דוגמה לתיאור תפקיד טיפוסי עבור ארכיונאי

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

תפקיד של עובד ארכיון נקרא ארכיונאי. המשימה העיקרית של מומחה בתחום זה היא לבסס את עבודת הארכיון עצמו ואת הפצת התיעוד בו. אנשי מקצוע כאלה דרושים בכל מקום בו יש תחלופה גדולה של עיתונים רשמיים, בעיקר בארגונים הקשורים לביטוח, פיננסים ובפרט במפעלי מדינה. המסמך העיקרי שעובד חדש חייב להתייחס אליו הוא תיאור התפקיד של הארכיונאי.

הוראות כלליות

רק ראש מיזם יכול לקבל או לפטר ארכיונאי. וקודם כל, עליו להתייחס לחקיקה הנוכחית של המדינה. ההוראה חייבת לציין את מי שהוא הממונה המיידי על המומחה המכהן בתפקיד זה.

כדי לעבוד כארכיונאי, אדם צריך לקבל השכלה מקצועית ראשונית, ואז הוא יכול להתקבל לתפקיד גם ללא ניסיון בתחום זה. יש אפשרות שאדם בעל השכלה תיכונית או כללית יקבל עבודה, אבל אז הוא חייב לקבל הכשרה מיוחדת בכיוון זה. לא נדרש ניסיון לתפקיד זה.

מה שאתה צריך לדעת

מתיאור התפקיד של ארכיונאי מפעל עולה כי על העובד להיות בעל ידע מסוים: הוא מחויב לעיין בתקנון, בהנחיות ובכל רשימת המסמכים המשפטיים הקשורים לניהול הארכיונים בארגון זה. בנוסף, עליו לדעת לאחסן, להשתמש במסמכים וכן באילו סטנדרטים הם מתקבלים ומועברים. הידע שלו צריך לכלול מערכת ממלכתית מאוחדת של עבודה משרדית. כמו כן, עליו להבין כיצד מורכבים תיאורי המסמכים השמורים, אילו מהם צריכים להישמר לצמיתות, ואילו באופן זמני בלבד, וכן לערוך פעולות בנוגע להשמדתם.

תיאור התפקיד של עוזר ארכיון מרמז שעליו לדעת כיצד קבצים מתויקים, לפי אילו כללים הם מוכנים לשימוש ושימור הבאים, כיצד נשמרים רישומים ועריכת דוחות במפעל. על אדם זה להבין את מבנה החברה בה הוא עובד וכן את כללי השימוש בציוד ובכל האמצעים הטכניים הדרושים לביצוע עבודות בארכיון. בנוסף, עליו להכיר את כל הכללים והחוקים הפנימיים של הארגון, לרבות הגנת עובדים, בטיחות אש, שגרה וכדומה.

אחריות

תיאור תפקיד של ארכיונאי של מוסד תקציבימניח שעליו לבצע פונקציות מסוימות: ביצוע עבודות הקשורות לעסקי הארכיון, שימור התיעוד הנכנס לארכיון, רישום המסמכים הנכנסים, פיתוח המינוח ואימות נכונות הגשת התיקים לפני הגשתם. לארכיון. אם יש צורך כזה, אז הוא מצפין את יחידות האחסון, מארגן את הצבת התיקים ומכניס אותם לפנקס.

תיאור התפקיד של הארכיונאי של מוסד רפואי מציע שעליו להכין תיאורי סיכום של התיעוד המאוחסן, להפיץ אותו ליחידות זמניות ותמידיות. עליה לנהל רישומים ולהשמיד מיידית מסמכים שכבר פג תוקפם ולפתח מערכת שבאמצעותה ניתן יהיה למצוא במהירות ובקלות את המסמך הרצוי.

פונקציות אחרות

חוץ מזה, חובותיו הרשמיות מחייבות את נוכחותו במהלך בחינות על ערכם של מסמכים למדע ולא רק. עליו לוודא שהמסמכים נשארים שלמים, במידת הצורך, לבצע איתם עבודות שיקום. מומחה זה גם מבטיח כי בארכיון יש את כל התנאים הדרושים לאחסון רגיל של מסמכים.

על הארכיונאי לפקח על יישום כללי ההגנה מפני אש, וכן להשתמש באמצעים טכניים חדישים לעבודה עם מסמכים. הוא מחויב לבקשת העובדים והמבקרים בארגוןלהנפיק עותקים או מקוריים של תיעוד ארכיוני, לערוך תעודות באמצעות המידע הקיים בארכיון ולהכין דוחות על עבודתם.

זכויות

תיאור התפקיד של ארכיונאי רפואי מצביע על כך שיש לו זכויות מסוימות. הוא יכול לבקש ולקבל מסמכים הנוגעים לפעילות עבודתו. במידת הצורך, הוא יכול לשתף פעולה עם מומחים ממחלקות אחרות של הארגון או מארגונים אחרים, אם זה יעזור לו בפתרון הבעיות המוסמכות שלו. אם יש צורך כזה, הוא יכול לייצג את האינטרסים של החברה שלו בארגונים אחרים בכל נושא הנוגע ישירות לעבודת הארכיון.

אחריות

תיאור התפקיד של ארכיונאי מניח שהוא אחראי לאי מילוי תפקידו ולעבודה באיכות ירודה, למתן מידע כוזב או מעוות על המשימות שנעשו, לסירוב למלא פקודות מהממונים עליו.

בנוסף, הוא אחראי למצבים שבהם זוהו עבירות, הפרות בטיחות או פעולות אחרות המאיימות על פעילותו התקינה של המפעל, והעובד לא דיווח עליהן ולא נקט באמצעים כלשהם לביטול הבעיה. הארכיונאי אחראי להפרת הנורמות של משמעת עבודה.

תנאי עבודה

תיאור התפקיד של ארכיונאי מציע שהנהלת הארגון תקבע את שעות עבודתו בהתאם לעבודהחֲקִיקָה. במידת הצורך על החברה להעמיד לרשותו מקום עבודה המתחשב בכל הנורמות והתקנים וכן את כל הדרוש לנסיעות עסקים, לרבות מקומיות. יש לו גם את הזכות לחתום על מסמכים שבסמכותו.

מסקנה

המסמך העיקרי שעליו צריך להסתמך מומחה שהתקבל לתפקיד זה הוא תיאור התפקיד של ארכיונאי. לא משנה באיזה ארגון הוא עובד, הזכויות, האחריות, התפקודים והידע הם כמעט זהים ועשויים להשתנות בהתאם לצרכים של מיזם מסוים ולאילו משימות צוות ההנהלה מקצה לעובדיהם.

עבודה כזו דורשת קשב, התמדה, הכרת הכללים לבטיחותם של ניירות חשובים, ידע בהערכת ערכם של מסמכים מסוימים, כמו גם יכולת שיטתיות, איתור מהיר והצפנת מסמכים. גם גורם חשוב הוא עבודה עם אנשים, כי מקצוע הארכיונאי כרוך בהנפקה וקבלה של תיעודים שונים, בדיקת נכונות ההידור והאותנטיות שלו. רק אדם קשוב שמוכן לעבוד עם כמות מידע גדולה ולייצג את האינטרסים של החברה בארגונים אחרים יוכל לבצע בצורה נכונה ומהימנה את תפקידי העבודה בתפקיד זה.