מערכת ניהול מסמכים אלקטרונית (EDMS): מה זה, תכונות והמלצות

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

לפני מספר שנים, דיברו על מערכות ניהול מסמכים אלקטרוניות כעל עתיד מזהיר. כיום הם כבר בשימוש פעיל במפעלים פרטיים וציבוריים. אבל הדבר החשוב ביותר הוא שהביקוש ל-EDMS הולך וגדל כל הזמן. מהי מערכת ניהול מסמכים אלקטרונית וכיצד היא פועלת, הבה נבחן את הדוגמה של מערכות הפועלות בפדרציה הרוסית.

רקע

כדי להבין טוב יותר כיצד פועלת תוכנית EDMS, יש צורך לסקור את המושגים והמשימות הבסיסיות. גורמי המפתח הם אלה שקובעים את הבחירה של מערכת מסוימת.

אם ארגון יכול לתפקד בתנאים של ניהול לא פורמלי, אז אין צורך בניהול מסמכים. עם כניסתם של תהליכים עסקיים נוצר צורך בניהול המנגנון בעזרת תיעוד מסודר. אם לא תטפל בניירות בזמן, הם יתחילו להצטבר ויאבדו.

סכימת אחסון קבצים מיוחדת משמשת כחלופה למדיית ניירבשרת. אבל זה גם לא עובד לאורך זמן. ככל שנפח החברה גדל, הצורך באחסון וסנכרון מידע עולה.

יש דילמה: האם להשתמש באמצעי נייר ישן או EDMS כדי לאחסן מידע. מה כל כך חשוב שתוכלו לקבל בזכות המערכת האלקטרונית? הגבר את היעילות של הארגון.

אפקט כלכלי

ניתן להגדיל את יעילות העבודה בשתי דרכים: להפחית עלויות או להגדיל את התוצאות. מסמכים EDMS מאפשרים לך להשיג שתי מטרות בבת אחת. כלומר, הטמעת המערכת מאפשרת לארגון להוציא פחות, אבל להרוויח יותר.

הפחתת עלויות באמצעות הפחתת עלויות נייר, בזבוז זמן, האצת תקשורת, שינוי תרבות החברה.

כדי להעריך את היעילות של תוכנית EDMS, עליך לחשב את הזמן המושקע בניירת. חברות ייעוץ מעריכות שפעולות כאלה גוזלות 20% מזמן העבודה. במערכת הבירוקרטיה הרוסית זה לוקח אפילו יותר - 60% מהזמן. הכנסת EDMS תפחית עלויות אלו לפחות פי 10.

עבודה משרדית וזרימת מסמכים

שני המונחים קשורים זה לזה. שמירת רשומות היא מונח המתייחס למערכת רשמית של כללים לעבודה עם מסמכים. מערכות EDMS מסוימות ניתנות להתאמה אישית לפי כללי העבודה המשרדית, אך ישנן גם אותן מערכות שעל בסיסן כבר נוצרת עבודה משרדית.

מסמך הוא יחידת אחסון מידע ב-EDMS. זרימת מסמכים נוצרת מתוךמקורות שונים: מערכות אחרות, יישומים, דואר אלקטרוני, אבל מעל הכל - ממדיה סרוקה מנייר. לכן, סורקים וציוד אחר הם חלק בלתי נפרד מה-EDMS. המערכת מאחסנת את כל המסמכים, שומרת על ההיסטוריה שלהם, מבטיחה תנועה בארגון ומבצעת איתם תהליכים עסקיים.

בבסיס נתונים כזה יש החלטה, הוראה וצו של ה-SED. באמצעותם הארגון מנוהל. כל מסמך מסופק עם "עזרה". ערכת השדות בטופס תלויה בסוג המסמך. המידע נשמר במערכת בצורה של מסד נתונים של כל שדה של כרטיס כזה.

פונקציות ומשימות של EDMS

תוכנית ניהול המסמכים נועדה לפתור את המשימות הבאות:

• סיסטמטיזציה של עבודה עם מסמכים.
• יצירת מסמכים לפי תבניות, אחסון הרישום שלהם;
• אוטומציה חשבונאית;
• סיווג מסמכים.

בואו נסתכל מקרוב על הפונקציות של ה-SED. תוכנית זרימת העבודה משמשת עבור:

• יצירת כרטיסים.
• יוצר את הטקסט של המסמך;
• שמור נתונים כ-pdf או ms word;
• ניהול זכויות גישה למשתמש;
• יצירת מסלולים;
• בקרת זרימת מסמכים;
• שליחת התראות, תזכורות;
• כתבי עת, מדריכים, מסווגים;
• יצירת הזמנות;
• חפש וחתום על מסמכים;
• יצירת דוחות.

פונקציות מערכת כלליות כוללות:

• שלטעבודה עם מסמכים;
• שימוש ב-DBMS לאחסון נתונים;
• עבודה בו זמנית עם EDMS;
• מאובטח באמצעות אישורים, ברקודים והתאמה אישית.

יתרונות וחסרונות

למעבר ל-SED יש יותר יתרונות מחסרונות. עם זאת, פרויקט מאורגן בצורה גרועה יכול להרוס את כל היתרונות של אוטומציה. המטרות של יישום ה-EDMS חייבות להיות ניתנות להשגה. ההטבות כוללות:

• אחסון מובנה מרכזי של מידע;
• אותה גישה לגיבוש ועיבוד מסמכים;
• בשימוש בתבניות;
• search;
• גישה לביקורת.

החסרונות כוללים עלויות הקמה גבוהות והדרכת משתמשים קפדנית.

תהליכי מסמכים

ב-EDMS, ניהול מסמכים אלקטרוני עובר סדרה של שלבים, שבמהלכם מוקצים מאפיינים מסוימים למסמך. העיבוד מתבצע הן באופן ידני והן באופן אוטומטי. במקרה השני, הגדר:

• תנאים למעברים בין שלבים;
• הפרדת מסלול;
• מחזורי עיבוד;
• התחל תהליכי משנה, טיימרים, נהלי עיבוד;
• תפקידי משתמש מוגדרים.

סוגי טיפולים:

• יצירת מסמך.
• עריכה.
• שינוי שם.
• Move.
• שמור.
• אינדקס.
• מחיקה.

SED עלויות

ניהול מסמכים לא יכול לתפקד במלואו ללא רישיון, שרתים, הגדרה מלאה והדרכה של כל המשתמשים. כל אחד מהמרכיבים הללו דורש הוצאה כספית גדולה. בנוסף, אל לנו לשכוח את האינטגרציה של ה-EDMS עם מערכות אחרות, עדכון מסדי נתונים ותוכנות, ייעוץ תמיכה טכנית ועלויות תחזוקה אחרות.

הקדמה של EDMS

יישום הפרויקט עשוי להימשך מספר חודשים. התהליך תלוי הן במספר תהליכי התיעוד והן ביכולות פיננסיות, ארגוניות ומשאבים. ההטמעה מתבצעת לפי האלגוריתם הבא:

• יצירת קבוצת עבודה, זיהוי מנהיג;
• להגדיר יעדים ויעדים;
• בדיקת תהליכי תיעוד קיימים;
• פיתוח תנאי שימוש;
• SED בחירה;
• השלמת חוזה ליישום ה-EDS;
• פיתוח ואישור תקנות עבודה;
• בדיקת התוכן הראשוני של ספריות;
• EDS קדם מבחן;
• צוות הדרכה בעבודה;
• יישום בדיקה של EDMS;
• ניתוח של תוצאות הבדיקה;
• תיקון שגיאה;
• יישום מלא של EDMS.

שגיאות יישום

יש להקדיש תשומת לב מיוחדת לאותם תהליכים הדורשים מסמך נייר. הטעות העיקרית היא שכפול של מסמך נייר עם מסמך אלקטרוני. זה מסבך את העבודה וגורם ליחס שלילי לאוטומציה. אף אחד לא משלם תוספת עבור עבודה כפולה. יש צורך לבנות תהליכי אוטומציה ללאשִׁכפוּל. הטעות השנייה היא חוסר המוכנות של הצוות. לרוב, תהליכים חדשים נתפסים בעוינות. לכן, יש צורך להסביר לעובדים מדוע בכלל מכניסים EDMS, כדי שייגשו במודע לתהליך הלמידה.

טכנולוגיות אחסון מסמכים

ב-EDMS, ניהול מסמכים אלקטרוני מורכב מתכונות, שעל בסיסן מתבצעים חיפוש, סיווג, קיבוץ ודיווח. לעיתים נוצר מסמך על פי תבנית, לעיתים על ידי העברת נתונים ממסד נתונים. תכונות מאוחסנות בטבלאות. הקובץ עצמו ממוקם בתיקיית האחסון, המידע ממנו ממוקם בספריית DBMS. רק משתמשי EDMS יכולים לגשת לנתונים.

מהי סריקה מוטבעת?

עיבוד מלא של מסמכים עם מיקום הדגימות שלהם בארכיון מתבצע באמצעות סורקים. במהלך תהליך הסריקה, ניתן ליצור ברקוד אוטומטית על המסמך ולרשום אותו במאגר עם כיוון אחר כך לאורך המסלול שצוין.

זיהוי טקסט אופטי

מערכת ניהול מסמכים אלקטרונית זו EDMS ממירה תמונה אלקטרונית של מסמך בפורמט תמונה או jpeg לפורמט טקסט. במקרה זה, נעשה שימוש בתוכנה מיוחדת בצורה של אפליקציה עצמאית או ESCOM. BPM משולבת ב-EDMS. מה זה ESCOM. BPM? זוהי תוכנה לזיהוי מסמכים שהוקלדו בגופנים שונים. עם זאת, ראוי לציין שלאפליקציות עצמאיות יש יותר תכונות ומזהות אפילו טקסט בכתב יד.

ברקוד

טכנולוגיה זו מספקת קבוצה של נהלים ליצירה והחלה של ברקוד גרפי על מסמך. ברקוד ייחודי נוצר דרך שרת המערכת. הוא גם מספק זיהוי מסמכים, חיפוש מהיר שלו במסד הנתונים והפצה במקומות אחסון. בעת רישום מסמך, מודפס על התווית ברקוד המתאים למזהה הכרטיס האלקטרוני. הוא מודבק לגרסת הנייר של המסמך.

EDS

חתימה דיגיטלית מאפשרת לך לוודא את נכונות המסמך ואת אי-השינוי של הנתונים. החתימה מתבצעת בעזרת ספק קריפטוגרפי ומפתח תוכנה - תעודה. האחרון הוא קובץ בפורמט מיוחד, המתחדש במרכז הוצאת הרישיונות. כדי להבטיח את בטיחות המידע, עליך לאחסן את האישור על כרטיס חכם או מפתחות I-Token. הם מוגנים באמצעות PIN. אם ה-PIN הוזן שגוי מספר פעמים, האישור ייחסם אוטומטית.

חיפוש טקסט מלא ותכונות

חיפוש תכונות מתבצע באמצעות טופס מיוחד באמצעות מספר ערכים משדות הכרטיס. לדוגמה, הקריטריון "חשבון" מחפש נתונים בשדה "נמען" או "שולח". במקביל, המערכת משווה את הקריטריונים שהוזנו לנתונים בכרטיסים ומכניסה לתוצאה את אותם כרטיסים שתאמו. החיפוש מבוסס על התאמה מדויקת או חלקית.

חיפוש בטקסט מלא מתבצע בהתאם לנתונים ב-מסמך, כולל צורות מילה באמצעות כלי DBMS מובנים כגון MS SQL SERVER, ORACLE. לחיפוש מלא, יש להזין קבצים למסד הנתונים בפורמט של מסמך (doc), טבלה (xls), מצגות, הודעות.