תוכנית ניהול פרויקט: תיאור, הידור, ניתוח

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

מהי תוכנית לניהול פרויקטים ניתן להבין על ידי הבנת המונח ניהול פרויקטים. זוהי אמנות ומדע בעת ובעונה אחת, מבוססת היטב בכלכלת שוק מוכוונת צרכנים. מדובר בעיבוד מובנה של תכנית עבודה עם קביעת יעדי ביניים לתאריכים מסוימים. במסגרת יישומו מונה פרויקט אחראי שיבצע את העבודה וגופים רגולטוריים שיפקחו על עמידה בתקנות. האם ניהול פרויקטים תמיד יעיל? מי או מה משפיעים על התוצאה הסופית?

היבט תיאורטי

תוכנית ניהול הפרויקט קשורה תמיד להטמעות חדשניות והיא מורכבת ממרכיבים של ניתוח של מוצר חדש, שוק, קטגוריות צרכנים. מטרתו העיקרית היא לפתור את המשימה המתוכננת בזמן הקצר ביותר עם חיסכון מרבי בכסף.משאבים.

לפי עיצוב, לכל פרויקט יש אפקט חדשני מוגבל. חדשנות מתבטאת בגישה אינדיבידואלית ליצירת סחורות השונות ממוצרים או שירותים דומים. יכולת זו מאפשרת לך לשכלל ולתקן באופן שיטתי את המאפיינים של מוצר או שירות.

פרמטר זה מהווה חלק בלתי נפרד מתוכנית ניהול תקשורת הפרויקט, פיתוח מוצרים חדשים, תיקון עבודות בנייה או מערכת בחירות, גיבוש מערכת מידע בחברה.

ההיבט התיאורטי כולל את הידע, המיומנויות, הדרכים והאמצעים המשולבים ליצירת מוצר ושירות חדשים. כדי לעמוד בדרישות השוק ובציפיות המשקיעים, יש צורך למצוא את האיזון האופטימלי בין עלויות, מועדים, יעדים ואיכות הפרויקט המתבצע.

תוכנית הפרויקט צריכה לחבר באופן הגיוני את כל תחומי הידע עם המשאבים הזמינים והפוטנציאל של המבצעים.

סוגי מערכות

כל משימה, כמו יצירת מוצר חדש ואז מכירתו, יכולה להתבצע עם או בלי תוכנית לניהול פרויקט.

האופציה הראשונה תתבסס על שימוש במערכת מטריצה, הקובעת את האחראי (המנהל) של הפרויקט. הוא יכפוף למנהל, וקבוצתו תורכב מעובדים ממחלקות שונות המשוחררים מתפקידי עבודה ישירים למשך הפרויקט. שינויים בכוח אדם כאלה דורשים לכידות צוות והבנה ברורה של מטרות הפרויקט ותוצאותיו.

האופציה השנייה מניחה שאחד מראשי המחלקות ימונה אחראי. כל משימות הפרויקט יבוצעו על ידי עובדי יחידה זו. אך באופן כללי, לעובדים לא תהיה הבנה מלאה של המשימה הזו ויתפסו אותה כנטל נוסף. כתוצאה מכך, התזמון והתוצאות עלולים להיות בלתי צפויים.

מגוון פרויקטים

חברות משתמשות בפרויקטים בעבודה כשיטה לא מסורתית לנקיטת יוזמות שלא ניתן להשתמש בה בתפעול השוטף. חלקם בחברות גדל מדי שנה.

פרויקטים תמיד שונים, אבל יש להם משהו במשותף. אלו הם התנאים של זמן מוגבל, חיפוש אחר מבצעים מוכשרים וכסף נוסף. הכיוונים הבאים מובחנים:

1. עיצוב אדריכלי. כדי להצליח בעסקים, יש צורך בהשתתפותם של מהנדסים, מעצבים, צרכנים ומשקיעים. דוגמה בולטת היא הממציא והאדריכל מארה"ב, בי פולר, שהצליח לעניין אנשים ולפתח דגם של חדרי אמבטיה מודולריים. חדרים אלה הם אופציה חסכונית ומשמשים עד היום לבניית בנייני מגורים.
2. חזון קונספטואלי. העניין הוא ליצור תנאים המתאימים ליצירת רעיונות חדשים. דוגמה לכך היא פרויקט עם חברות טלפון בארה"ב שמחפשות דרך להגן על תאי טלפון מפני שודדים. מבין שלל האפשרויות הסתפקנו בקונסטרוקציית נירוסטה. כיום ניתן לראות את האלמנט הזה על דלת הכניסה.בבניינים רבים.
3. תכנון. חשוב מאוד לבנות רצף של ביצוע פרויקט. כך למשל, על פי קריטריון זה הצליח הגן הלאומי ילוסטון ליישם את תכנית האב למחלף ותחזוקתו.
4. בניית חפצים. העבודה מתמקדת בעמידה בנורמות וכללי הבנייה וכן בבקרה שיטתית של כל שלב. היעדר גוף שולט עלול להוביל להשמדת החפץ עם נזק בלתי צפוי.

לפני שמחליטים על אחת הגישות, יש צורך בפיתוח תוכנית ניהול איכות לפרויקט. בייצור ציוד רפואי או תרופות עדיף להתמקד באיכות שלבי התכנון. במקרה שבו צריך לשנות את המוצר המוגמר מאזור אחד למשנהו, למשל, התקנת מערכות מיזוג אוויר וחימום בבניינים רב קומות, ההתמקדות היא בשליטה.

גורם הצלחה

תוכנית ניהול הפרויקט היא היום חלק בלתי נפרד מתוצאה מוצלחת. בעבר יצירתו הייתה אופיינית לתחומי ייצור מסורתיים (הגנה, אנרגיה, בנייה). נכון לעכשיו, גישה זו משמשת כמעט כל חברה שנייה, או ליתר דיוק, 45% מכלל הארגונים. אלה כוללים מוסדות פיננסיים המספקים שירותים וסחורות לחברה.

לעיתים קרובות, חברה ממוקדת מוצר מרגישה צורך לשנות אותה באופן שיטתי בתגובה לדרישות לקוחות חדשות. במקרה זה, יצירהתוכנית ניהול פרויקטים. כיום, רוב הארגונים פועלים באמצעות גישה זו.

טיפים ליצירת תוכנית

בפועל, חברות רבות במאמציהם נתקלות בקשיים ופושטות רגל. לדוגמה, לוקהיד, שנכשלה עם מטוס ה-L-1011, או פרויקט המנהרה העמוקה, שמטרתה להגדיל את תשתית הביוב של העיר שיקגו. חברות נגרמו בעלויות גדולות, כשהן מנסות לשמור על מה שהצליחו לעשות ולמכור במידה מסוימת - המוצר שלהן.

הסיבה העיקרית לכשלים הייתה שהפיתוח המפורט של תוכנית ניהול הפרויקט לא בוצע, והנהלת החברה הייתה ממוקדת לחלוטין בתוצאה הסופית, ולא בשלבים עוקבים של השגת המטרה.

כדי ליישם מיזם מצליח, יש צורך לפתח קונספט עם רצף ברור של פעולות, תוך התחשבות בטיפים הבאים:

1. הצג את הפרויקט מצד שלישי. טכניקה זו תאפשר לך להעריך באופן אובייקטיבי מה קורה, להסתכל מחדש על מצבים, לפתור בעיות שנוצרו ולבחון עלויות;
2. אציל קבלת החלטות. גישה כזו תספק הבנה של מטרות הביניים של הפרויקט, תגביר את האפקטיביות פי כמה;
3. הכן תוכנית גיבוי. אפשרויות נוספות לפתרון בעיות שעלו יעזרו לחסוך זמן וכסף. ופיצול הרעיון לכמה חלקים יקרב אותו להשלמתו.

אחראי על הניהול

תוכנית ניהול איכותפרויקט אפקטיבי אם המנהיג שלו עומד בקריטריונים מסוימים. בחירת אדם המסוגל לבצע את הפעילויות הדרושות ולקחת את החברה לרמה חדשה היא משימה מסוכנת. עם זאת, עדיף לא לעכב את פתרון הבעיה.

התכונות העיקריות של המועמד צריכות להיות אחריות, שאפתנות, יכולת ניהול אנשים ורמת מיומנות גבוהה. בפועל זה לא מספיק, כי הוא צריך לדעת גם את תוכן העבודה. תוכנית ניהול היקף הפרויקט מורכבת ברוב המקרים משלבים:

• פיתוח תיעוד;
• חלוקת סמכויות ומשימות;
• אישור תוכנית עבודה;
• יצירת תרחישים למצבים בלתי צפויים.

לבסוף עדיף לתת עדיפות למועמדים בעלי מוטיבציה ומועמדים עצמיים. זה מראה את התכונה העיקרית של מנהיג - היכולת לקבל במהירות החלטות רציניות.

סיכונים בפרויקט

תוכנית ניהול הסיכונים היא מערכת מובנית לזיהוי גורמים, הערכתם ותגובה אליהם. הוא מורכב מנורמות חיזוי זמינות ומקובלות מבחינת ההשלכות של תרחיש.

ישנן מספר רמות של ניהול סיכונים בעסק:

• זיהוי גישות ועריכת תוכנית פעולה;
• חפש סיכונים שיכולים לשנות את התוצאה של הפרויקט;
• הערכת סיכונים איכותית וכמותית;
• פיתוח שיטות ונהלים לצמצום איומים אפשריים;
• מעקב אחר ביצוע כל מחזור הפרויקט.

Resources

ניתן להשפיע על העלייה בתוצאות הסופיות של הקונספט, כמו גם להפחית את העלות והתזמון של העבודה, על ידי בחירה בטכנולוגיות חדישות, עובדים מוסמכים ומשאבים כספיים להשלמת המשימה. הטכנולוגיות בהן נעשה שימוש ותוכנית ניהול משאבי הפרויקט נחשבים לכלי מפתח להצלחת החברה.

יחד עם המפתח, יש כלים נוספים הדרושים לניהול המפתח. לדוגמה, הם יכולים להיחתם חוזים המאפשרים לך למשוך את המשאבים הדרושים בזמן הנכון. הספינות מייחסות את מערכת ניהול כוח האדם ואת הקונספט עצמו, היווצרות אינטראקציית מידע של כל המשתתפים.

דירוג

ניתוח תוכניות ניהול פרויקט כולל שני מרכיבים: הערכת המבנה ובחינת מידת הביצוע. יש צורך בניתוח כדי להבין היטב כיצד הרעיון יעיל במונחים של משאבים מושקעים.

המרכיב הראשון כולל הערכת עובדים של מדדים, משימות, תוצאות סופיות של עבודה. כאן מתבצעות התאמות לתהליך העבודה העתידי. כל התהליכים הנוספים יהיו קשורים לאלמנט ניתוח הביצועים, בו מתועדת העבודה שבוצעה ומפותחות תחזיות.

רוב החברות משתמשות במערכת הערכת קריטריונים של מושג, שבה הן מעריכות עלויות, משך העבודה ואיכותן. אם אחד מהקריטריונים אינו מתקיים, נוצרת תוכנית לניהול שינויים בפרויקט. במקרה זה, יש עדכון של ערכי האינדיקטורים, המשימותמותאם.

השלב האחרון של הניתוח הוא השוואה בין התוצאות שהושגו לאלו המתוכננות.

נסיבות בלתי צפויות

קור הרוח של המנהל במצבים בלתי צפויים והערכתו המתאימה לבעיות שנוצרו ממלאים תפקיד חשוב ביישום תוכנית ניהול הפרויקט.

היעדר איכות זו אצל מנהיג וחוסר זמן לשקול את ההשלכות של החלטות מסוימות הם הגורמים העיקריים לבעיות. משימות לא פתורות שהופיעו ממש בתחילת העבודה עלולות שלא להיפתר, מה שיוביל להחמצת מועדים או לעלויות כלכליות מיותרות. יחד עם זאת, פחד ואי ודאות בפעולות ההנהגה עלולים להתפשט במהירות לכל קבוצת העבודה. זו התנהגות פסיכולוגית. לכן חשוב מאוד שלמנהיג יהיה ריכוז ולא יאבד קור רוח על ידי הסתרת רגשות.

רבגוניות של הפרויקט

כל תוכנית לניהול פרויקט דורשת להתמודד עם משימות רבות בו-זמנית. יחד עם זאת, יש לענות על כל שאלה בצורה מדויקת ומפורטת. כל ניואנס שמתעורר קובע את גורל הפרויקט עצמו. הנושא של מניעת סיכונים נפתר בעיקר באמצעות גישה מוסמכת של מומחים.

כדי ליישם פרויקט מוצלח, עליך להקפיד על מהירות השלמת המשימות, להראות תשומת לב לפרטים, להאציל עבודה לעמיתים ולהעריך את איכותו בכל שלבי השקת הפרויקט.

תשומת לב לפרטים

ביצוע ניתוח שוק, ניתוח SWOT, חישוב תזרים מזומנים ואינדיקטורים מרכזיים אחרים מספקים עלייה באפקטיביות של הפרויקט. התוכנית העסקית לניהול פרויקטים לא רק מגדירה את סוג המיזם המיושם, אלא כוללת גם תחזיות הכנסות והוצאות. הוא כולל את הפריטים הבאים:

• תיאור העסק;
• אסטרטגיית שיווק;
• הערכה של מתחרים;
• נהלים תפעוליים;
• צוות.

תוכנית כולה

כל עובדי הפרויקט פועלים כחלק ממכלול אחד, מכיוון שהתוצאה הסופית תלויה במעשיהם.

כל משתתף, במסגרת תחום אחריותו, משפיע על רוח קבוצת העבודה ועל יעילות העבודה בכלל. בניהול, חשוב לא לבצע קמפיין מתמיד ליישום המשימות שנקבעו על מנת להשיג את מדדי הביצועים הנדרשים, אלא לוודא שכל משתתף ירגיש את חשיבותו במטרה המשותפת.