יעדים ואחריות של מחלקת הרכש

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

למה אנחנו צריכים מחלקת רכש? בכל ארגון מחלקה זו מיוצגת בצורה כזו או אחרת. ועבודתו משפיעה ישירות על היעילות של הארגון כולו. בואו נסתכל מקרוב כיצד עבודת המחלקה משפיעה על תוצאות הארגון.

יעדי המחלקה

מחלקת הרכש היא מחלקה המתמחה ברכישת סחורה מספק בתנאים הנוחים ביותר לחברה.

לעבודת המחלקה יש השפעה ישירה על כל פעילות החברה. למבחר, למכירות, מלאות המחסנים, זמינות הסחורה הדרושה, שימוש יעיל בהון חוזר.

ניתן לדרג יעדי רכישה על סמך היעדים הגלובליים של החברה, אבל הרשימה הכוללת נראית לרוב בערך כך:

• קבע את הצורך של החברה במוצר מסוים;
• לרכוש מוצרים במחיר הטוב ביותר;
• לקדם מחזור מכירות גבוה;
• צור תנאים לקבלת סחורה בזמן;



• להעריךאיכות המוצר ורכישת האיכות הגבוהה ביותר;
• לשמור על מערכת יחסים עם ספק או ספקים;
• עבוד ביעילות עם שאר החברה;
• עקוב ביעילות אחר סחורות שנרכשו;
• עקוב אחר המחזור, מקבל את התועלת המרבית עבור החברה.

פונקציות עיקריות

בארגונים שונים, התפקידים של מחלקת הרכש יכולים להיות שונים זה מזה באופן משמעותי. עם זאת, ישנם פונקציות ואחריות שיאפיינו מחלקה כמעט בכל חברה:

• ניטור שוק הספקים;
• מעקב אחר זמינות הסחורה במלאי;
• מילוי בזמן של המבחר;
• חפש את הספקים והמחירים הטובים ביותר;
• משא ומתן עם ספקים;
• שליטה במשלוח והובלת מטענים של סחורה;



• קבלת סחורה;
• בקרת איכות של מוצרים שנרכשו;
• תלונות, במידת הצורך.

פונקציות נוספות של מחלקת הרכש, שעשויות להיות קיימות בארגון או לא - בהתאם לפרטים והמבנה שלה:

• ניהול מגוון;
• איסוף מידע על מתחרים;
• מעורבת ספקים בארגון השיווק.

Structure

מבנה מחלקת הרכש בנוי בהתאם ל:

• גודל ארגון;
• industries;
• מספר יחידות המבחר במחזור;
• מספר ספקים;
• המיקום הגיאוגרפי שלהם.

בהתאם לסוג הארגון, מחלקת הרכש עשויה להיות מנוהלת מרכזית או אזורית.

ככלל, זהו מבנה מטריציוני המורכב מראש (ראש, מנהל) מחלקת הרכש ומנהלים (מומחים) לרכש.

המספר הממוצע של פריטים או קטגוריות למנהל הוא בערך 7, אבל זה עשוי להשתנות בהתאם לנפח הייצור או המחזור.

חובות המחלקה ועובדיה

לצורך עבודה יעילה של מחלקת הרכש, יש צורך בחלוקת אחריות ברורה של מחלקת הרכש בין עובדיה.

אחריותו העיקרית של ראש המחלקה היא להבטיח את המשכיות ויציבות אספקת הסחורה הדרושה על ידי ייעול עבודת המחלקה ותיאום פעילות העובדים. כמו כן, על מנהל הרכש להיות בעל מושג על כל החוזים והקטגוריות שנסגרו על מנת לארגן ולהמשיך את העבודה האפקטיבית של המחלקה גם בהעדר מי מהעובדים.

התפקידים של מנהלי רכש או מומחים רגילים של המחלקה כוללים ארגון אספקת סחורות, מעקב אחר הובלת מטענים, שליטה בתשלום עבור מגרשים שנרכשו ותכנון רכישות.

מודל יעיל יהיה שבו לכל קונה יש תחום אחריות משלו, המורכב מרשימת מאמרים או קטגוריות מוצרים.

דרישות לעובד

בהתחשב באחריותם של העובדים ובתפקידי המחלקה, ניתן להכין רשימה של דרישות עבורמועמד אידיאלי לתפקיד הקונה.

עובדי מחלקת הרכש צריכים להיות בעלי הכישורים, הידע והאיכויות האישיות הבאות בהתאמה:

• יכולת לנתח מידע. בחירת הספק צריכה להתבסס על קריטריונים רבים. זהו המחיר הטוב ביותר, ויתרון גיאוגרפי, ויישור הלוגיסטיקה של חברת הספק והארגון שלך.
• ידע בעקרונות התמחור.
• ידע על המסגרת המשפטית לרכש.
• היכולת לערוך ולסכם חוזים.
• היכולת לנהל משא ומתן. לפעמים חשוב מאוד לערוך תנאים אישיים עם ספק עבור החברה שלך. הפחתת מחיר הספק או שימוש במשאבי הספק לקידום מכירות, הכשרה ספציפית למוצר לצוות שלהם, תשלומי מוצרים ומערכות לאחר תשלום יכולים כולם לשמש יתרון תחרותי טוב בין חברות דומות.
• היכולת לשמור על קשרים עסקיים.
• היכולת לתכנן את הפעילויות שלך.

הנעת קונים ומנהל רכש

מערכת המוטיבציה של מחלקת הרכש צריכה להיבנות באופן שהעובד יעבוד ביעילות מירבית. אך יחד עם זאת, אין להציג דרישות ודרישות סותרות החורגות מיכולות העובד.

כדי ליישם מערכת מוטיבציה חודשית, אתה צריך:

• צור מודל KPI עבור המחלקה. מדובר באינדיקטורים כמו הגשמת תוכנית הרכש, יחס המחזור, רווחיות המכירותסחורות, נוכחות והעדר סחורות מיושנות.
• צור מודל של מדדי ביצועים מרכזיים לכל עובד על בסיס קריטריונים כמו דלתא המחיר של הארגון בהשוואה למתחרים, זמינות המוצר הנדרש, איכות המוצר הנרכש, השקת מותגים חדשים, הפרט. תנאי הספקים ועוד.
• בהתבסס על מודל KPI, הפרמיה מחושבת. יתרה מכך, יהיה יעיל לשלם בונוס המורכב משני חלקים: בונוס עבור ביצועי המחלקה ובונוס עבור מימוש אישי של תוכניות.

במקביל, לכל קריטריון KPI חייב להיות מאפיינים כגון:

• מדידה;
• transparency;
• יש ליצור קריטריון תכנון תוך התחשבות במגמות בשוק.

כלומר, הקונה יכול, אם ירצה, לחשב באופן עצמאי את גובה הפרמיה שלו.

הבונוס של ראש המחלקה יכול להתבסס על מדדי המחלקה כולה, ולכלול גם את מדדי הביצוע של כל עובד בנפרד.

יחד עם זאת, חלק הבונוס של עובד רגיל במחלקת הרכש צריך להיות כ-50% מכלל השכר, והבונוס של ראש המחלקה צריך להיות כ-30-40%. השאר הוא שכר, מכיוון שלא ניתן לקשור את כל מדדי הביצועים המחלקים לפעילויות של עובד ספציפי.

האם המכירות נופלות באחריות הקונה

בחישובי ה-KPI של מחלקת הרכש, ניתן להשתמש בקריטריון כזה כמו מחזור הסחורה הנרכשת - היחס בין המכירות לנכסיה.

נראה שהקונה צריך לעשות זאתעוסקים רק ברכישת סחורה, אך עדיין איכות הסחורה הנרכשת, אטרקטיביות המחיר שלה עבור הצרכן הסופי או לקוח החברה משפיעה משמעותית על יישום תוכנית המכירה.

לכן, הכמות והאיכות של מחצית המכירות תלויות ברכישות שבוצעו היטב.

מקום מחלקת הרכש במבנה הארגון

יש לפתור את המשימות שנפתרות על ידי מחלקת הרכש, בהתאם למגמות השיווק המודרניות, לפי הסדר הזה:

• תחילה, נבנית אסטרטגיית מכירה (מוצר מוגמר או סחורה קנויה).
• לאחר מכן, אם מחלקת הרכש נמצאת בארגון, נושא אסטרטגיית הייצור מוכרע.
• ורק אז פותחה אסטרטגיית רכש עבור הסחורה, חומרי הגלם או הרכיבים הדרושים.

ראש תחום הרכש מדווח לעתים קרובות ישירות למנכ ל החברה.

חייבת להיות תקשורת יעילה גם בין מחלקת הרכש למחלקת השיווק והמכירות. בלי זה, מאמצים רבים ליצור מחלקת רכש, לשפר את המבנה והמוטיבציה שלה יישארו ללא התוצאה הראויה.

אם מיושמת מערכת לניהול קטגוריות בהחזקה או בארגון, על הקונה לעבוד בשיתוף עם מנהל הקטגוריות. יחד עם זאת, יש לתחום את תחום האחריות של כל מומחה כך שמערכת המוטיבציה תישאר שקופה ומובנת לכולם.