תכתובת יוצאת: יומני רישום, הנהלת חשבונות, דוגמאות, כללי מילוי

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

בכל תחום של הכלכלה הלאומית, יש ניירת הכוללת פונקציות רבות. ביניהם, ניהול התכתבויות נכנסות ויוצאות הוא אחד המרכזיים שבהם. אין מיזם אחד שמתפקד במנותק מארגונים אחרים. תקשורת ושיתוף פעולה עם לקוחות, ספקים, מוסדות פיננסיים ואחרים הם חובה. לכן, תהליך הייצור לא יכול להסתדר בלי התכתבות. מי מטפל ברישום מכתבים נכנסים ויוצאים? איך לתת להם דין וחשבון נכון? מי צריך את זה ולמה? נשקול נושאים אלה במאמר.

קטגוריות של התכתבות. תכונות של תיעוד יוצא

יש הרבה מאוד צורות וסוגים של מסמכים, אבל כולם מתחלקים לשתי קטגוריות עיקריות בלבד:

• שולח (דואר יוצא).
• התקבל (דואר נכנס).

בוא נסתכל על המשמעות של כל קטגוריה.

תכתובת, הנקראת יוצאת, יכולה להישלח לנמענים הבאים:

• רשויות גבוהות יותר.
• כפופיםארגונים.
• ארגונים שותפים.
• מחלקות, סדנאות וחטיבות מבניות אחרות של המיזם.

אילו מסמכים נשלחים לרשויות גבוהות יותר?

כמעט כל מיזם כפוף לכל ארגון (מחוזי, מחלקתי, אזורי, כמו גם משרדים). התכתבות יוצאת הנשלחת למוסדות אלו עשויה להיות דוחות, דוחות, תוכניות לחודש, רבעון, שנה, תשובות לבקשות. ככלל, הוא מופק על גבי טפסים סטנדרטיים מאושרים או על גיליונות רגילים עם לוגו החברה.

מסמכים לארגוני Downline

לא כולם, אבל ארגונים רבים משתפים פעולה עם ארגונים הכפופים להם. זה יכול להיות גופים מבצעים, סניפים, חברות קטנות ואחרות. ההתכתבות הנשלחת על ידו עשויה להיות הנחיות, צווים, הודעות, תקנות, הנחיות, חומרי הדרכה. הוא מופק גם על ניירות מכתבים או גיליונות רגילים עם לוגו החברה. בנוסף, הוראות וחומרי הדרכה עשויים להיות בצורת חוברות ומדריכים, אך יש לצרף להם הנחיות על טפסים סטנדרטיים או מכתבי כיסוי עם חותמות וחתימות. אם אין כאלה, אז המדריכים והברושורים עצמם חייבים להיות עם חותמת המפעל השולח וחתימות של אנשים אחראים.

תיעוד לחברות שותפות

ככלל, במקרה הזה אנחנו מדברים על ספקים, מפיצים ולקוחות. ההתכתבות שהוא שולח היא פקודות, הודעות שלקבלת סחורות, תביעות, עלוני פרסום, הודעות על שינויים בכל תנאי של הסכם או חוזה, הצעות עסקיות.

יש לציין שאין צורך ברישום חומרי פרסום, מחירונים, ברכות, הזמנות, למשל, למצגת.

תיעוד בתוך אותו ארגון

סוג זה של התכתבות יוצאת מתבצע במפעלים שבהם יש 2 או יותר מחלקות, סדנאות, חטיבות. במקרים כאלה, ההנהגה מוציאה צווים, החלטות, הנחיות, הנחיות ומסמכים דומים, הנשלחים למחלקות ולסדנאות. לאחר מכן עבור מנהלים ומנהלים התכתבות כזו תהיה יוצאת, ולסדנה או מחלקה - נכנסת.

כללי עיצוב כתב עת

ללא קשר לאן נשלח המסמך, יש להתייחס אליו. לשם כך, ישנם יומנים לרישום התכתבות יוצאת. בתקופה שבה מחשבים ואינטרנט לא היו קיימים, יומנים כאלה נשמרו ביד. הם יכולים להיות שרירותיים. ניתן להשתמש במחברת נפוצה, בפנקס הנהלת חשבונות, בפנקס רשימות. והכי חשוב, למגזין היו צריכים להיות סדינים תפורים כדי שלא ניתן יהיה לקרוע אותם. בנוסף, הם היו צריכים להיות ממוספרים. בעמוד השער של כתב העת מצוין התאריך שבו הוא התחיל. בעבר, נדרש לתפור את הדפים בחוטים, לאטום את קצותיהם בדף נייר, שעליו היה צורך לשים את החותם והחתימה של האחראי. גם בגיליון זה נרשם המספר הכולל של עמודים ממוספרים. לא הותרו תיקונים.

עכשיו תפירת המגזין עם חוטים נשמרת כאשררישום של מסמכים חשובים במיוחד בעלי ערך כספי או משפטי.

דפים במגזין ממוספרים ברוב העסקים.

כאשר השורה האחרונה של היומן מתמלאת, תאריך סיומו נרשם. זה מאוחסן בין 3 ל 5 שנים. זה תלוי בסוג ההתכתבות הרשומה בו. צווי בית משפט, חשבונות פיננסיים, חוזים ארוכי טווח וכדומה נחשבים חשובים במיוחד. אתה יכול להיפטר מהיומן רק אם כל אחד מהמסמכים הרשומים בו איבד את כוחו המשפטי.

עזרה במחשב

בעידן זה של טכנולוגיית המחשבים, קשה למצוא פקיד שעוקב ביד אחר יומן ההתכתבויות הנכנסות והיוצאות. עכשיו יש תוכנה מסוימת שמאפשרת לך להדפיס טפסים או לשמור רישומים במחשב. כדי להשתמש בו, אתה צריך:

• מחשב עם MS Office, תוכניות MS Excel.
• מדפסת.
• סורק.
• דוא"ל במחשב.
• בול כמו זה: "כניסה. לא. _, "_" _20_" ניתן להקליד אותו באופן ידני או לרכוש אותו מוכן.

לאחר מכן, עליך להיכנס לתוכנית, להוריד את הטופס הנדרש ולהתחיל לעבוד איתו. אתה יכול להדפיס את הטופס, לעשות הרבה עותקים, לתפור אותם. תקבל יומן שבו תצטרך לרשום הערות ביד. אתה לא יכול להדפיס, הירשם ישירות במחשב שלך. ככלל, כך נשמרים מסמכים שאין צורך לחתום עליהם.

כמה כתבי עת אתה צריך?

לעתים קרובות יותרבסך הכל, הארגונים מנהלים יומן אחד של התכתבויות יוצאות. עם זאת, לארגונים מסוימים עם שותפים רבים ונמענים אחרים עשויים להיות כמה ממגזינים אלה, כגון:

• לרישום התכתבות שנשלחה לצדדים שלישיים ולמסמכים בתוך הארגון.
• למכתבים שנשלחו לחברות מקומיות וזרות.
• למסמכים המיועדים לארגונים מסוימים (לדוגמה, המשרד המרכזי, המשרד וכדומה) ולכל השאר. זה נעשה לנוחות ניהול המסמכים, אבל כל יומן ערוך לפי תקן אחד.

בנוסף, לחלק מהארגונים יש יומנים נפרדים לכל סוג של תיעוד. לדוגמה, לרשום הזמנות יוצאות, הזמנות חשבונאיות, הודעות, מדריכים, תלונות לקוחות, פרוטוקולים וכדומה. כדי להסביר מסמכים כאלה, ניתן להשתמש בטפסים עם עמודות אחרות.

איך לשמור רשומות ביומן

יש לומר שהצורות של הטפסים זהות בערך לניהול כל סוגי התכתובות היוצאות. דוגמה שמראה איך העיצוב צריך להיראות ניתנת במאמר שלנו.

בראש כל עמוד יש "כותרת" עם עמודות:

• המספר הסידורי של הערך, הוא הוצמד גם למסמך.
• תאריך יציאה.
• כותרת המסמך (למשל "דוח התקדמות").
• סיכום (פשוטו כמשמעו כמה משפטים, אתה יכול גם לרשום את מספר המסמך).
• שם המוסד שאליו נשלחת התכתבות.
• חתימת הרושם האחראי.
• שיטת יציאה (רגיל או דואר אלקטרוני, פקס). פריט זה התווסף עם כניסתן של טכנולוגיות חדשות. בעבר, זה לא היה ביומני ההתכתבות.
• אם נשלחת תגובה לבקשה או דוח ביצוע, על היומן לציין את מספר המסמך שעל בסיסו נוצר המכתב שנשלח. כמו כן, יש צורך לציין את הנתונים על המבצע (שם, תפקיד).
• מספר עותקים. לפעמים מוקצים עמודה בנפרד, שבה מצוין מספר העמודים בעותק.
• הערה. מידע שאינו כלול בעמודות הקודמות מצוין כאן.

אם המסמך היוצא אינו תשובה לבקשה או דיווח, מקפים שמים בעמודות על הביצוע והאחראי.

בתקופתנו, התוכן והמילוי של יומן ההתכתבויות היוצאות לא השתנו. דוגמה מוצגת למעלה.

דואר נכנס

ניתן לקבל מכתבים ומסמכים על ידי הארגון מהמקורות הבאים:

1. רשויות גבוהות יותר.
2. כפופים.
3. חברות שותפות.
4. מוסדות אחרים שאינם מופיעים ברשימה למעלה (משטרה, בנקים, בתי משפט, אזרחים פרטיים וכו').
5. בתוך מיזם, התכתבות נכנסת עשויה להגיע מהמינהל או מיחידה מבנית אחרת, למשל, ממחלקת הנהלת החשבונות.

מעלינושקלו אילו מסמכים יכולים להוות התכתבות מהארגונים המצוינים בשלוש הפסקאות הראשונות.

מסמכים ממוסדות אחרים יכולים להיות זימון לעובד, צו הוצאה לפועל, החלטת בית משפט, תביעה, תלונה או הצהרה מאדם פרטי וכן הלאה.

הניירות המייצגים את זרימת העבודה בתוך הארגון יכולים להיות שונים מאוד: פקודות הנהלה, פקודות, הוראות, תקנות, תקנים, תקנות בטיחות, הודעות וכן הלאה.

עבודה עם מסמכים נכנסים

יש צורך לשמור תיעוד של לא רק התכתבות יוצאת, אלא גם של נכנסות. היומן, שבו נרשמים מכתבים שהתקבלו על ידי המיזם, ערוך על פי אותם כללים כמו עבור מסמכים שנשלחו.

ההבדל הוא ב"כובע" על הטפסים. הוא צריך להכיל את העמודות הבאות:

• מספר רגיל. זה גם מודבק למסמך.
• תאריך קבלת.
• ארגון ששלח את המסמך.
• איך זה התקבל (בפקס, דואר אלקטרוני או דואר רגיל).
• שם המסמך.
• מספר עותקים.
• לאן נשלח המסמך (שם הסדנה, המחלקה או התיקיה).

דוגמה של אחד מהטפסים של יומן ההתכתבויות הנכנסות מוצגת להלן.

אם המסמך הנכנס הוא הזמנה או הוראה מתודולוגית של ההנהלה שקיבלה הסדנה (המחלקה) לביצוע, על יומן הרישום לציין מי הוא האחראי, וכן להדביקהערת הופעה, תאריך וחתימת האמן.

מי שומר את הרישומים?

כל אדם אחראי שמונה על ידי המנהל יכול לרשום תכתובות נכנסות ויוצאות. במקרה זה, פעילות עבודה מסוג זה חייבת להיכלל בתיאור התפקיד שלו או לאשר אותה בהוראת ראש המפעל. ככלל, עבודת משרד בארגונים מטופלת על ידי מזכירה. כמו כן, עובד המשרד או מנהל (בחברות קטנות) יכול לבצע רישום התכתובות. בחלק מהארגונים, התכתבות מטופלת על ידי שני עובדים - המהדר והמזכירה.

חנויות ומחלקות גם מנהלות תיעוד של תיעוד נכנס ויוצא. הדבר נעשה על ידי עובד המופקד בפעילות מסוג זה בהוראת ההנהלה.

איך עלי להקליט כראוי תיעוד נכנס?

רישום התכתבויות נכנסות ויוצאות אינו משימה קשה, אלא אחראית. כל המסמכים המתקבלים על ידי המיזם כפופים לחשבונאות. אם הם הגיעו מארגונים, עליהם להחתים ולחתום על ידי הראש. לעיתים נדרשת גם חתימה של גורמים אחראיים, למשל רואה החשבון הראשי, אם מדובר בחשבונית שהונפקה למפעל. מכתבים מאנשים, כגון הסבר או טענות, יכולים לשאת רק את חתימתו של האדם שחיבר מסמך זה.

ברוב הארגונים, כל התכתובות הנכנסות חייבות להיבדק על ידי המנהל כדי להתעדכן בתהליכי הייצור. עַצמוֹמחליט מה לעשות עם המסמכים שהתקבלו - לקבל לביצוע, להכיר את המעורבים במידע או פשוט לתייק את הנייר לתיקייה. לכן, המזכירה, לאחר שרשמה את התכתובת הנכנסת ביומן, מספקת אותה לראש. הוא שם סימן על כל מסמך לאיזו מחלקה יש לשלוח אותו.

בהתבסס על "פסק דין" זה, המזכיר בפנקס ההתכתבויות הנכנסות מציין בעמודה המתאימה את ה"גורל" הנוסף של כל מכתב. כך למשל ניתן לשלוח תקנה חדשה לחישוב הפרמיה למחלקת הנהלת חשבונות, הנחיות בטיחות למחלקה הטכנית ותביעה מהאזרח איבנוב למחלקת בקרת איכות המוצר. זה משלים את עבודת המזכירה עם התיעוד הנכנס.

איך אוכל לעקוב אחר דואר יוצא?

לעיל, בדקנו אילו מסמכים עשויים להתייחס לסוג זה של תיעוד. בארגונים מסוימים, בקשות בודדות חייבות להיענות על ידי עוזר מזכיר או מהדר. על פי GOST R 6.30-2003.12, מסמך כזה נערך על גבי טופס מיוחד או על גיליון ריק עם לוגו החברה. כל מכתב עסקי שנשלח לארגון או לאדם פרטי חייב להיות מוטבע וחתום על ידי המנהל. ככלל, על המזכירה לעשות צילום של המסמך, אותו יש לתייק בתיקייה הנכונה.

התכתבות יוצאת רשומה ביומן המתאים. על המזכיר לבדוק האם כל החותמות והחתימות הנדרשות, פרטי החברה שלו והארגון שעבורו נערך המסמך, שים עליו את המספר התואם לזה שמתחתיו הוא נרשם ביומן, תאריך היציאה, שם התיקיה שבה מתויק העותק. אם התכתובת הנשלחת היא מענה למכתב שנכנס, יש לרשום גם את המספר תחתיו היא נרשמה. יש לשלוח מסמכים ביום המצוין ביומן הרישום.

למה אנחנו צריכים חשבונאות התכתבות?

יש אנשים שרחוקים מהפקה מאמינים שרישום קפדני של תכתובות נכנסות ויוצאות הוא עבודה נוספת, מה שנקרא ניירת. למעשה, חשבונאות התכתבות מבצעת את הפונקציות הבאות:

• מארגן זרימת עבודה.
• מבטיח תגובה בזמן לאותות נכנסים.
• מייעל את חילופי המידע בתוך הייצור.
• מבטיח השתתפות אפקטיבית של החברה בחיים הכלכליים הזרים.
• עוזר לך למצוא במהירות את המסמך שאתה צריך.

החשיבות של עבודה זו ברורה, אז אתה צריך לגשת ליישום שלה באחריות.