תנאים ותקופת האחסון של מסמכים ראשיים בהנהלת חשבונות

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

כפי שמראה בפועל, כמעט בכל מפעל ביתי מודרני, הכמות הגדולה ביותר של תיעוד מופקת על ידי הנהלת חשבונות. כמובן שזה מובן: במחלקה הזו עובדים עם כסף, וכל פעולה כזו צריכה להיות מתוקנת רשמית על הנייר. בנוסף, המונח לאחסון מסמכים ראשוניים בארגון נקבע על פי חוק, כלומר זה לא יעבוד סתם כך להיפטר מ"פיסות נייר", תצטרך לאחסן אותם לפחות למספר שנים ורק אז תהרוס אותם. אגב, גם תהליך ההיפטרות מפסולת נייר אינו קל, יש לו מספר תכונות ספציפיות. על כל זה - עוד.

מסמכים, מסמכים…

אם אתה נותן סטטיסטיקה על כמות התיעוד שהופק, מסתבר שכמעט בכל המפעלים המקומיים המודרניים, הנהלת החשבונות היא המקור ל-80-90% ממסמכי הנייר. לא רק צריך לשמור אותם. ההגבלות קובעות לא רק מהי תקופת האחסון המינימלית הנכונה עבור מסמכים חשבונאיים ראשיים (בדרך כלל משתנה מחמש שנים עד עשור), אבל גם התנאים שבהם החפצים האלה צריכים להיות. יחד עם זאת יש לזכור שיש חלוקה לתיעוד לאחסון זמני וקבוע.

עם זאת, כפי שמראה בפועל, לא כל מנהלי חברה מעוניינים להבין את המורכבויות של תנאי האחסון של מסמכים ראשיים. כדי להציל את עצמך מכאב ראש, אתה יכול להשתמש בשירותי חברות ארכיון מיוחדות. בחברה כזו יודעים בדיוק איזה סוג מסמכים לכמה זמן הם צריכים להישמר, באילו תנאים, באילו כללים. בנוסף, לארגון כזה יש יכולת טכנית להשמיד מסמכים המופקדים על האחסון עם פקיעת המועדים. זה ממש נוח, אבל זה עולה כסף. אם אתה רוצה לחסוך כסף, אז תצטרך להקצות חדר מיוחד לארכיון ולהבין מהי התקופה החוקית לאחסון מסמכים חשבונאיים ראשוניים בארגון.

רוצה - לא רוצה

הבעיה, אגב, לא נובעת מאפס. החוקים הנוכחיים קובעים את תנאי האחסון של מסמכים חשבונאיים ראשוניים, ובתוך כל מפעל יש להקפיד עליהם. מהחקיקה עולה כי על כל ישות משפטית הפועלת מופקדת חובת שמירת התיעוד. המשמעות היא שצורת הפעילות אינה משנה - בין אם מדובר ביזם פרטי העושה עסקים לבדו, או קונצרן גדול, עדיין יש לדאוג לאחסון הדוחות הכספיים ותיעוד אחר. חשוב ללמוד את החוק עבורנקבעו תקופות לאחסון מסמכים ראשוניים אלקטרוניים, נייר, כך שבמקרה של התנגשות עם הקבלן או במהלך האימות ברשות השולטת, לא תהיה במצב לא נוח. בנוסף, אי עמידה במרווחי הזמן הקבועים בחוק עלולה לגרור קנס ניכר במהלך הבדיקה. החקיקה הנוכחית מכילה תקנות המסדירות את תקופת האחסון המינימלית של מסמכים חשבונאיים ראשוניים. חשוב שהעסק יהיה בטוח, ועשיית עסקים במדינה שלנו נבדלת על ידי חוקיות ועמידה בכללים שנקבעו.

החוק הפדרלי ה-125, שאומץ באוקטובר 2004, מספר על תקופת האחסון של מסמכים ראשיים אלקטרוניים, מסמכי נייר. בהתבסס על השם, הוא מוקדש לארכיון ולהתנהלות עסקית נכונה. במסמך רשמי זה נחשבות התכונות של אחסון ניירות רשמיים המיוצרים על ידי מחלקת הנהלת החשבונות. כאן אתה יכול למצוא גם תכונות המאפשרות לך להבחין בין תיעוד של אחסון זמני וקבוע, וגם מונחים ספציפיים לסוג מסוים של נייר.

חל על מי?

ההתחייבויות לעמוד בתקופות האחסון המינימליות של מסמכים ראשיים מוקצות ל:

• ממשלות מקומיות;
• סוכנויות ממשלתיות;
• יזמים;
• enterprises;
• אנשים שעושים עסקים.

החוק יישמר ביחס לתיעוד ארכיוני, כולל אלה הנוגעים לכוח אדם. כֹּלפרק הזמן המפורט במסמכי החוק חייב להיות במקום בטוח. בנוסף לחוקים הפדרליים, הפרטים של תנאי האחסון של מסמכים ראשיים ורישומי חשבונות מושפעים במספר מסמכים רגולטוריים התקפים הן בשטח המדינה כולה והן בכל אזור בודד. עם זאת, המסמך החשוב ביותר הוא החוק ה-125 שהוזכר לעיל, המספק רשימה מלאה של תיעוד המסדיר את משך האחסון של ניירות חשבונאות.

חוק מספר 129

בשנת 1996, הוצא חוק פדרלי על תכונות החשבונאות. הוא קובע כי הנהלת חשבונות יכולה להפיק את התיעוד שלה על נייר, כמו גם באמצעות כלי מכונה שונים. במקביל, על החברה להכין בעצמה עותקים מהתיעוד על הנייר, כדי שלכל המשתתפים בפעולות תהיה גישה לנתונים אודותיהם. אם הרשות הרגולטורית מבקשת גישה לתיעוד, נציגי החברה נדרשים למסור אותו. גם לתובעים וגם לנציגי בית המשפט יש את הזכות לעשות זאת.

יצירה, אחסון בהתאם לתקופות האחסון של מסמכים חשבונאיים ראשוניים, אספקה על פי בקשה חייבת לעמוד בטפסים שנקבעו בחקיקי רגולציה. יש לשלוח למבקש את המסמכים בצורת נייר. אם הדבר מתאפשר על ידי היכולות של המכונות המשמשות בעבודה, אם כל המשתתפים מסכימים, ניתן לשלוח את הדיווח בצורה אלקטרונית. זה מותר גם על פי החוקים החלים שלנומדינות.

לשמור על הכללים

החוק הפדרלי ה-129 מכיל אזכור של החובה לציית לתנאי האחסון של מסמכים חשבונאיים ראשיים. בפרט, סעיף 17 מזכיר שכל ישות משפטית חייבת לשמור תיעוד כזה ללא תקלה, לרבות רישומים ודוחות. משך מרווח הזמן נקבע על ידי הכללים המסדירים ארכיון ברמת המדינה. משך תקופה זו לא יכול להיות פחות מ-5 שנים.

נקבעה תקופה מיוחדת של אחסון מסמכים ראשיים עבור התיעוד המסדיר את מדיניות החשבונאות וכמה קטגוריות אחרות (תוכניות המשמשות במכונות המעבדות מידע, טבלת חשבונות עבודה). כמובן, משך הזמן כאן הוא גם חמש שנים (במקרים מסוימים ניתן להגדיר תקופה זו יותר), אך התקופה מתחילה להיחשב מהרגע שבו נעשה שימוש אחרון במסמך זה בארגון. ראש ישות משפטית הוא מי שעל פי חוק אחראי לאחסן את כל התיעוד הנדרש תוך עמידה במרווחי זמן. המשמעות היא שכל בוס משכיל ואחראי חייב לדעת את תקופת אחסון המסמכים העיקריים במחלקת הנהלת החשבונות אם ברצונו לשמור על המצב בחברה בשליטתו.

כפי שמראה בפועל, ארגונים רבים עורכים באופן קבוע מצאי של תיעוד רשמי, והתקנות המקומיות קובעות אנשים האחראים לאחסון מסמכים, שאיתם רשויות הפיקוח למעשה מקיימות אינטראקציה בעת ניטור הציותכללי ארכיון.

יצירה ואחסון: הכל לפי הכללים

בהתבסס על החקיקה הנוכחית, רואי חשבון יכולים להפיק גם תיעוד ראשוני וגם תיעוד מסכם לא רק על נייר, אלא גם בצורה אלקטרונית; במקביל, חובות יצירת עותקי נייר מוטלות על הישות המשפטית, ולפי בקשת המתעניין, גוף הבדיקה, החברה מחויבת לשלוח מסמכי נייר לכתובת בהקדם האפשרי. הידור והאחסון חייבים להתבצע בצורה שנקבעה על ידי חקיקת הרגולציה הנוכחית.

על תקופת האחסון של מסמכים ראשוניים במחלקת הנהלת החשבונות, סדר התהליך הזה, מספר את רשימת התיעוד שמתחשב במסמכי ניהול טיפוסיים שנוצרים במהלך העבודה של כל מיזם. אלה הוקמו בשנת 2010 במסמך שאושר על ידי משרד האוצר והארכיון הפדרלי. בנוסף, יש צורך לקחת בחשבון את הדרישות של קוד המס, המסדיר כי כל אזרח במדינה שלנו אחראי לשמירה על רישומי חשבונות במשך ארבע שנים. זה חל על ניירות הקשורים לחשבונאות של הוצאות, הכנסות, וגם המאשרים את תשלום המסים.

היה חכם בדברים

ארגון נכון של התהליך בהתאם לתנאי האחסון של מסמכים חשבונאיים ראשוניים כרוך בגישה מקצועית, מעורבות של כוח אדם האחראי על התיעוד החשבונאי, עיבוד מידע ארכיוני על ארגון תהליך העבודה עצמו. כרגע אין כמעט מקומותהכשרה מיוחדת בארכיון, כך שלעתים קרובות קשה למצוא מומחה איכותי באמת. מצד שני, חקיקה מתקדמת מחייבת לשמור על תקופות השמירה של מסמכים חשבונאיים ראשוניים, אחרת אתה עלול לעמוד בפני קנסות לא נעימים באופן קטגורי. האפשרות הטובה ביותר לזרימת מסמכים נפחית מספיק היא יצירת מחלקה אחראית על אחסון ארכיון בצוות החברה ולדאוג להכשרה שוטפת של הצוות האחראי על התיעוד עם משאבים פנימיים. זה ישמור על החידושים שנקבעו בחוקים תחת שליטה ויעמוד בכל הדרישות.

אפשרות חלופית המאפשרת גם לקחת בחשבון את תקופת האחסון של מסמכים ראשוניים ולעמוד בה בפעילות העבודה שלך היא שיתוף פעולה עם מתווך שנוטל על עצמו התחייבויות לשמר את המסמכים של הלקוח. עם זאת, גם בחירת משרד ארכיון עבור עצמך היא משימה לא פשוטה. יש צורך לנתח היטב את כל האפשרויות הזמינות על מנת לתת עדיפות לחברה אמינה ולא לחשוש שהיא עלולה להיסגר והבניין להישרף.

תכונות של אחסון כמה סוגי תיעוד

כפועל יוצא מהחקיקה הנוכחית, יש להעביר לארכיון תיעוד ראשוני, כמו גם רישומים, דיווחים ומאזנים. כל הקטגוריות הללו של תיעוד רשמי, עד שליחתן לארכיון, חייבות להישמר בחצרי החשבונאות, בעוד הישות המשפטיתמחויבת לספק את כל התנאים לבטיחות הניירות: יש לסגור ארונות, להקפיד על בטיחות אש ושאר בטיחות. בתוך המיזם, אחראי לבטיחות התיעוד מתמנה על ידי מסמך מיוחד.

אם החברה משתמשת בטפסי דיווח מחמירים, על פי חוק יש לשמור מסמכים אלו בכספת או בארון מיוחד, חדר סגור ומבטיח את בטיחות התיעוד. תיעוד ראשי של פרק הזמן הנוכחי, המעובד באופן ידני, צריך להיאסף באופן כרונולוגי לתוך אוגרים, אשר נשלחים לאחר מכן לארכיון לאחסון קבוע.

מה עוד לשים לב?

בעת אחסון דפי בנק, הזמנות מזומן ודוחות מקדמים, יש לשמור את כל התיעוד באופן כרונולוגי ולשמור על אחסון שיטתי משותף. ניתן לאחסן כמה קטגוריות ספציפיות של מסמכים (דוחות משמרות, הזמנות עבודה) ללא כריכה, אך לתייק בתיקיות כך ששום דבר לא יאבד או נעשה בו שימוש למטרות לא הגונות.

בטיחות התיעוד, כמו גם שליחתו בזמן לארכיון, היא בראש ובראשונה באחריותו של רואה החשבון הראשי, אם כי, במידת הצורך, התקנות המקומיות עשויות להכיל האצלת סמכויות לאדם אחר. הנפקת תיעוד ראשוני, דיווח, מאזנים אפשרי רק במקרים מסוימים אם ישנה הוראה רשמית מהחשב הראשי. באופן כללי, לחטיבות מבניות אין גישה למסמכים חשבונאיים. תפיסה של תיעוד אפשריתרק אם ישנה בקשה מיוחדת מרשויות החקירה, בית המשפט או רשויות אחרות בעלות הסמכויות המתאימות על פי החוק. במקרה זה, יש צורך במתן החלטה רשמית שנערכה בהתאם לחוק. בעת נסיגה יש צורך לערוך פרוטוקול שאחד מהעתקיו מועבר לנציג הארגון כנגד חתימה.

תקופת האחסון של מסמכים ראשיים מוצגת בטבלה למטה.

תכונות של זרימת עבודה

המונח "זרימת מסמכים" מיושם על מכלול גורמים הקשורים לתנועת התיעוד מרגע יצירת הנייר ועד העברתו לעסקי הארכיון. פיתוח לוח הזמנים הוא באחריות החשב הראשי, אם כי בחלק מהמפעלים הוא מואצל למומחה לניהול מסמכים. עם זאת, כפי שמראה בפועל, הנכונה ביותר היא הכללת לוח זמנים כזה במדיניות החשבונאית של הארגון, אשר לאחר מכן מאושרת בצו שהוצא במיוחד בחתימת הפקיד הראשי של החברה.

בעזרת לוח הזמנים, ניתן לבצע הרמוניה של תהליכים ארגוניים ולפשט את משימת התכנון בארגון. לוח הזמנים של זרימת העבודה לתיעוד ראשוני הוא רשימת מבצעים, מרווחי הזמן שבהם יש לשלוח את המסמכים למחלקת הנהלת החשבונות ומסגרת הזמן עבורה מעבדים אותם רואי החשבון. הקפד לתאר תקופות דיווח, כולל מאזנים. לעתים קרובות, המדיניות החשבונאית מכילה את הסדרת תקופות האחסון של מסמכים ראשיים, ותקופה זו אושווה לזה הקבוע בחוק, או שנקבע גבוה יותר אם הדבר נדרש לפי הפרט של פעילות החברה. עם הגשת הדיווח לשנה, התיעוד מוכן בצורה שנקבעה ומועבר לאחסון ארכיוני. יחד עם זאת, נלקח בחשבון שבעתיד ייתכן שיהיה צורך לחלץ נתונים שימושיים מהנפח המועבר לאחסון. לשם כך נהוג לחלק מקרים לתיקיות, כאשר הקיבוץ מוסבר לפי התוכן. הקפד להקצות כותרת רלוונטית לכל תיקיה.

תכונות אחסון מארזים

כל התיעוד שנוצר במהלך פעילות המיזם, כאמור לעיל, מחולק לאלה המיועדים לאחסון זמני ולקבוע. בעת העברת ניירות לארכיון, יש צורך למסור כל אחת מהקטגוריות הללו בנפרד, מבלי לערבב ניירות רשמיים באותן תיקיות. במקרה זה, יש לשמור עותקים בנפרד מהמקור. כמו כן, בתיקיות נפרדות, יהיה עליך למיין את התיעוד המציג דיווחים, תוכניות לשנה ולרבעונים, במשך חודשים. קובץ אחד חייב להכיל פיסת תיעוד אחת.

כדי לקבץ מקרה אחד, אתה יכול להשתמש במסמכים שנוצרו בתקופה אחת (רבעון, שנה, חודש). היוצא מן הכלל הוא מה שנקרא קטגוריות חולפות - למשל, תיקים אישיים, שסגירתם אינו מתוזמן לחפוף לשנה הקלנדרית. אם הקובץ מכיל תיעוד שנוצר על פני מספר חודשים, יש צורך להפריד כל חודש מאחרים באמצעות גיליון מיוחד, ולקבוע עליו איזו תקופה מתעד הבלוק שאחריו.במקרה זה, מותר לקבץ עד 250 גיליונות למארז אחד. עובי התיקייה יכול להיות 4 ס מ או פחות.

מה עוד לשים לב?

כפי שניתן לראות מכללי הארכיון, אם לתיעוד יש נספחים, יש לצרף את אלה (ללא קשר מתי בדיוק הם הורכבו) לתיעוד הנלווה. באופן כללי, הרצף של ארכיון התיעוד החשבונאי חשוב מאוד, ולכן יש להקפיד עליו. ככלל, תחילה רשומים דוחות, לאחר מכן הערות הסבר, ולאחר מכן המאזן בתוספת המסמכים המצורפים

כאשר מארגנים את אחסון החשבונות האישיים של עובדי החברה, יש צורך להקצות לכך תיק נפרד, שבו התיעוד מונח לפי שנה עם כרונולוגיה קפדנית. ההתכתבות השנתית מורכבת לתיקיות המציינות את השנה הקלנדרית וגם היא שיטתית בהתאם לתאריכים. כל בקשה חייבת להיות מלווה בתשובה.

כמה תכונות

תקופות השמירה הקבועות בחוק המס עשויות להיות שונות מאלו המפורטות בחוקים המסדירים את פעילות הנהלת החשבונות. כאשר צופים בסתירה כזו, מומלץ קודם כל להקפיד על פרק הזמן הארוך יותר - זה יאפשר, במידת הצורך, להפנות לתיעוד, להשתמש בו, גם אם לפי אחד הכללים הנוכחיים, המועד האחרון כבר פג תוקף. בנוסף, לפקחים לא יהיה על מה להתלונן. כמו כן, יש לזכור רשימה מיוחדת שפורסמה בשנת 2000 המציינת את משך האחסוןכמה קבוצות תיעוד ספציפיות. רשימה זו מתעדכנת ומתווספת באופן שוטף, ולכן החשב הראשי של המיזם והמחלקה האחראית על ניהול המסמכים חייבים לעקוב אחר מידע עדכני.

במידה ותנאי האחסון הופרו, האחריות לכך מוטלת על ראש החברה, למרות שנושא הבטיחות הוא בראש ובראשונה באחריות החשב הראשי. אם הצו, משך האחסון יופרו, החברה נקנס. עבור פקיד, העונש נע בדרך כלל בין אלפיים לשלושת אלפים רובל. אבל אם התיעוד הראשי לא נשמר כלל, ניתן להעניש אותם בקנס של חמשת אלפים רובל או יותר.