מטריקס של RACI ככלי לניהול אחריות. RACI: תמליל

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

אחד הגורמים הנפוצים ביותר לפרויקטים לא מוצלחים הוא חלוקה לא נכונה של פונקציות בין חברי הצוות. בטח כבר נתקלתם בזה: בקושי הקל ביותר, המשתתפים מתחילים לחפש את האשמים ולהטיל אחריות זה על זה במקום לפתור את הבעיה. ורק כדי להימנע ממצבים כאלה, הומצאה מטריצת RACI - כלי פשוט ויעיל לתכנון משאבי אנוש.

"מתחת למיקרוסקופ": 4 תפקידי מפתח בכל פרויקט

חלוקת המשימות היא אחת מהאחריות העיקריות של מנהל. אבל בפועל, בדרך כלל הכל נראה אחרת: המנהל פשוט ממנה חברי צוות מתוך ציפייה שהמומחים עצמם יחליטו מי צריך לעשות מה. אבל מה קורה אם החמיצו את המועדים או יצא מוצר באיכות נמוכה? "אני לא עושה את זה", "לא אמרו לי"… ואין שום פעולה מועילה.

מטריקס אחריות RACI מעוצבת היטב פותרת בעיות רבות. על פי מתודולוגיה זו, ללא קשר למורכבות והיקף העבודה, חבר צוות של כל פרויקט מבצע אחד מארבעה תפקידים.

R - אחראי

תורגם על ידי אחראיפירושו "מבצע". מדובר בעובד שאחראי ישירות על יישום תחום עבודה ספציפי. יחד עם זאת, ברוב המקרים, הוא אינו בוחר פתרונות ומדווח למנהל הפרויקט.

עובדים ומומחים מוסמכים ממונים לתפקיד זה - אנשים שיודעים לעשות. ב-RACI, מבצעים מבצעים את הפונקציות הבאות:

• לקבוע מה צריך לעשות באופן ספציפי כדי ליישם את הפרויקט וכמה זמן זה ייקח (בתנאים שנקבעו "מלמעלה");
• ערוך רשימה של המשאבים הדרושים;
• להשתתף בתיאום ובאישור של תיעוד טכני;
• analyze התקדמות הפרויקט ותוצאות הביניים;
• ספק דוחות התקדמות למנהל.

יכולים להיות כמה אנשים כאלה בצוות. בנוסף, ניתן לשלב תפקיד זה עם אחרים. השילוב הנפוץ ביותר הוא Accountable + Resbonsible (מתורגם כ"אחראי + מבצע").

A - Accountable

"אחראי" או "אחראי" הוא מנהל הפרויקט הראשי. הוא זה שאחראי על ביצוע המשימות בזמן, ברמת האיכות הנדרשת ובמסגרת התקציב שהוקצה. כמו כן, A:

• בוחר מבצעים וצוות ניהול פרויקטים;
• מקצה משימות לכל המשתתפים;
• שולט בהתקדמות העבודה;
• מפיץ משאבים בין מבצעים;
• שומר תיעוד של שימוש במשאבים, ויצדיק גם בפני האוצר את הצורך בהקצאת כספים נוספים;
• שוקל רעיונות והצעות מחברי צוות אחרים ויכול לאשר או לדחות אותם.

בדרך כלל, מנהל הפרויקט משמש כ"מקשר" בין הלקוח או ההנהלה העליונה והצוות.

C - ייעוץ

התפקיד השלישי במטריצת RACI הוא "היועץ" (המכונה לפעמים גם "המנחה"). יחד עם המנהל, הוא לוקח חלק בניהול פרויקטים, אך עוסק בעיקר בנושאים אסטרטגיים:

• מאשר כל שינוי בהיקף ובתזמון העבודה;
• מקצה את המשאבים הדרושים ליישום הפרויקט;
• במידת הצורך, הסכם עם הלקוח על הצורך להגדיל את התקציב;
• מקבל דוחות התקדמות מהמנהל;
• מקבל החלטות בכל מצב בלתי צפוי, במקרה של שינויים קריטיים שעשויים להשפיע על העיתוי ועלות הפרויקט.

תפקיד היועצים מוקצה בדרך כלל למנהלים בכירים. הם אלו שקובעים את היעדים הגלובליים, ולאחר מכן ממנים מנהל פרויקט שכבר מחלק משימות בין חברי הצוות.

I - מידע

בנוסף לתפקידים הרשומים, ה"מודיע" ("הצופה") מצוין במטריצת RACI. הוא מבצע את תפקידי המנהל ועוסק בעיקר בארגון ניהול המסמכים. המשקיף מדווח למנהל הפרויקט, לעומת זאת, שלא כמומשתתפים אחרים, אינו אחראי לתוצאותיו. במקום זאת הוא:

• אוסף ומארגן את כל המידע על הפרויקט, המשאבים והתוכניות;
• לוקח דקות של פגישות;
• מקבל תיעוד ממשתתפי הפרויקט ואז מעביר אותם למבנים המתאימים;
• עוקבת אחר המועדים להגשה ואת נכונות מילוי הדוחות.

שים לב שהתקשורת עם צופה היא בעיקר חד-כיוונית. תפקידו העיקרי הוא לפטור את המנהל מהצורך לבזבז זמן על הליכים בירוקרטיים ו"להוריד" עליו.

לומד לבנות מטריצת RACI באמצעות דוגמה

בואו נדבר על הצד הפרקטי של הנושא. איך משרטטים תרשים לחלוקת סמכויות ואחריות?

1. אוסף לרשימת ביצוע

קודם כל, אתה צריך לרשום את כל מה שצריך לעשות. רמת הפירוט תלויה בפרויקט הספציפי. לפעמים, כדי להקל על השליטה והניהול, מפתחים מספר מטריצות. ראשית, רשום את בלוקי העבודה העיקריים, ולאחר מכן חלק כל אחד מהם לפונקציות ומשימות נפרדות. רשימת היצירות מצוינת בטבלה בצורה אנכית.

צעדים
תנאי ההתייחסות
אב-טיפוס
עיצוב
קוד תוכנית
דוח מבחן
מצגת אתר

2. בחירת חברי צוות

כאן אתה צריך לענות על השאלה: "מי יהיה מעורב בפרויקט הזה?". בצורה אופקית יש צורך לרשום את כל העובדים ו/או המחלקות המעורבים בביצוע בכל השלבים - מתכנון ועד הצגת תוצאות והגשת דו"ח.

צעדים	אנליסט	מעצב	Sys. אדריכל	מפתח	בודק	Sys. admin	מנהל פרויקט
תנאי ההתייחסות
אב-טיפוס
עיצוב
קוד תוכנית
דוח מבחן
מצגת אתר

3. מילוי הטבלה

אחריאז אתה יכול להתחיל להפיץ פונקציות. כדי לעשות זאת, עליך להיות בעל הבנה ברורה של כל שלב בעבודה וכיצד העבודה עובדת בצוותים.

בוא ניקח את הדוגמה שלנו כבסיס ועצור בשלב ה"עיצוב". במקרה זה, R - מבצע - רק אחד. בתהליך העבודה הוא מתמקד באב טיפוס שהוכן מראש של האתר. לכן, אדריכל המערכת שפיתח אותה, בשלב זה, משמש כיועץ ג'. כמו כן, האנליסט והיזם יכולים להביע את רצונותיהם. התכנון המוגמר מאושר עם מנהל הפרויקט (א). אבל הבודקים ומנהל המערכת בשלב זה אינם מקבלים החלטות, אלא רק מקבלים מידע על מהלך העבודה, ולכן מוקצה להם תפקיד המושכל - I.

צעדים	אנליסט	מעצב	Sys. אדריכל	מפתח	בודק	Sys. admin	מנהל פרויקט
תנאי ההתייחסות	R	I	C	C	I	C	A
אב-טיפוס	C	I	R	C	I	I	A
עיצוב	C	R	C	C	I	I	A
קוד תוכנית	C	I	C	AR	I	I	I
דוח מבחן	C	C	C	C	AR	I	I
מצגת אתר	C	I	C	C	I	AR	I

וריאציות של דגם

ברוב המקרים, אתה יכול להסתדר עם מטריצה סטנדרטית. עם זאת, כאשר עובדים על פרויקטים מורכבים יותר, לעיתים יש צורך בתפקידים נוספים. לכן, בשנים האחרונות הופיעו 2 גרסאות מורחבות של דיאגרמת האחריות.

RACI-VS

כאן מתווספים שני תפקידים נוספים לתפקידים הסטנדרטיים:

• מאמת (V) - עובד או צוות מיוחד שבודק האם התוצאה של יישום משימה מסוימת עומדת בקריטריונים המאושרים.
• Signs off (S) מתאם את מסירת הפרויקט מול הלקוח, עורך מצגת ומספק דוחות. בדרך כלל פונקציה זו מבוצעת על ידי החשבון, אך RACI-VS שוכרת מומחה נפרד לשם כך.

עם שליטה מוגברת וקשר הדוק יותר עם הלקוח, מודל זה אידיאלי לפרויקטים מורכבים מבחינה טכנית או בקנה מידה גדול הכוללים עשרות (או אפילו מאות) אנשים.

RASCI

בגרסה זו, תפקיד חדש אחד מופיע במטריצה - תומך (S). תפקידיו העיקריים הם לספק לפרויקט משאבים נוספים, כלומר תמיכה במנהל ובמבצעים.

האיזון המושלם בין התפקידים

מטריצת RACI מורכבת לא רק כדי לדעת את מי "להדחיק" במקרה של בעיות כלשהן. עוד בשלב התכנון, באמצעות טבלה זו, ניתן לראותחולשות בארגון זרימת העבודה.

ניתוח אנכי מאפשר לך לראות את האחריות והסמכויות של כל אחד ממשתתפי הפרויקט, כדי להעריך באופן אובייקטיבי את רמת עומס העבודה:

• הרבה R - ככל הנראה, אדם יצטרך להיקרע בין מספר משימות, מה שישפיע לרעה על המהירות ותוצאות העבודה;
• הרבה א' - העובד "נכנס לצוואר" לכולם; מומלץ לחלק את האחריות בצורה שווה יותר;
• אין תאים R ו-A - סיבה לחשוב על ההתאמה של תפקיד זה ככזה (למעשה, אתה משלם למומחה שלא עושה כלום);
• אין תאים ריקים - שוב, בעיית עומס יתר, לא כולם מסוגלים לבצע כל כך הרבה משימות בו-זמנית.

ניתוח אופקי, בתורו, מדגים את איכות ארגון העבודה בכל שלב. גם כאן מתעוררות לעתים קרובות בעיות:

• הרבה R - אולי יש כפילות של פונקציות, ואחד מחברי הצוות עושה עבודה מיותרת;
• הרבה A - יש "טשטוש" של אחריות ובלבול בהגשת פרויקטים;
• הרבה C - דיונים מאטים משמעותית את זרימת העבודה (עליך לחכות עד שכולם יבצעו את העריכות וההערות שלו, ימצאו פשרות וכו');
• לא אני - יכול להיות איתות שיותר מדי מבצעים עובדים על משימה אחת, מה שגם מאט את הפרויקט.

עם RACI, מנהל יכול לזהות במהירות עובדים שעובדים יתר על המידה או חוסר מועסקים, משרות חסרות תועלת ותחומי עבודה שאיש אינו אחראי להם.מטריצה מתוכננת היטב יכולה לשפר משמעותית את איכות הארגון והבקרה על ביצוע פרויקטים, כמו גם להפחית את מספר הקונפליקטים בין מבצעים ("אני לא עושה את זה בכלל…", "הוא היה צריך לעשות את זה". זה …", וכו').

טיפים מועילים

יש כמה דברים חשובים שצריך לזכור כדי שמטריצת RACI תבצע את תפקידיה ותבטיח המשכיות עסקית יעילה בחברה.

1. בעת מילוי הטבלה, שקול את הכישורים של העובדים. לכן, אין למנות רואה חשבון כיועץ (ג') בשלב פריסת האתר, לפחות כי הוא לא מבין בתחום הזה.
2. חייב להיות רק אחראי אחד (A) לכל מגרש. אם יש יותר מאחד, נא לציין את התנאים. לדוגמה, A1 אחראית על בדיקת גרסת שולחן העבודה של האתר, ו-A2 אחראית על בדיקת גרסת הסלולר.
3. כל משימה חייבת להיות אחראית ואחראית (בתרגום - "אחראי" ו"מבצע").
4. נסה לנסח כל משימה באופן ספציפי ככל האפשר. השתמש בפעלים - "פרסם", "הכן", "כתוב", "בדוק", "עדכן" וכו'. רצוי לציין מיד את התוצאות הדרושות - לא רק "בדוק את מהירות טעינת האתר", אלא "וודא כי מהירות הטעינה של האתר היא לא יותר מ-0.8 שניות.
5. פעולות לא אמורות לחול על עובד ספציפי, אלא על התפקיד כולו.
6. עדיף להרכיב את מטריצת ה-RACI בצוות, על סמך הניתוחמצבי עבודה אמיתיים. חשוב שכל משתתף יהיה מודע לתפקידו ולמשימות העומדות בפניו.