תקנות על זרימת המסמכים של הארגון. דוגמה לזרימת עבודה בארגון

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

מסמך הוא מידע המוצג בצורה המתאימה לתוכנו ולמטרתו. מסמך נוצר עם מטרה, על ידי מישהו עבור מישהו. אך לא תמיד מקור המסמך ו/או הנמען שלו יהיה אדם. הרמה המודרנית - כאשר ניתן וצריך לכלול ביעילות ומעשית מכונות ומנגנונים בלולאת הבקרה.

התהליך, התכונות והמהירות של התנועה של מסמך תלויים בצורתו, בתוכן ובתפקודו של "סביבת התנועה". הצלחה, אינדיקטורים כלכליים ויעילות חברתית תלויים במידת התקינה של זרימת המסמכים בארגון, וזהו: איכות וחייה של החברה.

על מסמכים וזרימת עבודה

ניהול, צורה ונוהל של זרימת עבודה בדוגמה של ארגון, אינם מוסדרים בחוק. ישנם GOSTs, חוקי עזר והמלצות חובה. במסגרת מסמכי הנהלת חשבונות, ניירות לקבלת הלוואה אודוחות רפואיים הם הנורמות של החוק.

מסמך אינו תמיד טופס כתוב קפדני. זה יכול להיות:

• טופס שבו שדות ספציפיים ממולאים בצורה מסוימת, עם התוכן הסמנטי והתחבירי המדויק;
• דף שנעשה לפי טופס ספציפי לבקשה ספציפית (מכתב, הזמנה, תנאי הפנייה, כוח אדם, …);
• פורמט חופשי (הערת הסבר של העובד, הכרת תודה על הישגי העבודה, החלטה על הבקשה, …).

כל שלושת הגרסאות של מסמכים ניתנות להצגה על נייר או אלקטרונית, ובשל הזמינות של כלים טכניים ומשפטיים, הן שקולות לחלוטין, אם כי עדיין יש מקרים שבהם אפשר רק טופס נייר.

למרות היעדר רגולציה חקיקתית של הצורה והתוכן של המסמך וזרימת העבודה, קיימת פרקטיקה נוקשה, מקובלת ולא נדונה של יצירה, העברה, אחסון או השמדה של מסמכים, שכל ארגון רשאי להתאים לעצמה בכל דרך שהיא.

דוגמה מושלמת לזרימת מסמכים בארגון

זה בלתי אפשרי ביסודו להשיג את האידיאל:

• בכל תחום של חיים ופעילות,
• anytime,
• בכל מקום בחלל,

כי כל גישה חדשה מאפשרת לראות אופקים חדשים. יש רצון וצורך ללכת בעקבותיהם. תיעוד אינו יוצא דופן. להיפך, זוהי דוגמה מדגימה וחיה לקיבעון דינמי של תהליך תנועת המידע.

לא משנה איך המידע נרשם: על נייר או בצורה אלקטרונית. נכון לעכשיו, לשני הטפסים יש ערך משפטי זהה, אם כי לגרסת הנייר יש יתרונות במקרים מסוימים.

מחזור התנועה שלהם מרגע ההופעה (היצירה) לרגע ההפקדה או ההשמדה.

לא כל הארגונים מבינים שניתן לבצע מסמכים רבים ישירות על ידי מכונות ומנגנונים ללא התערבות אנושית, בדיוק כפי שלא כל המקורות (המחברים) צריכים להיות רק אנשים.

ההבנה הרגילה של אוטומציה של זרימת עבודה ברוב המכריע של המקרים היא ברמה של "רעיון אות" פשוט, כאשר התוכנית מופקדת לדווח רק על התרחשות של אירועים.

תחלופה פנימית וחיצונית של מסמכים

שני המעגלים חשובים לארגון מצליח. למחזור החיצוני יש ערך סטטי, ואילו למחזור הפנימי יש ערך דינמי.

ככל שהנהלת החברה מבינה טוב יותר את הנסיבות, כך היא בוחרת במערכת ניהול מסמכים אלקטרונית מבטיחה יותר. מי שרוצה להוות דוגמה אידיאלית לתנועה של עיתונים עסקיים בארגון כותב מערכת מידע משלו.

מסמכים יכולים להיות ראשיים ומִשׁנִי. לאחרונים תמיד יש היסטוריה של תנועה בתוך הארגון.

באמצעות ניתוח יישום הידע על המסמך והשימוש בו, ניתן להעריך את המאפיינים הפונקציונליים של החברה, מדדים סוציו-אקונומיים ופרמטרי זמן. זה חשוב הן לשותפים והן לצרכנים.

נייר אבל יעיל או אלקטרוני אבל נרכש

ייחודיות טבועה לא רק לאדם, אלא גם לארגון. יתרה מכך, כל אדם מעריך את האינדיבידואליות שלו ושואף בכל דרך אפשרית להדגיש אותה בלבוש, בהתנהגות, בחינוך וכדומה.

חברה שרוכשת מערכת מידע מוכנה היא דוגמה מושלמת לזרימת עבודה של ארגון שמונע ממנו את הפנים שלו ומאלץ עובדים להתלבש ב"בגדים של מישהו אחר".

עדיף להפקיד בעובדים שלכם לעבוד עם מדיה מנייר בדרך הישנה מאשר לכפות עליהם דעה של צד שלישי, אך מודרנית, לגבי מסמכים והשימוש בהם. כל עובד הוא מרכיב חשוב בפונקציונליות של הארגון, ולא חוקר את האפקטיביות של רעיונות ומבנים של אנשים אחרים של זרימת עבודה של צד שלישי.

עדיפויות, דינמיקה ופונקציונליות

קו המתאר החיצוני של זרימת העבודה תמיד מוגבל, לא יומרני ויציב מבחינה סטטית. בגדול, אין לייחס לזה יותר חשיבות ממה שמגיע לו. למשל, מה הטעם ב"להשקיע את הנשמה" ביחסים עם מס, רשויות רגולטוריות או שותפים. אתה יכול איכשהו לגוון את תהליך החלפת המידע עםמשרדי פרסום, אבל גם זה בסופו של דבר לובש צורה סטטית, ארצית.

העדיפות של מערכת עיבוד המידע שלנו, שחלק חשוב ממנה הוא תמיד ניהול מסמכים אלקטרוני, היא מעבר לכל ספק. אבל תמיד וכולם מצטערים על הזמן והכסף ליצור מערכת משלהם.

שילוב של האפשרויות הקלאסיות "one es" או "גלקסיה" שלעולם אינן מסתדרות בלי xel ושתי תוכניות כלכליות או חשבונאיות מקומיות של צד שלישי, יחד עם אתר אינטרנט משלהן כדי לקבל משוב ומסמכים (הזמנות, תלונות, הצעות,…) מלקוחות ושותפים - מצב העניינים הרגיל, העובדים עסוקים כל הזמן בשגרה, ואין עלויות.

ניתן להבטיח את הדינמיקה של תהליך הייצור רק על ידי יישום יעיל של הפונקציונליות שלו. רק בתפקיד זה, ניהול מסמכים אלקטרוני בארגון הוא דוגמה ראויה לחיקוי, ובהקשר של יישום רעיון עסקי משלו, דינמיקה מצוינת של ייצור, מדדים כלכליים וחברתיים.

תקנות על מערכת המידע של הארגון

כל ארגון הוא מערכת מידע שקמה ומתקיימת בסביבה דומה. מסמכים מגיעים לארגון מבחוץ, בתוכו נדרש גם ליצור מסמכים, חלקם מוסדרים וחובה.

תרשים זרימת עבודה ארגונית פשוטה היא דוגמה למה שכולם עושים בדרך כלל. תקנות בנושאכללי עבודה, שגרת יום, חובות עובדים - הנורמה הרגילה, אך מעט מאוד אנשים מעורבים בפיתוח "תקנון מערכת המידע של הארגון".

מנקודת מבט אובייקטיבית, מנהיגי הארגון יכולים להיות מודרכים בכל דבר, לכתוב כל תקנון ותיאור תפקיד. אבל האפקטיביות והמעשיות של קביעת כללים זו תלויה רק עד כמה ארסנל הרגולציה הפנימי עומד בדרישות המציאות.

תקנות על מסמכים ותנועתם

מערכת ניהול המסמכים של מיזם היא חלק בלתי נפרד מתחום המידע של החברה, כתוצאה מכך "תקנון ניהול מסמכים" מהווה נספח ל"תקנון מערכת המידע של הארגון", אך מאוד חשוב ומחבר את כל המרכיבים המרכיבים אותו לאורגניזם מידע אחד.

אם ההנהלה נחושה ליצור את הדוגמה המושלמת לזרימת העבודה של ארגון, זה אומר שהם באמת עוסקים בפיתוח של עסק מצליח, במטרה להרוויח ולשפר את רווחת העובדים.

תכונה של המצב הנוכחי של פיתוח תוכנה, במיוחד בחזית עיבוד המידע המבוזר (דוגמאות לתכנות באינטרנט), היא שכמעט בלתי אפשרי ליצור אפליקציה המתאימה עצמה לנייד.

המשימה של ניהול מסמכים אלקטרוניים בארגון היא דוגמה פשוטה אך מדגימה. כאן הדינמיקה מוזרה:

• מסמכים נכנסים ויוצאים;
• אלגוריתמים לעיבוד ניירות עסקיים פנימיים וחיצוניים.

כתיבת קוד שיכול להשתנות ככל שהנתונים והאלגוריתמים משתנים היא קשה מאוד. עלות הזמן והמשאבים לא זמינה לכל ארגון.

ניהול מסמכים אלקטרוני בדינמיקה

ארגון זרימת העבודה בארגון על הדוגמה של המשימה של הגרסה האלקטרונית רלוונטי, פשוט, מעיד ומעשי. המורכבות נובעת מתהליך עיצוב קוד שיכול להשתנות באופן דינמי. זמן הפיתוח הוא גם בעיה.

השתמש בלוגיקת עיבוד נפוצה.

אז זרימת העבודה בארגון=דוגמה + תכונות של הרעיון העסקי שלך. בקירוב הראשון, התוצאה לא תהיה מעשית, אך ברגע שהיישום הראשון של המשימות יופעל, מחזור הפתרון שלהן יהפוך לבלתי הפיך, ועם תשומת לב ראויה תושג התוצאה.

יצירת מערכת מידע המסוגלת לעבד מידע המשתנה באופן דינמי היא, קודם כל, הדינמיקה של תהליך היצירה עצמו.

עד שנוצר מנגנון לשינוי הולם של נכנסות, יוצאות ומסמכים פנימיים, והקוד לא יוכל להשתנות באופן עצמאי ללא השתתפות של מתכנת, לא ניתן יהיה לדבר על עובדת יצירת מערכת ניהול מסמכים אלקטרונית.

עם זאת, המצאה והטמעה של מערכת משלך כדי לתמוך באופן מלא בתהליכי המידע של הארגון זהה להפיכת הצלחתו למבריקה ומושלמת.