עיבוד תיעוד ראשי: דרישות, דוגמה. תיעוד חשבונאי ראשי

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

הפעילות של כל מיזם קשורה קשר הדוק לתחזוקה ועיבוד של תיעוד ראשוני. זה הכרחי לדיווח, חישוב תשלומי מס, קבלת החלטות ניהול. במאמר נשקול מה זה - תיעוד ראשוני בהנהלת חשבונות - וכיצד הוא מעובד.

מושגים בסיסיים

תיעוד ראשוני בהנהלת חשבונות - מה זה? זה נקרא עדות לעובדה של עסקה עסקית, המשתקפת על הנייר. נכון לעכשיו, מסמכים רבים מורכבים במערכת האוטומטית "1C". עיבוד התיעוד העיקרי כולל רישום וניהול חשבונות של מידע על עסקאות שהושלמו.

חשבונאות ראשונית היא השלב הראשוני של תיקון אירועים המתרחשים בארגון. עסקאות עסקיות הן פעולות הגוררות שינויים במצב הנכסים או ההון של הארגון.

עיבוד התיעוד העיקרי בחשבונאות: דוגמה לתכנית

ככלל, בארגונים תחת המושג "עבודה עםתיעוד" מרמז:

• השגת נתונים ראשיים.
• מעבד מידע מראש.
• Documentation.
• אישור על ידי ההנהלה או מומחים המורשים בהוראת המנהל.
• מעבד מחדש תיעוד ראשי.
• ביצוע הפעולות הדרושות לביצוע עסקה עסקית.

Classification

יש תיעוד ראשוני חד פעמי ומצטבר. לעיבוד המידע הכלול בניירות כאלה יש מספר תכונות.

תיעוד חד פעמי נועד לאשר אירוע פעם אחת. בהתאם לכך, הליך עיבודו מפושט משמעותית. תיעוד מצטבר משמש לפרק זמן מסוים. ככלל, הוא משקף פעולה שבוצעה מספר פעמים. במקרה זה, בעת עיבוד התיעוד הראשי, המידע ממנו מועבר לפנקסים מיוחדים.

דרישות תיעוד

תיעוד ראשי נערך בזמן הפעולה או מיד לאחר סיומו.

השתקפות המידע מתבצעת בטפסים מאוחדים מיוחדים. בהיעדר טפסים מאושרים, המיזם יכול לפתח אותם באופן עצמאי.

שלבי עיבוד תיעוד חשבונאי ראשי

בכל מפעל במדינה יש עובד שאחראי לעבודה עם המידע העיקרי. המומחה הזה צריך לדעתהכללים לעיבוד תיעוד ראשוני, עומדים בקפדנות בדרישות החוק וברצף הפעולות.

השלבים של עיבוד התיעוד העיקרי הם:

• מונית. זוהי הערכה של העסקה המשתקפת על הנייר, אינדיקציה לסכומים הקשורים לביצועה.
• קיבוץ. בשלב זה, מסמכים מופצים לפי מאפיינים משותפים.
• חשבונאות. הוא מניח כינוי של חיוב ואשראי.
• כיבוי. כדי למנוע תשלום חוזר על מסמכים ראשיים, רואה החשבון שם סימן "שולם".

טעויות במסמכים

הם יכולים להתרחש מסיבות שונות. בעיקרון, הופעתם נגרמת מיחס רשלני של העובד לעבודה שהוא מבצע, אנאלפביתיות של המומחה ותקלה בציוד.

מומלץ מאוד לתקן מסמכים. עם זאת, במקרים מסוימים, אי אפשר לעשות בלי תיקון שגיאות. על רואה החשבון לתקן את הטעות שנעשתה בתיעוד הראשי באופן הבא:

• חוצה את הערך השגוי בקו דק כך שיראה בבירור.
• כתוב את המידע הנכון מעל הקו המחוקק.
• סמן את "Corrected Believe".
• ציין את תאריך ההתאמה.
• סימן.

אסור להשתמש בסוכני תיקון.

עבודה עם מסמכים נכנסים

תהליך עיבוד הניירות הנכנסים כולל:

• קביעת סוג המסמך. מסמכי הנהלת חשבונות מכילים תמיד מידע על עסקאות שהושלמו. לדוגמה, הם כוללים חשבונית, הזמנה לקבלת כספים וכו'.
• בודק את פרטי הנמען. יש להפנות את המסמך לחברה ספציפית או לעובד שלה. בפועל, קורה שמסמכים לרכישת חומרים מונפקים במיוחד לחברה, למרות שהחוזה עם הספק לא נכרת.
• בודק חתימות, חותמות. החותמים על המסמך חייבים בסמכות לעשות זאת. אם ראיית המסמכים העיקריים אינה בסמכותו של העובד, אזי הם נפסלים. באשר להדפסות, בפועל שגיאות מתרחשות לעתים קרובות באותם מפעלים שיש להם מספר חותמות. המידע על ההטבעה חייב להתאים לסוג המסמך שבו הוא מופיע.
• בדיקת מצב המסמכים. במקרה של זיהוי של נזק בניירות או היעדר גיליונות כלשהם, יש צורך לערוך מעשה, שעתק ממנו יש לשלוח לצד שכנגד.
• בדיקת תקפות האירוע המשתקף במסמך. על עובדי המיזם לאשר את המידע על עצם העסקה. מסמכים על קבלת חפצי ערך מאושרים על ידי מנהל המחסן, תנאי החוזה מאושרים על ידי המשווק. בפועל, ישנם מצבים שספק מקבל חשבונית על סחורה שהחברה לא קיבלה.
• הגדר את התקופה שאליה שייך המסמך. בעת עיבוד מסמכים ראשוניים, חשוב לא לרשום את אותו המידע פעמיים.
• הגדר את סעיף החשבונאות. עם קבלת הפריימריזתיעוד, יש צורך לקבוע לאילו מטרות ישמשו הערכים שנמסרו. הם יכולים לפעול כרכוש קבוע, חומרים, נכסים בלתי מוחשיים, סחורות.
• קבע את הפנקס שבו יתויק המסמך.
• נייר רישום. זה מבוצע לאחר כל הבדיקות.

עבודה עם ניירות יוצאים

העיבוד של תיעוד מסוג זה שונה במקצת מהמפורט לעיל.

קודם כל, עובד מורשה של הארגון יוצר גרסת טיוטה של המסמך היוצא. על בסיסו, מתפתחת טיוטת נייר. זה נשלח למנהל לאישור. עם זאת, עובד אחר בעל הסמכות המתאימה יכול גם לאשר את טיוטת המסמך.

לאחר הסמכה, הפרויקט נערך לפי הכללים שנקבעו ונשלח לנמען.

תכנון זרימת עבודה

שלב זה הכרחי כדי להבטיח קבלה, שליחה ועיבוד מהירים של התיעוד. לארגון המוסמך של תפוצת מסמכים בארגון, מפותחים לוחות זמנים מיוחדים. הם מציינים:

• מקום ותקופת הרישום של עבודות ראשוניות.
• שם ותפקיד האדם שהכין והגיש את המסמכים.
• חשבונות שמקורם בניירות ערך.
• זמן ומקום לשמירת התיעוד.

רשום חשבונאות

הם נדרשים לרישום של תיעוד ראשי. במקביל, עלניירות מסומנים בסימן חשבונאי. יש צורך למנוע רישום מחדש של מסמכים.

ניתן לאחסן ניירות ראשיים בפנקסים אלקטרוניים. עם זאת, לבקשת סוכנויות ממשלתיות או צדדים נגדיים, המיזם חייב לספק עותקים מודפסים.

תכונות של שחזור מסמכים

כיום אין בתקנות נוהל ברור לשחזור ניירות. בפועל, תהליך זה כולל את הפעילויות הבאות:

• מינוי ועדה לבדיקת הסיבות לאובדן או להשמדה של מסמכים. במידת הצורך, ראש המיזם עשוי לערב רשויות אכיפת חוק בהליך.
• פנייה לארגון בנקאי, לצדדים נגדיים לקבלת עותקים של מסמכים ראשיים.
• תיקון החזר מס הכנסה. הצורך בהגשת דוח מעודכן נובע מכך שעלויות לא מתועדות אינן מוכרות כהוצאות לצורכי מס.

במקרה של אובדן תיעוד ראשוני, ה-IFTS יחשב את סכום ניכויי המס על סמך המסמכים הזמינים. יחד עם זאת, קיימת אפשרות שרשות המסים תפעיל אמצעי אחריות בצורת קנס.

טעויות נפוצות בתהליך הנפקת מסמכים ראשוניים

בדרך כלל, שומרי רישום מבצעים את ההפרות הבאות:

• מלא טפסים שאינם מאוחדים או מאושרים על ידי ראש המיזם.
• אל תציין פרטים אומשקף אותם עם שגיאות.
• אין לאשר מסמכים עם חתימתם או לאפשר לעובדים שאין להם סמכות לחתום על ניירות.

תיעוד המאשר את העובדות של עסקאות עסקיות חשוב ביותר עבור הארגון. יש לגשת לעיצוב שלו בזהירות רבה. כל טעות יכולה להוביל לתוצאות שליליות.