תהליך עסקי: ניתוח תהליכים עסקיים. תיאור, יישום, תוצאות

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

כל יזם צריך לדעת לפחות בעקיפין מהו תהליך עסקי. ניתוח תהליכים עסקיים עוזר להפחית עלויות, להגדיל את הרווחיות ובסופו של דבר להגדיל את הרווח של המיזם. בספרות הכלכלית, מושג זה נתקל לראשונה בעבודותיהם של חוקרים בשנות ה-80 של המאה הקודמת. זה היה אז שבארצות הברית בפעם הראשונה חשבו שהיעילות של כל הייצור תלויה במערך של פעולות הקשורות זו בזו הנקראות תהליך עסקי.

הגדרות

תהליך עסקי הוא מושג מורכב. פיתוח עסקי תלוי מאוד בפעולות, נהלים ופעילויות הקשורים זה בזה. אי אפשר לדמיין מפעל בלי אספקת חומרי גלם, עיבודם, עובדים במכונות ורואי חשבון. מיזם הוא מערכת סגורה המתפקדת כאורגניזם אינטגרלי. וכדי שהכל יעבוד כשורה ללא תקלות ועיכובים, צריך מוח ראשי - מנהל מנוסה שינתח וינטר את הקוהרנטיות של כל התהליכים העסקיים.

אם מסתכלים מנקודת מבט כלכלית, הרי שהקישוריות של כל הפעילויות האפשריות, שבמהלכן עיבוד משאבים סביבתיים למוצר הסופי עבור הצרכן, נקרא תהליך עסקי. ניתוח תהליכים עסקיים הוא הערכה של האפקטיביות של פעולה, פעולה או אירוע מסוים הקשורים לייצור.

למה הם מיועדים

תיאור תהליכים עסקיים הוא די קל. אבל בעיית המציאות הגדולה ביותר היא שבכל מפעל בארצנו נדיר למצוא אדם שבאמת מעוניין בשיפור היעילות של תהליכי ייצור שונים. עסקים קטנים ובינוניים מנסים להשתמש בשיטות מיושנות להוזלת עלויות, בעוד שבמערב הבינו זה מכבר שהצלחתו של עסק תלויה במנהל נשכר מוכשר שמעוניין להשיג מקסימום תוצאות מעבודתו.

יצירת תהליכים עסקיים נותנת הבנה ברורה: מי אחראי לאיזה שלב, באיזה תפקיד הוא תופס ומה צריך לעשות. מבנה כזה הופך את ארגון הייצור לשקוף ומקל על ניהולו. על ידי העברת עץ המטרות לעובדים, תוכל להגביר את המוטיבציה שלהם על ידי הוכחה שעבודתם מכוונת למטרות משותפות. בנוסף, ארגון עסק בצורה זו יעזור לזהות עלויות מיותרות של משאבים כספיים ומשאבים זמן.

איך יוצרים

לא משנה אם העסק גדול או קטן, הגישה ליצירת תוכנית מפורטת זהה. לשקולדוגמה ספציפית. יש חברה שמוכרת ספות. דיאגרמת התהליך העסקי דומה לעץ. סניפים ראשיים מארחים מאפיינים עיקריים המסתעפים לקטנים יותר. אז מה הם השלבים העיקריים בתהליך העסקי עבור קמעונאי?

1. רכישת סחורה. זהו התהליך העסקי הראשון והמרכזי. מהם שלבי המשנה שלו?

• ניתוח ספקים.
• עריכת חוזים עם מפעלי ייצור.
• עריכת חוזים עם חברות הובלה.

2. מיקום הספה. בשלב זה, ישנם רגעים כאלה:

• בחירת חדר.
• בנייה או השכרה של מקום.
• יצירת תנאים למכירות.

3. תהליך מכירה.

• גיוס.
• רכישת קופה רושמת.
• יצירת אווירה ועיצוב למכירות.

4. שיווק ופרסום.

• מיקום שלט.
• צור כרטיסי ביקור, חוברות, חוברות, קטלוגים וכו'.
• מיקום מודעה.

הרשימה יכולה להיות ארוכה. חשוב להבין כיצד נוצרים תהליכים עסקיים. ואז ניתן כמה כללי זהב לארגון עסק כדי להצליח.

כלל 1

אדם ספציפי אחראי לכל שלב עסקי שנבחר. שתף אותם ביצירת התוכנית. זה יספק הזדמנות להבין את התהליך ביתר פירוט, לעניין עובדים ולהגביר את המוטיבציה שלהם במטרה להשיג מטרות משותפות. זה חשוב במיוחד בשלבים הראשונים של הקמת המיזם. פתיחת עסק קשורה תמיד לקשיים עצומים, והצבה בזמן של יעדים לשלבים ספציפיים יתנו תוכנית פעולה מפורטת יותר.

כלל 2

השתמש בתוכניות אוטומטיות ודמיין את המעגלים שלך. נכון להיום, ישנן תוכניות מוכנות רבות המסייעות בבניית מידע. עסקים קטנים ובינוניים משתמשים בהם בכל מקום.

אם אתם עובדים בקבוצה, קח לוח או פיסות נייר כדי לכתוב הכל וצייר עץ של התהליכים שלך תוך כדי. התחל עם פעולות גדולות ופרק אותן לקטנות יותר. עבור ארגונים גדולים, יצירת תהליכים עסקיים היא עבודה קפדנית עצומה הדורשת ריכוז ותיאום פעולות מקסימליות של כל העובדים.

כלל 3

בגיבוש תהליכים עסקיים, יש להנחות את האסטרטגיה של החברה, ולא לפי המבנה הארגוני שלה. אותה פונקציה עשויה לחרוג ממחלקות מבוססות. למשל, בעת אספקת מוצר מספק, ניתן לשקול את גבול התהליך העסקי עד ליציאת המוצר מהחנות הקמעונאית עצמה, כלומר כאשר הוא מונח על המדפים וזמין לצרכן. תהליך זה כולל מספר מחלקות שהן חלק מהמבנה הארגוני.

כלל 4

אל תפרט יותר מדי בתוכנית שלך. אם תעמיסו על התרשים מידע מיותר, הדבר יוביל לבלבול כללי ולעומס כבד על העובדים האחראים. אם אתה מתכנן לבצע שינויים בקטע מסוים, יש לפרט את החלק הזה, ויש לקחת בחשבון את כל השאר.רק בצורה שטחית, בלי להיכנס לפרטים. יעילות התהליכים העסקיים כפופה לחוק פארטו "20/80", כאשר 20% מהתיאורים המפורטים יביאו 80% מהצלחת הפעולה כולה.

כלל 5

אל תפחד מהאמת ובנה תוכנית המבוססת על מה שבאמת. מצב זה מתרחש לעתים קרובות מאוד. המנהל הראשי שואל את הכפופים לו לגבי המחלקות שלהם כדי לבנות דיאגרמת תהליכים עסקיים. אלה מנסים ומספרים איך הם מצליחים. למרות שלמעשה המצב האמיתי רחוק מלהיות אידיאלי. אבל על בסיס נתונים כוזבים, תיבנה תכנית שגויה, שלאחריה יתקבלו החלטות לא יעילות וכל העבודה תלך לפח.

אל תבלבלו בין "כמו שהוא", "כמו שזה צריך להיות" ו"כמו שאני רוצה שיהיה". לא משנה כמה הכל גרוע, תהליכים עסקיים נערכים בדיוק על מנת לשפר את המצב הזה. לכן, הכרחי לתאר רק מצב אמיתי בחיים.

אוטומציה של תהליכים עסקיים

בעקבות כל האירועים המתקיימים בחברה קשה מאוד, במיוחד כשמדובר בתאגידים גדולים ובסינדיקטים. קשה לדמיין עסקים גדולים ללא מערכת שלמה של תוכניות אוטומטיות המאפשרות לך לנתח נתונים נכנסים כדי לקבל החלטה. לכן, היום לעתים קרובות מאוד אנחנו מדברים על אוטומציה של תהליכים עסקיים.

בפועל זה אומר שיש תוכנת מחשב מיוחדת שמעבדת כל מיני זרימות מידע שמספקות תהליך עסקי. ניתוח תהליכים עסקיים מתרחש במצב לא מקווןמצב, והאדם רק מתוודע לתוצאות ומסיק את המסקנה המתאימה.

בחירת שיטת הניתוח

כאשר הוא מתמודד עם השאלה כיצד לתאר בצורה הטובה ביותר תהליכים עסקיים בצורה אוטומטית, יזם מקומי ימצא אפשרויות רבות שאינן מותאמות היטב לשוק הרוסי. כמעט כל התוכנות המוצעות נוצרו עבור חברות מערביות שיש להן ניסיון באופטימיזציה של ייצור. אבל לאחר ניתוח כמה נתונים, יצרנו רשימה משלנו של תוכניות שמיישמות את התהליך העסקי.

1. BEST-5 "העסק שלי" היא תוכנה המשמשת לעתים קרובות עסקים קטנים ובינוניים. התוכנית זמינה לכל מחשב וקלה מאוד לשימוש. היתרון שלו הוא שהוא יכול לנתח כמויות קטנות של נתונים ממפעל קטן.
2. דוגמן תאגידי. משמש לעתים קרובות בארגונים מודרניים, בעיקר בגלל שהוא זול. הקמת עסק קלה לארגון עם תוכנית זו, מכיוון שזה מאוד נוח לבנות דיאגרמות תהליכים עסקיים, אבל היא למעשה לא מנתחת.
3. iGrafx Enterprise Central. עיצוב קנדי טוב מאוד. יכול לא רק לזהות ולגבש תוכניות עסקיות, אלא גם לנתח בהצלחה מערכים של נתוני קלט. בארצנו יש לה מעט מאוד תפוצה, למרות שהמוצר ראוי מאוד.
4. Business Studio. הפיתוח הרוסי המפורסם ביותר. משולב עם מוצרי MS Office אחרים (Word, Excel, Visio). ליזם מקומי הוא הבחירה הטובה ביותר מבחינת יחס מחיר-תוצאה. ניתוח תהליכים עסקיים מעולה. ניתן לבצע אופטימיזציה מוצלחת של ההפקה הודות לתוצאות המתקבלות מהתוכנית.

טכנולוגיה לבניית תהליכים עסקיים

הנפוץ ביותר כיום הוא השילוב של השיטה האוטומטית והידנית לבניית ערכת "התהליך העסקי". ניתוח התהליכים העסקיים במקרה זה מתבצע בשני שלבים: הראשון בעזרת התוצאות המתקבלות במחשב, השני - ידני על ידי המנהל.

בואו נשקול שתי גישות עיקריות לשרטוט גרפים ותרשימים. במקרה זה, טכנולוגיית תהליכים עסקיים תיבנה בשיטות הבאות:

1. DFD (תרשים זרימת נתונים).
2. WFD (תרשים זרימת עבודה).

שיטת ה-DFD הראשונה כוללת שרטוט תרשים של זרימות נתונים. הם כוללים: פירוט עבודת התהליך, עובדים אחראיים, תיעוד הכרחי. בנייה כזו נותנת תמונה מלאה של פעילות החברה, נתוני הקלט והתפוקה הסובבים אותה, כל מרכיבי תהליך הייצור והיחסים ביניהם. גישה זו מאפשרת לך להדגיש תהליכים עסקיים חינמיים (נוספים) המפחיתים את האפקטיביות של התוצאה וניתנים לאופטימיזציה בדרכים שונות.

WFD - דיאגרמות זרימת עבודה המתארות תהליכים עסקיים ברמה נמוכה יותר. פיתוח עסקי יכול להשתנות באופן משמעותי אם אתה מכיר לא רק את ההיררכיה האנכית של הפעולות, אלא גם את האופקית. מה זה אומר?

אם תסתכלברור, דיאגרמות WFD הן רשת של מסגרות זמן, שכל גרף שלה אחראי לתהליך מסוים. נניח שאספקת הסחורה נמשכת יומיים – הגרף מציג את תחילתו וסופו של התהליך. לאחר מכן מגיע אירוע מיקום המוצר ברצפת המסחר, ותהליך זה יתחיל רק לאחר סיום המשלוח. הנתונים משורטטים ברצף על הגרף. אירועים, פעולות ופעולות יכולים להיות שזורים זה בזה אם הם מבוצעים בו זמנית. זה נוח להתחיל לפתח עסק בשלבים מוקדמים בדרך זו, ולקבוע כמה זמן נדרש למחזור ייצור מלא.

מסקנות

לקטן או גדול, חדש או ישן, אתה צריך הבנה מהו תהליך עסקי. בכל שלב במחזור החיים של המשרד, ייעול הייצור יכול להשפיע באופן משמעותי על המשך הפיתוח. הרי המטרה העיקרית של קיומו של כל ארגון כיום היא לספק את צרכי הצרכן. ואם הלקוח מרוצה, הוא ירוויח. התלות כאן היא פרופורציונלית. ככל שרמת שביעות הרצון של הצרכנים גבוהה יותר, כך הרווח של הפירמה גבוה יותר. ואת זה ניתן להשיג רק על ידי ניתוח ולאחר מכן שינוי התהליך בתוך הארגון.