מערכת תכנון ארגוני: שיטות ועקרונות

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

תכנון הוא אחד התהליכים החשובים ביותר המבטיחים תפעול יעיל של מיזם. מדובר בפונקציה ניהולית, אשר עיקרה קביעת אסטרטגיית הפיתוח ומשימות הפיתוח לכל אחת מהמחלקות והמבנים, אשר יישומם הכרחי לביצוע האסטרטגיה הנבחרת. בעת התכנון נקבעים לא רק מטרות המיזם, אלא גם העיתוי, וכן שיטות להשגתן.

מתבצע ניתוח הגורמים המשפיעים על פעילות המיזם ופיתוחו. זה נעשה על מנת למצוא ולפתור בעיות מתעוררות בזמן.

הגורמים החשובים ביותר המשפיעים על מערכת התכנון בארגון:

1. אוריינות מנהיגות.
2. כישורי עובדים.
3. חומר ובסיס מידע.

אי אפשר למחוק גורמים גיאוגרפיים, כמו גם גורמים הנובעים מפרט הפעילות. נכון, עם גישה מוכשרת, שלושת ההיבטים הראשונים יכולים לשלול את ההשפעה על הפעילויות של המיזם של ספציפיתנאים.

משמעות

כדאי לתאר ביתר פירוט את החשיבות של מערכת תכנון ארגוני.

הכלכלה המודרנית היא סביבה תחרותית ביותר. ככל שקנה המידה של הארגון גדול יותר, כך חשובות יותר ההחלטות שמקבלים ראשי החברה. ברמת העסקים הקטנים, ייתכן שליום של עיכוב בקבלת החלטה חשובה אין השפעה רבה על מצבה הכלכלי של החברה, אבל בעסק גדול, הפיקוח הבלתי נסלח הזה עלול לעלות הפסדים של מיליוני מיליונים.

מערכת התכנון במפעל נחוצה כדי שלהחלטות המתקבלות תהיה השפעה חיובית על התפתחות החברה, כדי שלא יהיו מצבים בהם הנהלת המיזם לא תדע מה לעשות.

בנוסף, זה כבר מזמן ידוע שבעסקים קל ויעיל יותר לבצע תוכנית מאשר לאלתר ולקבל החלטות תוך כדי תנועה.

שיטות

כדי לבנות אסטרטגיית פיתוח ארגונית יעילה, אתה צריך להיות בעל סט מסוים של ידע. בפרט, יש צורך להכיר את שיטות מערכת התכנון בארגון.

ישנן שש שיטות עיקריות:

1. יתרה.
2. נורמטיבי.
3. מחקר היתכנות.
4. ממוקד לתוכנית.
5. כלכלי-מתמטי.
6. שיטה של חישובים מרובי משתנים.

שלוש השיטות הראשונות של מערכת התכנון הארגוני יידונו ביתר פירוט.

שיטת איזון

המהותשיטת איזון - עריכת יתרות מסוגים שונים, כלומר:

• חומר (יתרת דלק, חומרי בניין, ציוד וכו');
• עבודה (איזון של כוח עבודה וזמן עבודה);
• פיננסי (יתרת הכנסות והוצאות במונחים כספיים, עסקאות מזומן, פרמטרים חשבונאיים);
• משולב (מאזן קיבולת הייצור).

בהתבסס על יתרות אלו, אסטרטגיית הפיתוח מתוכננת תוך התחשבות בעקרונות שיתוארו להלן. שיטת האיזון כלולה במערכת התכנון הפיננסי בארגון.

שיטה נורמטיבית

מהות השיטה הנורמטיבית היא שימוש בתקנים הניתנים כמעט לכל תהליך המתרחש במיזם, או פרמטר המאפיין את פעילות החברה. לדוגמה:

• תעריפי צריכת חומרי גלם;
• תקנים לשימוש בציוד;
• נורמות של חומרים ודלק;
• תקן פיננסים;
• נורמה לעבודה בתהליך.

פרמטרים אחרים מנורמלים גם הם. זה מרמז על עצם מערכת התכנון בארגון. מערכת התוכניות הארגונית צריכה לקחת בחשבון את כל האינדיקטורים הכלכליים.

מחקר היתכנות

שיטה זו משמשת בתכנון:

1. מימוש מוצרים מוגמרים.
2. עלויות ייצור.
3. תוכניות הפקה.

במילים אחרות, השיטה הטכנו-כלכלית משמשת לכוון ולארגן פעילויות ייצור וכלכליות ולקבוע תוצאות ייצור.

בשימוש בשיטת תכנון זו, הגורמים הבאים נלקחים בחשבון:

1. טכני (הכנסת ציוד חדש, מודרניזציה או בנייה מחדש של בסיס החומר הישן).
2. משדרג HR.
3. שינוי בהיקפי הייצור.
4. אינפלציה.

נלקחים בחשבון גם גורמים ספציפיים. בדיקת היתכנות - פלטפורמה לתכנון תפעולי. מרכיב בחלקו את מערכת התכנון הפיננסי בארגון. מבצעית מרכזת את התהליכים, התנאים, השלבים והיקפי הייצור בתוכנית לוח השנה.

מכאן אנו יכולים להסיק שהטכני והכלכלי תלוי במידה רבה בתפעול. עקרון האחדות, המשכיות ומורכבות התכנון מבוסס על עובדה זו.

עקרונות

ניתוח של מערכת התכנון במיזם בלתי אפשרי מבלי לקחת בחשבון את עקרונות התכנון. נבדלים הבאים:

• unity;
• continuity;
• flexibility;
• השתתפות;
• science;
• סבירות המטרה.

כדאי להבהיר מהו כל עיקרון.

עקרון האחדות

עקרון זה מרמז על גישה משולבת שיטתית לתכנון. הרי מיזם הוא ארגון גדול המשלב מבנים שונים בתכליתם. לא יתכן שכל המבנים יערכו תוכנית אחת וידרשו את יישומו.

עקרון המשכיות

עקרון ההמשכיות קובע שתכנון לאתהליך חד פעמי. זה תמיד צריך להימשך, כי הסביבה הכלכלית והשוק משתנים כל הזמן. יש לעדכן את התוכניות באופן קבוע. עם זאת, אתה לא יכול לשנות אותם לעתים קרובות מדי, אחרת התכנון לא יהיה שונה מאלתור.

כתוצאה מכך יש לנתח כל הזמן את הנתונים שעל בסיסם מתבצע התכנון. יש להסיק מסקנות במרווחים נאותים (לא ארוכים מדי ולא קצרים מדי).

שיפור של מערכת התכנון בארגון צריך להיות מתמשך.

גמישות

עקרון הגמישות קשור קשר הדוק לעקרון ההמשכיות. זה אומר שכאשר מתכננים, אתה צריך להסתגל לשוק המשתנה ללא הרף.

מי שמאמין שמצב השוק לא יכול להשתנות בן לילה טועה. אולי. נכון, רגע הוא רק פעולה. קודמת לו קבוצה של מצבים (תנאים מוקדמים). מערכת המצבים הזו היא שעוזרת לתכנן מראש.

עריכת תוכנית פעולה, אסטרטגיית פיתוח מחייבת לקחת בחשבון את כל הגורמים המשפיעים על התהליך הכלכלי. גורמים אלה ניתנים לשינוי.

עקרון ההשתתפות

ארגון מערך התכנון בארגון מחייב לקחת בחשבון עיקרון זה. זה קשור קשר הדוק לעקרון האחדות. לדבריו, כל היחידות המבניות של המיזם צריכות להשתתף בתכנון.

עקרון מדעי

לפי עקרון המדע, כל שלב בתכנון חייב להיות מוצדק מבחינה מדעית. זו הדרך היחידה לעשות את התוכנית היעילה ביותר.זה ידרוש ניתוח יסודי של מערכת התכנון בארגון.

ברמת עסק קטן, הפרה של עיקרון זה, למרות שלא תועיל למפעל, עלולה להשפיע מעט על התוצאה הסופית של העבודה. האינטואיציה של ההדרכה יכולה להציל.

בעסקים גדולים הסתמכו יותר על אינטואיציה - חתמו על "צו המוות" של החברה.

עקרון תקינות המטרה

עקרון זה קובע כי הפעולות של כל המבנים של המיזם צריכות לחתור למטרה אחת בלבד - מטרת המיזם לעתיד, שאושרה על ידי אסטרטגיית הפיתוח.

מבנה התוכנית

ארגון של מערכת תכנון בארגון מוביל בהכרח לתוכנית פיתוח עבור החברה, המורכבת מהפריטים הבאים:

1. תיאור קצר.
2. אסטרטגיית פיתוח. סעיף זה מכיל תיאור מפורט של ארגון הייצור והמכירה של מוצרים, רף האיכות המינימלי בו על המוצרים המיוצרים לעמוד. כמו כן, הסעיף צריך להכיל את סוגי המוצרים המיוצרים במפעל. אותו פריט כולל מידע על הדרישות עבור כישורי כוח אדם.
3. קידום ומכירת סחורות בשווקים. חלק זה מנתח שווקי מכירות פוטנציאליים, מתחרים, מזהה את החוזקות והחולשות של המוצרים שלהם.
4. תפעול ציוד ייצור.
5. מנגנון אדמיניסטרטיבי. מכיל מידע מפורט על ניהול המיזם.
6. אסטרטגיה פיננסית. בנקודה זומתוארים הזרימות הפיננסיות העוברות דרך הארגון, הרווחיות של הארגון מוערכת.
7. גורמי סיכון. הוא מכיל מידע מפורט על הסיכונים שעשוי לעמוד בפני מיזם בייצור ובמכירה של מוצרים.
8. Applications.

במיזם, כל מחלקה, ככלל, מכירה היטב את המטרה האישית שלה ואינה מודעת למשימות שעומדות בפני מבנים אחרים, למרות שכולם פועלים להשגת המטרה הגלובלית המשותפת של החברה.

סיווג תוכניות

ישנם שישה סוגים של תהליך תכנון:

1. בהישג יד.
2. לפי תוכן (אסטרטגי, טקטי, מבצעי).
3. לפי אובייקט תכנון.
4. לפי תחומי פעילות (ייצור, מכירות, מחקר, קידום).
5. לפי מונחים (לטווח קצר, לטווח בינוני, לטווח ארוך).
6. לפי מידת הגמישות.

בהתאם למידע הכלול בתוכנית מסוימת, התוכניות מחולקות ל:

• financial;
• production.

אלה הן מערכות מידע לתכנון ארגוני. השקפות אלו יוצרות יחד את תכנית האב. הוא מתאר את פעילות המיזם בכללותו. בתורו, מערכת התכנון הכלכלי בארגון מבוססת על:

• industrial;
• תכנון אסטרטגי.

מומחים מזהים את הסוגים הבאים של יעדי תכנון אסטרטגיים:

• שוק (נקבע לפי השווקיםמכירות);
• production (קבע באילו טכנולוגיות וציוד נעשה שימוש הטוב ביותר כדי לשפר את היעילות של הארגון);
• פיננסי וכלכלי (קבע את מקורות ההכנסה, חזה את רמת הרווח לתקופה העתידית);
• social (קבעו עבודה עם לקוחות, חשפו שביעות רצון מהמוצרים המוגמרים).

תהליך

כדי לתכנן נכון, כדאי לקבוע מראש את הרכיבים הבאים:

• object - למה מכוונת הפעולה של הנושא;
• subject;
• period;
• funds;
• טכניקה.

ניהול עם אסטרטגיית פיתוח מרמז על יישום של מחזור:

1. ניתוח. מחקר שוק.
2. תכנון.
3. ארגון.
4. שליטה. תכנון מערך הבקרה במיזם מתבצע מראש.
5. רגולציה.

כתוצאה מכך, עליך לחזור לנקודה מספר 1.

סיווג נוסף של שיטות

יש סיווג נוסף של שיטות להידור מערכת תכנון עסקי בארגון. לדבריה, השיטה יכולה להיות:

• מאוזנת;
• חישוב וניתוח;
• economic-mathematical;
• graphic-analytical;
• network;
• תכניות ממוקדות.

שיטת היתרה בסיווג זה אינה שונה ממה שתואר לעיל. שיטות אחרות ראויות להזכיר ביתר פירוט, אם כי חלקן כןמוזכר בסיווג לעיל.

חישוב-אנליטי משמש לחישוב האינדיקטורים המספריים העיקריים של התוכנית, שעל בסיסם מתבצע ניתוח הדינמיקה והגורמים של פיתוח הארגון. על מנת שהניתוח יתבצע נכון, נקבעים ערכים בסיסיים לפרמטרים המחושבים, במילים אחרות, "קואורדינטות אפס", לפיהן נרשמים שינויים.

השימוש בשיטות כלכליות ומתמטיות מאפשר ליצור מודל כלכלי לפיתוח מיזם על בסיס הפרמטרים שחושבו בשיטה הקודמת. השיטה הכלכלית-מתמטית מאפשרת חיבור של מספר אסטרטגיות לפיתוח החברה ובחירת האופטימלית.

גרפו-אנליטי מאפשר לך לדמיין את הקשר בין שני אינדיקטורים כלכליים באמצעות גרפים. למה השיטה הזו טובה? העובדה ששפת הגרפיקה היא השפה האינפורמטיבית ביותר, המאפשרת להסיק במהירות מסקנות ביניים ללא חישובים מסורבלים.

רשת היא תת-סוג של גרף אנליטי. התכונה שלו היא היכולת לשרטט לוחות זמנים לביצוע מקביל של עבודה במרחב ובזמן. לדוגמה, גרפים שנעשו בשיטת הרשת יכולים לאפיין בו-זמנית תיקון ציוד בית מלאכה, התקנת ציוד חדש במיזם ופיתוח עיצוב מתחם חדש.

מהות תוכנית היעד משתקפת בשמה. שיטה זו משמשת בהכנת תוכנית ספציפית לפיתוח הארגון. לדוגמה, זה לוקח בחשבון את מערכת תכנון הייצור בארגון. לתוכנית זו יש הגדרה ספציפיתתכנית פעולה ופעילויות שמטרתן השגת המטרה הכללית של החברה. המטרה הזו היא הבסיסית בעת עריכת תוכנית.

רבות מהשיטות הללו יעילות יותר כאשר משתמשים בהן ביחד ולא בנפרד. כך למשל, ניתן לחשב את הפרמטרים הכלכליים הדרושים בשיטה החישובית-אנליטית, לזהות מודל התלות של פרמטרים אלו בשיטה הכלכלית-מתמטית, לנתח אותו בשיטה הגרפית-אנליטית ולגבש תכנית פעולה לפי הממצאים בשיטת התוכנית-מטרה. זוהי דוגמה למערכת תכנון ארגונית.

סיווג אחר

בהתאם לתקופה שלגביה מגובשת אסטרטגיית הפיתוח, התכנון מחולק ל:

• promising;
• current;
• ייצור תפעולי.

מהות התכנון לטווח ארוך היא לחזות את ההתנהגות הן של הצרכנים והן של השותפים והן של המתחרים. מבטיח קורה:

• לטווח ארוך (10 עד 15 שנים);
• לטווח בינוני (3 עד 5 שנים).

מערכת תכנון הייצור לטווח ארוך בארגון כוללת יצירת תוכנית פעולה בשיטת התוכנית-מטרה, תוך התחשבות בעדכון מידע השוק. המטרות והיעדים המתוארים בתכנית ארוכת הטווח מפורטים בתכנון לטווח הבינוני. בטווח הבינוני מתוארים בפירוט השינוי הרצוי בביצועים הכלכליים של המיזם, כמו גם שיטות להשגתו.

למעשה, תכנון נוכחי הוא תת-סוג של טווח בינונינקודת מבט. הנוכחי נערך במשך שנה. מסמך זה מחדד עוד יותר את האינדיקטורים והפרמטרים המתוארים בסוג לטווח בינוני של תוכנית קדימה.

במהלך התזמון הנוכחי, המשימות מחולקות ל:

• factory (משימות בקנה מידה גדול עבור הארגון);
• shop (משימות בינוניות עבור מבנים ארגוניים שמטרתם להשיג יעד רחב היקף);
• brigade (משימות קטנות למבנים הכפופים לחנויות ולשירותים, שמטרתן להשיג משימות חנות).

ייצור מבצעי - תת-סוג של הנוכחי. זה מאפשר לך לערוך תוכנית פעולה ספציפית להשגת יעדים שנתיים (נוכחיים). תכנון תפעולי וייצור מחולק ל:

• intershop;
• intrashop;
• משלוח.

רמת התכנון הנמוכה ביותר בארגון היא משמרת יומית.

שלושת סוגי התכנון המתוארים לעיל קשורים ביניהם ולא ניתן לקחת אותם בחשבון בנפרד. הם יוצרים מערכת של מטרות ויעדים. בנוסף לפוטנציאל, נעשה שימוש בשני סוגי תכנון נוספים:

• strategic;
• טקטי.

Strategic מאפשרת ליצור רשימה של משימות שנועדו לשפר את היעילות של החברה, מגדירה את המשימה של הארגון. מכסה לטווח ארוך.

טקטי משפיע על הטווח הקצר והבינוני. הוא מכוון להשגת היעדים שנקבעו במהלך התכנון האסטרטגי.

בהתאם ליישום החובה של התוכנית, הם מקצים:

• directive;
• תכנון אינדיקטיבי.

הדירקטיבה אינה כוללת כל יוזמה בארגון. יש תוכנית פעולה ומשימות - יש למלא אותה. הוא היה בשימוש נרחב במדינות הסוציאליסטיות במאה הקודמת, אך כעת, כאשר כלכלת השוק גוברת על הכלכלה המתוכננת, נעשה שימוש לעתים קרובות יותר בתכנון הנחיות בהכנת תוכניות נוכחיות בלבד.

אינדיקטיבי הוא ההפך מההנחיה. תכנון אינדיקטיבי אינו קובע משימות ספציפיות. נקבעים רק פרמטרים כלכליים מסוימים שעל המיזם להשיג. איך זה יושג על ידי מבנה החברה לא מצוין בבירור. חשובה רק התוצאה, אבל לא שיטת השגתה. סוג זה של תכנון רלוונטי ביצירת משימות ארוכות טווח.

סיווג מאת R. L. Akoff

המדען ראסל אקוף יצר סיווג משלו של סוגי תכנון, שכיום נעשה בו שימוש נרחב בפרקטיקה זרה. סיווג דומה מדגיש:

1. תכנון תגובתי. מבוסס על ניתוח ניסיון קודם.
2. לא פעיל. מבוסס על הכנת תוכנית פיתוח ארגוני המבוססת על אינדיקטורים כלכליים עדכניים.
3. Preactive. מבוסס על החלטות פיתוח המבוססות על תחזיות כלכליות.
4. תכנון אינטראקטיבי. מבוסס על אימוץ תוכנית פיתוח אסטרטגית, תוך התחשבות בביצועים כלכליים קודמים, נוכחיים ועתידיים.

הסוג האחרון, אם כי הקשה ביותר לחישוב(יש צורך לקחת בחשבון שלושה מרווחי זמן בבת אחת), הוא היעיל ביותר.

Result

לכן, תכנון הוא אחד התהליכים החשובים ביותר בארגון, המאפשר לו להתפתח ביעילות ולהשיג מדדים כלכליים שאפתניים. קשה להפריז בתפקיד התכנון. מהי מערכת התכנון בארגון, אז הוא יתפתח.

ללא אסטרטגיית פעולה ספציפית, קשה לעסקים קטנים וגדולים לעבוד: קטן לא יוכל לצמוח ולשפר את ביצועיו הכלכליים, וגדול עלול אפילו לפשוט רגל עקב החלטות בטרם עת על פעולות שלא נקבעו בתוכנית.

ישנן מספר רב של שיטות תכנון, כולן שונות זו מזו באופן מהותי, אך באופן כללי הן מהוות מערכת אחת המאפשרת לערוך תוכניות פעולה מדויקות ויעילות, אסטרטגיות פיתוח. לדוגמה, לשיטת התוכנית-יעד אין מעט במשותף עם בדיקת ההיתכנות, אבל השיטה הראשונה לא עובדת בלי השנייה.

בנוסף, ישנם סוגים רבים של תכנון. כולם מבוססים על שישה עקרונות יסוד. תהליך התכנון, כמו גם המבנה הכולל של התכנית הסופית, הוגדרו זה מכבר. הם מופיעים גם במאמר זה.

תכנון הוא שלב הכרחי בפיתוח של מיזם שאינו מפסיק, כי אתה כל הזמן צריך לקחת בחשבון את תנאי השוק המשתנים. שיפור מערכת התכנון בארגון לא אמור להפסיק לעולם.