה הזו מתחיל כל תהליך ניהול, והתוצאה הסופית של העבודה תלויה באיכות המשימות.

משימות תכנון

מהות פונקציית הניהול הזו היא לספק תשובות לשאלות העיקריות, שבלעדיהן אי אפשר להמשיך הלאה:

• איפה אנחנו עכשיו? כאשר עונים על שאלה זו, יש להעריך את כל החוזקות והחולשות של הארגון בתחומי תפקודו העיקריים. זה בעיקר הצד הפיננסי, השיווק, כוח האדם. לאחר ניתוח התחומים הללו, אנחנו כבר יכולים לדבר על אילו סיכויים יש לארגון.
• מה אנחנו צריכים להשיג? בשלב זה יש להעריך את יכולות הארגון, לקבוע את רמות ניהול התכנון וכן ליקויים. על בסיסם, יש צורך לקבוע את המטרות העיקריות לפרק זמן נתון,ומה יכול להפוך לאיום שימנע את ההישג שלהם.
• איך נשיג את התוצאות המיועדות? שלב זה קובע את הרשימה והאלגוריתם של הפעולות שבאמצעותן חברי הארגון משיגים את מטרותיהם.

רק על ידי מענה על שאלות אלה, אתה יכול לבנות מערכת תכנון ברורה.

בעיית יישום

הניסיון מלמד שמנהלים רבים האמונים על תפקידי התכנון השיטתי אינם ששים לעשות זאת. הכל קשור לנטייה לפעול, במקום לשבת במקום אחד ולנתח. אנשים רבים חושבים שתכנון הוא משעמם ומייגע, אז אתה לא יכול לפתח אסטרטגיות כלשהן, אבל מיד להתחיל לנקוט בפעולה מיידית.

בעיה נוספת איתה מתמודדים מי שצריך לשפר מערכות ניהול, בין אם הם יזמים או מנהלים, היא סוגיית הפער בין תוכנית הפיתוח של החברה למנגנון הטמעתה. זה נקרא פער אסטרטגי. כמות לא מבוטלת של מחקר הוקדשה לפתרון בעיה זו, ולכן ישנן שיטות ספציפיות שיכולות לגשר על הפער. לדוגמה, אתה יכול לעיין בספר מאת M. Coveney בשם "The Strategic Gap: Technologies for Bringing Corporate Strategy to Life".

הכותב בעבודתו מתאר תהליך רב-שלבי, שמטרתו בדיוק ליישם את תוכנית הפיתוח של הארגון על ידי שילוב מיטב טכניקות הניהול העסקי עם טכנולוגיות המידע העדכניות ביותר. המשימה העיקרית היאהיא ליצור מנגנון כזה שיחבר את מדדי הביצועים האסטרטגיים של פעילותה באמצעות מערכת של קשרי סיבה ותוצאה עם יוזמות ופעולות ספציפיות שמטרתן ליישם תוכנית זו.

יש גם תמיכה גוברת בתכנון טכנולוגיית מידע גלובלית. מספר מוצרי התוכנה גדל מדי יום. מערכות חדשות הן של מפתחים מקומיים והן של יישומים זרים מופיעות ללא הרף.

מה תפקיד התכנון בניהול?

המשימה של הארגון בתהליך זה היא לקבוע את פעולותיו לפרק זמן מסוים, וכן לקחת בחשבון את אופיים ורצף שלהם. מומחים מציינים כי הניהול והתכנון פועלים בקשר הדוק זה עם זה. העבודה האפקטיבית של אחד בלתי אפשרית בלי השני. התפקיד העיקרי של ההנהלה מכוון להשגת היעדים שנקבעו, אשר, בתורם, נקבעים על ידי תכנון.

עם זאת, תהליך זה חייב להיות במעקב מתמיד על מנת להבטיח יעילות מרבית. לסיכום, התכנון נועד לגבש במדויק את המטרות והיעדים העיקריים של כל ארגון, מפעל וכדומה. וגם להפיץ אותם בין המחלקות והמבצעים ולקבוע רצף ברור של פעולות כדי לפתור אותן.

מהן הרמות של מערכת התכנון?

בכל ארגון, לתוכנית היעדים ישמספר מסוים של רמות נדרשות. יש שלושה בסך הכל. אלו הם תכנון אסטרטגי, תפעולי ועסקי. בואו ננתח כל אחת מהרמות ביתר פירוט, כי על בסיסן נבנית השגת היעדים המוצלחת.

Strategic

איזו רמה של תכנון אסטרטגי יכולה להיות? זהו השלב הראשוני בו נקבעות המטרות ארוכות הטווח שהארגון ישאף להשיג. כדי להגדיר אותם כראוי, תחילה עליך לזהות את הייעוד של החברה. בתהליך הגדרתו עולים הנושאים החשובים ביותר, כי יש צורך להבין את משמעות קיומו של הארגון, נחיצותו ותועלתו לחברה. יעדים אסטרטגיים מגדירים מה צריך להשיג בעולם וכיצד ניתן לעשות זאת.

התוכנית לא נכנסת לפרטים, אלא חושפת רק שיטה כללית להשגת התוצאה הרצויה. מערך האסטרטגיות מתמקד באופי הדינמי של התהליכים המתרחשים בחברה. בדרך כלל אחד הנתיבים הוא בסיסי, אבל השאר מיושמים רק במצבים מסוימים. המשימה העיקרית של האסטרטגיה היא לקבוע את הכיוון ולציין את גבולות יישום עיקר הפעילות של תכנון עסקי מסוים, וניתן לדבר גם על יצירת בסיס לקביעת המשימות היומיומית.

Business Layer

עבור לשלב השני. המשימה של רמה זו של תכנון היא לקשר בין פעילויות שמטרתן השגת תוצאות מסוימות לבין המשאבים שהתקבלו. הדבר הראשון ששווה להזכיר הוא המוכשרחלוקה כספית. במקביל, יש להעריך וליצור תוכנית לשימוש במשאבים אנושיים, מידע ואינטלקטואלים. בשלב זה כבר ניתן לראות האם ניתן להגיע לתוצאה המיועדת. כמו כן, בתהליך יישום התוכנית, רעיונות כלליים הופכים לאינדיקטורים ברורים.

רמת תכנון תפעולי

בוא נעבור לשלב השלישי, שבו חזון כללי של יעדים וסיכויים עובר לשלב של פתרון משימות יומיומיות. הבסיס של התכנון התפעולי הוא לציין את הפעולות, הנהלים, המועדים, העלויות האמיתיות. ההבדל בין רמה זו לאחרות הוא שמחווני התוכנית ניתנים למדידה וקלים יותר לשליטה וניהול.

הגורם האנושי משחק כאן תפקיד גדול. בשלב זה, העבודה שנעשתה מנותחת באופן אקטיבי ומתאימות תוכניות. רק השוואה של התוכנית התפעולית, ניתוח מימושה נותן תמונה נכונה של ניהול פעילות הארגון.