הפונקציה העיקרית של שליטה בניהול

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

כל מנהיג מבצע את הפונקציות הבסיסיות של הניהול: תכנון, ארגון, הנעה, שליטה. ארבעת המרכיבים של פונקציית הבקרה: הגדרת אינדיקטורים ושיטות למדידת תוצאות, מדידת תוצאות, קביעה אם התוצאות על המסלול ופעולות מתקנות.

כל פונקציות הניהול: תכנון, ארגון, מוטיבציה, שליטה קשורות זה בזה. הם חשובים לא פחות לניהול יעיל. לא ניתן לחלק אותם למז'ור ולמינורי. יחד עם זאת, פונקציות הניהול: ארגון, מוטיבציה ובקרה מבוססים על תכנון מתחשב ואפקטיבי.

• תכנון הוא הפונקציה העיקרית והבסיסית. בהתבסס על היעדים האסטרטגיים נבנית תכנית להשגתן, תוך הקצאת משאבים מסוימים וקושרת הקצאה זו בזמן. התכנון מתעד את הקצאת המשאבים ומאחד את המאמצים של מחלקות ועובדים בודדים להשגת מטרה משותפת. בשביל זה, זה מתבצעפירוק של מטרות משותפות למטרות אישיות. הכרחי לדאוג לתכנון ובקרה של הארגון. פונקציות ניהול, בנוסף להגדרת יעדים, מספקות גם חיבור של רשימת עבודות שיש לבצע ברצף מסוים כדי להשיג את המטרה. יחד עם זאת, כל יצירה קשורה לזמן תחילתה וסופה, המשאבים המוקצים לה ועבודות עוקבות (או קודמות) בזמן.
• ארגון, כפונקציה של ניהול, הוא ליצור מבנה המאפשר לאלמנטים בודדים של המערכת לעבוד יחד על פי כללים נתונים ולהוציא באופן רציונלי את המשאבים שהוקצו כדי להשיג את היעדים. המבנה הארגוני מתואר במספר כללים פורמליים - תקנות, תקנות, הוראות.
• מוטיבציה, כפונקציה של ההנהלה, היא לעודד עובדים בכל הרמות לעבוד יחד ביעילות כדי להשיג את מטרותיהם. זהו התפקיד ההומניסטי והפחות רשמי של ממשל.
• בקרה, כפונקציה, תהליך הניהול מורכב מחשבונאות כמותית ואיכותית של תוצאות העבודה, זהו תהליך המבטיח שהארגון משיג את מטרותיו

הקצאת שליטה

שליטה היא התפקיד העיקרי של ההנהלה. זה עבור:

• צמצום אי הוודאות בתהליך הייצור ותהליך הניהול.
• חיזוי ומניעת כשלים.
• תמוך בפעולה מוצלחת.

שליטה אינה מתקבלת על הדעת ללא מדידה. להבין מההעבודה מתקדמת לפי התוכנית, יש צורך להשוות את האינדיקטורים הכמותיים שהושגו בזמן השליטה עם כמה מתוכננים ידועים בעבר.

בקרת תהליכים היא מערכת המאפשרת לתכנן, למדוד, לזהות חריגות ולתקן כל פעילות עסקית כמו ייצור, אריזה, משלוח לצרכן ועוד.

פונקציית הבקרה בניהול היא חלק חיוני מתהליך הניהול.

בהיעדר פונקציית בקרה, כל שליטה מאבדת את משמעותה. לא תדע אם מה שתוכנן נעשה, ובכלל, אם נעשה משהו.

ללא פונקציית הבקרה, אי אפשר גם לנהל כוח אדם.

תהליך הניהול הוא תהליך פונקציונלי לבקרה ארגונית, הוא צריך לצמוח מתוך היעדים והתוכניות האסטרטגיות של הארגון

ארבעה אלמנטים של פונקציית הבקרה

יש ארבעה שלבים עיקריים בפונקציית בקרת הניהול:

1. הגדר אינדיקטורים וכיצד למדוד תוצאות.
2. מדוד תוצאות.
3. קבע אם התוצאות הן כמתוכנן.
4. החל פעולה מתקנת.

"שליטה" פירושה רשימה שנשמרה בכפולות (בצרפתית contrôle, מ-contrerôle -, מלטינית contra - against ו-rotulus - scroll).

הגדרת יעדים ושיטות למדידת תוצאות

יש צורך ליצור סט של אינדיקטורים החשובים לתהליך המבוקר ולקבוע את הערכים המתוכננים לכל אחד בנקודות זמן נתונות. כאשר בזמן זה בפועלכתוצאה מכך, מנהלים מקבלים אותות לגבי איך הדברים מתנהלים ולכן הם לא צריכים לבדוק כל שלב ביישום התוכניות.

אינדיקטורים צריכים להיות מנוסחים בבירור, ניתנים למדידה וחומר לניטור. במפעל ייצור, מדדים עשויים לכלול מכירות ותפוקה, יעילות עבודה, ביצועי בטיחות ועוד.

במתן שירות, לעומת זאת, המדדים צריכים לכלול, למשל, את מספר הלקוחות שנאלצים להמתין בתור בבנק או את מספר הלקוחות החדשים שהובאו כתוצאה מקמפיין פרסומי מעודכן..

נקודות המדידה על ציר הזמן גם לא צריכות להיבחר באופן אקראי, אלא יש לשייך אותן לחשיבות קריטית, מנקודת מבט של תהליך מבוקר, פרקי זמן או תחילת/סוף שלבים חשובים בתהליך. זה יכול להיות

• תחילת או סוף תקופת התכנון - משמרת, יום, שבוע או חודש.
• התחלה או סיום של שלב חשוב: סיום קדם ייצור, תחילת הרכבה סופית של המוצר, משלוח המוצר ללקוח.
• הפצת מוצר חדש או השגת נפחי שירות מתוכננים.

פונקציות התכנון והבקרה בניהול קשורות זה בזה מאוד ואינן הגיוניות אחת בלי השנייה. אף תוכנית מבוקרת לא הופכת לפיסת נייר ריקה. גם פונקציות הניהול של מוטיבציה ושליטה קשורות.

מדידת תוצאות

מדידת תוצאות בנקודות בקרה והשוואתן לאלו המתוכננותאינדיקטורים צריכים להתבצע באופן יזום כך שניתן יהיה לזהות סטיות מוקדם ככל האפשר או אפילו לחזות לפני שהן מתרחשות, ובכך להימנע או למזער פעולה מתקנת.

אם המחסומים מתוכננים כהלכה וכלים זמינים כדי לקבוע בדיוק מה הכפופים עושים, הערכת הביצועים הנוכחיים והצפויים תהיה מדויקת וקלה.

עם זאת, ישנן פעילויות רבות בהן קשה לקבוע את נקודות הבקרה המדויקות, ישנן גם פעילויות רבות שקשה למדוד.

זה די פשוט, למשל, לקבוע זמן סטנדרטי לייצור של מוצרים המוניים, וקל באותה מידה למדוד את הערכים האמיתיים של האינדיקטורים האלה

המצב מסובך יותר עם סוגי עבודה רחוקים מטכנולוגיה. למשל, לא קל לפקח על עבודתו של מנהל יחסי תעשייה, כי לא קל לפתח כרטיס ניקוד ברור.

הראש של מנהלים מסוג זה מסתמך לעתים קרובות על אינדיקטורים מעורפלים כמו יחסי איגוד, ההתלהבות והנאמנות של הכפופים, תחלופת עובדים ו/או סכסוכי עבודה. במקרים כאלה, גם התוצאות של מדידת הכפוף על ידי המנהל מעורפלות.

תאימות התוצאות לתוכנית

זהו שלב פשוט אך חשוב מאוד בתהליך הבקרה. זה כולל השוואת תוצאות מדודות עם יעדים שנקבעו מראש. בשלב זה, טכניקת השוואה שפותחה מראש חשובה ביותר. בתוך זההמסמך צריך להגדיר בבירור מה נמדד באופן ספציפי, באיזו נקודת זמן ובאילו תנאים. עקוב אחר טכניקה זו בקפדנות, אחרת, תוצאות המדידה וההשוואה עם התוכנית לא יהיו אמינות.

אם הביצועים הם כמתוכנן, ההנהלה עשויה להאמין שהכל בשליטה. במקרה זה, אין צורך להתערב בניהול השוטף של הארגון.

פעולת תיקון

שלב זה הופך להיות החשוב ביותר במקרה שהאינדיקטורים לא מגיעים לאלו המתוכננים והניתוח מראה צורך בפעולות מתקנות. פעולות מתקנות כאלה עשויות לכלול שינויים בהיבט אחד או יותר של התפעול השוטף של הארגון.

לדוגמה, מנהל סניף בנק חייב להחליט שצריך להעסיק קופאים נוספים באולם כדי לעמוד בהמתנה המקסימלית של חמש דקות שנקבעו קודם לכן.

או שמנהל החנות מחליט לשלוח למפעילי המכונות שעות נוספות כדי לעמוד במועדי אספקת המוצרים.

ניטור גם עוזר לזהות יעדים שהוגדרו בצורה לא נכונה, ובמקרה זה הפעולה המתקנת תהיה לתקן את המטרות, ולא להילחם כדי לשנות את הערכים הנמדדים הנוכחיים.

זמן של פעולה מתקנת

עליך תמיד לפתח דרך בונה להביא את האינדיקטורים לערכים המתוכננים, אחרת תצטרך להבין באיחור שהכשל כבר התרחש.ככל שבאג או כשל מזוהים מוקדם יותר, כך גדל הסיכוי שהוא יתוקן או יתעדכן. וככל שפחות זמן, משאבי חומר ועבודה יושקעו על תיקונו.

סטיות שהתגלו במועד מאוחר יותר יכולות להיות בלתי אפשריות לחלוטין לתיקון. במקרה זה, נגרם לארגון הפסדים כספיים ומוניטין משמעותיים, עד לסיום פעילותו.

חדשות רעות היום טובות יותר מאותן חדשות מחר.

D. S. Chadwick

קשר של פונקציות בקרה

פונקציות ניהול: מוטיבציה ושליטה קשורות קשר הדוק זה לזה. כדי לבנות מערכת מוטיבציה יעילה לכפוף, מנהל צריך גישה לתוצאות בקרה מדויקות ובזמן.

ניתן לבצע בקרה לצורך תאימות:

• אינדיקטורים מתוכננים;
• תקני איכות;
• מדיניות תאגיד;
• דרישות לבטיחות והגנה על עבודה;
• דרישות של שליטה בארגונים מדינה או ציבוריים.

בקרה יכולה להיות גם תקופתית וחד פעמית, מתוזמנת וחרום, פרטית וכחלק מביקורת כללית של הארגון.

מסקנה

תפקידה העיקרי של הבקרה בניהול הוא להבטיח את יישום התוכנית ובכך להשיג את מטרות הארגון. מאפיינים נוספים - תמיכה בארגון ומוטיבציה ואינטראקציה איתם. פונקציית הבקרה בניהול היא החשובה ביותר. נקודת השליטה היא לאעל מנת לתפוס את היחידה או העובדים באי מימוש התכנית ולהענישם. העניין הוא לזהות חריגות מהתכנית בזמן. אז יש סיכוי שיהיה זמן לנקוט בפעולות מתקנות. ארגון מתחשב של תהליכי בקרה הוא המפתח לביצוע מדויק ובזמן של תוכניות והשגת יעדים.