מסמכים חשבונאיים ראשיים: סוגים, עיבוד ואחסון

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

ביצוע הנהלת חשבונות בארגונים בעלי צורות בעלות שונות בלתי אפשרי ללא השתקפות דוקומנטרית. לא הליך אחד, אף פרויקט אחד, אף לא עסקה עסקית אחת מתבצעת ללא מסמך מבוצע כהלכה, המוסדר על ידי פקודות פנימיות של המיזם ונורמות חקיקה חיצוניות. כל פעולה שמבצע עובד של, למשל, חברת סחר, החל מהמפעיל לקבלת בקשות וכלה במנהל, באה לידי ביטוי בבסיס התיעודי, המבוסס על רשימת מסמכים ראשיים.

קונספט ומשמעות

כנראה שקשה לדמיין את תפקודו של מיזם קיים בכל תחום פעילות אפשרי ללא מסמכים המאשרים עסקאות עסקיות. כמו בכל נושא אחר, התיעוד משחק כאן תפקיד חשוב מאוד. אתה בקושי יכול לדמייןעבודה איכותית ומוצדקת משפטית של שדה התעופה, המאפשרת לנוסע לצאת ללא מסמכים המעידים על זהותו - דרכון וקוד זיהוי של אזרח. כך גם קשה להניח הודאה לתנועה של רכב שלנהגו אין את התיעוד המתאים בדמות רישיון ודרכון טכני לרכב בו הוא נוהג. כך גם מסמכים חשבונאיים ראשוניים. כל חברה הרשומה ברשימת היזמים הממלכתית חייבת להחזיק במספר מסמכים הדרושים להנהלת חשבונות, שהם הבסיס הבסיסי והחוליה הראשונית בשרשרת הרגולציה הרגולטורית של התהליכים העסקיים שלה.

תיעוד חשבונאי ראשי הוא מכלול של אישורים, פעולות, פקודות, חשבוניות, דוחות ודוחות, שבאמצעותם נרשמות פעולות החברה ומוסדרים נהליה העסקיים.

סוגי מסמכים

סיווג זרימת העבודה החשבונאית כולל את הסוגים העיקריים הבאים של מסמכים ראשיים:

• לפי מטרה פונקציונלית - הנהלת חשבונות, ניהול, כוח אדם;
• לפי מידת הרגולציה - פנימית וחיצונית.

הכיוון הראשון של הסיווג מאפשר להבחין בינם לבין עצמם בין המסמכים של שלושת הרמות התפקודיות העיקריות של כל חברה עסקית לפי אופי מטרתם, והשני - לפי שיטת ארגון המשפט המשפטי. הסדרת היחסים הכלכליים. כל אחד מהכיוונים כולל מסהסוגים מסוימים של מסמכים המשקפים את הביצוע של פעולות ספציפיות על ידי עובדי החברה.

תיעוד חשבונאות

אם ניקח בחשבון מסמכים חשבונאיים ראשיים, הם, בתורם, מחולקים לרגולציה של שלושת השלבים של עסקאות עסקיות.

השלב הראשון מאופיין בסיום העסקה. כאן, התיעוד החשבונאי העיקרי מיוצג על ידי כריתת הסכם והוצאת חשבונית לתשלום. הסכם הוא מסמך המסדיר את היחסים בין שני צדדים על מנת לקבוע את התנאים לאינטראקציה ביניהם. חשבונית לתשלום היא דרישה עם הגדרה של סכום מסוים שעל פי תנאי החוזה על הקונה לשלם למוכר עבור הסחורה הנמכרת או השירות שניתן.

השלב השני של הפעילות היזמית בא לידי ביטוי במסמכי התשלום ונקרא שלב התשלום עבור העסקה. בהתבסס על העובדה שניתן לבצע תשלום בצורה שאינה במזומן או במזומן, המסמכים העיקריים עבורו מוצגים או כהצהרות מהחשבון העו ש ומפקודות תשלום, או כצ'קים וקבלות של קופאית עבור הזמנות נכנסות במזומן.

השלב השלישי, הסופי, נקבע באופן ספציפי על ידי קבלת מוצר או שירות. בהתאם לכך, היא מוסדרת גם בתיעוד ראשוני בדמות תעודת משלוח, קבלת מכירה ופעולה של קבלה והעברה של מוצרים או פעולת עבודה שבוצעה במקרה של מתן שירות מכל סוג שהוא.

תיעוד הנהלת חשבונות

ההבדל בין זרימת עבודה חשבונאית וניהולית טמון בעיקר בעובדה שהפעילות החשבונאית מוסדרת על ידי חקיקה של המדינה עם מסגרת לשקף פעילות עסקית שנקבעה במיוחד על ידי הרשויות, והניהול נקבע על פי החלטות פנימיות והעדפות אישיות של דירקטור או בעלים ישיר של חברה מסוימת. במילים אחרות, למסמכים חשבונאיים ראשוניים יש צורה קפדנית הנשלטת על ידי מסגרת רגולטורית משותפת, בעוד שמסמכי ניהול מפותחים אך ורק ברמת הארגון. אילו ניירות שולטים בהתנהלות החשבונאות הניהולית בחברה? בין העיקריים שבהם:

• קוד של תקנות עבודה פנימיות;
• מדיניות החשבונאות של הארגון;
• הסכם קיבוצי;
• תקנות וצווים של מנהל החברה;
• תיאורי עבודה;
• מסמכים מנהליים.

תיעוד HR

באשר לרשימת המסמכים העיקריים המסדירים את היחסים הבין-מדרגיים של העובדים במפעל, כמו גם בקרה על הליך חישוב השכר וקביעת אחריותו של כל אחד מעובדי החברה, כאן תיעוד העבודה כולל את העיקריות הבאות סוגים:

• צוות - כרוך במכלול כל התפקידים במפעל, שיקוף של מספרם ומספר יחידות כוח אדם, וכן תיאור של גובה שכרםעמלות, הליך של בונוסים, ביטול ערבות, קבלת ההוראות על קצבאות;
• לו"ז עבודה - כולל מידע על יום העבודה, נושאים ארגוניים ומנהליים, כללי העסקה ופיטורי עובדים וכן תנאים לקידומם כתוספת תשלום עבור עבודה או ביקורת בצורת נזיפה וניכויים מהשכר;
• תיאור התפקיד - עבודת מחלקת כוח האדם של כל מיזם מבוססת על מכלול זכויות וחובות, הוראות כלליות, משימות, אחריות, דרישות הכשרה ויחסים מבחינת כפיפות בין רמות שונות של יחידות סגל ב- עסק.

מסמכים נדרשים

לכל חברה הרשומה ופועלת כחוק יש רשימה של מסמכי חובה שחייבים להופיע במסגרת פעילותה. מסמכים ראשיים חובה הם כדלקמן:

• הסכם - לא משנה מה העסקה, מסמך זה הוא הבסיס הבסיסי בהתחלת מערכת יחסים בין שני יזמים, בין מוכר לקונה, בין היצע וביקוש;
• הוצאה חשבונית - בעת קבלת החלטה על מכירת סחורה או מתן שירותים, הצד המוכר מוציא חשבונית לצד הקונה כתנאי מוקדם לעסקה;
• צורות של דיווח קפדני - בתהליך ההסכם הוא אינו שלם ללא צ'קים, מזומן ומסמכי סחורה הקשורים לרשימת החובה;
• סחורה-תעודת מטען - מסמך המציין את הנמען, המוביל, שולח הטובין, הסחורה עצמה במבחר המינוח שלה, מספר המוצרים שנשלחו, מחיר וכמות;
• אקט של קבלה והעברה של עבודה שהושלמה או סחורה שנשלחה.

מסמכים פנימיים

כפי שהוזכר קודם לכן, העבודה של כל חברה מרמזת על נוכחות של תיעוד חיצוני ופנימי. המסמכים העיקריים העיקריים למטרות פנימיות הם רשימה של כל אותם טפסים, תעודות, הצהרות, פקודות, הוראות שפותחו ישירות בתוך המיזם וחלים רק על העובדים המתפקדים בו, מבלי שתהיה להם השפעה חקיקתית על החברה החורגת מעבר לכך. החברה הזו.

מסמכים חיצוניים

תיעוד של מטרה חיצונית מרמז על רמה היררכית גבוהה יותר של כפיפות, שכן מסמכים חיצוניים הם אלה המוסדרים על ידי המדינה והמסגרת החקיקתית שלה. ההוראות שפותחו בנושא חשבונאות, מערך החשבונות של התכתבויות חשבונאיות, תקני החשבונאות והדיווח הכספי - לכל אלה יש רקע רגולטורי ומוסדר על ידי המסגרת המשפטית של המדינה.

טופסי מסמך

צורות המסמכים העיקריות הן רב-גוניות באופי המטרה, סוג העיצוב והבעלות שלהן. החטיבות העיקריות הבאות נבדלות מבחינה משפטית:

• צורות של רישומי כוח אדם (הזמנות, הזמנות, לוחות זמנים,מצבים ולוחות זמנים רגילים);
• צורות חשבונאות על שכר ושעות עבודה (לוחות זמנים, חשבונות אישיים, יומנים, שכר);
• טפסי חשבונאות לבניית הון (תעודות, כתבי עת, פעולות);
• טפסי חשבונאות למוצר (מעשים ורישומים של מלאי, דפי משקל, כרטיסי מסיבה, דוחות על תנועת מלאי);
• טפסי חשבונאות כסף (יומן קופאי, פועל בהעברות ומזומן בקופה);
• טפסי חשבונאות מסחריים (הזמנות, חשבוניות, פעולות, מפרטים, תעודות איכות);
• צורות חשבונאות עבור עסקאות מזומן (דוח מראש, PKO, RKO, יומן רישום שלהם);
• טפסים לרישום תוצאות מלאי (רשימות מלאי, מעשים, תעודות, יומנים, הצהרות).

בנוסף לאמור לעיל, יש גם צורות של מסמכים ראשוניים לחשבונאות של מכונות ומנגנוני בנייה, הובלה בכבישים, רכוש קבוע ונכסים בלתי מוחשיים, חומרים, פריטים בעלי ערך נמוך, מוצרים חקלאיים וחומרי גלם.

הליך הרשמה

מסמכים ראשיים נערכים עקב דרישות מסוימות שיש לעמוד בהן. לדוגמה, ערכים בתיעוד חייבים להיעשות אך ורק בדיו כחולה, בעוד שהם חייבים להיות מסודרים וקראים. כמו כן, על המסמך להכיל מספר פרטים הנדרשים לכל סוג ולהיות מאושר בחתימה אישית של ראש, רואה חשבון ראשי או מורשה וכן חתום בחותמת המיזם. מספרים במסמכי כסףצריך להיות כתוב גם במילים, ובמקרה שהעמודה של המסמך ריקה, חייב להיות מקף כדי למנוע מילוי אחר כך של מספרים כוזבים על ידי כל מי שלא רוצה.

Storage

אחסון המסמכים העיקריים מתבצע ישירות בארגון. או שאתה יכול להשתמש בשירותים של ארכיון פרטי (או ממלכתי). במידה וביקורת פיקוח המסים מגלה היעדר מסמך ראשוני, מוטל על המפעל קנס שגובהו נקבע בהתאם לסוג הספציפי ומספר המסמכים האבודים. על פי החקיקה הנוכחית של הפדרציה הרוסית, המסמכים העיקריים נשמרים בארגון למשך חמש שנים לפחות.