תיעוד פעילות הניהול ומושגי היסוד שלה

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

תיעוד מתייחס לרישום מידע בהתאם לכללים המוסדרים, כלומר, נוהל עיבוד מסמכים באופן מיוחד. מאחר שתהליך רישום הנתונים יכול להתבצע באמצעים שונים, המסמכים בפרקטיקה של פעילויות הניהול שונים מאוד - חומרי כתיבה, גרפיים, טיפוגרפיים, תמונות ווידאו.

תיעוד פעילות הניהול הוא הליך מוסדר, המקנה לו ערובה לתוקף משפטי - איכות שנמצאת בחקיקה הנוכחית.

היום נעשה שימוש באמצעי תיעוד שונים: החל מפשוטים (כגון עפרונות ועטים כדוריים רגילים) ועד לאלקטרומכניים מורכבים יותר (כולל רשמקול, מצלמת וידאו, מכשיר פונו וכו') ואוטומטיים, מַחשֵׁב. שיטות התיעוד תלויות גם באמצעים שבהם נעשה שימוש. זה יכול להיות טקסט, אלקטרוני, סרט וצילום.

פעילות ניהול משתמשת בדרך כלל במסמכי טקסט שנכתבו ביד או שנוצרו במחשב. בגלל זההם נקראים רשומות ניהול.

תיעוד הוא תמיד קיבוע של מידע כלשהו על ספק מסוים, עם פרטים מיוחדים, שבאמצעותם הוא מזוהה. תיעוד של פעילויות ניהול יוצר את האמצעים והעילות להסדרת הפעילות הן של פקיד יחיד והן את הפעולות הפיננסיות או הארגוניות של המיזם כולו.

התיעוד עשוי להיות שונה בתפקודיו, מטרתו, תוכנו, מידת הסודיות וזמינותו של המידע. ההתייחסות לגורמים מאפשרת לסווג אותו לבין ארגוני ולחיצוני. הראשון, שאינו חורג ממוסד או ארגון אחד, ומתנהל בין משתתפיו, נקרא שירות. השני - תיעוד חיצוני - מתבצע בין ארגונים מסוגים שונים, פקידים בודדים שאינם כפופים ישירות זה לזה.

התיעוד הטכני מתבצע בהתאם לסטנדרטים שנקבעו, השונים עבור כל סוג של מסמך. לכל פעילות ניהולית הדבר חשוב במיוחד, שכן כך התיעוד מקבל תוקף משפטי, המשמש כהוכחה בטוחה לאמיתות המידע הכלול בו.

תיעוד של פעילויות הניהול מטיל אחריות ספציפית על פקידים או גופים ניהוליים שמבצעים זאת. אז, במהלך יצירת כל מסמכים רשמיים יש להקפידנורמות חקיקה עדכניות, כללי רישום, שהן כלל ארציות. כמו כן, לכל מסמך יש לצרף פרטי הארגון, בעלי משמעות משפטית: שמו ופענוחו, חתימות וחותמות של ההנהלה או מחלקה מסוימת במפעל, תאריך ההרכבה ומספרו בספר הרישום, חותמות אישור, וכו ' לבסוף, תיעוד של פעילויות ניהול צריך להנפיק מסמכים אך ורק במסגרת סמכותו.

מסמכים שונים במידת האותנטיות. טיוטות או עותקים מהתיעוד הראשי מכילים רק טקסט מסוים, ואינם מכילים את אותו תוקף משפטי כמו המקורות. המסמך האותנטי נחשב למסמך המכיל את המידע ואת הפרטים הנ ל המאשרים את תוקפו ואמיתותו.