סוגי פגישות: פרוטוקול, מבנה ותוכן

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

לא יעלה על הדעת לדמיין את העבודה של כל ארגון ללא תקשורת עסקית. תקשורת בנויה כהלכה בין העובדים מאפשרת לך לפתור בצורה חלקה ומהירה את המשימות.

יש הרבה סוגים של פגישות בארגונים, ולכל אחד מהם מאפיינים ומשימות משלו. הכרת ניואנסים כאלה תעזור להקל על הדיון בנושאים עסקיים. מאמר זה יספר לכם על סוגי הפגישות, יעזור לכם להבין מדוע הן מתקיימות וכיצד הן מוקלטות בעבודה משרדית.

מטרות של פגישות עסקיות

המטרה העיקרית של קיום כל סוג של פגישות ופגישות היא לפתח פתרונות בונים ספציפיים לבעיות דוחקות ולשקול סוגיות עסקיות דוחקות. כמו כן, במהלך הפגישה הקולקטיבית, לצוות יש הזדמנות לחלוק דעות, רעיונות או להציע הצעה לפתרון הטוב ביותר לבעיות עם מנהלים גבוהים יותר.

כל סוג של פגישות עסקיות מאפשר לראות תמונה מקיפה של המצב בארגון, כדי לקבוע את נקודות החוזק והחולשה שלו. יש לציין כי בעת השתתפות בפורמט זהתקשורת עסקית היא הסתגלות מהירה של עובדים חדשים של החברה או הארגון.

משימות

ניתן להבחין בין המשימות הבאות של כל סוגי הפגישות:

• פתרון בעיות ובעיות נוכחיות;
• שילוב פעילות המחלקות בהתאם ליעד האסטרטגי של החברה;
• הערכה של החברה והחטיבות המבניות הפרטניות שלה;
• שמירה ופיתוח של מדיניות החברה.

כדי להבין באיזו מתכונת לקיים אירוע עסקי שכזה, צריך להחליט אילו מהמשימות הנ ל יתאימו אליו, ולאחר מכן תוכלו להבין לאיזה סיווג הוא ישתייך.

סוגים וסיווג

פגישה, כסוג של תקשורת עסקית, יכולה לקבל צורת החזקה אחרת, שקובעת את נושאה ואת רשימת הפקידים הנוכחים.

יש להדגיש את הסיווג העיקרי של פגישות:

1. אזור הבעלות. כאן ניתן להבחין בסוגי פגישות כגון מנהליים (המספקים דיון בנושאים בעייתיים), מדעיים (סמינרים וכנסים, שמטרתם לדון בסוגיות מדעיות אקטואליות), פוליטיות (הקפדה על פגישה של חברים בכל פוליטיקה). מסיבות ותנועות) וסוגים מעורבים.
2. קנה מידה. כאן נבדלים בין הבינלאומיים, שבהם מעורבים מומחים ממדינות אחרות או שותפים זרים, לאומיים, אזוריים וגם עירוניים.
3. סדירות. בכל פורמט פגישה, יכול להיותקבוע או תקופתי.
4. לפי המיקום - מקומי או נוסע.

וכמו כן ניתן לחלק את כל סוגי הפגישות באופן הבא:

1. מלמד, מספק מתכונת הנחיה של התנהגות, שבה מנהיג עליון מעביר מידע ישירות לפקודיו, אשר לאחר מכן מתפצל ומועבר לאורך אנכי הכוח. לרוב, במהלך תקשורת עסקית כזו נשמעות פקודות של המנכ"ל, שיכולות להשפיע באופן משמעותי על מהלך המיזם, ואלה יכולות להיות גם נורמות התנהגות או חידושים חשובים.
2. מבצעי (חדרי בקרה). מטרת מפגשים מסוג זה היא לקבל מידע על מצב העניינים בארגון או מפעל. זרימת המידע במקרה זה מופנית מכפיפים לראשי המחלקות או למנכ"ל. ביסודו של דבר, בישיבות המבצעיות נשקלות נושאים בנושא יישום מפות דרכים, פעילויות מתוכננות, תוכניות אסטרטגיות ומבצעיות. הבדל חשוב בין הפגישה המבצעית (שיגור) לכל השאר הוא שהם מתקיימים באופן קבוע ויש להם רשימה קבועה של משתתפים. ראוי גם לציין שבמהלך הפגישה ייתכן שלא תהיה סדר יום.
3. בעייתי. פגישה כזו מתכנסת במקרה של צורך דחוף בקבלת החלטה לסיים משימות בזמן קצר או לפתור בעיה גלובלית עבור המיזם.

בנוסף לכל האמור לעיל, אפשר לבחור בנפרד את אחד מסוגי הייצור הפופולריים ביותרפגישות - תכנון. ככלל, אירוע כזה מתקיים מדי יום או אחת לשבוע, בו נוכחים ראש המחלקה ומבצעים ישירים, המקבלים משימות לאותו יום ודנים בהתקדמות ביצוען.

נושא המפגש של אנשי המיזם בפגישה יכול להיות כל סוג של נושאים שעולים במהלך המיזם, ומהלך הדיון יכול להיות מוקדש לשינויים בסביבה החיצונית ב. שארגון מסוים מפעיל.

ארגון פגישה

כל סוג של פגישה, ללא קשר לפורמט שלה, מצריך הכנה מדוקדקת לקראתה, שכן יעילותה תלויה ברגע זה. בתחילה, עליך לקבוע את הנקודות הבאות:

• target;
• נושאים דנו;
• הגדרת משימות לצוות (בהתבסס על פונקציונליות וכפיפות);
• צעדים להשלמת משימות.

היום, רוב הפגישות מתנהלות בצורה מאוד בינונית, שבגללה משמעותן אובדת, והמשימות שהוקצו ניתנות לביצוע גרוע. לכן, חשוב ביותר לחשוב על כל מהלך של פגישות עסקיות כאלה ולבנות דיון עבודה בצורה כזו שלא רק ייקח זמן, אלא יקבל משוב מהצוות.

פגישות

יש לציין שחברות וארגונים גדולים המבקשים לצבור נתח שוק מסוים ולפתח את החברה שלהם במטרה להרוויח רווחים גדולים עושים הימור גדוללדון בנושאים חשובים דווקא באמצעות פגישות. מהתרגול של מנהלים מצליחים, אתה יכול ליצור את מערכת הכללים הבאה כיצד להתכונן לפגישה:

ראשית, רשימת המשתתפים נקבעת. צריך להיות ברור את מי להזמין לפגישה ואיזה תפקיד הוא ישחק בה. לעתים קרובות קורה שהמוזמנים אולי לא מבינים את הנושא, והם מוזמנים "למקרה", אבל באותו רגע הם יכלו לבצע את תפקידם ולא לבזבז זמן.

חשוב להכין סדר יום. אם הישיבה נקבעה, אזי נבנה מראש סדר יום, המציין את הנושאים לדיון, וגם קובע את הדוברים המרכזיים. חשוב לזכור כי יש לשלוח מסמך זה לאחראים על הכנת המידע ולאלו שיהיו נוכחים על מנת שכל המשתתפים יוכלו להכין דוחות, הצעות ושאלות נוספות. במידת הצורך, ניתן לשנות את סדר היום.

יש להציב נושאים מרכזיים ואסטרטגיים בראש הפגישה. הדוברים בנושאים כאלה חייבים להיות בהכרח אנשים (ראשי מחלקות, מדורים, סדנאות) האחראים באופן אישי ליישום כל פעילות אסטרטגית של החברה.

נקודות חשובות

חשוב לזכור שלכל פגישה יש שני שלבים עיקריים – ההכנה לקראתה והקיום בפועל. השלב הראשון כולל קביעת הרלוונטיות של ניהול עסקמצוינים איסוף, משימות, מטרות עיקריות ומשניות, נוצרת רשימת משתתפים ודוברים, מכינים דוחות, מצגות ודו ח בהתאם לנושא או לסדר יום שהוגדר קודם לכן. השלב השני כולל יישום מהלך הפגישה שתוכנן קודם לכן, האזנה לדיווחים ודיון בנושאים שוטפים ואסטרטגיים.

אם במהלך תקשורת עסקית כזו יש צורך להחליט מה ולמי לעשות מהעובדים, אז נוכל לייחד את השלב השלישי - קבלת החלטות. ככלל, החלטות מתקבלות על ידי היו ר, המנהל את האסיפה, על פי שיקול דעתו או על ידי דיון או הצבעה משותפת.

לדוגמה לתוכנית פגישות

עם תכנית ברורה מולם, כל מנהל יכול לנהל פגישה בצורה יעילה ואפקטיבית, שתאפשר לכם לקבל משוב מהצוות ולהגדיר עבורם את המשימות הנכונות. תוכנית זו עשויה לכלול את הדברים הבאים:

• נאום ברכה;
• האזנה לדוחות וסיכום של פרק זמן מסוים (רבעון, שבוע, חצי שנה, חודש);
• כיסוי של נושאים שוטפים הרלוונטיים לפירמה;
• שמע הצעות לפתרון בעיות (סיעור מוחות);
• הערכה של האפשרויות המוצעות ודיון ביישום שלהן;
• צבירת אפשרויות;
• הצבעה בעד אימוץ אפשרות כזו או אחרת;
• קביעת גבולות במהלך פתרון בעיות (קביעת מי אחראי, תזמון, שיטות ושיטות).

הקלטה

ביגסוגים מסוימים של פגישות צריכים להיות קבועים על נייר (מסמך), אשר נקרא פרוטוקול. שמירת תיעוד מסוג זה מאפשרת לתת לגיטימציה להחלטות שהתקבלו. וגם, הודות לפרוטוקול, תמיד ניתן לעקוב אחר התקדמות ביצוע הפעילויות, ובמקרה של אי ביצוע המשימות לקבוע מי אחראי לכך.

הפנצ'ר, ככלל, מתבצע על ידי מזכיר המנהיג שהוא יו ר הישיבה. עם זאת, לעתים קרובות פונקציה זו יכולה להתבצע גם על ידי עובדים אחרים.

פונקציות ומשימות של המזכירה

לפני תחילת פגישות עסקיות, על המזכיר להכיר את רשימת המוזמנים ואת רשימת הנושאים שנידונו. עם זאת, ראוי לציין שאם הפגישה נערכת על בסיס קבוע, אז פקיד זה הוא שאוסף את כל התיעוד (רשימות, תוכניות, סדר יום וכו') ועוזר למנהיג להתכונן לפגישה.

בתחילה ובמידת הצורך רשאית המזכירה לבקש מהאנשים המופיעים למלא דף רישום, שם יצוין שמם המלא. ועמדה. זה יהיה נחוץ בעת ניסוח הפרוטוקול. לאחר מכן, המזכירה מכריזה על סדר היום, המסמן את תחילת הישיבה. יתר על כן, כאשר הנוכחים מתחילים לדון בנושאים, המזכיר מתעד את התקדמות האירוע הזה. בתום הישיבה מכין פקיד זה את הנוסח המוגמר של הפרוטוקול, ולאחר מכן הוא חותם עליו עם היו ר ושולח הכל למעורבים.

חשוב ביותר שהמזכיר, בעת ההרכבה, ישלם את התשלוםתשומת לב להופעת פרוטוקול הישיבה. זה חייב לכלול כותרת, מקום, רשימת משתתפים, נושאים שנידונו והחלטות שהתקבלו.

מסקנה

מהמידע לעיל, מתברר כי קיום פגישות במפעלים הוא חשוב ביותר. עם זאת, תמיד כדאי לזכור שהכנה איכותית לאירועים מסוג זה נושאת יותר מ-50% מהמפתח להצלחה בסיקור מידע, הגדרת יעדים ויישומה באיכות גבוהה.