סגן מנהל לעניינים כלליים: תיאור תפקיד ואחריות

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

מהן הדרישות לסגן מנהל? מהן תחומי האחריות של המומחה הזה? על שאלות אלו ועוד רבות אחרות תקבל תשובה במאמר.

יעדים עיקריים

סגן המנהל לעניינים כלליים יש, על פי תיאור התפקיד, כמה מטרות מקצועיות עיקריות:

1. זה כולל הבטחת המידע והביטחון הכלכלי של הארגון. המומחה המוצג צריך לתרום לפיתוח המתמיד של החברה, וכן ליצור עתודות כוח אדם.
2. העובד מחויב לעסוק בכשירות וביעילות בבחירת כוח אדם ובהכשרתם. ההכוונה של עובדים במשימות ספציפיות היא גם בסמכותו של מומחה. אל תשכח את המטרה העיקרית של סגן המנהל: לספק תנאי עבודה נוחים ומודרניים לצוות.
3. לבסוף, סגן מנהל העניינים הכללי חייב לשמור על הסטנדרטים והנורמות שנקבעו בכל עת. במידת הצורך, יש ליצור תקנים.

דרישות מומחים

במקרה, כמו בכל מקרהעל ידי עובד אחר, דרישות מסוימות מוטלות על המומחה הנדון. והדבר הראשון שראוי לציין הוא שהסמנכ ל לנושאים כלליים חייב להיות בעל השכלה גבוהה. זה צריך להיות חוקי או טכני - תלוי בכיוון של הארגון.

מומחה חייב להיות בעל ניסיון של 5 שנים לפחות. בנוסף, תיאור התפקיד מתקן הוראות מיוחדות הקשורות לידע של העובד הדרוש לעבודה:

• משימות, תקנים, תקנות מקומיות ותוכניות עסקיות שונות צריכים להיות באחריות האדם המיוצג.
• העובד חייב לשלוט בכל התיאוריות של ניהול כוח אדם.
• העובד חייב לדעת הכל על דרכי התמיכה המוסרית של הצוות.
• סגן המנהל לעניינים כלליים חייב להיות בעל כישורי מחשב מתקדמים.
• העובד חייב להכיר את כל עקרונות הארגון.

על מקום העבודה בארגון

תיאור התפקיד של סגן המנהל לעניינים כלליים מכיל פריטים על מקומו של העובד המיוצג במבנה הארגון. מה ניתן להדגיש כאן?

ראשית, המומחה המדובר מוקצה לקבוצת המנהלים. הוא מתמנה לתפקיד או מפוטר ממנו רק לפי הוראת המנהל.

שני, לפי המסמך, העובדהוא מנהל מדרגה שנייה. לכן, למומחה אין צוות משלו כשמדובר בכפיפות מבצעית. עם זאת, בכל הקשור לנושא מדיניות כוח אדם ואבטחה, הצוות העובדים צריך לציית לו.

על הערכת עבודתו של מומחה

הוראתו של סגן המנהל לעניינים כלליים קובעת קריטריונים מיוחדים להערכת תפקידי העבודה של מומחה.

הערכה מתבצעת על ידי מנהל הארגון. להלן האינדיקטורים הבולטים במסמך:

• מילוי כל פונקציות העבודה הקבועות בתיאור התפקיד;
• רמת המשמעת והריכוז של הצוות העובדים, הרמה הגבוהה של ביצוע תפקידיהם על ידי הצוות העובדים;
• אבטחה בארגון; מידת היעילות של השיטות שניתן לנקוט במקרה חירום;
• הנוכחות בארגון של מערכת יעילה של תמריצים או תמריצים מוסריים וחומריים לעובדים;
• ניהול מדיניות כוח אדם יעילה וחסכונית;
• הבטחת עתודת כוח אדם איכותית, הכוללת עובדים עם רמת הסמכה;
• הנוכחות של אווירה ידידותית בצוות, היעדר סכסוכים ומחלוקות.

לכן, די הרבה קריטריונים להערכה קבועים על ידי הוראה מיוחדת (מקצועית או רשמית). על המשנה למנהל הכללי למלא את תפקידו ביעילות וביעילות רבה,כך שההנהלה תעריך אותם ברמה המתאימה.

הקבוצה הראשונה של חובות מומחים

תיאור התפקיד של סגן המנהל לעניינים כלליים קובע את הדרישות והתפקידים. להלן הנפוצים ביותר:

לפתח, ליישם ולעדכן תוכניות עסקיות הקשורות לאבטחה בארגון בזמן (תדירות הפיתוח של תוכניות כאלה תלויה בארגון עצמו; ככלל, זה קורה פעם בשנה)

• גיבוש מדיניות כוח אדם ארגונית; עריכת תוכנית כוח אדם שנתית.
• פיתוח והטמעה של מערכת לבדיקת מועמדים למשרות פנויות; ארגון מערכת איכות לבדיקת מועמדים למשרות.
• ארגון עבודה מתמדת ויעילה על הכנת עתודת כוח אדם.
• ארגון תחרויות יעילות כדי למשוך את המומחים המבטיחים והמוכשרים ביותר לעבודה בארגון.

כמובן, רק חלק מהפונקציות שמומחה נדרש לבצע הוצגו לעיל. הקבוצה השנייה של חובות העבודה של העובד תוצג להלן.

קבוצה שנייה של חובות מומחים

תיאור התפקיד של העובד קובע גם את הפונקציות העיקריות הבאות:

ארגון הליך התאמה איכותי לכל אדם חדש בארגון; מינוי למטרות אלו של זקנים או מנטורים שיסייעו לעובדים חדשים להתרגל למקום העבודה במהירות האפשריתמיקום

• שליטה בחלוקת האחריות לעבודה עם תיעוד כוח אדם.
• הכנת כל החומרים והמסמכים הדרושים להצגת עובדים מסוימים עבור פרסים או תמריצים.
• חיפוש וביצוע של כל המסמכים והחומרים להטלת על העובדים, במידת הצורך, אחריות מנהלית או משמעתית.

תפקידיו של סגן המנהל לעניינים כלליים הם אפוא נרחבים ומורכבים למדי. בנפרד, כדאי להדגיש את מערכת אמצעי האבטחה ושיטות המשא ומתן עם סוגים שונים של רשויות.

דרישות נוספות לעובד

אחת מהתפקידים העיקריים של סגן המנהל נותרה להבטיח אמצעי אבטחה כמערכת אחת.

כאן נוכל להדגיש את הדברים הבאים:

• ניתוח מצב החפצים בארגון לאבטחה; הערכה של אובייקטים אלה.
• נקוט באמצעים למודרניזציה של מערכת האבטחה בארגון.
• מניעת סיכוני אבטחה.

בנוסף לכל האמור לעיל, על המומחה המיוצג לעסוק גם בהגנה על המידע בארגון. סגן המנהל הכללי לעניינים כלליים מבצע:

• ניתוח של בסיס המידע של הארגון;
• הכנת רשימה של מידע ונתונים על סודות מסחריים;
• לעבוד כדי להגן ביעילות על סודות מסחריים.

בתפקידי סגן. מְנַהֵל,בין היתר, הוא כולל גם דיאלוג עם גופים ומפעלים שונים. בפרט, משא ומתן עם רשויות אכיפת החוק מתבצע לרוב והכרחי. המומחה מחויב במקרה זה להגיב לכל הבקשות שנשלחות ממנו ולהשתתף בכל ההליכים המשפטיים הדרושים.

עבודה עם תיעוד

די הרבה פונקציות מבוצעות על ידי סגן המנהל הכללי לעניינים כלליים. אחריות תיעוד היא כנראה הנפוצה ביותר בעבודה של איש מקצוע.

במיוחד, העובד נדרש להגיש את המסמכים הבאים:

• תוכנית עבודה לחודש הבא - עד היום החמישי בכל חודש; הנמען הוא המנהל.
• דוח חודשי פיננסי - לפני היום הראשון של כל חודש; הנמען הוא רואה החשבון הראשי.
• דוח חודשי סופי על העבודה שבוצעה - עד היום החמישי בחודש. נמען - מנכ"ל.
• הוראות ותקנות - עם כניסת הזמנות. המשתמשים הם עובדי הארגון עצמם.