בקרה נוכחית, ראשונית ואחרונה: מדוע וכיצד היא מתבצעת

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

יעילות הניהול נקבעת על פי השגת המטרה, בכל שלבי התנועה לקראת התוצאה, על המנהל להפעיל בקרה ופיקוח על התהליך, המשאבים, הסביבה. שליטה היא אחת המטרות התפקודיות החשובות ביותר של מנהיג.

קונספט השליטה בניהול

ניהול הכרחי כדי לארגן ביעילות פעילויות, להוציא משאבים בצורה רציונלית ולהשיג יעדים. לניהול יש באופן מסורתי חמש פונקציות בסיסיות: תכנון, ארגון, הנעה, שליטה ותיאום. לכל אחד מהם יש את הספציפיות והמשמעות שלו. לכן, בקרה, שוטפת או אסטרטגית, היא פעילות חשובה של מנהל להשוואת תוצאות העבודה עם התוכנית בכל שלבי תהליך הייצור, בדיקת התוצאות לגבי עמידה בתקנים ונורמות, וביטול חריגות המתגלות.

חשיבות הבקרה מוסברת בצורך להסיר אי ודאות לגבי מצב העניינים בחברה והתקדמות תהליך הייצור. כמו כן, שליטה היא תנאי מוקדם לפעילות מוצלחת. הואמאפשר לך להעריך את המצב ולמנוע התרחשות של משברים. שליטה ופיקוח נחוצים, אך הם יכולים ללבוש צורות רבות ולבצע מגוון פונקציות. בהתאם לסגנון המנהיגות בארגון, השליטה עשויה להתרכז בידיו של מנהל יחיד, בדרך כלל מנהל בכיר, או להאציל למספר עובדים.

פונקציות בקרה

שליטה היא רגע לא נעים של עבודה הן למנהיג והן למבצע, אבל הוא הכרחי. בניהול נהוג לדבר על מספר פונקציות בקרה בסיסיות:

- הערכת הסביבה, חיצונית ופנימית. במהלך הבקרה, המנהל אוסף מידע ומסיר אי ודאות בהבנת התהליך הנוכחי. ביצוע בקרה מאפשר לזהות גורמים שליליים או מאיימים בסביבה החיצונית והפנימית ולמצוא הזדמנויות לבטל אותם או לקחת אותם בחשבון בביצוע הפעילויות.

- תגובה לסטיות. המנהל בקרה על מנת להיות מודע לכל פרטי תהליך הייצור ולהספיק להגיב לשינויים וסטיות. בקרה מאפשרת לך להבחין בטעויות ובאיומים בזמן ולבנות מחדש במהירות את תהליך הייצור.

- הקצאת משאבים. שליטה טקטית וטכנית מאפשרת שימוש רציונלי ביותר בכסף זמין, בציוד, למצוא את המקום המתאים לכישורי העובדים. במקביל, הבקרה מאפשרת לך לזהות עתודות ולהשתמש בהן בצורה פרודוקטיבית.

- שמירה על משוב. הפונקציה האינטראקטיבית של הבקרה היא במהלך היישום שלהנוצרת אינטראקציה בין כל מרכיבי המערכת, בין המנהל למבצע.

- הערכת ביצועי הצוות. על מנת להניע עובדים בצורה מוכשרת ולשלם ביעילות על עבודתם, יש צורך לבנות מערכת הערכה ברורה, בכך המנהל עוזר לשלוט בכל שלבי הייצור.

סוגי בקרה

המורכבות של תהליך הפיקוח מביאה למספר כישורי בקרה.

בהתאם לתדירות ההליכים, הם נבדלים:

- בקרה ראשונית. עוד לפני תחילת העבודה, יש לבצע פעולות למעקב והערכת משאבי מפתח: חומר, אנושי, ייצור. מטרתו למנוע את האפשרות של השלכות שליליות של פעולות המבצעים. זה מאפשר לך לבצע התאמות בתוכנית עוד לפני שמתחילים ליישם ולפני שנעשו טעויות.

- שליטה נוכחית. הוא מתבצע במהלך ביצוע העבודה, מטרתו לזהות בשלב ההתרחשות ולמנוע טעויות וחריגות. מטרתו היא לפקח על עמידה בנורמות ובסטנדרטים. בקרה נוכחית דורשת זרימה מתמדת של מידע ותיקון מהיר של שגיאות.

- שליטה סופית. היא מתבצעת בשלב של סיכום והערכת השגת התוצאות. המטרה העיקרית של סוג זה של בקרה היא למנוע שגיאות דומות בעתיד. הנתונים המתקבלים בשלב זה הופכים לבסיס ליצירת תוכניות חדשות.

מבוסס על תדירות פעולות השליטה, אסטרטגיות, טקטיות ובקרה תפעולית. לפי השתייכות פונקציונלית, מומחים מכנים סוגי בקרה פיננסיים, ייצור, שיווק וכוח אדם. ניתן גם להבחין בין סוגי בקרה חיצוניים ופנימיים על סמך כיוון הפעולה.

שליטה אסטרטגית וטקטית

הכלי החשוב ביותר ליישום תוכניות ארגוניות הם בקרה אסטרטגית וטקטית. המשימה של פעילויות ניהול מסוג זה היא לעקוב אחר נכונות התוכניות והפעולות השוטפות. בקרה אסטרטגית היא בדיקה שיטתית של עמידה ביעדים גלובליים, תוכניות אסטרטגיות ופעולות. המטרות של פעילות מסוג זה הן: קביעת נכונות המטרות ארוכות הטווח שנבחרו ונכונות הדרך להשגתן, זיהוי הזדמנויות פוטנציאליות לחברה. שליטה טקטית קשורה לבדיקת השגת יעדים מיידיים לטווח קצר. הכלי שלו הוא בקרה טכנית, שמטרתה לזהות את ההתאמה הקפדנית של תהליך הייצור לתקנות, תקנים ותקנות.

שליטה בשלבי ההכנה

כל תהליך הניהול חדור שלבי בקרה. יש מסורת של סיווג שלבים, במקרה זה יש: בקרה מקדימה, שוטפת ואחרונה. כל אחד מהם מבצע את תפקידיו ויש לו תכונות ייחודיות. בקרה מקדימה קודמת לתחילת העבודה, היא חלק בלתי נפרד מהתכנון. מטרתו ליצור תנאים להשקה יעילה של הייצור. על זהבשלב נבחנים המוכנות והכשירות של הצוות, זמינות המשאבים הדרושים ותיעוד הפעילויות.

הבקרה הנוכחית, שלא כמו המקדימה, עולה בקנה אחד עם שלבי ההפקה בזמן. תפקידו העיקרי הוא לשפר את זרימת העבודה. המנהל עוקב כל העת אחר עמידתם של כל פעולות הייצור והפעולות של המבצעים עם תוכניות ותקנים מאושרים. לעיתים מכונה שלב זה גם "בקרת ביניים", המדגישה את תכונתו העיקרית – זיהוי ליקויים וסטיות בדרך אל המטרה. הוא מיושם להערכת הפתרון של בעיות נוכחיות ואסטרטגיות כאחד. חשיבות מיוחדת היא הבקרה הסופית או הסופית. הוא שונה מאוד משלבים אחרים במשימות ובזרימה שלו.

שליטה סופית: פרטים

השלב האחרון של תהליך הייצור כולל פתרון של מספר משימות חשובות. מדובר בזיהוי מידת העמידה ביעדים ובתוצאות שנקבעו, בהערכת עבודת כוח האדם, בהרכבת רשימת חישובים שגויים וטעויות על מנת לעבור לשלב חדש של תכנון על פיהם. הבקרה הסופית צריכה להתבצע על פי הקריטריונים שנקבעו, על מנת שהמבצעים יבינו כיצד נבדקת עבודתם וכיצד הדבר ישפיע על תגמולם. פיקוח מסוג זה קשור להערכת הוצאת המשאבים, לקביעת יעילות האסטרטגיות והטקטיקות והערכת נכונות ההחלטות שהתקבלו קודם לכן. התוצאות של שלב זה חשובות ביותר לעתיד הארגון, שכן תוצאותיו יכולותהימנע מטעויות בעת יצירת תוכניות לעתיד.

נוהל בקרה

בקרה, עדכנית וסופית, מתבצעת לפי אלגוריתם אחד.

בשלב הראשון, מידע נאסף, לאחר מכן מנוסחים קריטריונים להערכה לכל פעולה ותהליך, לאחר מכן נקבעים המטרות ושיטות הבקרה. זה שלב ההכנה. בהמשך, הבקרה נכנסת לשלב ההערכה בפועל של התהליך והפעולות. השלב האחרון הוא ניתוח המידע שהתקבל וגיבוש המסקנות, הוא שם נרדף לבקרה הסופית. כתוצאה מכל הפעולות הללו, צריכה להיווצר החלטה ניהולית.

עקרונות השליטה

מנהל שמפעיל שליטה, נוכחית, אסטרטגית או סופית, חייב לזכור את העקרונות הבסיסיים של יישומו. אלה כוללים:

- עמידה בזמנים. צריך להיות זמן מה בין הליכי הבקרה, הוא לא צריך להיות תכוף מדי כדי שהעובד לא ירגיש שלא סומכים עליו. אבל אסור לעשות זאת לעתים רחוקות מדי כדי שהעובד לא יתרשם של חוסר שליטה.

- גמישות. עליו להסתגל לתנאים הנוכחיים.

- רווחיות. המטרה שלו היא לחסוך במשאבים, ולכן זה לא צריך לדרוש השקעות גדולות.