שליטה בארגון: כלים, מטרות ויעדים

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

מי ששומע את המילה "שליטה" בפעם הראשונה בדרך כלל מדמיין שולט במשהו, אבל למעשה זה בכלל לא כך. שליטה בארגון היא מערכת מורכבת שמטרתה שיפור תהליכים פיננסיים, כוחניים וטכנולוגיים על מנת להשיג תפקוד יעיל של הארגון בכללותו. בניגוד לבקרה, שנועדה לזהות בעיות וטעויות שנעשו בעבר, הבקרה מבקשת לבנות מערכת ניהול תהליכים בחברה המתמקדת בעניינים הנוכחיים והעתידיים. למה זה כל כך חשוב?

שירות השליטה בארגון הוא מרכיב חשוב, שכן עובדיו יכולים למזער את אובדן המשאבים, לנתח תוכניות נוכחיות ועתידיות, וגם לזהות שגיאות אפשריות, כלומר, כאלו שעלולות להיגרם במהלך פעילות החברה. עם זאת, כדי להבין מהי סוג זה של פעילות, חשוב ללמוד ביתר פירוט את תכונותיה ונקודות המפתח שלה. מאמר זה ידון במושגים, המטרות והיעדים הבסיסייםשליטה, כמו גם המושגים, הכלים והפונקציות שלו.

מושגים והגדרות

שליטה היא כיוון חדש במערכת הניהול, כך שכיום אין הגדרה חד משמעית למושג זה. עם זאת, ישנן מספר הגדרות שהן הפופולריות ביותר ומשקפות את המהות של מונח זה.

המקור שלו קשור עם הפועל האנגלי לשלוט. בתרגום, "שליטה" היא "ניהול, פיקוח, בקרה, ניהול, רגולציה". עם זאת, תיאור כזה אינו מספיק כדי להבין את מהות התופעה, ולכן כדאי לשקול את שתי ההגדרות המדויקות יותר הבאות.

בקרה הוא תחום פעילות נפרד בארגונים, הקשור ליישום הפונקציה הכלכלית ומטרתו לקבל את ההחלטות האסטרטגיות והתפעוליות הנכונות על ידי ההנהלה.

בקרה היא סט של פעולות שמטרתן לתמוך בכל התהליכים עם המידע הדרוש ותמיכה אנליטית לקבלת החלטות ניהול נכונות. לרוב הם מכוונים להגדלת הרווחים בארגון.

שליטה מודרנית בארגון חייבת לכלול בהכרח מערכת ניהול איכות, ניהול סיכונים ומערכת של מדדים מרכזיים, וכן ניהול תהליכים ביישום כל סוג של תכנון.

יעדים ויעדים

בהתבסס על המושגים הבסיסיים, אנו יכולים להסיק שהעיקרמטרת השליטה בארגון היא הכוונה של כל תהליכי הניהול להשגת יעדים מסוימים, שיכולים להתבטא בשיפור מוצרים, השגת רמת תחרותיות נאותה וכד'. במילים אחרות, המטרה היא לשמור על ניהול אפקטיבי של הארגון. מה מטרתו?

בהתבסס על המטרה, נבדלות המשימות העיקריות הבאות של שליטה בעת ניהול חברה:

• פיתוח מתודולוגיית התכנון והארגון שלה;
• חשבונאות, כולל איסוף מידע ועיבודו;
• control;
• ארגון אירועי מערכת תצפית מיוחדים.

למשימות האלה, בסיכום, יש משימות משנה מוזרות שחייבות להתבצע על ידי השירות או המחלקה שאמונים על פונקציית השליטה. פיתוח מתודולוגיית תכנון והארגון שלה כולל את הדברים הבאים:

• הבטחת יצירת מסגרת רגולטורית שתסייע ביישום תחזיות פיתוח של החברה;
• מתן ייעוץ לאנשים שמפתחים תוכניות אסטרטגיות;
• תיאום עבודה בהכנת תכניות שונות, בקביעת מטרות עיקריות של החברה ותקצוב;
• השתתפות בדיונים והגדרות של פרמטרים (איכותיים וכמותיים) של העבודה.

מטלת החשבונאות כוללת את הדברים הבאים:

• פיתוח המבנה לשידור וקבלת מידע;
• יצירת מערכת תומכת מידע כדי לספק הפניות, מידע ומדווח לאנשים האחראים על תהליך מסוים בניהול החברה;
• לקבע את הצורך לספק את המידע הדרוש למנהלים או לאנשים אחראיים אחרים;
• השוואת תוכניות ודוחות והרכבת תיעוד דיווח ביניים המראה את התקדמות התוכניות;
• ניתוח חריגות מתוכניות, זיהוי סיבות אפשריות ופיתוח הצעות למניעת השפעת גורמים שליליים שגרמו לשיבושים בעבודה.

משימת הבקרה כוללת:

• מעקב אחר יישום תוכניות שמטרתן השגת יעדים אסטרטגיים;
• ניטור מצב התנאים הסביבתיים הקשורים לפיתוח תוכניות אסטרטגיות;
• ניטור חולשות שזוהו במהלך תכנון או סקירה של התקדמות התוכנית.

המשימה של ארגון אירועים עבור מערכת תצפית מיוחדת מספקת את הדברים הבאים:

• פיתוח מסגרת רגולטורית להשגת ואספקת מידע בתוך הארגון;
• פיתוח פעילויות המספקות מידע נוסף ותמיכה אנליטית.

מקום מיוחד במערכת השליטה בכספים, כוח אדם ומשאבים הוא חשבונאות. ככלל, דיווח מסורתי מרמז על התמקדות בעבר והצגת נתונים עובדתיים על תהליכים ותופעות בעבר, בעוד הדיווח בשליטה מתמקד בעתיד.

לכן, ניתן לראות שארגון השליטה בארגון תורם ליצירהבקרה שוטפת על תהליכים על מנת לקבוע את ההשלכות של החלטות ניהוליות מסוימות. כמו כן, ניתן לומר שהכנסת השליטה מאפשרת לך לחסוך מהנהלת החברה קבלת החלטות פזיזות או לא משתלמות הגוררות בזבוז משאבים.

שיטות

כדי למלא את כל המשימות שנקבעו בעת ניהול ארגון, השליטה כרוכה בשימוש בשיטות המדעיות הכלליות הבאות:

• analysis;
• deduction;
• induction;
• specification;
• abstraction;
• synthesis;
• analogy;
• סימולציה.

לאחר שנבחנו היעדים, היעדים והשיטות של תחום פעילות זה, חשוב ביותר להתעכב על תפקידיו.

פונקציות

מערכת השליטה בארגון כוללת פונקציות בסיסיות כמו:

• אינפורמטיבי;
• חשבונאות ובקרה;
• analytical;
• פונקציית תכנון.

וכמו כן, בתנאי, ניתן להבחין בין שלוש פונקציות שיהיו שילוב של האמור לעיל - שירות, הערות וניהול.

סיבות לשליטה

בתחילת המאות התשע-עשרה והעשרים, מנהיגים אמריקאים רבים בתהליך ניהול ארגונים התמודדו עם צורך דחוף לשפר את שיטות החשבונאות הכלכלית והבקרה הפיננסית. הניסיונות הראשונים לשפר את מערכת הנהלת החשבונות נראו כךדרך - ראשי המפעלים שהוטלו על המממן הראשי ועל מזכיר החברה את המשימה לספק מידע אנליטי בנושאים של החלק הכלכלי והכלכלי. כך נוצרו יחסי עבודה הדוקים בין השירות הפיננסי לבין מי שמסייע למנכ ל. בהמשך, נמצא כי בשל מגוון המידע והצורך בפירוטו, כדאי יותר להפקיד משימה זו בידי בעלי תפקידים בודדים. כך, התרחשה הכנסת השליטה במפעל.

ניתן להבחין בתנאים המוקדמים הבאים להופעתה של שליטה:

• משבר כלכלי עולמי;
• סיבוך והידוק שיטת המיסוי ליזמים;
• סיבוך של צורות מימון.

פיתוח השליטה כענף במדע הכלכלי נובע מהסיבות הבאות:

• בינלאומיות ובידול חברות;
• שינוי טכנולוגיות המעורבות באזורי ייצור;
• סיבוך של מערכת הניהול הארגוני;
• סיבוך של הסביבה החיצונית;
• סיבוך תהליכי תקשורת לקבלת החלטות ניהוליות, מה שהוביל לצורך דחוף בכוח אדם מוכשר בתחום הנדסת וארגון מערכות.

היום, ראשי מפעלים זרים רבים מציינים כי לאחר הקמת מחלקות בקרה במיזם, למשל, עלו הכנסות החברה, השימוש במשאבים כספיים, אנושיים ואחרים נעשה נכון יותר והצליח דרך משמעותית.לקצץ בעלויות.

לשירות השליטה בארגון עומדת משימה רצינית ביותר - להבטיח איסוף מהיר והכנה של ניתוח מפורט של מידע על כל העלויות הזמינות לצורך ניהול המיזם. על מנהל המיזם, ראש השירות הפיננסי וראשי מחלקות הייצור לקבל מידע בזמן וקבוע על מנת שבמקרה של חריגות אפשריות, יוכלו לנקוט באמצעים הנכונים ולתקן את עבודת המיזם כולו.

קונספטים

היום, מושג השליטה הגרמני והאמריקאי מובחן בספרות הכלכלית. באופן כללי, מושגים אלה דומים מאוד זה לזה, אך ההבדל העיקרי ביניהם הוא שהראשון מתמקד יותר בהתייחסות לבעיות של חשבונאות פנימית וניתוח של הסביבה הפנימית של הארגון, והשני מתמקד יותר בבעיות של הסביבה החיצונית איתה החברה קשורה באופן הדוק.

ראוי לציין שהמושג הגרמני זכה להכרה רחבה יותר. לפי תפיסה זו, המשימה המרכזית היא לפתור את בעיות החשבונאות הפנימית בצורה מתוכננת, בקרה ותיעודית.

המושג האמריקאי גם שם בקדמת הבמה את פתרון הסוגיות הקשורות לצורת החשבונאות הפנימית המתוכננת, הבקרה והתיעודית, אך כאן ניתן המקום המרכזי גם לפתרון בעיות הערכת הסביבה החיצונית והפירוט שלה. ניתוח.

כלים

כלי שליטה הם קבוצה של פעולות המאפשרות לך לבצע פונקציות ומשימות מסוימות. ניתן לסווג כלים אלה כקריטריונים:

• תקופת תוקף (אסטרטגית או תפעולית);
• היקף (תלוי במשימות).

כדי להבין בבירור מהם הכלים העיקריים המשמשים בשליטה ובאילו נסיבות עדיף להשתמש בהם, שקול את הטבלה שלהלן.

היקף היישום	ערכת כלים	תקופת תוקף
חשבונאות	דוחות של פעילויות עסקיות טפסי רישום נתוני חשבונאות שיטות ניתוח דיווח	מבצעי
ארגון זרימות מידע	מערכת לניהול מסמכים	Strategic
תכנון	עובד עם נפחי הזמנות ניתוח נקודות שבירה ניתוח ABC ניתוח של חולשות מוצקות ניתוח פרויקטי השקעה ניתוח הנחה ניתוח דפוסי מכירות ודפוסי צריכה הערכת הרווחיות של התחלת ייצור חומרי גלם לייצור המוצרים שלנו הערכת עקומת הלמידה שיטות לוגיסטיקה Benchmarking הערכת הפוטנציאל של המשרד ניתוח SWOT מפות תפיסה מדידה של איכות השירות תרשים גאנט חישוב רמת המלאי תכנון קיבולת תמחור ניתוח מחסומי כניסה תכנון רשת ועוד	Strategic
ניטור ובקרה	מערכת אזהרה מוקדמת ניתוח עלויות ניתוח התכתבות של אינדיקטורים (מתוכננים וממשיים) ניתוח פערים	Strategic

יש להתייחס לשאלת בחירת הכלים בשליטה בזהירות יתרה. לדוגמה, עבור ארגון הפועל בשוק אוליגופול או מונופול, אין טעם להשתמש בניתוח מתחרים.

הכלים לעיל בבקרת הכספים יכולים לפשט מאוד את ההליך לפיתוח כלכלי והכנת תיעוד תכנון ודיווח.

שליטה אסטרטגית ותפעולית

ישנם שני סוגי שליטה, הנבדלים זה מזה בתקופת פעולתם, כמו גם במשימות ובדרכים לפתור אותן.

שליטה אסטרטגית מכוונת ליישום תוכניות ארוכות טווח, אסטרטגיות. מטרתה ליצור מערכת תכנון ברורה שתאפשר לך לנהל בצורה מהימנה את החברה, מה שיוביל לגידול ברווחים.

A. גלווייטר (מדען-כלכלן) בכתביו זיהה שמונה תחומים שהשליטה האסטרטגית צריכה לכסות, כלומר:

1. קביעת השלמות של תוכניות החברה, כמו גם תוכנן הפורמלי והפיננסי.
2. שליטה בחוסר יציבותתנאים בתוך הארגון ובסביבה החיצונית, הקשורים קשר הדוק ליישום התוכניות האסטרטגיות של החברה.
3. שליטה על קבלת החלטות חשובות ויישומה, בהתבסס על היבט התזמון.
4. מעקב אחר יישום תוכניות, במיוחד בשלבים קשים או חשובים של יישומם.
5. תגובה בזמן לתנאים חיצוניים ופנימיים שליליים שעלולים לגרום נזק כספי לארגון או לתת תוצר לוואי של פעילות.
6. מעקב אחר המצב האסטרטגי של הפירמה על סמך ביקורות קבועות.
7. בדיקת התיחום של היחידות האסטרטגיות של המיזם.
8. ניטור הציות לעקרונות המגדירים של הארגון, שהוגדרו קודם לכן.

ניתן להבחין בין המשימות הבאות של סוג זה של שליטה:

• להגדיר יעדים כמותיים ואיכותיים;
• אחריות לתכנון;
• עבודה על מערכת של אסטרטגיות חלופיות;
• קביעת נקודות קריטיות בסביבה הפנימית והחיצונית עבור מערכת האסטרטגיות החלופיות;
• זיהוי וניהול חולשות ארגוניות;
• יצירת כרטיס מידע;
• ניהול חריגות והאינדיקטורים שלהן;
• ניהול מוטיבציה במוסד;
• ניהול פוטנציאל כלכלי.

השליטה התפעולית בארגון שונה מאסטרטגית בכך שהיא מכוונת לעזור למנהלים להשיג תוצאות ביעדים קצרי טווח. יש לציין שמשימתו העיקרית היא מניעת משברסטטוס בארגון ומעקב אחר ההתקדמות הנוכחית של הפעילויות המתוכננות.

כדי להבין את ההבדלים בין שני המינים האלה, שקול את הטבלה שלהלן.

Signs	שליטה אסטרטגית	בקרה תפעולית
Orientation	סביבה פנימית סביבה חיצונית	Profitability יעילות עלויות
רמת בקרה	אסטרטגי (לטווח ארוך)	טקטי ומבצעי
Goals	יצירת תנאים להישרדות ביצוע צעדים נגד משבר שמירה על פוטנציאל מוצלח	הבטחת נזילות ורווחיות
משימות עיקריות	הגדר יעדים כמותיים ואיכותיים אחריות תכנון פיתוח מערכת של אסטרטגיות חלופיות קביעת נקודות קריטיות בסביבה הפנימית והחיצונית עבור מערכת האסטרטגיות החלופיות זיהוי וניהול חולשות ארגוניות ניתוח עלות-תועלת	סיוע מתודולוגי בפיתוח תקציב חפש חולשות לשליטה טקטית קביעת קבוצת האינדיקטורים הניתנים לשליטה בהתאם לזרםgoals השוואה בין אינדיקטורים מתוכננים וממשיים קביעת ההשפעה של חריגות על ביצוע התוכניות הנוכחיות Motivation

קשר בין שליטה תפעולית ואסטרטגית

שני סוגי השליטה האלה הם חלקים בלתי נפרדים זה מזה. המשימה החשובה ביותר של בקרה אסטרטגית היא להבטיח את קיומו לטווח ארוך של מיזם מסוים, ותכנון שוטף וביצוע תפעולי של תוכניות מסוימות למטרות רווח.

ניתן לייצג את הקשר בין שני הסוגים האלה כאמירות כאלה:

• "לעשות את הדבר הנכון" הוא שליטה אסטרטגית;
• "עושה את הדבר הנכון" הוא מבצעי.

לפיכך, אנו יכולים להסיק שהבקרה התפעולית היא חלק בלתי נפרד מיישום האסטרטגי.

הקדמה וארגון השירות

אם ראש המיזם החליט להטמיע מערכת בקרה, אזי הוא יצטרך תחילה לבצע שינויים במבנה הארגוני וליצור שירות (מחלקה), אשר חייב להיות כפוף ישירות למנכ"ל או למנכ"ל. מְנַהֵל. שירות השליטה עשוי לכלול את המומחים הבאים:

• ראש שירות;
• בקר-אוצר סדנאות (חטיבות/חטיבות/מחלקות);
• מנהלת חשבונות;
• מומחה למערכות מידע.

אם נפחי ייצור אוגודל הארגון קטן, אז אתה יכול לשלב את הפונקציות של אזורים אלה ולא לכלול תפקיד אחד.

לצורך ארגון נכון של העבודה בעת הטמעת מערכת כזו, יש לתת לכל מומחה תיאורי תפקיד, שתפקודם ייקבע בהתאם לצרכי המיזם.

כל מנהיג, במיוחד אותם מפעלים הממוקמים בטריטוריות הפוסט-סובייטיות, חייב לזכור שהכנסת שיטות ניהול חדשניות עלולה לגרום לביקורת מצד הצוות, ובמקרים מסוימים אף לדחייה מוחלטת. לפיכך, לפני תחילת עבודת שירות הבקרה, יש להציג חידושים ולהעביר לתשומת לב כלל העובדים את המשימות, המטרות והתפקידים העיקריים שתבצע יחידה מבנית זו.

כדאי לציין גם שהטמעת שירות כזה צריכה להיות הדרגתית ולכלול שלב הכנה בו לומדים את מצב המיזם, לאחר מכן את ההטמעה עצמה ולבסוף שלב אוטומציה במידת הצורך.

מסקנה

באופן כללי, השליטה משקפת מגוון עצום של דיסציפלינות כלכליות וניהוליות מדעיות - ניהול, תכנון אסטרטגי, קיברנטיקה, תיאוריה כלכלית וכן הלאה. הודות לכך, מנהל מקצועי או צוות של מספר מומחים המופקד על פונקציית השליטה מסוגלים לפתור בעיות ייצור, כלכליות וכוח אדם, תוך התחשבות במגוון ובמגוון הרחב של בעיות של פעילות זו.זו הסיבה שהנוכחות של מערכת בקרה מבוססת בארגון מאפשרת פתרון ולעיתים קרובות לחזות בעיות, מה שמוביל, בתורו, לתגובה בזמן ולמזעור עלויות שונות והפסדים כספיים חמורים.