דוגמה למטרת נסיעות עסקים לרישום תקין

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

ידוע שניתן למצוא בקלות דוגמה למטרה של נסיעות עסקים במגזינים מיוחדים לרואי חשבון. נראה כי לא קשה להשתמש בניסיון מוכן. אולם אם מטרת הטיול מנוסחת בצורה שגויה, לא ניתן לקחת בחשבון את העלויות שלה בהוצאות להפחתת הרווח החייב במס של המיזם. לפיכך, יש לנמק את "מסע" העסקי של העובד מתוך מחשבה ובזהירות.

אילו מסמכים להכין

זה מאוד נוח כשמומחה שיודע לארגן נסיעת עסקים עובד בארגון. אבל בתקופות של פיטורים מסיביים, בעלי עסקים קטנים רבים צריכים לשמור את הרישומים שלהם ולבצע את רוב הניירת הרשמית.

יזמים ועובדים פרטיים שלא סיימו קורסי הנהלת חשבונות, במידת הצורך, מתעניינים כיצד מעובדים דמי נסיעות.

זה לא סוד שהליך זה כולל כמה שלבים.

1. מְפַקֵחַהחברה מוציאה צו נסיעת עסקים בטופס T9. הוא מכיל:

• שם מלא עובד;
• מספר הצוות שלו;
• position;
• חטיבה של החברה (מחלקה, מגזר, מחלקה) בה עובד העובד;
• מטרות ויעדי הטיול, עיתוי, מקורות מימון (בדרך כלל כספי המעסיק);
• destination.

מצורף מסמך להזמנה - סיבת הנסיעה (תזכיר או הזמנה).

עד 2013 נדרש גם להכין מטלת שירות ותעודת נסיעה. טפסים אלה אינם נדרשים עוד. עלויות העבודה של רואי החשבון ירדו, אך עלו שאלות חדשות: כיצד ניתן לאשר את עובדת נסיעת העסקים וכיצד להוכיח כי מטרת נסיעת העסקים הושגה?

בהקשר זה, בארגונים רבים העובדים ממשיכים להנפיק תעודות נסיעה. זהו מסמך קטן ויחד עם זאת אינפורמטיבי מאוד. המטרה בתעודת הנסיעה זהה לזו בהזמנה.

2. המעסיק רוכש כרטיסי נסיעה, מזמין חדר במלון.

3. העובד המופנה חותם כי הוא מכיר את ההזמנה, מקבל כרטיסי נסיעה ומידע על מקום המגורים.

4. קצבאות יומיות מחושבות. לפי החוק, הם:

- 700 רובה. ליום - בעת נסיעה בשטח הפדרציה הרוסית.

- 2500 רובה. ליום - לנסיעות עסקים לחו ל.

המעסיק רשאי מיוזמתו להגדיל את התשלומים, אך במקרה זה הוא יחויב לתרום לתקציבמס הכנסה אישי נגבה על סכומים העולים על הערכים שצוינו.

5. שכרו של העובד מחושב עבור זמן שהותו מחוץ למקום העבודה הראשי. זהו הרווח היומי הממוצע כפול מספר הימים של נסיעת עסקים. אם הזמן המושקע בנסיעת עסקים נופל בחלקו בסופי שבוע או בחגים, השכר ליום זה מחושב בשיעור כפול.

6. עם החזרה מטיול ממלא העובד דו ח מראש על הוצאות שהוצאו בטופס מס' AO-1 ומצרף מסמכים תומכים: כרטיסי נסיעה, שובר ללינה במלון, רשימת נסיעות, צ'קים לתשלום דלק במידת הצורך..

7. לסיכום: האם מטרת הטיול הושגה? העובד מכין דו ח כתוב או מגיש מסמכים המאשרים את השלמת משימה.

מה אם המטרה המוצהרת של הטיול לא הושגה?

האם ניתן לקחת בחשבון את הוצאות הנסיעה במקרה זה כדי להפחית את הבסיס החייב במס? נושא זה עדיין גורם למחלוקת בין רואי חשבון ונציגי שירות המס הפדרלי. האחרונים טוענים שהעלויות של נסיעה לא מוצלחת אינן מתקבלות לחשבונאות מס.

רואי חשבון ובעלי חברות, בתורם, העלו טענות להכרה בכך שנסיעת העסקים של העובד היא בעלת אופי ייצור, ללא קשר לתוצאה שלה. לעתים קרובות הם מצליחים להגן על נקודת המבט שלהם בבית המשפט.

בפרט, דוגמה נפוצה מאוד למטרה של נסיעות עסקים - "חתום על חוזה עם הלקוח". ישהסבירות שהעסקה לא תתבצע. במקרה זה רשויות המס רואים בחוסר סבירות לייחס את עלויות נסיעת עסקים להוצאות לצמצום רווחים. עם זאת, ראשי המפעלים הצליחו שוב ושוב להוכיח כי במהלך המשא ומתן נוצרו קשרים עסקיים חזקים עם לקוחות פוטנציאליים, אשר עשויים להוביל לכריתת חוזה בעתיד. בית המשפט הכיר בזכותו של הנישום לקבל הוצאות נסיעה לחשבונאות מס.

נוסח "אוניברסלי" למשימות עבודה

כיום ממליצים מבקרים מנוסים: אם יש ספק שמטרת הטיול תושג, עדיף לציין זאת בהזמנה באופן כללי. בהצבת יעדים, מותר להשתמש בניסוחים חופשיים. להלן דוגמאות למטרות נסיעות עסקים שאינן מחייבות את העובד לתעד את עובדת השלמת המשימה:

איבנוב I. והוא הולך לעיר N-sk עבור:

• פתרון בעיות הפקה,
• משא ומתן על שיתוף פעולה אפשרי,
• יצירת קשרים עסקיים,
• חקור בשוק את האפשרות של רכישת סחורה."

העובד המופנה לא השלים את המשימה שצוינה בהזמנה

אם נקבעה מטרה מסוימת והיא לא הושגה, מותר לדרוש מהעובד הערת הסבר המכילה מידע אודות:

• למה משימת השירות נכשלה,
• מהי תוצאת הטיול,
• מאשר ה"מסע" מועיל כלכלית עבור החברה.

אם יש מכתב מפקיד השומההרשויות, ככלל, מכירות בכך כלגיטימי לקבל הוצאות נסיעה לחשבונאות מס.

אילו תנאים חייבים להתקיים בעת הקצאת שירות?

למרבה הצער, המסמכים הנורמטיביים אינם מספקים את הדוגמאות הנכונות למטרות נסיעות עסקים כמדגם. את המשימות שעל העובד לפתור במהלך הטיול, קובע המעסיק באופן עצמאי. עם זאת, בעת עריכת הזמנה, חשוב לקחת בחשבון כמה נקודות:

1. כדי שהוצאות נסיעה יתקבלו לחשבונאות מס, הצורך בייצור להעביר עובד לעיר או למדינה אחרת חייב להיות ברור. לדוגמה, עלות הנסיעה לאירוע חברה או טקס הענקת פרסים לא יכולה להיכלל בהוצאות כדי לצמצם רווחים.
2. יעדים ויעדים של נסיעת העסקים חייבים להתאים לחובות העבודה של העובד.
3. התאריך ומסלול ה"מסע" אינם יכולים לסתור את סיבתו. לדוגמה, אם עובד נשלח לנסיעת עסקים להשתתף בתערוכה, עליו לצאת בכיוון ההפוך תוך 24 שעות לאחר סיום האירוע.

נסיעות של צוות בכיר

אנשים ראשונים של חברות וסגניהן נוסעים לערים ומדינות אחרות, ככלל, עבור:

• ביצוע משא ומתן מרכזי עם שותפים,
• השתתפות באירועים רשמיים,
• יצירת קשרים עם לקוחות פוטנציאליים.

נסיעת עסקים של מנהל מונפקת לרוב שלא לפי הזמנה בטופסT9, אך עם פקודה המכילה את המשפט: "אני יוצא ל_ לצורך …". בהזמנה, כמו בהזמנה, יש לציין את השם המלא. ועמדתו של העובד, היעד, המטרה והיעדים של נסיעת העסקים.

להלן דוגמאות למשימות שהאדם הראשון בחברה יכול להקצות לעצמו או לסגניו:

• משא ומתן עם Komplekt LLC;
• הדגמה של דוגמאות של מוצרים של Standard LLC;
• השתתפות בתערוכה "חומרים חשמליים של רוסיה", מוסקבה 27 בספטמבר 2016;
• מקיים מצגת למשתתפי מפגש הקוסמוטכניקה ב-20 ביולי 2016;
• השתתפות בסמינר "איך לשרוד את המשבר הפיננסי" ב-21 באוגוסט 2016, שנערך על ידי LLC Training Center "Consultation" במוסקבה;
• הרצאה לסטודנטים וסטודנטים לתארים מתקדמים של אוניברסיטת מוסקבה בנושא "תמיכה ממלכתית ליצרנים מקומיים";
• החלפת חוויות עם משתתפי הכנס "עסקים זה קל ומהנה", שנערך בין ה-10 ל-15 באוקטובר 2016;
• פיתוח מקצועי;
• להתנסות בטכנולוגיות חדשות.

נסיעת העסקים של המנהל וסגניו עשויה להיות קשורה גם לבדיקת איכות עבודת סניפי החברה. הנה כמה דוגמאות:

• סיכום תוצאות הפעילות הפיננסית והכלכלית של חברת הבת Our Firm LLC למחצית הראשונה של 2016;
• השתתפות בביקורת הפעילות הפיננסית והמסחרית של סניף OOO "Enterprise" ב-N-sk;
• ניתוחאיכות העבודה והסמכת כוח האדם של המשרד הנוסף מס' 0233 בא-סק מ-02 בספטמבר עד 10 בספטמבר 2016

במידת הצורך, ניתן לחלק את מטרת הטיול למספר משימות צרות יותר. הם בדרך כלל אינם מצוינים בהזמנה, אלא באים לידי ביטוי במסמכים הפנימיים של החברה.

אז, למשל, ניתן להגדיר את המשימות הבאות במטרה "לנהל משא ומתן עם Perspektiva LLC לגבי שיתוף פעולה אפשרי":

הכרות ופגישה אישית עם המנהל הכללי של Perspektiva LLC: הדגמה של חומרי קידום מכירות, דוגמאות מוצרים, דיון בתנאי משלוח

תוצאה מתוכננת:

• כדי ליצור קשר עם ראש Perspektiva LLC,
• כדי להביא לו מידע על היתרונות התחרותיים של מוצרי החברה שלנו והיתרונות של שיתוף פעולה,
• משא ומתן על חוזה לאספקת אצווה סחורה ראשונה.

2. השתתפות בפגישה עם מחלקת הרכש של LLC "Enterprise", דיון בתנאי החוזה.

תוצאה מתוכננת:

• השג את הזכות לספק סחורה בתנאים של 100% תשלום מראש, בכפוף למתן Perspektiva LLC בהנחה סיטונאית של לא יותר מ-20% מהמחיר המצוין במחירון (אופציה 1);
• מסכים על אספקת סחורה בכמות של טון חומר גלם לחודש, ללא הנחה, בתשלום בתשלומים לתקופה של לא יותר מ-3 שבועות (אופציה 2).

לאחר החזרה מטיול, המנהל מסכם האם מטרת הטיול הושגה.

נסיעות עסקים של מנהלי מכירות

איך להזמין נסיעת עסקיםעובד שאחראי על שירות לקוחות ומכירות? למנהלי מכירות מוגדרים בדרך כלל יעדים ברורים, המתבטאים במונחים כמותיים. מידת היעילות והיעילות של עובד ממלא תוכנית עסקית תלויה ברווחים ובסיכויי הקריירה שלו.

אם עובד שאחראי לעבודה מול לקוחות לא מצליח להשלים את המשימה העיקרית של נסיעת עסקים (ביצוע מכירה), המעסיק עדיין רוצה לקבל כמה שיותר מידע על הלקוח הפוטנציאלי, הסיכויים לשיתוף פעולה איתו, כמו גם הסיבות שבגללן הצליח לסגור את העסקה.

בנוסף, חשוב לראש חברה שמטרתה להרחיב את בסיס הלקוחות להבין עם מי מהחברות המתחרות הלקוח הפוטנציאלי משתף פעולה ובאילו תנאים נכרתים החוזים.

לכן, כאשר מנהל מכירות יוצא לנסיעת עסקים, הוא מקבל יעד רב-שכבתי, הכולל משימות הקשורות לא רק במשא ומתן עם הלקוח, אלא גם באיסוף מידע שוק.

המשימה העיקרית עשויה להישמע כך:

• משא ומתן ויצירת קשר ראשוני עם Future Client LLC;
• סיום חוזה לאספקת חומרים עבור חברת JSC "לקוח";
• הרחבת בסיס הלקוחות, בחינת הזדמנויות שוק ב-N-ska;
• השתתפות בתערוכה "חומרי בניין היום" 01 באוגוסט 2016;
• החלפת ניסיון עם מנהלי מכירות של הסניף המערבי של החברה; השתתפות בתאגידועידת עסקאות רווחיות;
• הכשרת עובדים חדשים של מחלקת המכירות של סניף מערב;
• ארגון וקיום הסמינר "עבודה מוצלחת".

"סיום חוזה לאספקת סחורה" היא המטרה הפופולרית ביותר של נסיעות עסקים לעובדים האחראים לעבודה מול לקוחות. זה יכול להתגלות בבעיות:

• פגישה עם נציג מחלקת הרכש של Future Customer LLC, זיהוי וניתוח צרכים;
• ביקור במפעלים מתחרים LLC "Rival 1" ו-JSC "Rival 2" כ"קניית מסתורין": קבלת מחירונים, איסוף מידע על תנאי שיתוף הפעולה עם הלקוחות, עריכת דו"ח למחלקת השיווק, זיהוי החוזקות של LLC "Rival 1" ו-JSC "Rival 2";
• משא ומתן עם ראש מחלקת הרכש של Future Client LLC, הדגמה של דוגמאות מוצר, הסכמה על תנאי החוזה;
• פגישה עם המנכ"ל של Future Client LLC, חתימה על החוזה.

לאחר החזרה מטיול, על מנהל המכירות להגיש דוח על ביצוע כל משימה ועל התוצאות שהושגו. הוא מלווה בפרוטוקול של משא ומתן, ניתוח צרכי לקוח פוטנציאלי, חומרים למחקר שיווקי, עותקים של הצעות מסחריות, חוזה חתום (אם יש).

באופן דומה, ניתן לגבש את מטרת נסיעת עסקים עבור ראש מחלקת לקוחות או מנהל מחלקת מכירות.

ניתן להקצות את המשימות הבאות לצוות ההנהלה:

• ביצוע פנימיביקורת של עסקאות מכירה,
• שליטה על עבודת הסניף של החברה,
• השתתפות בפגישה של הוועדה לשיפור חווית הלקוח,
• מתן דוח מכירה לחברי הדירקטוריון באסיפה השנתית.

נוסעים לרכישת אספקה

מנהלי מפעלים, כמו גם עובדי מחלקות רכש, יוצאים לעיתים קרובות לנסיעות עסקים על מנת לרכוש סחורה לצרכי המיזם.

במקרה זה, ההזמנה יכולה לציין כל דוגמה למטרה של נסיעות עסקים מהאפשרויות הבאות:

• משא ומתן עם Possible Supplier 1 LLC ו-Possible Supplier 2 LLC, דנים בתנאי שיתוף הפעולה;
• יצירת קשרים עסקיים עם Zavod LLC, לימוד תהליך הייצור ודגימות מוצרים;
• סיום חוזים לרכישת חומרי גלם ורכיבים עם LLC "Material" ו-JSC "Details";
• משא ומתן על תנאי החוזה עם הספק מפיק LLC.

נסיעות של עובדי ייצור

לעתים קרובות חשבון "נסיעות" למהנדסים להתקנה והתקנה של ציוד, בנאים, עובדים. עבור מומחים אלה, כל דוגמה למשימת נסיעת עסקים מהבאים רלוונטית:

• התקנה ובדיקה ראשונית של ציוד ייצור "Line-1" בסדנאות של JSC "Customer",
• התקנה, התאמה והפעלה של ציוד "מסוע-100",
• שירות אחריות של המכונה "A-2",
• עבודת תחזוקהקו ייצור JSC "לקוח",
• תיקונים לא מתוכננים, תיקון תקלות מכונות,
• תחזוקת ציוד.

נהגי נסיעות עסקים

"עובדי הגה" נאלצים לעתים קרובות לנסוע לערים אחרות כדי להעביר סחורות, מסמכים ולספק מומחים למקומות עבודתם.

נסיעת עסקים של עובד מקטגוריה זו משויכת בדרך כלל למשימות הבאות:

• מסירה של המנהל המסחרי של Standard LLC למקום המשא ומתן עם Client LLC,
• קבלת חומרים במחסן הספק, משלוח מטענים לטריטוריה של Our Firm LLC,
• תיקון רכב, רכישת חלקי חילוף,
• דיאגנוסטיקה טכנית לרכב בשירות רכב מוסמך.

מסקנה

עכשיו אתה יודע לאילו נקודות חשוב לשים לב כשמארגנים נסיעת עסקים של עובד. במאמר זה תוכל לבחור דוגמה למטרה של נסיעות עסקים המתאימה למקרה האישי שלך.