כללים לתחזוקת ספר עבודה ברוסיה

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

ספר תעסוקה - אחד המסמכים החשובים ביותר המעורבים בפורמליזציה של היחסים בין המעסיק לעובד. הנורמות לטיפול בו נקבעות ברמת הפעולות המשפטיות הפדרליות. הכללים לניהול ספר עבודה הם דוגמה לחקיקה נוקשה למדי. מה הפרטים שלהם?

עובדות כלליות על שמירת רישומי עבודה

המקור החקיקתי העיקרי המסדיר את הכללים לשמירה על ספרי עבודה הוא הצו ה-225 של ממשלת רוסיה, שהוצא ב-16 באפריל, 2003. הוא מתאר בעקביות את כל הניואנסים לגבי הטיפול הנכון במסמך זה. שקול את העובדות הכלליות על תחזוקת ספרי עבודה, הכלולות בהחלטה.

מעשה משפטי זה קובע כי חוברת העבודה היא המסמך העיקרי המשקף מידע על הפעילויות והניסיון של אזרח. הצו אומר שמעסיקים מחויבים להתחיל ספרי עבודה (כמו גם להמשיך ולשמור על הקיימים) עבור כל עובד שעבד בארגון יותר מ-5 ימים (בתנאי שעבודה זו היא העיקרית).

ניתן לציין שיש מספיקבמקרים נדירים, כאשר המעסיק הוא יחיד, חוברת העבודה אינה מתחילה - הדבר אסור על פי חוק.

מידע מרכזי הבא לידי ביטוי בחוברת העבודה: נתונים אישיים על העובד, אופי העבודה שבוצעה על ידו, מידע על מעברים בין מעסיקים שונים, עובדות על פרסים על הישגים שונים. כל פעולה משמעתית אינה נכללת במסמך, אלא אם כן מדובר בביטול.

ספרי התעסוקה ממולאים ברוסית, וברפובליקות הרוסיות הלאומיות ניתן להשתמש בשפות מקומיות בעלות מעמד של המדינה.

עיצוב הספר

נוכל להתחיל לחקור את הכללים לשמירה על ספר עבודה מנקודות המשקפות את התכונות של מילוי מסמך. להלן העובדות החשובות ביותר על תהליך זה:

- אם העובד נקלט בפעם הראשונה, אזי על החברה המעסיקה להנפיק עבורו ספר עבודה תוך שבוע לאחר שהאדם מתחיל את הקריירה שלו;

- מידע על העובד מוזן למסמך הנדון על בסיס דרכון או מקור זיהוי אחר המוכר על פי חוק;

- נתונים על ההשכלה שקיבל העובד, כמו גם על התמחויותיו, מקצועות לקוחים מתעודות ומסמכים אחרים המאשרים כישורים;

מיד עם הוצאת חוברת העבודה, המעסיק מתחייב לשמור עליה כראוי. אבל למעשה, כל מה שחברה יכולה לעשות עם ספר עבודה הוא לבצע בו ערכים ולבצע התאמות. לכן, חשוב ביותר לדעת כיצד להיכנס בצורה נכונה למתאיםשיא מסמך.

Entries

הכללים לניהול ספר עבודה מניחים שכל הרישומים בו (למשל לגבי העברות, עובדות על כישורים, פיטורים, פרסים וכו') נעשים על בסיס צו שיש לחתום על ידי אדם מוסמך מהנהלת החברה-מעביד. הזנת מידע לחוברת העבודה צריכה להתבצע ללא שימוש בקיצורים. אחרי הערכים יש לכלול מספר סידורי. בכל פעם שמחלקת כוח אדם בחברה מתקנת את ספר העבודה של העובד, עליה להודיע לו על השינויים כנגד חתימה.

אם יש להזין מידע על פיטורין במסמך, הנוסח חייב להתאים במלואו לאלה הקבועים בקוד העבודה של הפדרציה הרוסית ובחוקים פדרליים אחרים. אם חוזה העבודה נסגר בהתאם לסעיף 77 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית, אז בחוברת העבודה יש צורך להתייחס לפסקה הדרושה מהחלק הראשון שלה. אם אדם פוטר על בסיס הוראות סעיף 81 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית, המסמך חייב לשקף גם את הנוסח הקבוע בחוק. אם חוזה העבודה בוטל עקב נסיבות שאינן בשליטת המעסיק והעובד, יש להתייחס להוראות סעיף 83 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית.

אם העובד מעוניין, אזי חוברת העבודה יכולה לרשום מידע הקשור לעבודה חלקית (כולל פיטורים ממנה). אך לשם כך על העובד לספק לשירות כוח האדם מסמך המאשר את יחסי העסקתו עם מעסיק אחר.

כוללרשומות פופולריות אחרות המספקות את הכללים לניהול ספר עבודה - מידע על שירות צבאי (כמו גם עבודה בגופים לענייני פנים ורשויות מדינה ורשויות אכיפת חוק אחרות). כמו כן, ניתן להזין במסמך מידע המשקף את העובדה שהעובדים סיימו קורסי השתלמות.

בחוברת העבודה, כפי שציינו לעיל, מידע על הפרסים של העובד נרשם עקב הישגי העבודה שלו. זה עשוי להיות מידע על פרסי מדינה, תארי כבוד, הצגת דיפלומות, תגים, תעודות וסוגים אחרים של תמריצים הניתנים על ידי חוקי הפדרציה הרוסית ומעשים משפטיים מקומיים של מעסיקים.

שינויים ותיקונים

הכללים לשמירה על ספר עבודה מאפשרים גם שינויים ותיקונים במסמך זה. איך צריך לייצר אותם? אם עסקינן בשינוי השם המלא, תאריך הלידה, מידע על השכלה, אז יש לאשר את פעולות שירות כוח האדם במסמכים הקשורים לעובדות המעודכנות.

אם זה קורה שקצין הסגל עשה טעות בעת רישום בחוברת העבודה, אז ניתן לתקן זאת. במקביל, מחלקת כוח אדם יכולה לבצע התאמה מתאימה גם בעבודה החדשה, אם יש לה מסמך תומך מהמעסיק הקודם.

אם אנחנו מדברים על תיקונים בקטעים המשקפים עובדות על עבודה או על פרסים, אז לא ניתן למחוק נתונים שגויים: יש לציין כיהם לא חוקיים, והמידע הנכון מוזן לאחר מכן.

אפשרי תרחיש שבו ארגון שעשה טעות בהכנת ספר עבודה שינה את מעמדו המשפטי. במקרה זה יש לבצע התאמות במסמך על ידי החברה שהפכה ליורשת החברה. עם חיסול הארגון, המעסיק החדש מבצע שינויים בחוברת העבודה. תרחיש דומה - אם המעסיק הוא יזם יחיד שחיסל את מעמדו.

הנפקה של חוברת עבודה כפולה

הבה נבחן היבט חשוב נוסף, הכולל את הכללים לתחזוקת ספרי עבודה. הצו ה-225 של ממשלת הפדרציה הרוסית מאפשר הנפקת הכפילים שלהם. יכולות להיות מספר סיבות להליך זה. בואו נלמד את הדברים המרכזיים המכילים את הכללים לשמירה על ספר עבודה. מה על עובד לעשות אם, למשל, הוא איבד בטעות את המסמך הרלוונטי?

קודם כל, עליך ליידע את המעסיק שלך על עובדה זו. על פי חוק, על החברה להוציא חוברת עבודה כפולה במקרה זה תוך 15 יום. בעת הנפקת מסמך זה, על המעסיק להזין בו מידע המשקף את משך השירות (המתועד), וכן מידע על פרסים.

אפשר להנפיק כפיל במקום ספר עבודה תקף, המכיל רישום פסול של פיטורים או עובדת העברה למשרה אחרת. במקרה זה, הגרסה החדשה של המסמך תכיל את כל הנתונים הדרושים, למעט נתונים שגויים.

הכללים לשמירה ואחסון של ספרי עבודה מציעים שהמעסיק חייב לספק אותםשלמות, למנוע נזק, אסור לאבד את המסמכים הרלוונטיים. אבל קורה שמסיבות שונות, החברה עדיין מפרה את אחד הכללים הללו. למשל, עקב מצב חירום. אם כך קרה שפנקסי עבודה אבדו בהמוניהם על ידי המעסיק, אזי משך השירות של העובדים הרשומים בהם נקבע על ידי ועדה מיוחדת. הוא מורכב מנציגים מוסמכים של חברות מעסיקים, ארגוני איגודי עובדים שונים ומבנים מורשים אחרים.

הוועדה בוחנת את המסמכים שיש לעובד - תעודות או למשל כאלה הקשורות לפעילות האיגוד המקצועי - כרטיסים, כרטיסי רישום, פנקסי תשלום. אם לעובד אין מקורות רלוונטיים זמינים, אזי ניתן לאשר את העובדות שהוא עבד בחברה כזו ואחרת על סמך עדותם של שניים או יותר אנשים שהיו בעבר עמיתים לאדם. לאחר עבודת הוועדה, מונפקים לעובדים מסמכים כפולים, שנערכו באופן שנקבע. כמו כן, ניתן לערב את בתי המשפט בתהליך קביעת משך השירות.

הנפקה של ספר עם ביטול

ישנן מספר תקנות שמתאימות איכשהו להחלטה, הקובעת את הכללים לשמירה על ספר עבודה. על פי קוד העבודה של הפדרציה הרוסית, בפרט, המעסיק מחויב לתת לעובד את המסמך המתאים בידיו לאחר פיטוריו. איך זה עובד בפועל?

בהליך של פיטורים, על הרישומים שמחלקת כוח אדם של המעסיק ערכה בחוברת העבודה של העובדלהיות מאושרים כדין. כמו כן, על העובד עצמו לשים את חתימתו. אם המידע בחוברת העבודה הוזן לא רק ברוסית, אזי הנוסח מאושר גם בשפה אחרת.

תוספות עיצוב

ניתן לצרף גם תוספת שבוצעה כדין לספר העבודה. יש לזה מזהים ייחודיים - סדרה ומספר. הוא משמש אם כל חלקי הדף או קשורים אליהם ממולאים בחוברת העבודה, וכתוצאה מכך אין היכן להזין מידע חדש.

התוספת נשמרת על פי אותם כללים כמו ספר העבודה, וללא מסמך זה הוא פסול. בכל פעם שמחלקת כוח אדם מנפיקה תוספת, יש צורך לשים חותמת המשקפת עובדה זו בחוברת העבודה.

אחסון ספרים

ההחלטה ה-225 משקפת לא רק את הכללים הבסיסיים לשמירה על ספר עבודה. כמו כן, מתואר שם כיצד לאחסן מסמכים אלה, כמו גם לנהל תיעוד שלהם. יצוין כי על המעסיק לנהל את ההליכים המתאימים לא רק לגבי ספרי עבודה ותוספות תקפים, אלא גם טפסים.

כדי להבטיח ניהול נכון של מסמכים, על החברה להחזיק במספר מסמכים:

- ספר הכנסות והוצאות, המתעד מידע על צורות של ספרי עבודה ותוספות;

- ספר הנהלת חשבונות להעברת מסמכים.

הטפסים של המסמכים הרלוונטיים נקבעים בתקנות שהונפקו על ידי הרשויות המבצעות של הפדרציה הרוסית. לגבי ספר ההכנסות וההוצאות - ביש להזין בו מידע על כל ההליכים המשקפים את הקבלה או ההוצאה של הטפסים המדוברים. יש צורך, בעת הנהלת חשבונות, לציין את הסדרה והמספר של כל מסמך. בספר הנהלת החשבונות לתנועת ספרים ובתוספות המצורפות אליהם יש לרשום מסמכים המתקבלים מעובדים הנכנסים לעבודה וכן ספרי עבודה ותוספות משלימים אותם. עם פיטורים, עובד בחברה חותם על שני הספרים.

צורות של חוברות עבודה ותוספות כפופות לאחסון כמסמכים של אחריות קפדנית. הם מונפקים רק לעובדים מוסמכים של החברה לפי דרישה. מומחה בעל הפרופיל המתאים חייב להגיש למחלקת הנהלת החשבונות שלו דו ח על מצב העניינים במספר הטפסים, על סכומי הכסף שהתקבלו עבור ספרי עבודה ותוספות.

היבטי הפקה ורכישה של ספרי עבודה

חוברת העבודה היא המסמך החשוב ביותר, ולכן היא מופקת באופן המאושר ברמת הרשויות הרשמיות. צורות של ספרי עבודה, כמו גם תוספות, יש את תכונות האבטחה המתאימות. החברה המעסיקה חייבת לרכוש בעצמה את סוגי המסמכים המדוברים, אך במקביל, יש לה זכות לשאת בפיצוי בגין העלויות המתאימות מהעובדים.

ספרי עבודה ברוסיה: התפתחות החקיקה

העובדות המעניינות ביותר משקפות את התפתחות החקיקה הקובעת את הכללים לניהול ספרי עבודה. רוסיה היא מדינה עם חוקים המשתנים תדיר בתחומים רבים. לדברי עורכי דין רבים, היקף דיני העבודה והענפים הנלווים -דוגמה מצוינת לכך.

קודם כל, נציין שהכללים לשמירה על ספר עבודה לפני 2003 ואלו שנקבעו כעת היו מוסדרים על ידי תקנות שונות מהותית. למרות העובדה שעד 2003 התקיימה המדינה הרוסית המודרנית במלואה, חוקים סובייטים היו בתוקף בתחום הסדרת תפוצת ספרי העבודה. לכן, ההליך למילוי המסמכים הרלוונטיים הוסדר על ידי צו מס' 656 מיום 1973-06-09, שהוצא על ידי מועצת השרים של ברית המועצות, כמו גם המועצה המרכזית של האיגודים המקצועיים של כל האיגודים במשותף - "ביום ספרי עבודה לעובדים ולעובדים". בהתאם למקור חוק זה ניתנה גם הוראה, שלפיה אמורה להתבצע ניהול חשבונות של ספרי עבודה במפעלים סובייטיים. מסמך זה אושר, בתורו, בצו של ועדת מדינת ברית המועצות לעבודה. אחד המשאבים הנגישים ביותר שבאמצעותם אתה יכול למצוא את הכללים הסובייטיים לשמירה על ספר עבודה לעיון הוא "יועץ". אבל מסמך זה נמצא גם במערכות ייחוס משפטיות אחרות.

אילו עובדות מעניינות מכילים הכללים הסובייטיים לשמירה על ספרי עבודה? האם רוסיה שינתה אותם הרבה? באופן עקרוני, רבות מהוראות המעשה המשפטי שהוצא בברית המועצות היו דומות לאלו שאנו מקיימים בחקיקה המודרנית. כך, למשל, אחת מהוראות המסמך הסובייטי אומר שעל העובדים להכיר את העובדות של ביצוע כל שינוי בחוברת העבודה או הוספה בה. בערך אותו ניסוח, כפי שציינו לעיל, מכיל את הכללים לשמירה על ספרי עבודה 2014שנה.

גם בין הנורמות הדומות לאלו המודרניות ישנה הקביעה כי עם כל רישום בספר העבודה המשקף את עובדת העסקת אדם, פיטורין או העברה למקום אחר של ביצוע תפקידי עבודה, על מחלקת כוח אדם להכיר. העובד בצביעה.

במקביל, ברמת ההוראות שציינו, ישנם גם הבדלים משמעותיים בין הגישה הסובייטית והרוסית לניהול ספרי עבודה. כך, למשל, במעשים המשפטיים שהונפקו בברית המועצות, נאמר כי על העובד לחתום, לאשר את ההתאמות האחרות למסמך, בטפסים מיוחדים. בעוד שכללי 2014 לשמירה על ספרי עבודה מאפשרים שאדם יכול גם לחתום בספר העבודה עצמו.

הבדלים בגרסאות

היבט היסטורי חשוב נוסף המשקף את הפרטים של חוברות עבודה רוסיות הוא שהן מונפקות בסדרות שונות. עכשיו יש 5 מהם.הסדרה הראשונה יצאה בשנה שלאחר מכן לאחר שהוכנסו כללים חדשים לשמירה על ספרי עבודה בסגנון רוסי, שהחליפו את הנורמות הסובייטיות. הסדרה קיבלה את מדד TK. בהשוואה לגרסאות קודמות של חוברות עבודה, הטופס ירד מעט, שונה צבע.

סדרת TK מאופיינת במספר דרגות של הגנה. אז, למשל, בכל דפי חוברות העבודה יש את הביטוי "ספר עבודה" הנראה בקרניים אולטרה סגולות, כמו גם סימני מים בצורת הקיצור TK. גליונות מסמכים מהסדרה החדשה נתפרים באמצעות חוט Bicolor, המורכב משני צבעים.

כפי שציינו למעלה, מאז 2004יצאו לאור 5 סדרות של ספרי עבודה. בשנים 2004-2005 - TK, בשנים 2006 - 2007 נעשה שימוש בסדרה נוספת - TK - I, משנת 2008 ועד יוני 2010 - הבאה, TK - II, לאחר מכן - TK - III, שפעלה עד שנת 2012. בשנת 2013, סדרת חוברות העבודה החדשה ביותר - TK - IV.

איזו משמעות מעשית יש לזה? העובדה היא שהשתייכות של חוברת עבודה לסדרה מסוימת יכולה להשפיע, למשל, על קביעת האותנטיות שלה. אם מסמך מסדרת 2012 מכיל נתונים, גם אם מתקיימים כל הכללים לשמירה על ספר עבודה, 2010, אזי הוא לא תקף. אולי המעסיק פשוט לא הצליח לאתר את שנת ההנפקה של הספר לרגע בו הוא מולא, אבל המחוקק יכול לפרש זאת כזיוף של המסמך. ניתן גם לשים לב לעובדה שמעסיקים נדרשים לוודא שפנקסי עבודה שהביאו עובדים ממפעלים קודמים הם מקוריים - ולא רק על ידי בדיקה שהמידע המשתקף במסמך מתאים לשנת ההנפקה של הסדרה שלו.