דוגמאות של דוחות התקדמות. איך כותבים דו"ח

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

אין מנהיג כזה שלפחות פעם בשנה אינו מחייב את הכפופים לו לדווח על הנעשה. והבעיה היא שעם העסקה שגרתית, נראה שפיתוח מסמך כזה הוא משימה קשה למדי. ומשום מה אנחנו מתביישים לבקש דוגמאות לדיווחים על העבודה שנעשתה מהרשויות. מה אם הוא יחליט שאנחנו לא מתאימים לתפקיד שאנחנו מחזיקים?

מי צריך את זה

שאלה זו נשאלת על ידי המבצע שקיבל את המשימה לדווח. לרוב, עובדי חברות מרגישים כמעט נעלבים מדרישות כאלה. אבל לכל דבר יש משמעות.

ראשית, הדו ח על העבודה שנעשתה נדרש על ידי המבצע עצמו. יחס לא רשמי אלא מתעניין לתהליך זה יאפשר לך למצוא צווארי בקבוק וחולשות בכישורים שלך. אז, נקבעים הכיוונים שבהם אפשר (והכרחי) להתפתח. אחרי הכל, כולנו לומדים מהטעויות שלנו.

שנית, המנהיג צריך את זה. הדוח על העבודה שנעשתה מאפשר לך להעריך באופן אובייקטיבי את האיכות והמהירות פתרון משימות. הודות למסמך זה, שאלות רבות ייעלמו - מ"מה אתה עושה כל הזמן" הפרימיטיבי ביותר ועד למורכב "למה עלי לשנות את המחשב שלך למחשב מודרני יותר". כי הדוח יציין שלוקח זמן רב לשמור שינויים במסמך. וזה לא תלוי במבצע - ציוד משרדי מיושן לא יכול לעבוד מהר יותר. למעשה, זו הסיבה שנראה שהעובד שותה תה כל הזמן - הוא רק מחכה לסיום הפעולה.

והשאלה: "למה אני צריך לכתוב דוח על העבודה שנעשתה בחודש?" עצמו אינו נכון. כי צבירת מידע סטטיסטי ומילוי מאגרי מידע הגיוני עבור אסטרטגים, ולא עבור עובדים תפעוליים. פשוט יותר קל להם לפתור בעיה מאשר לדבר על שיטות לפתור אותה.

מה לכתוב

דוגמאות של דוחות התקדמות מראות שעליך לכתוב בפירוט רב. כל מה שנראה כדבר קטן או מחווה קטנה יכול להיות מרכיב מפתח בביצוע פונקציות ספציפיות. אבל ההבנה של זה תגיע רק לאחר עיון במספר דוחות כתובים.

אם העבודה היא בעלת אופי שגרתי, למשל, התאמה בין מסמכים וזיהוי חוסר עקביות, אז הגיוני לפתח טופס טבלאי. במקרה זה, שוב, בהתחלה הטבלה צריכה להיות מאוד מפורטת ולהכיל עמודות רבות; עם הזמן, הצורך בעמודות מסוימות ייעלם, וצורת הדוח תקבל מראה רגיל (קריאה - סביר).

Bבמספר מקרים, כשעורכים דוח על העבודה שנעשתה (מורים, למשל), אי אפשר לגשת רשמית לסוגיית ההתבוננות הפנימית. ואכן, מלבד העומס החינוכי והמתודולוגי המתוכנן ולימוד החומר הדרוש, עוסק בית הספר גם בפעילות חינוכית. זה מצריך גישה מיוחדת להכנת המסמך: יש צורך להבין את הסיבות לפיגור של מספר תלמידים, למצוא דרכים לעניין ילדים בנושא שלהם. ויחד עם זאת, אל לנו לשכוח תלמידי בית ספר מצליחים (ואפילו מחוננים).

דוח יעדים

לצורך הידור נכון ועלויות זמן מינימליות, יש צורך כבר מההתחלה להחליט לאיזו מטרה ולמה נכתב דו ח על העבודה שנעשתה לשנה. בואו נציין את הפופולריים ביותר:

- הצדקה לתועלת האמיתית של תפקיד מסוים בארגון;

- אישור על הכישורים של עובד;

- הדגמה של עבודה יעילה להנהלה;

- מקבל מימון לתקופת הדיווח הבאה;

- קבלת הסכמה לפיתוח כיוון (רעיון);

- רציונל להוצאת משאבים וכספים שהוקצו וכו'.

הניסוח הידוע - ההצהרה הנכונה של הבעיה מספקת 50% מהפתרון - עובד גם במקרה זה. ככל שנבין טוב יותר מדוע יש צורך בדוח, כך קל לנו יותר לכתוב אותו. עד לעובדה שהמסמך "לראווה" אינו דורש מאיתנו גישה יצירתית כלל. וזה גוזל זמן.

מבנה המסמך

אם אין לחברהטופס דיווח שפותח, אז אתה צריך לפתח אותו בעצמך. לדעת את מטרת המסמך, יש צורך לחשוב על המבנה שלו. דוחות התקדמות לדוגמה מצביעים על כך שיש צורך במתווה ברור ופשוט.

בהתחלה, יש להסביר את המטרה וההיגיון של הצגת המידע. הסבירו את סדר ההצגה וערכו תוכן עניינים. לטבלה, יש צורך לתת הסברים קצרים מדוע נבחר טופס כזה.

בתוך סעיפים ותתי סעיפים, צריך גם לדבוק באחדות ההצגה. אז המסמך יהיה מובן יותר, כתוצאה מכך, קל יותר לתפוס אותו. בדוח לתקופה ארוכה, איורים בצורת דיאגרמות וגרפים מתאימים למדי, מה שיקל על התפיסה. אבל כאן אתה צריך לדבוק בכלל "אמצע הזהב": טקסט מוצק, כמו גם חומרים ויזואליים בלבד, מתעייפים מהר מאוד.

סטיילינג

לעובד רגיל, אולי הדבר הקשה ביותר לכתוב הוא מינוח וניסוח. דיווח בומבסטי ייראה לא טבעי ויגרום לתגובה שלילית מההנהלה. ניסוח פשוט מדי (25 מסמכים מרוכזים, למשל) ידחו את הקורא.

אבל יש להימנע מתבניות. היוצא מן הכלל היחיד הוא המסמך שאף אחד לעולם לא יקרא. לפעמים אנו נתקלים בבעיות כאלה, אבל במאמר זה אנו מעוניינים בדיווחים אמיתיים (לא פרופורמה).

בכל מקרה, אסור לדבר רק על הישגים. כדי להדגיש אותםיש צורך לדבר על הקשיים שהיה צריך להיתקל בהם במהלך העבודה. בין היתר, ניתוח מורכבות הוא חומר למחשבה לגבי אופטימיזציה של עבודה למנהלים. דוגמאות לדוחות התקדמות מצביעות על כך שאסור להשתמש בביטויים מעורפלים כמו "מצב לא מספק", "קשיים שנתקלו" וכו'. עדיף לקרוא לכל דבר בשמו הנכון: "מכונת צילום מקולקלת", "חוסר גישה לאינטרנט", "חוסר או קבלה בטרם עת של מידע מהמחלקה הקשורה. כל זה מאפשר לנו להעריך בצורה נאותה ואובייקטיבית את המצב הנוכחי בחברה.

הערכת תוצאות

יש לגבות כל תוצאה במספרים. קונקרטיזציה כזו מספקת הבנה של הדינמיקה של התפתחות.

בנוסף, יש צורך להגדיר את הקריטריונים להערכת התוצאות. האם זו תהיה תקופת הדיווח הקודמת (אם מדובר בדוח רבעוני, למשל) או להיפך, אחוז השגת היעדים שנקבעו, זה תלוי במחבר המסמך.

באופן כללי, אינדיקטורים עקיפים יכולים לספר הרבה על תהליך פתרון המשימות. יש כאן גם שפע של מידע לניתוח נוסף. מקביעת עלויות העבודה ועד להבנת הנכונות של הגדרת יעדים.

מבעיה לפתרון

רוב הדוחות נכתבים על בסיס התקדמות אחר התקדמות. מסמך שמראה בבירור את הקשר בין בעיה לפתרון הוא יתרון יותר. הקורא מבין מיד אילו שיטות וטכניקות (במידת הצורך)המבצע ניצל את השלמת המשימה בזמן ובאיכות גבוהה.

השרשרת המפורטת עוד יותר "בעיה ספציפית - הגורמים לה - הצבת יעדים - פתרון" מרמזת מיד על הצורך להציג דוח יומי בצורת טבלה. יתרה מכך, שמות הגרפים כבר ידועים. מידע המוצג בדרך זו קל לקריאה ולניתוח.

הצגת אינדיקטורים כמותיים

במקרים שבהם הדוח מורכב בעיקר מנתונים מספריים, הטופס הטבלה יכול להיות פשוט מאוד קשה להבנה. זרם רציף של מספרים ממש מעייף את הקורא לאחר מספר דקות. דבר נוסף - תרשימים וגרפים צבעוניים. הם ברורים, מובנים, קלים לקריאה.

יש להגיב על כל דיאגרמה. בנוסף, יש צורך לציין כיצד הגרפים השונים קשורים ביניהם; הסבר על קשרי סיבה ותוצאה יקל עוד יותר על ניתוח הדוח.

אם הושקעו משאבים חומריים במהלך העבודה, לא צריך רק לרשום את כולם. במקום זאת, יש לרשום את ההטבות שנרכשו. משפט יבש: "ציוד משרדי נרכש" ישמע אחרת לגמרי אם תכתוב: "נוצרו 2 משרות שאפשרו להגדיל את התפוקה של המחלקה."

איך להוציא מסמך

למרות העובדה שאין צורת קומפילציה אחת, ניתן לערוך דו ח על העבודה שנעשתה בהתאם ל-GOST, המגדיר את העיקרקריטריונים מדעיים. הוא מפרט את הדרישות לעיצוב, סוג גופן וגודל וכו'.

באשר לקריאות המסמך, הנה כמה טיפים:

- נסה להחזיק לא יותר מ-5 משפטים בפסקה אחת;

- ניתן להדגיש מחווני מפתח בגופן או בצבע;

- שברו את הטקסט כך שהטבלה או הגרף לא יתפסו את כל העמוד; הקפד להשאיר מקום להערות עליהם;

- כתוב סיכום ברור ותמציתי של הדוח.

טיפים אלו יעזרו להקל על תפיסת הדוח שלך, מה שאומר שבהתחלה הם יגדירו את הקורא ליחס נאמן כלפי מחבר המסמך. תאר לעצמך שאתה הבוס. ועשה את הדו ח בצורה שתהיה לך שימושית ומעניינת לקריאה.