מסמכי שליחים: הזמנה אישית, חשבונית, טופס הזמנה, כללי מסירת מסמכים ותנאי עבודה של שליחים

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

העבודה בשירות המשלוחים פופולרית מאוד היום, במיוחד בקרב צעירים שאפתניים. שליח הוא לא רק אדם שמעביר חבילות, אלא מומחה מיומן בעל כישורים מסוימים ויכול להביא חבילה או תכתובת לכתובת שצוינה באיכות גבוהה ובמהירות.

על עבודה

במבט ראשון אולי נראה שקל לעבוד כשליח - הוא לקח את החבילה והביא אותה למקום הנכון. עם זאת, הכל לא כל כך פשוט כאן, שכן לעובד שירות השליחויות יש אחריות גדולה, כולל חומר. הרי עליו לספק את ההזמנה בזמן ולעשות את כל הדרוש לבטיחותה. לכן, בחברות מודרניות העוסקות במשלוח סחורות, חבילות או תכתובות, ישנם מסמכי שליחים מסוימים שבהם עוסקים מומחים בתחום פעילות זה.

הזמנה אישית

כל יום, מתחיליםתפקידים, השליח מקבל מהרכז רשימה של הזמנות שעליו לבצע. מסמך זה נחשב פנימי ויש לו את השם "הזמנה אישית". זה ממולא על ידי השולח. רשימה כזו היא לא רק רשימה של כתובות לקוחות, אלא גם המידע השלם ביותר על הזמנה מסוימת. זה מכיל את פרטי הקשר של הלקוח, כולל מספר טלפון נייד, כתובת, זמן אספקה וכמה דרישות נוספות מהלקוח.

ההזמנה מייצגת את המסלול האישי של כל עובד שירות משלוחים. בעת עריכת מסמך זה, הרכז מפתח את האפשרות הטובה ביותר לתנועת השליח, תוך התחשבות בתנאי כל ההזמנות הקיימות. בהתייחס לדף המסלול, השליח מסוגל לספק את הסחורה במהירות האפשרית, ללא הפסדי חומר וזמן.

מומחים מנוסים במגזר שירותים זה מייעצים לדברים הבאים. לפני תחילת העבודה, עליך ללמוד את המסלול שהונפק על ידי השולח. באופן אידיאלי, אתה צריך להעריך מנטלית את היעילות האמיתית של תוכנית כזו. קיימת אפשרות שהשליח, המכיר טוב יותר אזור זה או אחר בעיר, יוכל לקבוע באופן עצמאי מסלול יעיל ונוח יותר. אם האזור שאליו אתם צריכים למסור עמוס, אז עדיף לפתח מסלול ברגל. מסירת המסמכים באמצעות שליח במקרה זה תהיה מהירה ככל האפשר.

Invoice

כפי שהוזכר קודם לכן, השליח, כמומחה לשירותי משלוחים, נושאעל שליחת אחריות פיננסית. המשמעות היא שבמקרה של נזק לסחורה, אובדן מכתב או תכתובת אחרת, כמו גם אובדן או עיוות של מטען יקר ערך, על השליח להחזיר את עלותו שנקבעה על ידי החנות המקוונת, הלקוח או חברת הלקוח.

על מנת להגן על עובדיהם ולמנוע אפשרות של הונאה מצד לקוחות חסרי מצפון, שירות המשלוחים מספק לשליח מסמכים מיוחדים - חשבוניות, המעידות על עלות ושם המוצר או המוצר. לאחר המסירה וקבלת התשלום, השליח מספק ללקוח חשבונית בה עליו להכניס את חתימתו. זהו אישור לביצוע תקין של ההזמנה.

הזמנות ששולמו בעבר בהעברה בנקאית או בתשלום אלקטרוני נחשבות חריגות. במצב זה, הלקוח מאשר בעל פה את תקינות החבילה שנמסרה.

טופס הזמנה

זהו עוד מסמך שליח המשמש בפעילותו המקצועית. מטרת טופס ההזמנה כמעט זהה לזו של החשבונית. יתר על כן, יש למסור את שני המסמכים הללו למומחה לפני שליחתם למשלוח חבילות.

בטופס ההזמנה, על השולח להציג את כל המידע הזמין אודותיו. אם אנחנו מדברים על מוצר כלשהו, למשל, מכשירי חשמל ביתיים קטנים, אז במסמך זה הרכז מציין את הגודל, משקל החבילה, עלות הסחורה ומאפיינים אחרים. השליח מוסר את טופס ההזמנה ללקוח לחתימה לאחר מכןשכן המשלוח מתבצע באמצעות שליח. זה נחשב כאישור לכך שהמומחה מילא את התחייבויותיו כלפי הלקוח והאחרון מרוצה מהתוצאה.

שימו לב שטופס ההזמנה חייב להישאר אצל הלקוח המשלוח. זה הכרחי כדי שבמקרה של מחלוקת יוכל להגיש תלונה. לדוגמה, אם הלקוח, לאחר שהשליח עזב, מצא פגמים כלשהם בסחורה שנמסרה.

למה השליח צריך מסמכים?

כל המסמכים שלעיל הם סט הניירות המינימלי שאיתם עובדים מומחי שירותי משלוח. הם נועדו להפוך את עבודת השליחים ליעילה ונוחה ככל האפשר. יש צורך בתיעוד גם כדי להגן על העובדים במקרה של מצבים שליליים.

בנוסף, יש לזכור גם שפעילות בשירות המשלוחים מחייבת דיווח שוטף לרכזים. הדו ח הוא מסמך פנימי נוסף שמולא על ידי העובד עצמו ומספק לרכז מידע המאשר את ביצוע עבודתו המצפוני של השליח.

העבודה עם מסמכים בתחום פעילות זה היא יומיומית, אולם, מומחים מנוסים מזהירים: אין להשמיד הזמנות וחשבוניות מיד לאחר קבלת חתימת הלקוח או העברה לשולח. לכל מקרה, יש לאחסן אותם לפחות חודש. במידה וחשבוניות נמסרות לרכזים מיד לאחר המסירה, מומלץ להכין מהם עותקים.

משלוח מסמכים

מומחה שירותי המשלוחים אחראי לא רק על הובלת חבילות, אלא גם על תיעוד. זה כולל משלוח ניירות עסקיים, מכתבים, חבילות, ספרים וכדומה ליעדם בהתאם להמלצות של עובד ממונה וכן קבלתם מארגונים אחרים. יחד עם זאת, על השליח להכיר מידע מיוחד (מקצועי): כללי הנהלת חשבונות, מסירה ואחסון ניירות לייעודם. עליו להיות מודע גם למיקומם של החפצים המוגשים.

באופן כללי, בעת הובלת מסמכים, השליח פועל על פי אותם כללים כמו בעת הובלת חבילות וסחורות יקרות ערך. לצורך דיווח ותיאום פעולות ניתנים לו אותם מסמכים שיש למלא ויש לבצע פעולות נדרשות נוספות בהתאם לתקנון

תנאי העבודה של השליח

רשימת הפונקציות שמבצע עובד של חברה מסוג זה כוללת:

1. משלוח כל תכתובת ומטען בהתאם להנחיות המנהל, שיכול להיות מנהל המיזם או ראש שירות השליחויות.
2. פתח מסלול משלך.
3. לומד בקפידה את מיקומו של הנמען, משוחח איתו בטלפון, מציין את הזמן הנוח לפגישה.
4. הנפקה וקבלת ייפוי כוח מהגורם האחראי.
5. ניירת נאותה למשלוח.
6. ביצוע בזמן של כל ההזמנות.

תרשים

בנוסף לאמור לעיל, לעובד יש לוח זמנים מסוים למסירת המסמכים. לשליח, כמו לכל העובדים, צריך להיות לוח זמנים נוח, כולל הפסקת צהריים. המשכורת עשויה להיות קבועה, או שהיא עשויה להיות תלויה במספר המשלוחים שבוצעו על ידי השליח.

שירות שליחים במוסקבה

יש לציין ששירותי שליחויות במוסקבה מאפשרים לכל תושבי הבירה לחסוך בזמנם ובכסף, מה שהופך את החיים להרבה יותר קלים ומהנים. בנוסף, בעידן הנוכחי של חיפזון מתמשך ומהירויות גבוהות, שירותי השליחויות מאפשרים לכל אדם שמשתמש בהם לחסוך בעצבים ובכוח, מה שחשוב מאוד גם בבירה המודרנית.

אם מדברים ספציפית על משלוח מסמכים באמצעות שליח במוסקבה, אז זה לוקח בחשבון את ההבדל העצום בחיים בהשוואה לערי הפריפריה. לאנשים לפעמים פשוט אין זמן ללכת לבד בשביל הסחורה או המסמכים הדרושים, ולפעמים מבשלים ארוחת ערב. לכן, עבודתו של שליח עם מסמכים במוסקבה זוכה לביקוש רב.

כמעט כל חנות מקוונת, קופות קולנוע, פיצריה וסוכנות נסיעות במוסקבה משתפות פעולה עם ארגונים המספקים שירותי שליחים. השימוש בהם בעיר הבירה או בעיר אחרת במדינה, כל לקוח חוסך מעצמו את הצורך לעמוד בתור, בזבוז זמן יקר.

במוסקווה קיים מגוון רחב של שירותי שליחים, אך עיקרון עבודתם זהה. מאי מעטתעריפי המשלוח משתנים, אבל באופן כללי, עיקרון הפעולה זהה בערך.