עריכת תוצאות המלאי: רשימת מסמכים, הליך ההרכבה

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

מלאי מיוצג על ידי הנוהל להשוואת נכסים קיימים עם המידע הזמין ברשומות החשבונאיות של החברה. התהליך מתבצע על ידי ועדה מיוחדת הממונה על ידי מתן צו של ראש המיזם. לא פעם, כתוצאה מההליך, מתגלה מחסור או עודף. לכן, רישום תוצאות המצאי צריך להתבצע בעזרת מסמכים מוסמכים ורשמיים. הם ערוכים וחתומים על ידי חברי הוועדה.

קונספט מלאי

הוא מיוצג על ידי שיטה סטנדרטית ונפוצה לאימות חשבונאית של מצב ותנועה של רכוש וכסף שונים בארגון. הוא מזהה פערים בין רישומים ברשומות חשבונאיות לבין היתרות בפועל של פריטים או כספים שונים בחברה.

מלאי מתבצע ביחס לנכסים שונים של ארגונים. במהלך היישום, זה לוקח בחשבוןהנחיות מיוחדות שאושרו בצו משרד האוצר מס' 49. גם כאן מובא נוהל רישום תוצאות המלאי

מטרות האירוע

ניתן לבצע מלאי מספר פעמים בשנה על בסיס פקודה של מנהל החברה. התהליך מיושם בהכרח אם החברה נרכשת, מושכרת או נמכרת. בנוסף, הוא מבוצע לפני גיבוש הדוחות השנתיים, החלפת האחראי הפיננסי, או כאשר מתגלה גניבה בחברה. רכוש קבוע צריך להיבדק כל שלוש שנים. לאחר אסונות טבע או מצבי חירום שונים, על החברות לזהות את ההפסדים שנגרמו, שלגביהם מתבצע בדיקת מלאי.

באמצעות תהליך זה, ניתן להשיג מספר יעדים:

• בדיקת אוריינות הנהלת החשבונות על ידי רואה החשבון של החברה;
• זיהוי של עסקאות שונות שלא נרשמו;
• זיהוי טעויות שנעשו על ידי צוות הנהלת החשבונות;
• שליטה בבטיחות חפצי ערך ובזמן התשלומים;
• בדיקת מצב ותנאי האחסון של הרכוש;
• זיהוי סחורות איטיות או מיושנות;
• בדיקת תקינות עבודתם של אנשים אחראים פיננסית;
• לומד את תנועת המלאי במפעל;
• זיהוי של עסקאות שמסיבות שונות לא באו לידי ביטוי בחשבונאות.

כדי להשיג את המטרות הנ ל, חשוב ללמוד נכון את נוהל הביצוע והדיווח על התוצאותמְלַאי. אם התיעוד שהופק לאחר תהליך זה מכיל הפרות או שגיאות כלשהן, התוצאות לא יוכרו כאמינות.

סוגי תהליכים

ניתן להציג את המלאי בכמה דרכים. זה יכול להיות שלם או פרטי, כמו גם סלקטיבי או רציף.

בנוסף, ההליך אינו מתוזמן, מתוזמן, בקרה או חוזר.

איך זה נעשה?

עריכת מלאי ופורמליזציה של תוצאותיו הם תהליכים מורכבים שמיושמים רק על ידי ועדת המלאי. הוא כולל מומחי חברה שאינם מעוניינים בתוצאות התהליך, ויש להם גם את הידע והניסיון הדרושים.

הליך המלאי מחולק לשלבים הבאים:

• בתחילה יוצא צו ניהול, שעל בסיסו מתחיל תהליך זה;
• ועלת מלאי מונה;
• המומחים הנבחרים לומדים קבלות ומסמכי הוצאות, כמו גם דוחות שונים בנוגע לתנועת כסף או ערכים חומריים;
• יו"ר הוועדה מאשר את כל התיעוד המצורף לפנקסים;
• הקבלות נערכים על ידי אנשים אחראים כלכלית;
• נכסים מהותיים אמיתיים מושווים עם הרשומות בתיעוד;
• ניתן לבצע בדיקות בקרה בסוף התהליך;
• רק לאחר פרסום התוצאות.

העמלה חייבת במיומנותערכו מסמכים על התוצאות שהושגו, אשר מועברים לאחר מכן למחקר לראש המיזם. ביצוע מוכשר של תוצאות המלאי הוא המפתח לפעילות החוקית והרווחית של החברה. לכן אנשים המעוניינים בתוצאות המתקבלות אינם רשאים לנהל את התהליך.

נוהל לתיעוד תוצאות המלאי

בסוף התהליך, יש להכין מסמכים רבים. הם נלמדים וממולאים על ידי חברי ועדת המלאי, ולאחר מכן הם מועברים ללימוד להנהלת החברה. על בסיס המסמכים הללו מתקבלת החלטה להטיל דין וחשבון על אנשים או רואי חשבון אחראים כלכלית, ולכן על חברי הוועדה להתייחס ברצינות לביצוע תוצאות המלאי. המסמכים שנערכו בתיק זה מיוצגים על ידי המסמכים הבאים:

• הזמנה, שעל בסיסה מתחיל הליך האימות, והיא ניתנת על ידי ראש המיזם;
• יומן בקרה, המציין כיצד ביצוע פקודות המנהל על ידי חברי ועדת המלאי;
• מלאי של נכסים שונים המיוצגים על ידי נכסים קבועים, נכסים בלתי מוחשיים, סחורות או מזומן;
• פעולת בדיקת חפצי הערך שנשלחו;
• מלאי של רכוש שהתקבל לאחסון או במעבר;
• פעולת מלאי של מתכות יקרות או מוצרים יקרים;
• מלאי של ניירות ערך ו-BSO;
• פעולת בדיקת החישובים שנעשועם קונים, נושים, חייבים או ספקים;
• הצהרות איסוף שנערכו ביחס לנכסים קבועים או לרכוש אחר;
• פעולה של בדיקת בקרה, בעזרתה ניתן לאמת את היישום הנכון של הנוהל;
• הזמנת ניהול לגבי תוצאות.

לכל מסמך יש מאפיינים משלו. התיעוד הנכון של תוצאות המלאי הוא שמאפשר להשתמש בהן להעמדה לדין של מפרים או זיהוי גניבה.

כללים להוצאת הזמנות

מלאי מתבצע אך ורק על בסיס פקודה רשמית שהוציא ראש המיזם. מסמך זה נכלל בספר הבקרה, שעל בסיסו מוערכים האפקטיביות והיעילות של ביצוע פקודות המנהל.

דוגמה להזמנה כזו ניתן ללמוד להלן. ניתן אפילו ליצור מסמך עבור עדכון לא מתוכנן.

ניואנסים של יצירת מלאי

רישום תוצאות המלאי מורכב מהיווצרות פעולות ומלאים שונים. הכללים להידור שלהם כוללים:

• הם מכילים נתונים עדכניים המופיעים בתהליך הבדיקה על ידי חברי הוועדה;
• אתה יכול למלא אותם באמצעות מחשב או ידני;
• שגיאות, כתמים או תיקונים אינם מותרים;
• שם של ערכים שונים,שנבדקים בהחלט רשומים על בסיס מידע מהמינוח;
• יחידות מדידה חייבות להיות זהות לרישומים החשבונאיים;
• בכל דפי המלאי, מספר הנכסים המהותיים שזוהו בפועל, כמו גם מספרם על סמך מסמכים חשבונאיים;
• אם נפלה טעות, יש לתקן אותה על ידי מחיקתה, ולאחר מכן מובאים הנתונים הנכונים לעיל, ותיקון כזה מאושר בחתימת יו"ר הוועדה והאחראי הפיננסי של החברה;
• מלאי לא יכול לכלול שורות ריקות, אז כל השטח שנותר פשוט מחוצה החוצה;
• בסוף המסמכים מציינים כי נבדקו התעריפים והמיסים וכן בוצעו כל החישובים על ידי חברי הוועדה.

אם המלאי בוצע עקב שינוי בגורם האחראי המהותי, אז המסמך חתום על ידי העובד לשעבר והעובד החדש.

סדר הראש מבוסס על תוצאות הבדיקה

ניסוח וחשבונאות של תוצאות המלאי הם צעד משמעותי בהליך זה. היא כוללת בהכרח מתן צו על ידי הנהלת החברה. צו זה נוצר רק לאחר שמנהל החברה למד את פעולות המלאי, הצהרות האיסוף, המלאי ומסמכים דומים אחרים.

בהתבסס על הנתונים שהתקבלו, ההנהלה מחליטה על תוצאות הביקורת. החלטה כזו מאושרת בעזרת צו רשמי. בתוך זההמסמך כולל את הנתונים הבאים:

• שם חברה;
• טופס ארגוני שנבחר;
• תאריך הנפקת המסמך;
• מספק מסמכים שראש הארגון הונחה על ידם בתהליך קבלת ההחלטות;
• תוצאות אימות אושרו;
• נותן את הפקודה שעל בסיסה יבוטלו ההפרות או הפערים שזוהו;
• מינו אנשים שהם מבצעי הצו, וכן אחראים לביצוע החלטת המנהל.

צו זה חתום על ידי ראש החברה הישיר, ולאחר מכן הוא מאושר על ידי רואה חשבון המחויב להכיר את הנוסח המנוסח. לאחר מכן, התיעוד מועבר למחלקת הנהלת חשבונות שעובדיה אחראים על יישום החלטת המנהל.

למה נדרש תיעוד?

הקפד לערוך מסמכים ראשוניים רשמיים על סמך תוצאות הביקורת. הם אלו שמאשרים שבוצע מלאי באיכות גבוהה ושכל המידע שזוהה אמין.

רישום נכון של תוצאות המלאי מאפשר להגיע למסקנה עד כמה המידע מהחשבונאות תואם למספר בפועל של ערכים שונים. לעיתים קרובות, בעזרת ביקורת, ניתן לזהות פיגורים, הונאה או אפילו גניבה מצד עובדי החברה.

מסקנה

מלאי הוא דרך משמעותית לבדוק את נכונות התחזוקהראיית חשבון. התוצאות שלה צריכות להיות ערוכות בצורה נכונה, שעבורה נערכים הרבה מסמכים ראשיים. הם חייבים להיווצר ישירות על ידי חברי ועדת המלאי, ולאחר מכן הם נלמדים ונחתמים על ידי ראש החברה.

בהתבסס על מסמכים אלה, אתה יכול להעריך עד כמה נשמרת החשבונאות של הארגון.