רגולציה לדוגמה של אינטראקציה בין מחלקות, דוגמאות

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

לכל ארגון יש מסמכים מקומיים המסדירים את פעילותו. אחד המשמעותיים שבהם הוא הסדרת האינטראקציה בין מחלקות (מסמך לדוגמה יתואר להלן). עבור ראש הארגון, מדובר בכלי ניהול יעיל. הבה נבחן בפירוט רגולציה לדוגמה של אינטראקציה בין מחלקות.

דרישות

מה צריכה להיות הרגולציה? האינטראקציה בין מחלקות החשבונאות והשירות הכלכלי, קציני כוח אדם ויחידת ההתיישבות והתכנון, יחידות מבניות אחרות של המיזם היא בלתי נמנעת בתהליך הפעילות. יחד עם זאת, קשר העובדים צריך להבטיח את ביצוע המשימות שנקבעו בזמן הקצר ביותר. מדגם של הרגולציה של אינטראקציה בין מחלקות, קודם כל, צריך להיות זמין למבצעים. אם האחראי לפיתוחו ירשום את כל ההוראות, אך הכפופים לא יכולים להבין דבר, לא תהיה משמעות במסמך. לעניין זה, גיבוש תקנה לדוגמהאינטראקציות בין מחלקות, יש לקחת בחשבון שלושה עקרונות מפתח:

1. המסמך מורכב על סמך מודל התהליך העסקי. איכות התקנות תהיה תלויה ישירות ביסודיות התכנית.
2. מבנה המסמך נקבע לפי מודל התהליך. כל הנקודות של התוכנית חייבות להיות קיימות בתקנון.
3. הצגת המידע מתבצעת בשפה רשמית ויבשה. מומלץ להשתמש במשפטים קצרים פשוטים בטקסט של המסמך. יש לנסח הוראות באופן חד משמעי. יש לאיית את כל הקיצורים והמונחים.

Goals

רגולציה לדוגמה של אינטראקציה בין מחלקות מספקת:

1. ביסוס ושמירה על סדר בהכנת תיעוד, קשר יעיל בין יחידות מבניות.
2. מניעת מצבי קונפליקט בצוות. אם יקבעו מראש תוכניות אינטראקציה לעבודה, חלקו של השתתפותו של עובד כזה או אחר בתהליכים, לא יתעוררו מחלוקות.
3. כניסה מהירה לצוות המצטרפים החדשים. הרגולציה עוזרת להבין את מבנה האינטראקציות, מציינת באילו מסמכים ישמש העובד, לאילו שירותים הוא יפנה.
4. שליטה במשמעת.
5. העברת תיקים מהירה יותר לעובד אחר (בעת יציאה או יציאה לחופשה).
6. מניעת אובדן משאבים כספיים, אנושיים וזמן.

Structure

מהו ויסות האינטראקציה ביןהאם ניתן לראות במחלקות ערוכות כהלכה? בדרך כלל, מסמך כולל את הסעיפים הבאים:

1. הוראות כלליות.
2. הגדרות, מונחים וקיצורים.
3. תיאורי תהליכים.
4. אחריות.
5. Control.

פעולות חקיקה, GOSTs ומסמכים אחרים יכולים לשמש מקורות להגדרות. אלה האחרונים, במיוחד, כוללים צווים של משרדים, מחלקות, צווים ממשלתיים. יחד עם זאת, יש לכלול בתקנות האינטראקציה בין מחלקות הפניות למסמכים רגולטוריים שנעשה בהם שימוש בהוראותיהם. המדגם למתקני בריאות, במיוחד, מכיל אינדיקציות של פקודות משרד הבריאות והפיתוח החברתי, משרד הבריאות של האזור.

Application

הוא בדרך כלל מכיל מודל גרפי של התהליך העסקי. הוא מתואר כתרשים המורכב ממספר בלוקים. ניתן ליצור את התמונה הגרפית באמצעות מוצרי תוכנת PC. תוכניות משקפות הליך ספציפי ליישום משימות מסוימות. הדמיה נוחה יותר מטקסט. התרשים מציג בבירור את תחילת התהליך וכל שלב, את הקשר ביניהם ואת התוצאה הסופית. מודל זה משמש לעתים קרובות את מפתחי התקנות לאינטראקציה בין מחלקות החברה לפי 223-FZ. התוכנית מדגישה פרמטרים מרכזיים כמו פלטים ותשומות, משתתפים ולקוחות. אם מתחיל יתוודע למודל כזה, הוא יבין מיד את הפרטים של התהליך ויהיה מוכן ליישם משימה ספציפית.

הוראות

בשלב הראשון, עליך לקבוע את נושא המסמך ואת האנשים האחראים, כלומר מימתווה ואיזה תקנות. האינטראקציה בין מחלקות הנהלת החשבונות, בפרט, מתבצעת על פי תכנית ברורה המעוגנת בחקיקה. ביחידה מבנית זו, תמיד נמצא האדם החשוב ביותר שאחראי לעמידה בדרישות הדיווח. הוא יכול להיות האחראי על עריכת התקנון לאינטראקציה בין מחלקות. כל העובדים צריכים לדון במסמך לדוגמה. לשם כך נערכת אסיפה כללית. אם המסמך מסדיר תהליך בו מתנגשים האינטרסים של יותר משתי מחלקות, אז חשוב לערב עובדי מפתח בדיון. על האדם האחראי לפיתוח להסביר לעמיתים את החשיבות של יישום הכללים.

תיאור של תהליכים

הנפח שלו יהיה תלוי במורכבות האינטראקציה. אם התהליך פשוט, והעובד האחראי עליו מבין היטב את כל שלבי היישום, אז הוא עצמו יכול לערוך תוכנית עבודה עם יחידות מבניות אחרות. לאחר מכן, עליו לדון במסמך עם שאר המשתתפים. אם התהליך העסקי מורכב, אז כל עובד מפתח את החלק שלו במודל. לאחר מכן, כל הפרויקטים נערכים ונדונים. במהלך ההיכרות עם המסמך הבסיסי יכולים כל העובדים המעוניינים להציע תיקונים ותוספות מסוימים. לאחר מכן, כללי האינטראקציה בין מחלקות החברה מועברים לראש.

Statement

ניתן לעשות זאת ישירות. במקרה זה, הראש עצמו חותם על כללי האינטראקציה ביניהםמחלקות החברה. ניתן לאשר מסמך לדוגמה גם בעקיפין. במקרה זה, המנהיג מוציא פקודה. נתוני הרישום של המעשה המנהלי מוזנים בחותמת האישור.

הפרטים של עבודתו של האדם האחראי

בחלק מהארגונים, משרת מנהל איכות מסופקת במדינה. בפועל פותחו שלבים מסוימים של הכנת מסמכים. עליהם להקפיד על המנהל שמעצב את כללי האינטראקציה בין המחלקות. דוגמה לשלבים בסיסיים:

1. הגדר תהליכים.
2. בניית תרשים.
3. תיאור מפורט.
4. כותבת טקסט.

מומחה אחראי לומד את לוח הזמנים של העובדים במחלקות שונות. זה הכרחי כדי להרכיב תיאור של מצבים סטנדרטיים הכלולים בתקנות לאינטראקציה בין מחלקות. דוגמה: "תחנת הדלק נבדקת באמצעים טכניים כגון… מופק דוח עם סיום הבדיקה."

הגדרת היעד הסופי

האחראי על עריכת התקנון חייב להיות בעל מושג על כל התהליכים, להכיר את חובות העובדים, להיות בעל כישורים ורמת מקצועיות מתאימות. מטרת המסמך צריכה להיות ברורה לעובדים. אחרת, יישום התקנות יהווה נטל נוסף על העובדים.

אופטימיזציה ועיצוב

לימוד מקיף של התהליכים המתרחשים בארגון, מאפשר לזהותנקודות חולשה. ניתוח מצבים, תוצאות, פעולות מאפשר לייעל את הפעילויות. זה, בתורו, מאפשר לנו ליצור מספר תרחישים לפיתוח נוסף. אז, הארגון יכול להשאיר הכל כמו שהוא, ליצור מודל חדש של עבודה או לתקן את הישן.

ניואנסים

חשוב שכל עובד יבין בבירור מה עליו לעשות וכיצד התוצאות שהושגו ישפיעו על הרווחים שלו. לכן יש לדון בתקנה לפני אישורה. תפקיד המפתח בהכנת המסמך מוטל כמובן על ראש קבוצת העבודה (הפרויקט). המשימה של המומחה הזה היא להעלות שאלות קריטיות. עליו להיות מסוגל להציג מודל תהליך ברור. כל משתתף רואה את התמונה במו עיניו. צריכה להיות הבנה משותפת. כל משתתף צריך להסביר את האחריות ביצירת התקנון. ברוב המקרים, הצוותים סקפטיים לגבי יישום מסמך כזה. בהתאם למורכבות התהליך, הכנסת התקנות אורכת 4-12 חודשים.

תכונות היכרות

כדי להציג תקנה חדשה, עליך:

1. זהה מסמכים קודמים כלא חוקיים.
2. הצג פעולות מקומיות חדשות להפעלת הרגולציה.
3. פתח את המסמכים הדרושים ליישום הכללים המאושרים.
4. סדר או הטמע מודולים חדשים של בסיסי מידע אוטומטיים.
5. צור טפסים של מסמכים לא סטנדרטיים.
6. שנה או השלמת כוח אדםלוח זמנים.
7. מצא מועמדים לתפקידים חדשים, מנה או העבר עובדים.
8. למד את המבצעים את הכללים החדשים.
9. ניהול הסברה לעובדים.
10. בצע יישום ניסיון של הרגולציה.
11. תקן את הטקסט על סמך תוצאות הביצוע הניסיוני.
12. הכנס לפעולה את הגרסה הסופית של המסמך.
13. הגדר נהלים לבקרת איכות של הרגולציה.

לאחר שנקבעו האמצעים ליישום המסמך, המנהל נותן צו. יצוין כי עקב משך האירועים, מועד האישור וכניסתה הישירה לתוקף של התקנה יהיו שונים. בואו נשקול עוד את הטעויות העיקריות שעובדים עושים בעת הידור של מסמך.

אי התאמה לתרגול

חשוב להפקיד את יצירת התקנון בידי עובד הקשור ישירות לפעילות העבודה במפעל. נניח שהארגון הפך לגדול מאוד. ההנהגה יכולה להרשות לעצמה להקים שירות מיוחד, אשר משימותיו יכללו פתרון בעיות פיתוח. בהתאם לכך, המחלקה תטיל את המשימה לתאר את כל תהליכי המיזם. אבל מטרת האירוע הזה לא חשובה להם. אם התקנות מבוצעות על ידי אנשים שאינם מעורבים בפעילות אמיתית, אזי העובד המנהל אותה לא יבצע את התוכנית. לפיכך, המסמך אינו הגיוני לעבוד.

חוסר גמישות

אנשים אחראיים רבים שואפים למקסימוםפרט. מצב זה נגרם מאי ידיעת ההבדלים בין הכנת התקנות לתיאור תהליכי ייצור אמיתיים. אם המשימה היא לבצע אוטומציה של פעולות, הפירוט שלהן נועד לעזור לעובדים. הצורך בתקנות מתעורר כאשר אנשים רבים מעורבים בהפקה. פעולותיהם משוכפלות לרוב, אך כל אדם מפרש פעולה זו או אחרת בדרכו שלו. התקנה נועדה ליישב מחלוקות. יש לזכור כי על עובדי הארגון להיות בעל חופש פעולה מסוים, המאפשר להם לקבל החלטה כזו או אחרת בהתאם למצב. לדוגמה, ניתן לענות ללקוח באופן מיידי במקום לאחר זמן מה.

נפח גדול ומורכבות של הטקסט

תקנות המורכבות מ-5-7 עמודים נחשבות לאופטימליות. יחד עם זאת, התוכן שלו צריך להיות רחב, אך קצר. לא מומלץ להשתמש במשפטים מורכבים מרובי חלקים. הטקסט חייב להיות מובן. בנוסף, כדאי לשים לב לתנאים. אסור להחליף מושגים במילים נרדפות, השתמש בקיצורים ללא פענוח.

אינטראקציה בין אבטחת מידע ומחלקות IT

כיום, במפעלים רבים, המגעים של שירותים אלה קשים מאוד. קשיים קשורים לעימותים פנימיים של מחלקות IT ואבטחת מידע. ישנן מספר אפשרויות להבטחת שיתוף פעולה יעיל ביניהם. הראשון והפשוט הוא נוכחות עובדים (אחד או יותר) המתמחים באבטחת מידע במסגרת שירות טכנולוגיות המידע. כללי אינטראקציה בין מחלקות IT וIB במקרה זה משקף גישות טיפוסיות לשיתוף פעולה. ארגון העבודה מתבצע על בסיס הסטריאוטיפ הרווח שאבטחת מידע היא חלק מאספקת טכנולוגיית המידע. אם אין התנגשויות בין השירותים הללו בארגון, אזי המנהל עשוי לחשוב על סידור שירות אבטחת המידע כמבנה נפרד של מחלקת ה-IT. בהתאם לכך, יהיה צורך להקצות משאבים נוספים, כולל כספיים, כדי להבטיח פעילויות כאלה.

דוגמה טיפוסית

ההוראות הכלליות מפרטות:

1. מטרת המסמך. ככלל, יש ביטוי כזה: "התקנה הנוכחית קובעת את הנוהל …".
2. היקף. התקנה עשויה לחול על עובדים או מתקנים.
3. מסמכי רגולציה שעל פיהם פותח המעשה.
4. כללים לאישור, התאמה, ביטול תקנות.

בסעיף "מונחים, קיצורים, הגדרות" מובאים המושגים המשמשים במסמך. יש לאיית את כל הקיצורים. יש לציין את המונחים בסדר אלפביתי. כל מושג מצוין בשורה חדשה ביחידות. ח הגדרת המונח ניתנת ללא המילה "זה", באמצעות מקף. בסעיף "תיאור תהליך", ניתן תיאור שלב אחר שלב. רצוי להכניס פסקאות משנה. כל אחד מהם יתאים לשלב מסוים. אותו סעיף מציין את העובדים המעורבים בביצוע פעולות מסוימות.לא רק פעולות מתוארות, אלא גם התוצאה שלהן.

אחריות ושליטה

התקנון צריך להכיל אינדיקציה לאפשרות להפעיל סנקציות על אנשים שאינם עומדים בהוראות. אחריות מותרת על פי החוק. זה יכול להיות פלילי, מנהלי או משמעתי. חובה לציין את שמו המלא ותפקיד העובד המפקח על יישום התקנות.