ביצוע תיאור התפקיד: נוהל רישום, דרישות ותנאים, דוגמה

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

כל ארגון מעוניין בכך שהעובדים יבצעו את עבודתם בצורה יעילה ככל האפשר, תוך הבנה ברורה של היעדים והיעדים שהוצבו להם. עיצוב מיומן של תיאור התפקיד יעזור בארגון העבודה.

הליך הנפקת CI

מסמך זה מסדיר את יחסי העבודה הפנימיים של עובדי הארגון. הליך מתן תיאור התפקיד יהיה תלוי בתפקיד הספציפי, אך ככלל מסמך זה אמור להסדיר את מקומו ומינויו של העובד במנגנון הניהולי, וכן דרישות הכשירות עבורו, זכויותיו התפקודיות, חובותיו וחובותיו, כפי כמו גם תמריצים אפשריים.

על פי חוק, אין צורך שחברה תנפיק תיאורי תפקיד, אך מסמך זה מסייע לא רק בהסדרת פעילות העובדים, אלא גם בהופעתם של סוגים שונים של מצבי עימות בתוך הארגון או עם המס.

לפי Rostrud, מסמך זה צריך להיות נפרד עבור כל תפקיד ספציפי שנמצא ברשימת הצוות (אפילו עבור אחד פנוי). ההוראה מבטאת את האינטרסים של שני הצדדים ביחסי העבודה, משום שהיא מכילה מידע נוסף, דרישות הקשורות לאיכויות האישיות, העסקיות של העובד ועוד.

בהיעדר מסמך זה, זה הופך לבלתי אפשרי:

• צידוק לשלילת העסקה;
• הערכה אובייקטיבית של ביצועי העובד לתקופת המבחן;
• חלוקת תפקידי העבודה בין העובדים;
• העברה זמנית של עובד לעבודה אחרת;
• הערכה של מצפוניות ושלמות ביצוע העובד בתפקידי העבודה שלו.

החקיקה אינה מציבה דרישות ספציפיות לביצוע תיאור תפקיד, יתרה מכך, העדר מסמך זה אינו מהווה עבירה על החוק, ולכן אינו גורר אחריות. מצד שני, עובדה זו עלולה לגרום לתוצאות שליליות בקבלת פעולות והחלטות בלתי חוקיות על ידי המעסיק.

תיקון וניסוח

הבסיס לפיתוח וביצוע תיאורי תפקידים הוא ספריית המשרות כשירות. הוא מכיל מאפייני הסמכה, המחולקים ל:

• חובות מומחה;
• ידע נדרש;
• דרישות הסמכה לעובד.

חשוב להבין שמדריך זה נועד להקל על פתרון רגעי העבודה, הסדרתם וכן לארגן את הפעילויות האפקטיביות ביותר בניהול כוח אדם. זה יעוץ בלבד.

ביצוע תיאורי תפקידים לעובדים אינו מוסדר בתקנות משפטיות. בהתאם לכך, המעסיק מחליט באופן עצמאי כיצד להנפיקו ולבצע את השינויים הנדרשים. ההוראה יכולה להיות מסמך עצמאי או להיות נספח לחוזה עבודה.

התאמה קשורה לרוב לשינויים בתנאים המחייבים בהסכם העבודה. המעסיק מחויב להודיע לעובד בכתב מראש על השינויים הקרובים. אם עובד במשרה מלאה מסכים להמשיך את יחסי העבודה, אזי ההנחיות מתוקנות בהתאם. אם מדובר ביישום TD, יש צורך לבצע שינויים על ידי עריכת הסכם נוסף.

הנחיות אוסף

קוד העבודה אינו אומר דבר על הכנה וביצוע של תיאורי תפקידים. למרות זאת, זהו המסמך החשוב ביותר, שתוכנו כולל את תנאי ההתייחסות, תפקוד העבודה, מגבלת האחריות וכן דרישות הכשרה. מסמך זה עשוי ב-2 עותקים, אחד מהם ניתן לעובד.

בעת הנפקת תיאור תפקיד בהתאם ל-GOST, הם נהגו להסתמך עלתקן המדינה R 6.30-2003, שהוכנס לתוקף על ידי הצו של תקן המדינה של רוסיה מס' 65-st. מיום 2003-03-03, אך השפעתו פסקה, שכן ביום 2017-01-07 נכנסה לתוקף GOST R 7.0.97-2016. פרטים שנדרש לציין במסמך זה מתוארים בסעיף 2 של GOST.

תיאור תפקיד לדוגמה נשלח לאישור לכל הפקידים המעוניינים בכך. כל הצעה והערה על הפרויקט לבעלי תפקידים מעוניינים ניתן להגיש על גבי גיליונות נפרדים, עליהם יש לתארך ולחתום על ידי עובדי הארגון. עיצוב תיאור התפקיד יכול להתבסס על GOST R 7.0.97-2016, שם מותר להנפיק אשרות אישור בעמוד האחרון בתחתית המסמך המקורי. כמו כן, ניתן לאשר מסמך זה באמצעות גיליונות (לפי שיקול דעתו של המיזם).

כללים לפרטי רישום

תקני המדינה המפותחים משמשים מודל לעיצוב תיאור התפקיד. לטענתם, על כל סוג של תיעוד ארגוני ואדמיניסטרטיבי להיות מלא פרטים מלאים. גם סדר סידורם על הגיליון מוגדר וחשוב. תיאור התפקיד מתייחס למסמכים לשימוש פנימי ולכן אין צורך לציין סוגים מסוימים של פרטים. לדוגמה, אין זה הגיוני לרשום את הלוגו של הארגון, נתוני האסמכתא שלו, מספר הרישום או קוד OKPO.

פרטים נדרשים שיש לציין בהוראות:

• שם החברה, החטיבה הספציפית שלה;
• שם המסמך עצמו (תיאור התפקיד), המפרט את התפקיד הספציפי שלשמו הוא פותח;
• OKUD (קוד טופס מסמך), להנחיות - 0253051;
• תאריך ומקום שבו נערך המסמך;
• סימני אישור ואישור;
• מספר רישום;
• חלק טקסט;
• שדה שמיועד לחתימות של אנשים מוכרים;
• חתימת הפקיד שפיתח את המסמך.

חלקים ראשיים

תיאור משרה לדוגמה לפי GOST צריך לכלול מספר סעיפים. כל אחד מהם מחויב לשקול בפירוט את השאלות הבאות:

1. תוכן ורשימת פונקציות העבודה, כמו גם רשימה של סוגי עבודות שבוצעו הקשורות לתפקיד זה.
2. סמכויות וזכויות של מומחה, התיאור הקצר שלהם.
3. אחריות החלה על עובד בגין אי ביצוע לא תקין או מלא של מטלות עבודה.

באשר לדרישות לעיצוב הטקסט, הן סטנדרטיות: רוחב השוליים התחתונים והעליונים הוא לפחות 20 מ מ. בטקסט יש צורך להשתמש במונחים מיוחדים המבוססים היטב בסביבה העסקית בעת שימוש בתורות דיבור וכן יש צורך להשתמש בחותמות מקצועיות. סגנון הצגה זה יסייע בהימנעות מפרשנות מעורפלת של המשמעות, וכן יהפוך את המידע בטקסט למובן ככל האפשר לתפיסת העובדים.

מנהל מכס CIאישור

עובד זה מסווג כמומחה. הוא מתמנה ומפוטר מתפקידו בפקודת ראש המפעל. תיאור התפקיד של מומחה שחרור ממכס קובע כי אדם שיש לו:

• השכלה מקצועית גבוהה יותר בהתמחות "מנהגים" ללא ניסיון בעבודה;
• השכלה גבוהה בכלכלה או משפטים, עם ניסיון עבודה של שנה לפחות;
• השכלה תיכונית מתמחה עם לפחות 3 שנות ניסיון בעבודה;
• תעודת הסמכה בהתמחות בשחרור ממכס, קורסי רענון בתחום השחרור אחת לשלוש שנים.

בפעילותו, מומחה זה צריך להיות מודרך על ידי:

• צ'רטר של הארגון;
• תקנות משפטיות, המלצות פרופיל מתודולוגי לגבי שחרור ממכס;
• פקודות, פקודות ראש;
• תיאור התפקיד שלו.

מה שמומחה שחרור ממכס צריך לדעת

המנהל של קו עבודה זה צריך לדעת את הדברים הבאים:

• מעשים משפטיים ורגולטוריים, כמו גם מסמכים וחומרים מנחים אחרים המסדירים את התנאים למעבר סחורות מעבר לגבול ואת הליך שחרור מהמכס;
• חובות, זכויות וחובות של סוכן מכס, מצהיר;
• אמצעי ויסות המדינה של פעילות כלכלית זרה;
• כללים שבהם מתבצעת בקרת מטבע חוץ למטרות מכס;
• משטרי מכס;
• אמצעי אחריות החלים על עבירות ופשעים בתחום המכס;
• הנוהל שננקט להצהרה, כמו גם סוגים וצורות של הצהרות מכס;
• סיווג החל על טובין למטרות מכס;
• נוהל וכללים החלים על מילוי תיעוד מכס;
• סוגים וסיווג תשלומי מכס, וכן הנוהל החל בעת התשלום וחישובם;
• נהלי דיווח שנקבעו על ידי הארגון;
• כללים שהוחלו לקביעת ערך המכס;
• יסודות תרבות התקשורת, הכלכלה, הפסיכולוגיה, ארגון העבודה;
• כללים לשימוש בחומרה ותוכנה חדשניים;
• נורמות וכללים של בטיחות תעשייתית, הגנת עובדים במקום העבודה;
• יסודות דיני עבודה.

אחריות התפקיד של מנהל עמילות מכס

תיאור התפקיד לדוגמה של מומחה זה קובע את האחריות הבאה:

• בצע ניירת עבור סחורות שעוברות מעבר לגבול, בצע פעולות אחרות הנחוצות בעת ארגון שחרור ממכס.
• הצהר על הסחורה במשטר המכס, בהתבסס על המידע הכלול במשלוח ואחריםמסמכים.
• בדוק את דיוק המידע על הסחורה המועברת, המצוין בתיעוד ההובלה והמסחר.
• קבע את קוד הסחורה על סמך המינוח שלהם.
• בחרו שיטה לחישוב ערך המכס ובצעו את החישוב על פיה.
• קבע את סוג המס על טובין, חשב אותו.
• קבע את ארץ המקור של הסחורה העוברת מעבר לגבול.
• החל תמריצי מס, העדפות תעריפים.
• ספק שירותי ייעוץ בנוגע לשחרור ממכס.
• שמור תיעוד ועבודה משרדית, עבד מידע.

זכויות של מנהל עמילות מכס

ביצוע נכון של תיאור התפקיד כולל את הזכויות הבאות של מומחה שחרור ממכס:

• הזכות להכיר את טיוטות ההחלטות של מנהלים הקשורות ישירות לפעילותם.
• הזכות להציע הצעות בנוגע לשיפור פעילויות העבודה.
• הזכות לדווח להנהלה על ליקויים קיימים בארגון (בסמכותו של מומחה) שעלו במהלך העבודה, וכן להציע הצעות לסילוקם.
• הזכות לבקש, בשם ההנהלה או באופן אישי, מסמכים או מידע ממחלקות הארגון הנחוצים לביצוע מטלות העבודה.
• הזכות לדרוש מהנהלת הארגון לסייע בביצועאחריות עבודה מיידית.

קשרים, אחריות והערכת עבודתו של מנהל שחרור המכס

מדגם של העיצוב הנכון של תיאור התפקיד של מומחה זה מציין שהוא מדווח לראש היחידה המבנית. הוא מקיים אינטראקציה עם עובדי יחידות מבניות בנושאים שנכללים בסמכותו.

הדרישות לעיצוב תיאור התפקיד כוללות גם נוכחות של קטע אחריות של מומחה שחרור ממכס. את תוצאות פעילות העבודה של המנהל יש להעריך ראש היחידה המבנית שלו. מנהל השחרור מהמכס צריך להיות אחראי על:

• אי-ביצוע, ביצוע לא תקין של תפקידים ישירים;
• גרימת נזק מהותי במהלך פעולות העבודה (בהתאם לחוק);
• אי ציות לתקנות עבודה פנימיות, נורמות וכללים של בטיחות תעשייתית והגנת העבודה.

אילו משימות פותר תיאור התפקיד?

אם מסמך זה נערך בצורה נכונה ומצויה בקפדנות על ידי כל עובדי הארגון, אז זה יהווה תמיכה בעבודת המיזם. דוגמה לתיאור תפקיד צריכה להיות מסמכים העומדים בדרישות המדינה. זה יבטיח את המשמעות של תיעוד זה ויהווה הוכחה לאותנטיות.

אמנם תעודת זהות של עובד אינה נכללת ברשימת המסמכים הנדרשים, אך נוכחותה מהווה יתרון גדול בעבודת החברה. זה פותר את משימות הייצור והניהול הבאות:

• הגדרה ברורה של אחריות עבודה עבור יחידת עבודה בודדת, הכלולה בטבלת האיוש, תוך התחשבות בכל המאפיינים של משימות ספציפיות ומקום העבודה;
• תיחום אחריות התפקיד, קביעת קשרים בין תפקידים, הקמת היררכיית שירות וכן כפיפות;
• הצדקה להחזר לעובד מסוגים מסוימים של הוצאות הנובעות ממילוי תפקידו בעבודה;
• קביעת דרישות הכשרה ברורות ומובנות לתפקיד וקריטריונים להערכת האפקטיביות בביצוע התפקידים, כמו גם עמידה בתפקיד שמילאו;
• ביסוס הזכויות והחובות של מומחה, קביעת תחום אחריותו ועונשו, הניתנים בגין הפרה או אי ביצוע חובות רשמיות.

מסמך זה חייב להיות כתוב בצורה נכונה, וגם לעמוד בדרישות שנקבעו. התקנות ברמת המדינה המסדירות את הכללים להנפקת מסמך זה הן GOSTs, הקובעות דרישות ספציפיות להנפקת ניירות עסקיים. בעבר, נעשה שימוש ב-GOST R 6.30-2003, אך השפעתו פסקה, מכיוון ש-GOST R 7.0.97-2016 נכנס לתוקף ב-1 ביולי 2017. ראוי לשים לב לעובדה שההוראות הקבועות בהוראות אינן צריכות להרע בשום אופן את תנאי העבודה, כמו גם את מצב העובדים, בהשוואה.עם אלה המובטחים בחוק.

קטעים נוספים

כמה מהקטעים הנוספים הנפוצים ביותר ב-CI:

1. "יחסים" הוא סעיף המסדיר את קשרי הייצור של עובדים הן ממחלקה אחת והן ממחלקות שונות. במידת הצורך, הוא קובע תקשורת רשמית בתוך הארגון, כמו גם עם ארגונים של צד שלישי. הדבר נחוץ, למשל, אם העובד מקיים אינטראקציה עם קבלנים ויש צורך ליידע את ההנהלה על כך. על מנת לשפר את איכות DI, לא יהיה מיותר לקבוע בסעיף זה את הנוהל והתדירות של העובד למסור תכניות, דוחות ומסמכים נוספים.
2. "הערכת עבודה" הוא קטע שבו הקריטריונים להערכת העבודה יקבעו בצורה ברורה.
3. "הנוהל לבדיקת תיאור התפקיד." בסעיף זה, כדאי להגדיר את תקופת התוקף וכן את התנאים לבדיקת ה-MDI, הכוללים:

• כל שינוי במבנה הארגוני;
• עדכון, שינויים באיוש;
• הופעת אחריות עבודה חדשה, שמובילה לחלוקה מחדש של תחומי אחריות קיימים;
• שינוי אופי העבודה עקב הכנסת טכנולוגיות חדשניות.

חלקים נוספים צריכים להיות ממוקמים בסוף תיאור התפקיד.