עץ מטרות הארגון: גיבוש, תכנית

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

היום יש כלי תכנון שנקרא עץ מטרה. דוגמאות ודרכים לבנות אותו עבור ארגון יידונו במאמר זה.

כל פעילות מתחילה בתכנון. כדי לעשות משהו, תחילה עליך להיות בעל מודל פעולה מסוים.

תכנון מוכשר של פעילות הארגון הוא יותר ממחצית מהצלחת העסק כולו.

המושג הכללי של המונח

כמעט כל אחד יכול להסביר את המושג הזה. המטרה היא התוצאה הרצויה שהארגון מתכנן להשיג במהלך פעילותו. כל מיזם שרוצה להצליח בעסק צריך לשאוף להשיג זאת. המטרה שנקבעה משמשת לא רק כאמת מידה לפעילות הארגון, אלא משמשת גם לקביעת הסטנדרטים שלו ולהערכת ביצועים.

לעתים קרובות קביעת יעדים להשגת המטרות מבוססת על הנחות לגבי התפתחות עתידית אפשרית, כך שמציאות היישום וההלימה שלהן מבוססות על דיוקהשערות.

ליעדים יש דד-ליין. ככל שהוא גדול יותר, אי הוודאות לגבי העתיד האפשרי גבוהה יותר. בהתאם לכך, יעדים עם פרק זמן ארוך יותר מוגדרים בצורה כללית יותר.

ההצהרה הכללית ביותר המצדיקה את הופעתו והפעלתו של ארגון נקראת משימה.

מהי אסטרטגיה

חברות מצליחות שמות דגש רב על אסטרטגיה. זוהי תוכנית אב ליישום משימות מסוימות הקובעות את חשיבותן עבור הארגון.

במילים אחרות, אסטרטגיה היא שרשרת של יעדים המובילה לתוצאה מתוכננת מסוימת של אירועים.

מהי המשימה

מונח זה משמש בתחומים שונים - רפואיים, דתיים ואחרים. ייעוד הארגון הוא הצדקה פילוסופית של פעילות החברה, המרכיב האידיאולוגי שלה, האידיאל אליו צריכה החברה לשאוף במהלך קיומה.

המרכיבים העיקריים של המשימה של הארגון:

• ממוקד לקוח.
• אמת. המשימה חייבת להיות כתובה בכנות, ללא פירושים מעורפלים, וכן להתאים למצב העניינים האמיתי.
• ייחודיות. המשימה צריכה להיות משהו שהופך את החברה שלך לייחודית, מבדיל אותה מהמתחרים.

אם המשימה קובעת קו מנחה כללי לכל הפעילויות של הארגון, אז המטרה היא אוניברסלית וספציפית יותר.

עקרונות הניסוח

בגיבוש יעד, חשוב להקפיד על העקרונות הבאים:

• ספציפי.יש צורך לגבש יעדים בצורה ברורה ומדויקת ככל האפשר כדי שכולם יבינו מה עומד על הפרק.
• ניתנות למדידה. זוהי הזדמנות לכמת האם הושגה תוצאה. זה נעשה על ידי השוואה עם המטרה שהוגדרה קודם לכן. אתה יכול למדוד אותו לפי קריטריונים כמו מספר ביקורות חיוביות, יחס, תדירות של מה שקורה, זמן, ממוצעים וכן הלאה.
• ניתן להגיע. המטרה צריכה להיות בקנה אחד עם היכולות הנוכחיות של החברה.
• משמעות. המטרה לא צריכה לסתור את המשימה, כמו גם שאיפות אחרות של הארגון.

עקרונות ניהול ארגון

הניהול מבוסס על העקרונות הבאים:

• פיתוח יעדים עד לרמה של כל עובד בנפרד. יחד עם זאת, התוכניות של עובדים וארגונים לא צריכות לסתור זו את זו.
• סנכרון והתאמה של יעדי העובדים בשלבי ביניים של הערכה.
• אינטראקציה בין המנהל לעובד בגיבוש יעדים, תיאום ביניהם.
• ערוך הערכות ביצועים שוטפות ומשוב עובדים.

שיטות להצבת יעדים בארגון

התכנון בכל חברה יכול להיות ריכוזי וביזור.

• תכנון מבוזר הוא הגדרת יעדים על ידי כל יחידה מבנית של החברה בנפרד.
• תכנון ריכוזי של פעילות בארגון כרוך בקיומה של רשות מרכזית אוחברת אם שמגדירה יעדים לחברות הכפופות לה. כל המשאבים שמטרתם לפתור את המשימות שנקבעו מופצים גם הם באופן מרכזי.

סוגי יעדים

ניתן לחלק אותם באופן מותנה לאסטרטגי וטקטי.

• אסטרטגי - אלו הם אלה, שהשגתם תביא את הארגון לרמה פיננסית או מבנית חדשה. דוגמאות קלאסיות למטרות אסטרטגיות הן: חדשנות ותכנון פעולה, לכידת נתח שוק מסוים. עם זאת, לכל ארגון יש אסטרטגיה משלו.
• טקטי - אלו הם אלה המשקפים שלבים מסוימים של השגת השלבים האסטרטגיים. הם מבצעיים (יעדים לתקופת זמן מסוימת, רבעון, שנה וכן הלאה).

כמו כן, ניתן לחלק את כל היעדים לפשוטים ומורכבים. פשוטים מבוצעים בשלב אחד. מורכבים כוללים מגוון שלם של פעילויות ליישומם. בהתאם למורכבות ולמיקוד של משימות, נבנית היררכיה של יעדים.

גם הם לטווח קצר, לטווח בינוני ולטווח ארוך. זה תלוי במועד האחרון שצוין.

• לטווח קצר - אלו היעדים שהושלמו תוך תקופה של עד שנה. הם דורשים ספציפיות ובהירות מקסימלית של הניסוח.
• לטווח בינוני - אלו היעדים, שיישומה מתוכנן בין שנה לחמש שנים.
• לטווח ארוך - יישומו דורש יותר מחמש שנים.

גם הם יכולים להיות:

• מבצעי - מבוצע באופן קבוע לאורך זמןזמן.
• עיצוב - בוצע חד פעמי.

כדי לבנות נכון את המבנה וההיררכיה של היעדים, בהתאם לדחיפותם ולמשמעותם עבור החברה, נעשה שימוש לרוב בשיטת עץ המטרה. גישה זו היא אחד הכלים היעילים ביותר לתכנון משימות.

מהו עץ מטרות

המונח הזה הופיע לפני זמן לא רב, אז לא כולם מכירים את המהות שלו. עץ היעדים של ארגון הוא מבנה היררכי של כל יעדי הארגון, המוצג כתרשים או טבלה.

כדי ליישם את התוכניות האסטרטגיות של החברה, ניתן להשתמש ביעדים תפעוליים ופרויקטים ברמות שונות.

שיטת עץ המטרה כוללת חלוקה כזו של המשימות האסטרטגיות של הארגון למשימות פשוטות יותר כך שהמשימה הנמוכה יותר, המיושמת, הופכת לכלי ליישום הגבוהה יותר. יחד עם זאת, כל משימה חשובה מחולקת לכמה פשוטות יותר על מנת להגיע לפישוט מירבי של המבנה.

איך לבנות עץ מטרות

בואו נשקול ביתר פירוט את האלגוריתם ליצירת עץ היעדים של הארגון.

• ראשית, היעד האסטרטגי העיקרי של הארגון נקבע. הוא מנוסח במשפט אחד או שניים וצריך להסביר מה צריך לקרות בסופו של דבר.
• לאחר מכן, המטרה מפורקת - היא מחולקת למשימות פשוטות יותר, שמימושן יחד יוביל להשגתה. תהליך זה צריךעומד בדרישות הבאות:

-חלוקה חייבת להיות מלאה, אסור לפספס שום רכיב;

-דיוויזיה חייבת להיות בלעדית. שום משימה פשוטה לא יכולה להכיל אחרת;

-division חייב להיות בסיס משותף לכל הבעיות הפשוטות.

-דיוויזיה צריכה להיות אחידה. כל רמה חייבת להיות מורכבת ממשימות באותו קנה מידה ומשמעות.

• נוצרות הגבלות החלות על כל ארגון ספציפי.
• ניתוח אפשרויות לכל משימה. כל אחד מהם יכול להיעשות בדרכים שונות. כל אפשרויות היישום האפשריות מנותחות והאופטימליות ביותר נבחרות.
• לאחר מכן, נבנות משימות ופונקציות לעובדים ולמחלקות.

דיאגרמת עץ המטרה

כפי שאתה יודע, מידע תמיד נתפס טוב יותר מבחינה ויזואלית. לכן, עץ היעדים של הארגון מתואר בצורה של טבלה או תרשים שכבות, כאשר הרמה העליונה היא המטרה העיקרית של הארגון.

תת-הרמה הבאה תהיה אותם יעדים, שיישומה יוביל להשגת העיקרית.

להלן היעדים שיובילו ליישום אלו ברמה גבוהה יותר. כל אחד מהם נתון לפירוק כל עוד זה הגיוני. מספר הרמות בעץ היעד תלוי במורכבות ובגודל הארגון.

ככל שהמיזם גדול יותר, המבנה שלו מורכב יותר, כך יהיו יותר רמות פירוק בעץ. לפיכך, היררכיית המטרות של הארגון קשורה ישירות למבנה שלו ותכונות.

לבהירות, יש להציג את התרשים כולו על גיליון אחד.

במהלך קריאת התרשים, צריך להיות ברור כיצד להשיג כל אחת מהמטרות שהוצגו, הן העיקריות והן הפשוטות.

בהירות של הבנה כיצד להשיג את היעדים שנקבעו היא קריטריון להערכת עץ מבחינת התאמתו לעבודה נוספת.

פונקציות עץ היעד

סכמה מפורטת המוצגת ויזואלית של כל היעדים נחוצה לא רק עבור חברות גדולות שבהן יש הרבה מחלקות, עובדים ומשימות.

עץ היעד של הארגון מייעל כל פעילות, משמש מדריך בכל הבחירות האפשריות, גורם לך לזכור את כל המרכיבים הדרושים לעשיית עסקים.

עץ השערים על הדוגמה של מלון

המשימה של מוסד זה היא לספק אירוח איכותי לאורחי העיר באווירה של נעימות, נוחות וקלות.

כל המלונות שואפים למקסם רווחים.

ניתן לבנות את עץ המטרה של מלון קטן באופן הבא:

רמת יעד	Description
מטרה ראשית	קבלת הרווח הגבוה ביותר האפשרי
יעדים עיקריים	שפר את איכות השירות				הרחבת מגוון השירותים האפשריים			הקדמה של פרסום ושיווק
יעדי משנה של הרמה הראשונה	שפר את איכות תהליך הייצור		שפר את האינטראקציה עם הצוות		שירותיםכנסים ונשפים		מתן שירותי קייטרינג	פרסום ומשיכת לקוחות חדשים		הגברת נאמנות הלקוחות
יעדי משנה ברמה שנייה	רכישת ציוד חדש לניקיון ביתי יעיל יותר	יצירת CRM - מערכות להזמנה מואצת ושירות	הכשרת צוות	מערכת חדשה להנעת צוות	הקצאה ושיפוץ חדר הישיבות	יצירת חדר ישיבות	בית קפה או מסעדה באתר	פרסום באינטרנט	הפצת הצעות מסחריות לנסיעות עסקים של עובדים לארגונים	כרטיסי מועדון ללקוחות קבועים עם בונוסים והנחות

במקביל, נערכת רשימה של משימות ומשאבים ליישום שלהם עבור כל יעד של הרמה השנייה.

לדוגמה, כדי להקצות חדר ישיבות ולתקן אותו, נוצרת רשימת המשימות הבאה:

מצב - חייב להיות חדר פנוי בשטח המלון או אפשרות לשחרר ולהסב את אחד החדרים. יחד עם זאת, חידוש כזה חייב להיות כדאי כלכלית. לכן, המשימות יהיו:

1. חשב את הרווח האפשרי מחדר ישיבות.
2. חשב את עלות התיקונים.
3. הסכם עם צוות התיקון וקבע את מסגרת הזמן הנדרשת.
4. ארגן משא ומתן ללקוחות.

מטרת מסעדה או בית קפה בשטח המלון היא פחות ספציפית, יש לפרט אותה יותר לרמות מרובות. למה לא עשינו את זה?

העובדה היא שפתיחת יחידת קייטרינג היא משימה קשה מאוד. זה קשור למעשה לפתיחת עסק אחר. לכן, כל הדרכים האפשריות למימוש מטרה זו נכתבות תחילה. בדרך כלל יש לו שתי חלופות:

• הזמנה לשתף פעולה עם שותף מסעדן.
• פתיחת מסעדה על ידי מייסדי המלון.

בהתבסס על היחס בין ההטבות והסיכונים, נבחר נתיב אחד. על פיו מתגבש עץ יעדים חדש לפתיחת מסעדה בשטח המלון.