ארגון מערכת בקרה פנימית בארגון: יצירה, מטרה, דרישות וניתוח

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

לבעל כל חפץ כלכלי אכפת תמיד מאיכות הארגון של הפעילות הכלכלית שלו. כל מיזם רווחי נושא רווח פוטנציאלי לבעליו. איזה יזם מוכשר לא יתעניין בתנאי התפקוד של צאצאיו, ויביא לו הכנסה כה רצינית? כנראה, צריך להיות טיפש כדי לתת להכל להתקדם ולהניח שתמיד יהיה כך, שהעבודה בארגון תתנהל כמתוכנן ותביא לאותן תוצאות פיננסיות חיוביות לנצח, בלי להתעמק ובלי להתערב. תהליך העבודה של הכפופים לך. בדיוק משום שכל איש עסקים בשכלו וביחס אובייקטיבי לניהול החברה שלו מפחד לאבד את הרווחים שלו ולהפוך יום אחדפושט רגל, הוא מציג מערכת בקרה פנימית של הארגון. מה זה? מה המערכת הזו נותנת? איך זה מאורגן? ומה המטרות? דבר ראשון.

מהי מערכת הבקרה הפנימית בארגון

מדגם של כל גוף עסקי למופת הוא מיזם שמבצע ללא הפרעה את פעילותו הכלכלית וממלא את התנאי העיקרי לקיומו - הוא מרוויח, מגדיל אותו באופן קבוע. בעל החברה מפנה תמיד את כל המאמצים וההשקעות רק למה שהופך את הארגון שלו לחזק ועוצמתי עוד יותר, מרחיב את מקורות התשואה בצורת הכנסה. כמובן שכל בעלים רוצה שהחברה שלו תתפקד בצורה חלקה. והוא מבין שבשביל זה צריך לנקוט בפעולה מתאימה. כאן מתעורר הצורך העולמי בארגון של מערכת הבקרה הפנימית של הארגון. כאן ניתן לראות בבירור את הצורך ליצור בתוך המיזם מנגנון כזה לניטור וזיהוי ליקויים בתהליך הניהול, שיאותת לבעלים על כל הפרה ואי-התאמות. מה צריך להיות מכשיר כזה?

מערכת הבקרה הפנימית בניהול ארגון היא מכלול שיטות למעקב, ניטור, בדיקה, הערכה וניתוח של כל הנהלים והתהליכים העסקיים המתרחשים בארגון הקשורים ישירות לתוצאות של הארגון. הפעילות הכלכלית של החברה כולה. במילים אחרות, אלו עובדים מיוחדים, שיטות ספציפיותמחקר, רשימה של ציוד אנליטי וטכנולוגיות נלוות, אשר יחד נותנות את האפקט השולט מאוד שבעל עסק רוצה שיספקו לו. הוא זקוק לשליטה כזו על מנת להגן על עצמו מפני כפיפים לא ישרים או ביצוע לא איכותי של תפקידיהם, מה שבסופו של דבר יכול להשפיע על התוצאה הכספית של המיזם בכללותו. אבל איך התהליך הזה מאורגן?

ארגון של מערכת בקרה פנימית בחברה הוא היווצרות קרקע כה נוחה לתפקודן של רשויות רגולטוריות בשילוב עם הגישה שלהן לציוד טכני ולכל המידע הדרוש של גוף עסקי שיכול לספק גבוה -בקרת איכות במעקב אחר עבודת העובדים ומשימותיהם הישירות בהתאם לתיאורי התפקיד שלהם. במילים פשוטות, יצירת מנגנון שליטה בארגון כרוכה בביצוע של מבקרים מומחים של שיקים בכל תחומי התפקוד של החברה.

Goals

איש עסקים מוכשר לעולם אינו עושה שום דבר ללא מטרה, לכן, הוא חושב על כל פרט בפעולה, חדשנות, צו או פקודה שניתנו באמצעות המנהל ומיישם אותם בפעילות העסקית של מפעלו כדי להשיג תוצאה ספציפית. בהתאם, זה אותו דבר עם מנגנון הבקרה. ישנן ארבע מטרות עיקריות של מערכת הבקרה הפנימית בארגון, המנחות כל בעל על מנת להימנעמתרחשות בעיות:

1. בדיקת יעילות הפעילות הכלכלית. היא מרמזת על הצורך לנטר ולנטר את העסקאות הכלכליות המבוצעות במיזם על מנת לזהות חריגות אפשריות ולדכא אותן.
2. אבטחת מידע. זה כרוך בארגון התפקוד השקוף של מחלקת הנהלת החשבונות במתן דיווח אמין, אובייקטיבי, מלא ובזמן להנהלה ולרשויות גבוהות יותר.
3. דיכוי גניבות ופעולות בלתי חוקיות של עובדים. הכוונה היא לשליטה הדוקה יותר על מקרים אפשריים של הלבנת הון והונאות על ידי עובדים בתוך הארגון.
4. עמידה בתקנות. כל יחידה ממלכתית במנגנון כוח האדם חייבת לעמוד בקפדנות בלוח הזמנים של העבודה הרגולטורית הפנימית.

מנסה להגן על עצמו ועל הפירות של תפקוד החברה שלו בצורה של הכנסות, בעליה מציב לעצמו יעדים ספציפיים. מטרות אלו מושגות בהצלחה הודות לארגון יעיל של מערכת הבקרה הפנימית בארגון.

Structure

מנגנון השליטה בכל מיזם מתבצע באמצעות כפיפות היררכית של גופי שליטה. בכל אתר ישנם גופים האחראים על ביצוע פעולות ניטור ואימות. איך נראית דוגמה למערכת בקרה פנימית בארגון מבחינת כפיפות מבנית והיררכית?

כמובןהרבה תלוי בצורת הממשל במפעל. עם משרד קטן וצוות של שלושה-ארבעה אנשים הכל ברור, אין שום דבר מיוחד לשלוט, זה נעשה על ידי הממונה הישיר. אבל בארגונים גדולים הכל שונה: ככל שהחברה גדולה יותר, כך יש לחלק יותר אמצעי בקרה פנימיים רלוונטיים למחלקות המבניות שלה. לדוגמה, ארגון הבקרה הפנימית במערכות ארגוניות מתבצע בהקשר של מספר בלוקים מבניים:

• הגוש הראשון הוא מועצת המנהלים, המנגנון האדמיניסטרטיבי העיקרי והבלתי מעורער, המנוהל ובקרה מרכזית.
• הגוש השני כולל הסתעפות השליטה מהדירקטוריון לשני גופים עיקריים בדמות מנגנון הניהול וועדת הביקורת.
• הגוש השלישי - מספק חלוקת השליטה ממנגנון הניהול לראשי כל המחלקות הקיימות בחברה, אשר בתורם שולטים בפעילות הישירה של הכפופים להם בכל מחלקה.
• הגוש הרביעי - כרוך בפיזור תחומי השליטה של ועדת הביקורת ליחידה לניהול סיכונים וליחידת הבקרה הפנימית.

בהתבסס על מבנה הגוש של גופי הבקרה בחברה, אנו יכולים להסיק שיש שני כיוונים בצורות ממשל תאגידיות: אלו גופים מבניים נפרדים בתוך המיזם וראשי מחלקות שעוקבים אחר הכפופים להם. לעתים קרובות זה איך הארגון של המערכת הפנימיתשליטה בארגון.

מבנה הפיקוח על מוסדות פיננסיים נראה קצת שונה. מערכת הבקרה הפנימית של מוסד אשראי מספקת שישה מקורות עיקריים להפצה של אמצעים רלוונטיים ברמות מסוימות בהיררכיה:

• גופי ניהול של מוסד אשראי;
• ראש וסגניו;
• רואה חשבון ראשי וסגנו;
• עמלת עדכון או מבקר התגלגלו לאחד;
• יחידות בקרה מיוחדות;
• חטיבות מבניות אחרות של גופי הבקרה של מוסד האשראי.

צפיות

סיווג של זנים של פיקוח פנימי הוא די רב-גוני בשל המספר הרב של מאפיינים של היחידה. לפיכך, יצירת מערכת הבקרה הפנימית של הארגון מספקת מספר סניפים בתחומים העיקריים.

לפי סדר היישום:

• administrative;
• administrative;
• financial;
• technological;
• legal;
• חשבונאות.

לפי טופס ההגשה:

• actual;
• מחשב;
• תעודה.

זמני:

• preliminary;
• current;
• הבא.

לפי סיקור:

• מלא וחלקי;
• סולידי או סלקטיבי;
• מורכב או נושאי.

שיטות

בנוסף לסוגי הפיקוח המפורטים, הליכי הביקורת המתבצעים במיזם יכולים לבוא לידי ביטוי ביישום גישות מתודולוגיות שונות לאימות. לכן, ארגון של מערכת בקרה פנימית בארגון כרוך בשימוש במערך של שלושה תחומים מתודולוגיים עיקריים.

שיטות כלליות:

• ביקורת - כולל בקרה של חשבונאות ודיווח כספי.
• ניטור - כולל לימוד נכונות ההליכים המבוצעים באזורים ספציפיים במחלקות ספציפיות של המיזם.
• עדכון - מבוצע באמצעות מניפולציות אימות עם התיעוד.
• ניתוח - מחשב אינדיקטורים כלכליים ספציפיים ומשווה אותם עם ערכי הנורמה.
• בדיקה נושאית - מבוצעת בנושא משהו ספציפי, למשל, בדיקת קופה ומזומן.
• חקירה רשמית - מתרחשת כאשר מתגלה אי ציות כלשהו לתקנות או עבירה של אדם אחראי מהותית.

בקרות תיעודיות:

• הערכה משפטית - מתייחס ישירות לסמכויות המחלקה המשפטית בארגון עם פעילויות אימות לגבי חוזים ותיעוד אחר.
• בקרה לוגית - מבוצעת לבדיקת רווחיות הפעילות העסקית השוטפת, המשתקפת במסמכים הרלוונטיים.
• אימות אריתמטי - מתבטא בחישוב שגוי ספציפי ובהשוואה של אינדיקטורים במסמכים לאלו האמיתייםנתונים.
• מחאה נגדית - כרוכה בהעלאת סכום ראשוני לתקופה מסוימת וניתוח שלו: זה כולל שטרות מטען, חשבוניות מס, התאמות לחשבוניות מס ועוד.
• אימות פורמלי - מספק שליטה על זמינותם של מסמכי חובה שעל בסיסם בוצעו פעולות מסוימות.
• בדיקה השוואתית - חושפת אי דיוקים ואי עקביות בנתונים דיגיטליים, תקצירים ושווים.

טכניקות של שליטה בפועל:

• מלאי - מספק אימות על ידי מערכת הבקרה הפנימית של חשבונאות בארגון של נוכחות וחישוב מחדש של רכוש כגון רכוש קבוע, נכסים מוחשיים ובלתי מוחשיים, מזומן בהישג יד, כספים שאינם מזומנים בחשבונות בנק, וכו'
• מומחיות - מתבצעת על ידי משיכת מומחה או מומחה צוות בנושא ספציפי עם מיקוד מסוים.
• תצפית חזותית - כרוכה במעקב אחר העובד ופעילות עבודתו מבחוץ. כך למשל רואה חשבון בכיר יכול לצפות בביצוע תפקידו על ידי רואה חשבון רגיל.
• מדידת בקרה - מאופיינת בהחלטה פתאומית לבדוק רפרודוקציה כמותית או איכותית של פעולה מסוימת בארגון על מנת להשוות אותה לנורמה.
• ניתוח מידע ניהולי - קובע מראש לימוד פקודות, פקודות, גזירות בעלות אופי פנימי ואימות תוצאות יישומם.

פונקציות

ארגון של מערכת פיקוח פנימית בארגון בכל צורה של בעלות מספק ביצוע של פונקציות ספציפיות על ידי הגופים הרלוונטיים. אחרי הכל, כל פעולת שליטה כרוכה בהשגת תוצאה מסוימת. התוצאה הגלובלית צריכה להיות פעילות בלתי פוסקת של המיזם עם הכנסה קבועה ויציבה. ונראה שניתן להשיג זאת רק כאשר מבצעים קבוצה של פונקציות אסטרטגיות. הנה כמה מהם:

• ניטור הפעילות העסקית של החברה וסביבתה החיצונית - כולל מעקב אחר מגמות בשוק, שינויים בצרכי הביקוש וכן מתקנים תחרותיים ומדיניותם.
• פיתוח כיוונים אסטרטגיים של פעילות החברה - מספק השגת המטרה העיקרית של החברה באמצעות צעדים טקטיים בפעילות מבצעית וכלכלית.
• יצירת מערכת הערכת סיכונים וניהול - לרשויות הרגולטוריות של כל מיזם צריך להיות מושג אילו גורמים שליליים מאיימים עליו במסגרת פעילותו.
• הערכת פרויקטי השקעה והשקעות הון - בקרה פנימית צריכה לבצע עבודה להערכת הפרודוקטיביות, הרציונליות והרווחיות של פרויקטים שהושקעו על ידה.

מעבר מכללי לפרט, נוכל לייחד את הפונקציות הנוכחיות של מערכת הבקרה החשבונאית הפנימית בארגון כנתוני מידע בסיסיים לביצוע פנימי באיכות גבוההבדיקות מפעל:

• מחקר של מערכות חשבונאות נוכחיות;
• הערכת הפרודוקטיביות והרווחיות של מערכות אלו;
• ניתוח פיננסי ובקרה חשבונאית;
• ניטור של שיטות בקרה;
• תאימות גלובלית;
• עמידה בתקנות פנימיות על ידי עובדים;
• הערכה של רמת המהימנות של נתוני המידע שסופקו;
• ייעוץ בנושאי חשבונאות, מסים, משפטיים;
• השתתפות באוטומציה ישירה של חשבונאות, ניהול וחשבונאות מס;
• בודק את יישום האינדיקטורים המתוכננים.

צעדים

כמו כל הליך כלכלי או פרוצדורלי אחר, ביצוע אמצעי בקרה מספק רצף מדורג של ביצוע משימות ספציפיות. להלן השלבים העיקריים בארגון מערכת הבקרה הפנימית שתהלוכה מסוג זה מתאפיינת ב:

1. התחלת אימות. כל פעולת בקרה מתבצעת בין בהוראת הנהלת החברה ובין כאירוע מתוכנן. הבדיקה מתבצעת על פי הוראת המנהל או בלוח הזמנים המתוכנן של הליכי בקרה.
2. בקרת תכנון. לכל בדיקה קודמת זיהוי של אי התאמה כלשהי בתפקוד המיזם או רצון של מנהלים להעריך את מצב העניינים בתוך הצוות והעבודה שהם מבצעים. לכן, לפני הליכי בקרה ישירהמתבצע סקר מתוכנן של האזור שייבדק ופיתוח כיוונים טקטיים בשחזור האירועים הקרובים.
3. אימות ישיר. באתר ספציפי לפרק זמן מסוים, מסמכים מסוימים נלקחים לבדיקה ועסקאות עסקיות מנותחות ביחס שלהן לתהליכים קשורים של פעילות כלכלית במיזם.
4. הכנת תוצאות בדיקה. בהתבסס על תוצאות כל פעולות האימות, תוצאות הבקרה כפופות לתיעוד חובה על מנת לספק אינדיקטורים סופיים להנהלת החברה.
5. ביצוע עבודה רלוונטית לאחר לימוד תוצאות הבדיקה. במהלך ביצוע פעולות בקרה מתגלות עבירות שבוצעו על ידי גורמים אחראיים מהותית, מתגלות חריגות מהנורמות, נצפים מקרים של יחס רשלני של חלק מהעובדים לעבודה, הגוררים, במובן מסוים, פגיעה בכלכלת המפעל. כשלם. לפיכך, תקדימים מצבים כאלה נותנים תגובה ממנגנון הניהול בדמות נזיפה, שלילת בונוסים או פיטורי כפופים רשלניים. כמו כן, חובה לנתח את הנתונים המתקבלים ולהסיק מסקנות לגבי מודרניזציה אפשרית של תהליך העבודה הנדרש בשלב זה על מנת להגביר את יעילות החברה כולה.

Analysis

לניתוח מערכת הבקרה הפנימית בארגון יש חשיבות לא קטנה בשמירה על איכות ונכונות הביקורת הפנימית עלמִפְעָל. למה זה כל כך חשוב במערכת העסקית המודרנית? מכיוון שהניתוח וההערכה של מערכת הבקרה הפנימית של הארגון הם הדחף לפיתוח המלצות לשיפורו ומודרניזציה של התהליך העסקי בכללותו. לא רק אימות הפעולות הפרוצדורליות של הפעילות הכלכלית של מיזם חשוב בפני עצמו, אלא שרמת האפקטיביות של יישומו יכולה להשפיע על השגשוג והתפקוד הרווחי של החברה ככזו.

ניתוח מערכת הבקרה הפיננסית הפנימית של הארגון מתבצע על ידי הגופים הרלוונטיים של כפיפות ריכוזית של החברה בתחומים הבאים:

• ניתוח של שליטה בתהליכים כמושא למחקר אנליטי;
• סקר של פוטנציאל ההסמכה והמקצועיות של עובדים המבצעים פעילויות בקרה;
• התחשבות באיכות הארגון של העבודה המתוכננת שבוצעה על ידי רואי החשבון בצורת הכנה לתהליך הביקורת עצמו;
• בדיקת תוכנית הפעולה האסטרטגית המתוארת במהלך הביקורת הפנימית ברמת הארגון;
• מחקר של זמינותן של תכניות לבדיקות לעתיד, וכן ניתוח של הרלוונטיות שלהן ועומק הסוגיות שנשקלו על ידי מנגנון הפיקוח.

דירוג

מושג הניתוח קשור קשר בל יינתק עם מושג ההערכה. במובן הרחב, מונח זה כרוך בביסוס הערך המוחלט או היחסי של האובייקט, הסובייקט, התופעה הנחקרים. מבחינה כלכליתהערכת סאבטקסט של מערכת הבקרה הפנימית של הארגון מרמזת על השוואה לנורמה שבוצעו על ידי המבקרים במהלך הביקורת של הפעולות, כמו גם התחשבות באיכות האמצעים שנאספו על ידם, שמטרתם לזהות אי עקביות, אי דיוקים, שגיאות במהלך הפעילות העסקית. במילים פשוטות, מדובר במבחן לאיכות עבודתם של הפקחים עצמם.

השילוב של שני מושגים קשורים - הערכה וניתוח - קובע מראש את הצורך בפעילויות נוספות לאחר הביקורת. הרי בהתבסס על תוצאות ניתוח מערכת הבקרה הפנימית של החשבונאות בארגון, הצורך להחמיר, למשל, את תקנות העבודה לגבי ביצוע ואחסון תזרים מסמכים, או מתקבלות החלטות על יסודיות ותכופות יותר. מלאי של רכוש קבוע של המיזם, שכן בחלק זה של חשבונאות יש לעתים קרובות אי התאמה עם ציונים קודמים, וכן הלאה. וזה חל לא רק על מחלקת הנהלת החשבונות של המיזם. כלומר, במילים אחרות, הערכת התוצאות שהושגו במהלך הביקורת מאפשרת לשפוט את הצורך בשיפור מערך הבקרה הפנימית בארגון או להיפך, להסיק מסקנות לגבי תפקודו האיכותי בשלב מסוים זה. על ידי הערכת האינדיקטורים הסופיים שנרכשו במהלך הביקורת, ניתן גם להעריך את עבודת הגופים הרגולטוריים עצמם, בהתבסס על העומק והתוכן של הדו ח שלהם בתום פעילויות הבקרה.

דרישות

עם כל זה, אין לשכוח את מערכת הבקרה הפנימית שבה משתמש הארגוןחייב לעמוד בתקנים ותקנות שנקבעו. יתרה מכך, ציות זה צריך להתבצע הן ברמת הארגון והן מבחינת עמידה בחקיקה הנוכחית. שירות המס הפדרלי קובע כי כל הארגונים הקיימים כישויות עסקיות פועלות לפי הצו של 16 ביוני 2017 "על אישור הדרישות לארגון מערכת בקרה פנימית". הנה הדרישות האלה:

• יצירת מנגנון שליטה כזה בחברה, שיבטיח התנהלות מסודרת ויעילה של הפעילות העסקית, השגת תוצאות פיננסיות חיוביות, בטיחות הנכסים והרכוש של המיזם.
• יצירת סביבה מותאמת לשליטה באיכות גבוהה בתוך החברה.
• פיתוח מערכת לניהול סיכונים.
• היכולת לבדוק את העובדות הקיימות של העלמת מס, עמלות, דמי ביטוח.
• חשיפת המידע הדרוש לגבי סיכונים אפשריים ומסירתו להנהלה בצורה הראויה.
• יישום נהלי בקרה שמטרתם לצמצם ולצמצם סיכונים.

בהתבסס על הדרישות לארגון מערכת הבקרה הפנימית, נוכל להסיק מסקנות לגבי נתח חשיבות רציני המיוחס במיוחד לסיכונים - איומים אפשריים קיימים המהווים מרכיב אינטגרלי של פחדים פוטנציאליים של יזמים.

סיכונים

מודל הבקרה הפנימית מבוסס הסיכון הוא מודל המאפשר לך לנתח איומיםמפעלים בשל הצורך לרכוש מידע מהימן על הנכסים וההתחייבויות של ישות כלכלית נתונה. אוריינטציית סיכון בארגון מערך הבקרה הפנימית מרמזת על מטרת הנהלת החברה להשיג מידה סבירה של ביטחון בכך שהחברה תשיג את יעדיה בצורה היעילה ביותר. וברוח זו, המטרה העיקרית של הבקרה היא להבטיח זיהוי וניתוח בזמן של הסיכונים של מהימנות הדוחות הכספיים, עמידה של העובדים בתקנות ובנורמות להסדרת תהליך העבודה בעבודה, הקבועים במדיניות החשבונאית של המשרד. ארגונים, כמו גם יישום תוכניות פיננסיות וכלכליות, שימוש יעיל במשאבים, אמיתות המידע הפיננסי והניהולי. לכן, המגן העיקרי לגוף עסקי במאבק באיומים ובסיכונים המונעים ממנו לתפקד בתנאים רגילים הוא בקרה בנויה היטב ומאורגנת כהלכה.