תקשורת אופקית: מושגי יסוד, טיפוסים, שיטות ניהול בארגון

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

תקשורת מכונה בדרך כלל מגוון צורות של העברת מידע. באשר לסביבה העסקית, נהוג להבחין בין תקשורת אנכית ואופקית. לכל אחד מהם יש מאפיינים משלו, מאפיינים אופייניים של האינטראקציה של המשתתפים. מאמר זה יבדוק זאת ביתר פירוט. בואו נדגיש את ההבדלים העיקריים בין סוגי התקשורת הללו.

מה זה?

ראשית, שקול את מושג המפתח. אז, תקשורת היא תהליך של העברת מידע המשמש אנשים. זה יכול להופיע בכמה צורות:

• מפורש. זהו שימוש בשפה מדוברת, טקסט או סוג כלשהו של תמונות גרפיות, חזותיים וכו'.
• משתמע. תקשורת באמצעות מחוות לא מילוליות, הבעות פנים, הבעות פנים מסוימות.

באשר לאמצעי התקשורת העיקריים של העסק, הם הבאים:

• פגישה.
• ועידת וידאו.
• Email.
• שיחות טלפון.
• שידור מזכרים.
• אישישיחה.
• שימוש בטכנולוגיות אינטרנט (צ'אטים, שליחים מיידיים).
• הגשת דוחות.

נהוג לייחד את מרכיבי התקשורת הבאים:

• שולחים. אלו הם אנשים שיוצרים, מקודדים נתונים ומעבירים אותם למשתתפים אחרים בתהליך.
• הודעות. מידע מקודד ספציפי לשולח.
• ערוצים. כאן בולטים אמצעי התקשורת, הסביבות שבהן ניתן להפיץ מידע.
• נמען. האדם שאליו נשלח המידע. אלמנט שמפרש מידע.

קבוצות פנימיות וחיצוניות

תקשורת אנכית ואופקית בארגון הן קטגוריות משנה במהותן.

תקשורת עסקית מחולקת בדרך כלל לחיצונית ופנימית. אלה האחרונים מיוצגים על ידי התקשורת המתקיימת ישירות בתוך הארגון, בפרט, בין עובדים בודדים, מחלקות, סדנאות, חטיבות של החברה. תקשורת חיצונית היא תקשורת עם ישויות חיצוניות. הם יכולים להיות קבלנים, ספקים, לקוחות, ארגוני שירות, נציגי סוכנויות ממשלתיות וכו'.

בתורה, התקשורת הפנימית בארגון מיוצגת על ידי רשתות תקשורת אופקיות ואנכיות, כמו גם רשתות תקשורת. האנכיים מחולקים עוד לשתי קטגוריות נוספות:

• הפוך (עקרון מלמטה למעלה).
• היררכי (עקרון מלמעלה למטה).

תכונות של אלההזנים המוצגים יידונו בפירוט במאמר.

תקשורת אופקית

למה אתה מתכוון? תקשורת אופקית היא החלפת מידע רשמי ועסקי בין עובדים בתפקיד זהה ושווה בחברה. כאן התקשורת יכולה להיות רלוונטית הן בין עובדי אותה בית מלאכה, חטיבה, סניף, והן בין עובדי מחלקות מקבילות של בתי מלאכה וסניפים.

תקשורת אופקית היא תקשורת בין מנהלים בעלי אותו היקף של כישורים, וכן בין עובדים בעלי אותה קטגוריה, נמצאים בתפקידים שוות ערך, בעלי מערך שווה של סמכויות ואחריות.

תקשורת אופקית בארגון נחוצה קודם כל כדי ליצור אווירת עבודה בריאה, ידידותית ונוחה. זהו ארגון של תקשורת עסקית פורייה מן המניין. מערכת מאורגנת כהלכה של תקשורת אופקית מאפשרת לך להשיג תוצאות חיוביות על סמך תוצאות העבודה של כל אחד מחברי הצוות.

בעיות אפשריות

סוג זה של תקשורת עסקית יכול להיות מאפיל על ידי בעיות מסוימות. להלן העיקריים האופייניים לתקשורת רוחבית בניהול:

• שימוש בז'רגון מקצועי. זה עשוי להיות לא מובן לעובדים שזה עתה נקלטו, עובדים של מחלקה אחרת.
• מחלוקות לגבי החשיבות של האתר המסוים שלהם, סוג הפעילות המסוים שלהם.
• צמצום התקשורת העסקית למשק בית, דיון בבעיות אישיות. הופעתן על בסיס זה של שמועות, שיחות מאחורי הגב, דיונים שמסיחים את הדעת מתהליך הלידה.
• האפקטיביות של תקשורת עסקית עשויה לרדת עקב הופעת לייקים, דיסלייקים אישיים וכו'.

פתרון בעיות

כדי לשמור על תקשורת רוחבית פנימית בחברה מפני בעיות כאלה, על המנהל לעשות את הפעולות הבאות:

• בקש מכפופים, עמיתים לתקשר בשפה מובנת לכולם, כדי לפענח מונחים מקצועיים.
• הסדיר את התקשורת בין הכפופים לך, נטרל מחלוקות ואי הבנות ביניהם.
• קיום אסיפות כלליות, כולל לא רשמיות, כדי שהעובדים יוכלו לתקשר זה עם זה.

סוג אנכי

תקשורת אופקית היא תקשורת בין עובדים של אותו ארגון, תקשורת עסקית בין עובדים באותה מחלקה, סדנה, בתפקידים שווים. תקשורת אנכית בסביבה עסקית היא העברת מידע בין ההנהלה לכפופים. הוא כולל את הטפסים הבאים:

• הזמנות.
• המלצות.
• הזמנות.

זה נשלח מהבוס לפקודיו. עובדים שולחים דוחות, הודעות, דוחות וכו' בתגובה למנהל.

תקשורת אנכית מחולקת לשני סוגים:

• בין מחלקות, חטיבות, סדנאות הממוקמות ברמות היררכיות שונותבחברה.
• ישיר בין הכפופים לחיל ההנהגה.

העברת המידע לכאן זמינה בשתי צורות - במורד הזרם (היררכי) ובמעלה הזרם (הפוך). בואו נציג אותם ספציפית.

קבוצה מלמעלה למטה

כאן המידע יגיע מהרמות הגבוהות יותר של ההיררכיה לנמוכות. כלומר, מהבוס ועד הכפופים לו. בתוך קבוצה זו, ניתן להבחין בין צורות התקשורת העסקיות הבאות:

• הזמנות והזמנות. עשוי להיות מלווה בהסברים על השגת יעדים, יישום משימות, יישום טכניקות ושיטות מסוימות.
• מסמכים-הערכות המאמצים של הכפופים.
• תמיכה ובקרה.
• תמריצים לעובדים.

בעיות משנה היררכיות

בעיות של תקשורת עסקית מסוג "מלמעלה למטה" (תקשורת של המנהל עם הכפופים לו) כוללות את הדברים הבאים:

• אי הבנה. יכול להיות מצב שבוסים ואמנים מדברים שפות שונות - מילולית ופיגורטיבית. גם אם רוסית תיבחר בבירור כשפת התקשורת, רמות שונות של הכשרה מקצועית עדיין ישאירו מקום לאי הבנה. לדוגמה, אם הבוס מנצל לרעה אוצר מילים מקצועי וטכני בתקשורת עם כוח אדם בעל כישורים נמוכים. דוגמה נוספת: ראש חברה בינלאומית לא תמיד יכול למצוא שפה משותפת עם עובדים שהם נציגים של תרבות לאומית אחרת.הם, אפילו יודעים שפה זרה, אולי לא יבינו את המוזרויות של הדיבור של דובר הילידים שלה - אותם קיצורים, ז'רגון, משחק מילים.
• כמות המידע. מנהלים לא תמיד שולחים את המידע הדרוש בכמות הראויה. במצבים מסוימים, קשה להשלים את המשימה שהוקצה לכפוף בגלל חוסר במידע הכרחי. ובמקרים אחרים, המבצע סובל מהצורך ללמוד מידע מיותר, חסר תועלת, לא רלוונטי.

קבוצה מלמטה למעלה

זהו מידע שנשלח מכפיפים למנהיג. הטפסים הבאים בולטים כאן:

• מוזכרות.
• דוחות.
• הודעות על שלבי העבודה שנעשתה.
• דיווח על התרחשות של בעיות בלתי צפויות במהלך פתרון משימת שירות.
• הצעות עם רעיונות חדשניים, דרכים לשיפור הייצור, הכנסת טכנולוגיות ושיטות פעילות חדשות בחברה.

משוב כזה חשוב לא פחות למנהלים מאשר לתת להם פקודות בעצמם. מכפיפים אתה יכול לקבל את המידע העדכני ביותר על מצב העניינים בחברה. מידע זה מאפשר לנו להעריך את מצב הרוח הקולקטיבי, לזהות את חוסר שביעות הרצון ההולך וגובר של עובדים בפתח.

בעיות תת-סוג הפוך

משוב בין מבצעים להנהלה עלול להיות פגום בבעיות הבאות:

• כפופים לעתים רחוקות שולחים משוב שלילי, תלונות להנהלה שלהם אפילו על היבטים שהם דירְצִינִי. הסיבה פשוטה - הפחד מפיטורין.
• לעתים קרובות, אפילו הערות והצעות שנשלחו על ידי עובדים נותרות ללא מענה. הסיבה היא או העסקת יתר של המנהל, או חוסר הכבוד שלו לעובדים שלו. הוא סבור שלא חשוב לנתח את ההודעות שלהם. בתגובה, העובדים משוכנעים שמשוב כזה הוא חסר תועלת.
• ייתכן שביקורת שהוגשה לא תגיע ליעדה הסופי כלל. למשל במקרה בו עובד שולח מכתב למנכ"ל ובו תלונה על ניהולו הישיר. הבוס הכפוף עשוי למנוע משוב כזה, שכן הוא יביא לתוצאות שליליות עבורו.
• לבירור נושאים לא ברורים, עזרה בפתרון בעיות שצצו פתאום, ברוב המקרים, העובדים מעדיפים לפנות לעמיתים ולא למנהלים. ייתכן שהסיבה לכך היא שהם לא מקווים לקבל עזרה מלאה ומוסמכת, הם חוששים שיאשימו אותם בחוסר יכולת.
• לעתים קרובות יש סיבה טריטוריאלית וגיאוגרפית לחוסר האפשרות של קשר כזה. משרדים שבהם נמצאים הכפופים וצוות הפיקוד יכולים להיות ממוקמים באזורים שונים של היישוב, ואפילו בערים שונות, מדינות.

דרכים לפתור בעיות

ניתן לפתור את כל הבעיות לעיל באופן הבא:

• הגדר דואר אנונימי ותיבות דואר אלקטרוני שבהן עובדיםיוכל לשלוח תלונות והצעות בסתר.
• פיתוח מערכת לתגמול עובדים המשתמשים במשוב מההנהלה.
• צור תוכניות תקשורת בין עובד פשוט לבוס בכיר ללא חסמי ביניים בצורה של הדרכה ישירה לעובדים.
• הכנס רישום של כל הערעורים שהתקבלו על ידי מנהלים מכפיפים עם הצורך לדווח על האמצעים שננקטו בתגובה.