כרטיס בקרה פיננסית פנימית: בשביל מה הוא מיועד, מילוי לדוגמא

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

בתהליך הפעילות הפיננסית והכלכלית, ארגונים מבצעים פעולות רבות: ייצור סחורות, מתן שירותים, הסדרים עם ספקים ולקוחות, תשלומים עבור מיסים ואגרות ופעולות נוספות שנקבעו על ידי סוגי פעילויות וחקיקה. על הארגון לדווח על כל הפעולות הללו ועל תוצאותיהן הכספיות לרשויות הרגולטוריות, להגיש דוחות מסוימים בזמן. בנוסף לדיווח לשירות המס ולרשויות אחרות, חברות חייבות לדווח על תוצאות כספיות לבעלי מניותיהן ומייסדיהן, לשותפים ואף לחלק מהחייבים. דיווח נדרש גם לשימוש פנימי. על כל זה קיימת בקרה פנימית, שלצורך נוחותה נעשה שימוש בכרטיס בקרה פיננסית פנימית. מאמר זה מוקדש לנושא זה. ממנו נודע מהי בקרה פנימית,מהו הנוהל ליישומו, ולמה אנחנו צריכים כרטיס בקרה פיננסית פנימית, מרכיביו, הפרטים וכללי המילוי שלו.

מהי בקרה פנימית

הבקרה הפנימית בארגון מתבצעת על ידי מחלקת הנהלת החשבונות או על ידי המנהל עצמו, במידה והארגון קטן והוא קיבל על עצמו את תפקיד החשב הראשי. מסדיר את ההליך להפעלת בקרה פיננסית פנימית חוק פדרלי מס' 402 מיום 6 בדצמבר 2011. זה נקרא חוק - "על ראיית חשבון". זה מתייחס ספציפית לבקרה פנימית בסעיף 19. הוא מתאר מספר דרישות מרכזיות להנהלת חשבונות שוטפת, הצורך בתחזוקה עבור כל הארגונים ללא יוצא מן הכלל, וכן סנקציות לארגונים שאינם עומדים בדרישות אלו.

איך הבקרה הפנימית צריכה להיראות

ההליך להפעלת בקרה פיננסית פנימית מרמז על יישום של מספר עקרונות. עמידה בהם חשובה הן למשתמשים פנימיים בארגון והן לבודקים חיצוניים.

• אמינות. כל התיעוד והדיווח חייבים להתאים באופן מלא לפעולות שבוצעו. כל התהליכים שהושלמו בפועל צריכים לבוא לידי ביטוי, עם סכום ותנאים אמיתיים.
• שלמות. מסמכים ודיווח צריכים להכיל את כל הנתונים החשובים לבעלי העניין. יש לציין פעולות, במידת הצורך, לכלול הערות הסבר.
• נייטרליות. אין לציין תחומי עניין בתיעוד ובדיווחכל אדם.
• המשכיות. נצפית היררכיית המסמכים והדוחות, רצף ההשתקפות של הסכומים הכוללים, הסכום המצטבר לתקופות הדיווח. כל המסמכים מקושרים.

דרכים ליישם

כל הארגונים נמצאים במצבים שונים. בחלקן עובד רק אדם אחד, שהוא גם המייסד וגם המנהל, וגם רואה החשבון ומנהל המכירות והרכש כולם התגלגלו לאחד. באחרים, להיפך, יש צוות עצום של אנשים, שכל אחד מהם עוסק בעסק שלו. במקרה אחד נוח יותר לארגון לבצע חישובים משלו, במקרה אחר פשוט אין לו מספיק כוח אדם לכך. על סמך זה, לחברות יש שתי דרכים אפשריות לצאת מהמצב, שלכל אחת מהן יש את היתרונות והחסרונות שלה.

• רישום עצמי. גם בארגון עם עובד בודד אפשר לנהל רישום בעצמו. במקרה זה, המנהל עצמו אחראי על הנהלת החשבונות. מכאן משתמע שיש לו ידע בתחום החשבונאות והדיווח, כללים ותקנות בנושאי הנהלת חשבונות, עבודה משרדית וזרימת עבודה. עד היום ישנם שירותים מקוונים שעוזרים רבות בעבודה, גם עם ידע מינימלי בתחום. ניתן להזמין רואה חשבון בודד או אפילו מחלקת הנהלת חשבונות שלמה, בהתאם לצרכי החברה. במקרה זה, רואי חשבון מקבלים עבודה בהתאם לדרישות קוד העבודה, הם מקבלים שכר ותרומות לקרנות מיוחדות.
• הסכם עם ביקורת אוהתייעצות עם צד שלישי. במקרה זה, כל האחריות החשבונאית נופלת על כתפיהם של מומחים מחברת צד שלישי. הדאגה העיקרית של הלקוח היא לשלם עבור השירותים בזמן. אין צורך לחפש מועמדים לתפקיד רואה חשבון, לבדוק אותו ולבחור מתוך המוני מועמדים, אין צורך בתשלום שכר והפקדות לקופות סוציאליות. אבל בדרך כלל מחיר שירותי הייעוץ גבוה פי כמה מהשכר של רואה חשבון ממוצע.

נושאים ואובייקטים של בקרה פנימית

בתהליך השליטה ניתן להבחין בין הנושאים והאובייקטים שלו. נושאים - אנשים המבצעים פעולות שמטרתן השגת תוצאת ביקורת, כלומר בעלים או בעלי תפקידים האמונים על חובות אלה. ישנן מספר רמות של נושאים:

• רמה ראשונה - בעלים או חברים בארגון שיוזמים את הביקורת מתוך צורך או מהחלטתם;
• רמה שניה - מבצעי תהליך הבקרה (חברי ועדת הבדיקה, או מבקרי צד שלישי האמונים על התחייבויות אלה מתוקף תפקידם או התחייבויותיהם החוזיות);
• רמה שלישית - עובדים שאחריות התפקיד שלהם כוללת יישום של פונקציות בקרה;
• רמה רביעית - כוח אדם המבצע בדיקה עקב הצורך.

אובייקטים של המחאות הם אובייקטים שאליהם מכוונת השליטה. אלו יכולים להיות המשאבים של הארגון,מערכות אבטחה, כוח אדם, תוצאות פיננסיות ומרכיבים אחרים של פעילות כלכלית המעניינים משתמשים שונים במידע המבוקש.

ארגון מערכת הבקרה הפנימית

שליטה פנימית מספקת מידע וביטחון בארגון למשתמשים רבים בו-זמנית. הוא צריך להיות מתוכנן כך שיספק את האינטרסים של כל האנשים שחשוב להם מידע על מצבה הפיננסי של החברה ומעמדה בשוק. לשם כך, השליטה צריכה להתייחס למרכיבים הבאים של הפעילות העסקית:

• שלמות ואמינות המידע המשתקף בחשבונאות, מס וחשבונאות ניהולית, ההשוואה והרציפות שלו;
• פעילות המיזם בכללותו ומידת השתקפותו במסמכים חשבונאיים;
• שימוש לגיטימי ויעיל בכספים העומדים לרשות המיזם;
• מהימנות של הגנה על סודות מסחריים;
• יחס הנהלת הארגון לליקויים שזוהו, המהירות והגישה לתיקון;
• העברה מהירה של מידע פנימי ודיווח לאנשים שאחריות התפקיד שלהם כוללת קבלת החלטות ניהוליות.

מהו כרטיס בקרה פיננסית פנימית

יש לגשת באופן שיטתי ליישום הבקרה הפנימית. על מנת להפוך את התהליך לנוח ביותר, יש מסמך מיוחד -כרטיס בקרה פיננסית פנימית. במילים פשוטות, זוהי תוכנית פעולה בקרה המציינת נהלים ואנשים אחראיים (חפצים ונושאים). תהליך תיעוד הבקרה הפנימית מכיל מספר טפסים ודוחות הקשורים זה בזה. יחד עם זאת, יש לציין שכרטיס הבקרה הפיננסי הפנימי עבור חלק מהארגונים הוא חובה, עבור אחרים הוא רק כלי נוח המשמש כרצונו.

משרד האוצר פיתח צורה מאוחדת של כרטיס הבקרה הפיננסי הפנימי של מוסד ציבורי. דוגמה לצורה כזו מובאת בחומר זה. חובה לארגונים המשתמשים בכספים תקציביים בפעילותם. כלומר, מבנים של מדינה, מדינה ועירייה.

2017 כרטיס בקרה פיננסית פנימית: מידע ניתן לאימות

בבקרה הפנימית של ארגונים, מסחריים וציבוריים, חשוב לגעת בכל מרכיבי הפעילות העסקית. נהלי הבקרה הבאים באו לידי ביטוי בכרטיסי הבקרה הפיננסית הפנימית לשנת 2017:

• התאמת היתרות המצוינות בתיעוד והרשומות בחשבונות המאזן. פנקסי מזומנים, דפי בנק, פעולות התפייסות עם צדדים נגדיים, דוחות קופאים, דוחות מחסנים, כלומר תיעוד ראשי, נחשבים.
• השוואת הסכומים המצוינים במאזן בתחילת השנה, הדוח השנתי לתקופת הדיווח האחרונה, אינדיקטוריםשל הפנקס הכללי והסכומים המשתקפים בסעיפים של המאזן נכון לתאריך הנוכחי.
• מלאי של מלאי, חפצי ערך, רכוש.
• שליטה והתאמה בין חשבונות לתשלום וחייבים.
• בדיקת תקינות ניהול המסמכים, עמידה בניירת בדרישות החקיקה, מדיניות חשבונאית של הארגון, טבלת חשבונות, תקנות נוספות הקשורות לתחום הפעילות.
• בדיקת זמינות וביצוע נכון של התיעוד הראשי, שעל בסיסו הוזנו נתונים לחשבונאות ולדיווח.

תוכן של תרשים בקרה פנימית

הליך יצירת כרטיסי הבקרה הפיננסית הפנימית עשוי להשתנות בחברות בהתאם לצורה המשפטית, מאפייני העבודה, תחום הפעילות. אך בכל מגוון טפסי המסמכים ניתן לייחד פרטים המשותפים לכולם. כרטיס הבקרה הפיננסית מכיל את המידע הבא:

• שם המסמך;
• שם הארגון שבו הוא אומץ ואושר;
• פרק זמן שבו הכרטיס אושר;
• שם אובייקטי בקרה;
• פקיד שאחראי על הפעולה, במילים אחרות, המבצע;
• הפקיד השולט בעסקאות - הבקר;
• שיטה שבה מתבצעת בקרה (לדוגמה, בדיקת ביצוע של מסמך, התאמה בין נתונים במהלך המלאי עםנתונים בפועל);
• שיטת בקרה (בקרת זרם מלאה, רצף עוקב, זרם סלקטיבי, סלקטיבי עוקב ואחרים);
• תדירות שבה מתבצעות פעולות בקרה (בתהליך גיבוש, לפני אישור, לפני העברת המסמך, לאחר עסקאות);
• כותרת התפקיד, תאריך עריכת כרטיס הבקרה הפיננסית הפנימית של מוסד ציבורי, דוגמה לחתימה, שם משפחה וראשי תיבות של הבקר.

מה נלקח בחשבון בעת פיתוח מפה

הפרטים של כרטיס הבקרה הפיננסית הפנימית תלויים בתנאים שבהם הארגון פועל, צורת הבעלות שלו, נישת השוק, זמינות כוח אדם, משאבים חומריים וכספיים וגורמים רבים אחרים. עבור ארגונים ממלכתיים ועירוניים נקבעו מפות ברורות לדוגמה. חברות בבעלות פרטית עשויות לפתח מסמך זה בעצמן לשימוש פנימי. בעת הידור, יש לקחת בחשבון מספר נקודות חשובות, כלומר:

• רלוונטיות של סוגים, סוגים וצורות שונות של בדיקות עבור ארגון מסוים ברגע מסוים של פעילות;
• תדירות ותדירות הבדיקות שבהן הארגון יעבוד בצורה היעילה ביותר;
• מצב הארגון, זמינות המשאבים הדרושים לביצוע בדיקות (פיננסיות, עבודה, טכניות, חומריות, זמניות);
• חלוקת עומס אחידה כאשרביצוע בדיקה של הבקרים הנוכחיים, שכן פעילות עבודה מוגזמת מייצרת עייפות, וזה בתורו גורר שגיאות, החמצת מידע חשוב מהעין והשלכות לא נעימות אחרות.

דרישות נוספות עבור כרטיסי שליטה במגזר הציבורי

עסקאות תקציב עבור כרטיס הבקרה הפיננסית הפנימית - הבסיס והסיבה להרכיבו. במגזר הציבורי, מסמך זה הוא הכרחי. אבל אם בארגונים מסחריים ניתן לגשת למבנה המפה בצורה יצירתית ובהתבסס על צרכי החברה עצמה בזמן נתון, הרי שבמפעלים בבעלות המדינה המצב מורכב יותר. לפני חתימה על צו לאישור כרטיס בקרה פיננסית פנימית לארגון עירוני או ממלכתי, יש לוודא כי מתקיימים כל הדרישות למבנהו ולהרכבו. דרישות אלה יכולות להיות מיוצגות על ידי הרשימה הבאה:

• שקוף בהבנת כיוון הבדיקות;
• משקף תחומי עסקים שבהם מתבצעות ביקורת על פעולות התקציב;
• תיאור מפורט של האלגוריתמים המשמשים לאימות;
• מועדים שנקבעו בבירור לבדיקות, עמידתם ואישורם;
• גבולות שבהם מתבצעות פעילויות בקרה.

יש ישויות במגזר הציבורי הטילו תוכניות בדיקה שהונפקו ברמת המחלקה. זה להם כי חברות חייבות בהחלטלעקוב. ניתן להנפיק הנחיות אלו ברמות ממשל שונות:

• מסמכים, תקנות ומכתבים פדרליים המוסכמים עם משרד האוצר של הפדרציה הרוסית ומחייבים בכל הפדרציה הרוסית.
• תקנות אזוריות, תקנות, מכתבים, פקודות ודרישות בתוקף בשטח של אזור, מחוז או מחוז מסוים. עבור חברות הממוקמות גיאוגרפית בגבולות אלה, דרישות אלו לתוכן ולמבנה של כרטיסי הבקרה הפיננסית הפנימית הן חובה. מילוי הדוגמא בעת הנפקת מסמכים מסוג זה מוסכם עם Rosfinnadzor.

התחמקות מדרישות בדיקת נאותות או אי ציות לתקנות עלולות לגרום לסנקציות חמורות לפי קודי ה-RF בהתאם לחומרת הפשע הפיננסי.