פעולה מתקנת היא הגדרה, תכונות ועקרונות

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

אל תמהר לסגור את הדף כשאתה רואה את ה"פעולות המתקנות" המשעממות עם האותיות העצובות מאוד "QMS". כן, אנחנו מסכימים, מבחינת מידת המייגעות בעיני עובדי חברות בעלות מערכת ניהול איכות, רק הגנת העבודה יכולה להתווכח. בינתיים, ה-QMS היא המערכת היעילה והבדוקה ביותר עם היסטוריה מבריקה וכלי יישום גאוניים. אחד הכלים המרכזיים של המערכת הוא פעולה מתקנת.

הגדרות והבהרות

פעולה מתקנת היא הפעולה הננקטת כדי לחסל את הגורמים לאי התאמה. במקרה זה, מילת המפתח היא "סיבות". במילים אחרות, הכל צריך להיות מתוקן כדי שחוסר עקביות כאלה לעולם לא יתרחשו שוב בעתיד.

אי התאמה היא חריגה מהדרישות שנקבעו. שימו לב שב-QMS אין מקום למילים כמו "טעות", וזה מאודבִּיסוֹדוֹ. הביטוי "טעות" מרמז על נוכחותו של האשם, ולפיכך, על העונש המתאים.

אין דבר כזה ב-QMS ולעולם לא יהיה. הבנה וקבלה היא חצי מההצלחה ביישום ה-QMS.

קודם כל, בואו נשים הכל במקומו.

טריו פרוצדורלי

פעולה מתקנת ב-QMS היא אחד מששת ההליכים המחייבים המתוארים בתקן ISO 9000 האגדי. הליך זה קשור קשר הדוק לשני האחרים, כך נראית ה"טרויקה" ביחד:

1. נוהל ניהול מוצר שאינו תואם.
2. נוהל פעולה מתקנת.
3. נוהל פעולה מונעת.

לנסח את זה בפשטות, תחילה נקבעים חוסר עקביות, ולאחר מכן מתוכננים ומיושמים אמצעים כדי לחסל את הסיבות שלהם.

בעיית מפתח: איפה אנחנו מחפשים "משהו"?

כדי לתקן משהו, תחילה עליך למצוא ולתקן את ה"משהו" הזה. ליקויים במוצרים מיוצרים, הפרות משמעת, גסות רוח בתקשורת עם לקוח מפתח, עיוות דוחות כספיים, עלייה במספר הפציעות בעבודה - יש הרבה דוגמאות לאי ציות, הן יכולות להיות מגוונות מאוד מבחינת התנאים. של היקף הנזק לחברה ולפי נושאים. אבל הכל נראה טוב על הנייר. למעשה, קשה מאוד לאסוף עובדות ייצור אובייקטיביות בעלות אופי שלילי. בדרך כלל זה נעשה על ידי נציג ניהול איכות שאין לו מושג לגבי הניואנסים של הייצור וסודות פנימיים אחרים.

אוסףעובדות אמיתיות לתכנון ויישום פעולות מתקנות צריכות להתבצע באופן מתמיד ובמספר מקורות: בביקורת פנימית, דוחות מעובדים, תלונות צרכנים.

לא נדפוק על עצמנו ועל החבר'ה

הנה זה, המכשול העיקרי להטמעת מערכת איכות מגניבה, כולל ניהול יעיל של פעולות מתקנות. ניתן לערוך סמינרים ולכתוב מכתבי מוטיבציה לעובדים על חשיבות מילוי טופס דיווח אי התאמה בזמן על מנת שהחברה תמהר מיד לתכנן ולנקוט פעולות מתקנות לביטולו. הם יקשיבו בעניין, ינהנו בראשם ואפילו יודו לכם על תרומתכם למטרה המשותפת.

אבל אז אתה מסתכן בקבלת, במקרה הטוב, דיווח על אי התאמה קלאסית מהמוני העובדים הרחב: הכל עניין של שכר נמוך, זה הפער העיקרי. תעלה אותו, והכל יהפוך מיד לטוב. הדבר המעניין ביותר הוא שרוב האנשים כותבים דו ח כזה מהלב מתוך אמונה כנה בהצלחה.

מה לעשות ואיך לחיות? ללמד, להסביר, לעזור למלא את הטופס, לנהל משא ומתן עם המנהל הראשון כדי שיכתוב את הדוח קודם. לא בכביסה, אלא בגלגול: צריך לחשוב ולהמשיך לדבוק בקו שלך. היה ברור ושקוף ככל האפשר.

הבדל בין מתקן למניעה

אפילו יועצי QMS מתקשים לפעמים לדון בפעולות מתקנות ומניעתיות ולהסביר את ההבדל ביניהן. בינתיים זה די פשוט, ההבדל ברור ודי מוחשי. תשפטו בעצמכם:

• התאמה פשוטה היא לתקן את חוסר העקביות במקום. דוגמה: צינור פרוץ שצריך לסתום מיד. זו תהיה ההתאמה.
• פעולה מתקנת היא ביטול הגורמים לאי-התאמה. למה הצינור התפוצץ ומה צריך לעשות כדי שזה לא יקרה.
• פעולה מונעת היא פעולה למניעת אי התאמה או פיתוח כאשר שירות או מוצר חדשים מוצגים. דוגמה טובה ונפוצה מאוד היא נקיטת פעולות מנע בכל סניפי החברה אם נמצאה אי התאמה באחד מהם.

הכל התחיל עם פצצות בריטיות שלא התפוצצו

ישנן דוגמאות רבות לפעולות מתקנות, כולל היסטוריות. ההתחלה הייתה סיפור הפצצות הבריטי של מלחמת העולם השנייה שהתחיל את גישת התהליך ואת כל תקני ה-ISO בייצור.

פצצות החלו להתפוצץ לעתים קרובות בכמה מפעלים צבאיים בריטיים לפני שהן נשלחו (חוסר עקביות). ובשאר המפעלים, להיפך, הפצצות לא התפוצצו - עוד סתירה. הפתרון (פעולה מתקנת) נמצא על ידי משרד הביטחון. היא שלחה את הפקחים שלה לכל מפעל. כעת כל יצרן היה מחויב לקבוע את רצף כל הפעולות, והבקר בדק אם העובדים עוקבים אחריהם. פצצות התפוצצו כעת במקום הנכון בזמן הנכון. רַק? כן. ומבריק.

בקרת איכות מלאה של טויוטה ויפנית

QMS בטויוטהזה כבר מזמן הסטנדרט של מודל האיכות היפני ונושא מחקר ודיון כללי. טויוטה היא ה"בסיס" העיקרי של אדוארדס דמינג, מחבר הנס הכלכלי היפני עם עקרונות הפעולה המפורסמים שלו המשמשים במפעלי טויוטה ברחבי העולם.

פעולות מתקנות אינן מתמקדות באישיותו של העובד, אלא בהתנהגותו. לא אמצעים משמעתיים, אלא פיתוח אנושי ופתרון בעיות הם הערכים העיקריים של טויוטה בגוש השאלות הזה. המערכת היפנית של תעסוקה לכל החיים לוקחת על עצמה את דרגת האחריות הגבוהה ביותר של העובדים. ובשביל זה, אנשים צריכים לעבוד בסבלנות ובזהירות.

קח, לדוגמה, איחור של עובדים, דבר שאינו מקובל בסביבה ארגונית יפנית. אבל אם אתה חושב שחוסר קבילות כזו היא תכונה מולדת של אנשים בטויוטה, אז אתה טועה. למפרים של משמעת עבודה, נחתמת תוכנית פעולה מתקנת ברורה בת חמישה שלבים. יציאה היא הצעד החמישי האחרון, וכמעט אף פעם לא מגיע אליו.

המתכון של טויוטה: חמישה צעדים למפרים של משמעת תאגידית

1. השלב הראשון הוא תזכורת פשוטה מהמנהיג, רצוי בצורת בדיחה או עצה לקניית שעון מעורר. פעולה זו אינה פעולה מתקנת.
2. אם האיחור נמשך ארבע פעמים או יותר בשנה, הפעולה המתקנת הראשונה מתבצעת בצורה של תזכורת בכתב. על העובד לכתוב מה הוא הולך לעשות כדי לתקן את המצב.
3. אם אותו עובד יאחר לפחות פעמיים בשנה הבאה, תתקיים פגישת משמעת בהשתתפות רשויות גבוהות. מטרת פעולה מתקנת שכזו היא לסייע לעובד למצוא פתרון ככל הניתן ותשומת לב, לוודא שהאומלל היה מודע למה שהחברה מצפה ממנו. ניתוח הפעולות המתקנות של השלב הקודם מתבצע. בפגישה זו נוכח תמיד נציג מחלקת כוח אדם הפועל כעורך דין של העבריין.
4. אם יהיו שני עיכובים במהלך השנה הבאה, העובד מקבל … חופש כדי לקבל החלטה סופית ולכתוב מכתב לנציבות. אם הוועדה מחליטה להשאיר עובד בטויוטה, הם משלמים לו את יום החופש הזה.
5. לעובד יש כעת ארבע שנים של "מבחן". אם יתרחש אפילו עיכוב אחד במהלך השנים הללו, הוועדה ממליצה לפטר את העובד.

יש לציין שפיטורים כאלה בטויוטה הם נדירים ביותר. בדרך כלל, הכל נפתר בשלבים הקודמים של פעולות מתקנות.

אתה יכול לירות. רק היזהר

ניתן ליישם את העקרונות של "טויוטה" גם כאן. אם אתה חושב על זה, אז ניתוח הפערים והחיפוש אחר פעולה מתקנת מוסמכת הם בערך אותה תוכנית למציאת סיבות.

אי התאמה עלולה להתרחש עקב העובדה שאין מסמך רגולטורי, והעובדים פשוט לא יודעים איך לבצע פעולות. פעולה מתקנת היא יצירת הוראה אומזכר על סדר הפעולה.

סיבה נוספת לאי ציות יכולה להיות היעדר הדרכה או הוראות עבודה. יש כללים ונהלים, אבל אף אחד לא הביא אותם לידיעת העובד.

ועכשיו האפשרות השלישית: יש נוהל, והדרכה בוצעה, והזכירה שוב. כן, אבל העובד מתרשל ואינו רוצה לעבוד. כאן צריך לפטר אותו, זו תהיה פעולת תיקון קשה. כבר אין צורך להוכיח שההחלטה הזו מתאימה ל-QMS ולעקרונות של טויוטה. וכדי לא לחזור על הטעויות בבחירת וגיוס עובד חדש למשרה פנויה, יש לכתוב את תיאור הדרישות למשרה פנויה במחלקת הגיוס תוך התחשבות במקרה עם הפיטורים.

מערכת "יהלום" של ניז'ני נובגורוד: אפס פגמים

בתחילה, שיעור הפגמים היה 65.9%. דוגמה מפורסמת ליישום רוסי מוצלח של עקרונות QMS. "יהלומים" הוא שמה של מערכת כתיבה ייחודית שהומצאה והוטמעה במפעל הקטן "Instrum-Rand" בעיירה פבלובו באזור ניז'ני נובגורוד.

המפעל מייצר כלים פניאומטיים הנרכשים באירופה ובארה ב ללא אימות מוקדם. Instrument-Rand היא החברה הרוסית היחידה שעברה ביקורת הנדסית של מרצדס בנץ. באופן טבעי, הצוות המשיך הרבה זמן עד לרמה הזו.

כבר מההתחלה היה ברור שאפשר לטפל בכל פגם רק אם יש מידע ישר ומקיף על איך זה קרה.רק במקרה זה ניתן היה לזהות במדויק אי התאמות ופעולות מתקנות לסילוק הגורם לפגם. במילים אחרות, נדרשו הודאות כנות מצד העובדים, שלא מיהרו לעשות זאת. החשש לאבד בונוס או להיענש היה מתמשך ונפוץ.

באותה תקופה הומצאה ויושמה מערכת עם "יהלומים", שהיו … חלקים פגומים. מסירת מידע על נישואים הייתה התפתחות חיובית, אף אחד לא נענש על כך. להיפך, כל סתירה נדונה בצוות על מנת למצוא יחד את הפעולה המתקנת האופטימלית והנכונה ביותר. עבור ה"יהלומים" הם מקימים שולחנות מיוחדים, כמו במוזיאון. כך השתנתה הפסיכולוגיה של עובדי ניז'ני נובגורוד, ו-Tool-Rand החלה להתרומם לגבהים של ניהול איכות מוחלט.

מסקנה

סבלנות, חופש מסטריאוטיפים, ידע טוב בהיסטוריה של סטנדרטים וכישורי תקשורת מצוינים הם אוסף של תכונות די בר השגה למימוש התוכניות השאפתניות ביותר בקידום החברה.

יש הרבה מודלים ניהוליים חדשים בספרות העסקית ובאינטרנט: חלקם עם שמות אקזוטיים, חלקם עם גישות בלתי רגילות לכאורה. רק רובם דומים לאריזות ממתקים חדשות עם מילוי קלאסי.

QMS עם מערכת הפעולות המתקנות שלה מעולם לא איכזבה אף אחד. פשוט וגאוני הן שתי המילים המתאימות ביותר לתאר זאת.