ניהול פרויקטים - מה זה? יתרונות וחסרונות

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2024-01-17 18:51

ניהול פרויקטים הוא מרכיב אינטגרלי של מערכת הניהול המודרנית ברוסיה. חברות מקומיות וזרות רבות משתמשות בניהול פרויקטים כדי לשפר את איכות המוצרים והשירותים, להפחית עלויות, להגדיל רווחים. מהו ניהול פרויקטים ומהם היתרונות העיקריים שלו?

מהו פרויקט?

ניתן לפרש את המושג "פרויקט" בדרכים שונות לחלוטין. האפשרות הראשונה כרוכה בהגדרת הפרויקט כמכלול תיעוד, לפיו מתאפשרת הקמת מבנה או מבנה. מאמר זה ידון במשמעות השנייה של המילה "פרויקט".

יש הרבה הגדרות של פרויקט, למרות שכולן מסכימות על דבר אחד: פרויקט הוא רעיון הכולל יישום של משימה חומרית ספציפית בפרק זמן מוגבל. במקביל, המאפיינים העיקריים של הפרויקט נקראים:

• ייחודיות (פרויקט הוא משהו שנוצר בפעם הראשונה).
• זמן מוגבל (לפרויקט תמיד יש מועדים ליישומו).
• תכליתיות (הפרויקט תמיד מתבצע כדי לפתור בעיות ספציפיות, המתבטאות, ככלל, ביחידות כמותיותמידות).

אם כל שלושת התנאים מתקיימים, ניתן לקרוא למערך הפעילויות פרויקט.

תוכניות ותיק עבודות

פרויקטים מקובצים לרוב לתוכניות ותיק עבודות. יחד עם זאת, תוכניות הן אוסף של פרויקטים המאוחדים במטרה משותפת. לדוגמה, תוכנית לשיפור איכות החינוך לאוכלוסייה עשויה לכלול פרויקטים להעלאת שכר המורים ב-20%, בניית 15 בתי ספר חדשים, הוצאת 26 ספרי לימוד חדשים במקצועות היסוד.

תיק פרויקטים מפגיש פרויקטים הממומנים ממקור אחד, ללא קשר למטרותיהם. לדוגמה, תיק הפרויקטים של חברה N עשוי לכלול פרויקטים למטרות צדקה, בניית משרד תאגידי חדש, חגיגת יום השנה למנהל וגידול במחזור השנתי ב-10%.

פרויקטים בתיקי תיקים ותוכניות צריכים לכלול גם את שלושת התכונות העיקריות שתוארו לעיל.

עקרונות בסיסיים של ניהול פרויקטים

לאור השוק המתפתח באופן דינמי של טכנולוגיות שנועדו להקל על תהליך הניהול, קשה לציין שיטות ספציפיות שמתארות באופן מלא את ניהול הפרויקט.

ניהול פרויקט כולל גישות וכלים רבים ומבוסס על העקרונות הבסיסיים הבאים:

• מכוון לתוצאות. עקרון זה נקבע על פי משמעות המונח "פרויקט". ניהול פרויקטים אינו רק ניהול איכות, הוא מערך תכליתי של פעולות הקשורות זו בזו.
• עקרון "משולש העיצוב". בְּניהול הפרויקט צריך להיות מונחה על ידי התלות ההדדית בין: תזמון, תקציב, איכות הפרויקט. שינוי באחד הגורמים מביא לשינוי באחרים, מה שהופך אותם, כביכול, לצלעות של אותו משולש.



• חשבונאות למחזור החיים של הפרויקט. מחזור החיים של פרויקט מתחיל עם היווצרות עצם הרעיון של יצירת פרויקט ומסתיים בתום פרק הזמן הנקוב בפרויקט. מחזור החיים של פרויקט, ככלל, מסתיים ברגע שמתחיל מחזור החיים של המוצר, שנוצר כתוצאה מהפרויקט.
• גישת תהליך לניהול. עיקרון זה כרוך בהערכה של הפרויקט כמכלול של תהליכים הקשורים זה בזה ומגיעים לשיא בתוצאות ביניים בצורה של מוצרים חצי מוגמרים או מסמכים חשובים. גישה זו מאפשרת לך לשלוט בפרויקט ללא מה שנקרא "האזורים העיוורים".

שיטות לעידוד משתתפי הפרויקט

תמריץ משתתפי פרויקט זוכה בדרך כלל לתשומת לב מיוחדת כאשר ניהול פרויקט נבחר לבצע משימות ספציפיות. ניהול פרויקטים כולל בדרך כלל מנגנוני מוטיבציה מוחשיים ובלתי מוחשיים.

תמריצים מהותיים כוללים בונוסים, קנסות, תשלומים נוספים עבור ביצוע מוקדם של משימות ביניים.

שיטות מוטיבציה בלתי מוחשיות כוללות תעודות ומתנות משמעת בצורת חופש, כמו גם פריסת תחרות בין משתתפי הפרויקט במסגרת תחרות תחרותית.

שלבים עיקריים בניהול פרויקט

ניהול הפרויקט מתרחש בשלבים של מחזור החיים של הפרויקט ושלבי מורכבות הניהול. הקשר בין שלבים לשלבים מוצג בטבלה למטה.

PHASES:	ניהול עלויות	ניהול תקין	ניהול תוכן	ניהול סיכונים
STAGES:	1	2	3	4
Initiation	הערכת מימון ראשונית	אומדן ראשוני של ציר הזמן של הפרויקט	הגדרת משימות מפתח	ניתוח ראשוני של גורמים שליליים אפשריים
תכנון	חישוב התקציב וחיפוש מקורות מימון	חישוב לוח הזמנים של הפרויקט	חישוב יעדי הפרויקט	חישוב התאמת סיכון
יישום	מימון שלב אחר שלב של הפרויקט	מעקב אחר יישום לוח הזמנים	ניטור ההישגים של מדדי ביניים	מעקב אחר שינויים בנהגים מרכזיים
סגירה	הערכת רווח/הפסד	ניקוד רגל/עופרת	הערכה של השלמת/כישלון יעדי הפרויקט	ניתוחטעויות שנעשו

לפיכך, תחומי ניהול הפרויקטים כוללים פיננסי, כוח אדם, תחומים מבניים של הארגון.

היקף ניהול הפרויקט

מבנה ניהול הפרויקט כולל חלוקה של כל עבודת הארגון לפרויקטים מוגבלים מבחינת זמן ויעדים. במקביל, מתגבש צוות של כל פרויקט וצוות מנהלי פרויקטים המדווחים למנהל על התקדמות הפרויקט שלהם.

בהקשר זה, ניהול פרויקטים משמש, ככלל, בארגונים בתעשיות ובגדלים שונים, עם מגוון רחב של הזמנות המבוצעות בו-זמנית. עם זאת, בעסקים קטנים, הוא גם משתמש בניהול פרויקטים כדי לפתור בעיות ספציפיות של מודרניזציה של הייצור או, למשל, הצגת מוצר חדש.

ניהול פרויקטים בענף הבנייה

בענף הבנייה, השימוש במתודולוגיית ניהול פרויקטים רלוונטי במיוחד. בחברות המבצעות תפקידים של לקוח או קבלן, ניהול הפרויקט משתמש בחלוקה טבעית של העבודה לפרויקטים (לפי עקרון המוצר, כלומר בניית כל בניין היא פרויקט נפרד), ובמבנה ההנהלה העליונה באופן מעשי. אינו דורש ארגון מחדש רציני.

ניהול של ארגון פרויקט מבוצע לעתים קרובות גם על פי עקרון הפרויקט, תוך שימוש בהצלחה בצוותים שכבר נוצרומעצבים כצוות פרויקט.

ניהול פרויקטים במבני מדינה

ניהול פרויקטים בממשלה הוא טרנד חדש למדי של זמננו. שיטת הניהול של יעד התוכנית, שהתפתחה מאז התקופה הסובייטית, קיבלה כעת צורה של ניהול פרויקטים בכל הארץ. כעת, כדי לפתור משימות חשובות מבחינה אסטרטגית עבור המדינה, נעשה שימוש בתוכניות הכוללות פרויקטים בודדים עם מדדי יעד ומועדי יישום. עם זאת, עצם המתודולוגיה לניהול תוכניות כאלה עדיין רחוקה מלהיות אידיאלית ודורשת מודרניזציה ועדכון.

ניסיון ביישום ניהול פרויקטים באזור בלגורוד

מנהל ציבורי מבוסס פרויקטים הוכיח את עצמו בכל העולם. ברוסיה, יש ניסיון ביישום טכנולוגיה זו באזור בלגורוד.

ניסוי רחב היקף זה השפיע כמעט על כל ההיבטים של שירות המדינה באזור בלגורוד. בין המרכיבים העיקריים ניתן למנות הדרכות לניהול פרויקטים, תמיכה ארגונית ומתודולוגית, בדיקות באתר, הנעה, הערכת כישורי העובדים, עמלות מומחים לבדיקת פרויקט.

ניהול הפרויקטים של אזור בלגורוד כולל כעת גופים קולגיאליים לניהול פרויקטים:

• וועדה בין-מחלקתית המנהלת את פעילויות הפרויקט.
• וועדות מומחים מגזריות שמחליטות על פתיחה/סגירה של פרויקטים.
• משרד פרויקט אזורי השולט בעמידה למתודולוגיהניהול פרויקטים.

One Stop Shop

במסגרת המעבר לניהול פרויקטים עבר אזור בלגורוד, עוד ב-2010, לתיאום פרויקטים להשקעה באמצעות מערכת "חלון אחד", המוכרת כיום במוסקבה. תפקידו של חלון זה מבוצע רק על ידי אחד מהשירותים החדשים שהוצגו - משרד הפרויקטים האזורי. כעת, בדיוק חודש לאחר פנייה למשרד הפרויקט, הגוף העסקי מקבל מסמך אישור.

מערכת מידע אוטומטית "ניהול פרויקטים"

מידע ותמיכה טכנית בניהול פרויקטים באזור בלגורוד מתבצעת באמצעות מערכת המידע האוטומטית (AIS) "ניהול פרויקטים". זהו יישום אינטרנט ללא תוכנה המבצע את הפונקציות הבאות עבור פרויקטים, תיקים ותוכניות:

• תחזוקת הרישום (מסד נתונים).
• תזמון.
• תקציב.
• ניטור יישום ברמה האזורית והמוניציפלית.
• חלוקת הסמכויות והאחריות של הצוות.
• שנה תוכן.
• מערכת התראה לגבי אירועים קרובים וצפויים עבור פרויקטים.
• זרימת מסמכים.
• דיווח אנליטי אוטומטי.
• שילוב עם הממשלה האלקטרונית של אזור בלגורוד.

יתרונות וחסרונות של ניהול פרויקט

הניסיון המתואר ביישום ניהול פרויקטים באזור בלגורוד התברר כמוצלח. ההשפעה של שינויים אלו התבטאה בעיקר בעלייה בקצב הצמיחה של התוצר האזורי הגולמי ב-0.1% (יותר מ-3 מיליארד רובל), הפחתה בזמן המושקע באישור הפרויקט (בחודשיים לכל פרויקט) ועלייה בקצב הפיתוח של ההשקעות ב- האזור ב-23%. עם זאת, התוצאה החשובה ביותר היא היווצרות חשיבה פרויקטית בקרב עובדים המנתחים ומנסים לפתור את הבעיה באופן אקטיבי, לעיתים אף בשיטות חדשניות לא סטנדרטיות.

הנעה ושינוי מבנה של המבנה הניהולי אפשרו להשיג השפעה חיובית לא רק לשירות המדינה, אלא גם לעסקים, יצירת אקלים השקעות נוח והסרת חסמים ליזמות.

אוכלוסיית האזור לוקחת כעת חלק פעיל בבחירה ובקרה של יישום פרויקטים אסטרטגיים חשובים. עבור אנשים, ניהול פרויקטים הוא הזדמנות ליהנות משירותים באיכות גבוהה ומניידות גבוהה.

עם זאת, למרות כל היתרונות של מבנה ניהול הפרויקט, יש גם חסרונות של גישה זו.

קודם כל, תקופת המעבר. לוקח זמן מסוים לצוות הפרויקט לעבוד יחד ולבצע את תפקידיו כמנגנון מתואם היטב.

שנית, בעת יישום ניהול פרויקטים בארגון, החיפוש אחר מנהל פרויקט טוב עלול להתעכב. דרישות גבוהות מאוד מוטלות על תכונותיו האישיות והמקצועיות של מנהל פרויקט: כישורים מקיפים, התעמקות מלאה בפרויקט, ניסיון בניהול פרויקטים בפרטים הנדרשים.

החיסרון השלישי של ניהול פרויקטים יכול להיחשב כצורךחלוקת משאבי החברה בין פרויקטים. בחברות "עניות", ייתכן שהדבר אינו אפשרי כלל. מנהלי פרויקטים יצטרכו "להילחם" על מימון וכוח אדם, דבר שאינו מקובל בתנאים של שליטה מוחלטת בכל שלבי מחזור החיים של הפרויקט.

אחד החסרונות החשובים ביותר של מסלול ניהול הפרויקט בארגון הוא העסקת חברי צוות הפרויקט ומנהל הפרויקט לאחר סיום הפרויקט. כידוע, עומס העבודה של הצוות הוא הכלל החשוב ביותר בעסק מצליח, ובמקרה של עבודת פרויקט מופיעות באופן קבוע קבוצות מומחים "תלויות באוויר", שמאבדות בבת אחת את עומס העבודה הקבוע שלהן.

לסיכום האמור לעיל, אנו יכולים להסיק שניהול פרויקטים הוא חלק בלתי נפרד מהמרחב העסקי המודרני, ולימוד היסודות שלו הוא פשוט הכרחי לקבלת החלטות ניהול מוכשר הן ברמת המדינה והן בתוך עסק יחיד.