PDCA-cycle - הפילוסופיה של שיפור עסקי מתמיד

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

מחזור PDCA (מחזור דמינג) הוא אחד המושגים הבסיסיים בתורת הניהול המודרנית. הוא גם עומד בבסיס סדרת התקנים ISO 9000, המשמשים בכל העולם לניהול איכות בארגונים מכל הגדלים והסוגים.

הגדרה

PDCA Deming cycle היא טכנולוגיה לשיפור תהליכים מתמיד בעסק ובכל תחום פעילות אחר. שמה של שיטה זו הוא קיצור של 4 מילים באנגלית, כלומר רצף הגיוני של שלבי שיפור:

• P - תוכנית (תוכנית);
• D - עשה (עשה);
• C - בדוק (בדוק, ניתוח);
• A - מעשה (אקט).

הכל הגיוני ופשוט: ראשית עליך לחשוב על הפעולות. אחר כך הם מבוצעים לפי התוכנית. השלב השלישי הוא ניתוח התוצאות שהתקבלו. ולבסוף, השלב האחרון - Act - כולל הכנסת שינויים ספציפיים לשיפור התהליך ו/או הצבת יעדים חדשים. לאחר מכן, מתחיל שוב שלב התכנון, בו יש לקחת בחשבון את כל מה שנעשה קודם לכן.

באופן סכימטי, מחזור הבקרה של PDCA מוצג כגלגל, המדגים את המשכיות התהליך הזה.

עכשיו בואו נסתכל על כל שלב בפירוט.

Plan (Plan)

השלב הראשון הוא תכנון. יש צורך לנסח בבירור את הבעיה, ואז לקבוע את תחומי העבודה העיקריים ולהגיע לפתרון הטוב ביותר.

טעות נפוצה היא לפתח תוכנית המבוססת על ניחושים והנחות ניהול סובייקטיביות. מבלי לדעת את הגורמים הבסיסיים לבעיה, ניתן, במקרה הטוב, לנטרל את השלכותיה, ואז רק באופן זמני. באילו כלים ניתן להשתמש כדי לעשות זאת?

שיטה "5 למה"

הוא פותח עוד בשנות ה-40, אך זכה לפופולריות 30 שנה מאוחר יותר, כאשר טויוטה החלה להשתמש בו באופן פעיל. איך ניתוח כזה מתבצע?

תחילה עליך לנסח ולכתוב את הבעיה. ואז שאל את השאלה: "למה זה קורה?" ורשום את כל הסיבות. לאחר מכן, אתה צריך לעשות את אותו הדבר עבור כל תשובה. לאחר מכן אנו עוקבים אחר אותה דפוס, עד לשאלה "למה?" לא ישאלו 5 פעמים. ככלל, התשובה החמישית היא הסיבה האמיתית.

דיאגרמת אישיקאווה

שיטה זו מאפשרת לך לייצג באופן גרפי את קשרי סיבה ותוצאה של כל תופעה בעסק. נקרא על שם יוצרו, הכימאי קאורה אישיקאווה, ונמצא בשימוש נרחב בניהול.

כאשר בונים דיאגרמה, ישנם 5 מקורות סבירים לבעיות: אנשים, חומרים, סביבה (סביבה), ציוד ושיטות. כל אחד מהם, בתורו, עשוי להכיל סיבות מפורטות יותר. לדוגמה,עבודת העובדים תלויה ברמת מיומנות, בריאות, בעיות אישיות וכו'.

רצף בניית דיאגרמת אישיקאווה:

1. צייר חץ אופקי ימינה וכתוב בעיה מוגדרת היטב ליד הקצה שלה.
2. לוכסן לעבר החץ הראשי, מתאר את 5 המשפיענים העיקריים שעליהם דיברנו למעלה.
3. השתמש בחצים קטנים כדי להציג סיבות מפורטות. ניתן להוסיף ענפים קטנים יותר לפי הצורך. זה נעשה עד שנכתבו כל הסיבות הסבירות.

לאחר מכן, כל האפשרויות המתקבלות נכתבות בעמודה, מהמציאותית ביותר ועד הקטנה ביותר.

"סיעור מוחות"

דיון קבוצתי עם מומחים ואנשי מפתח, שבו המשימה של כל משתתף היא למנות כמה שיותר סיבות ופתרונות פוטנציאליים לבעיה, כולל הפנטסטיים שבהם.

לאחר ניתוח תיאורטי, יש צורך למצוא נתונים עובדתיים אמיתיים המאשרים כי הגורמים לבעיה מזוהים כהלכה. אתה לא יכול לפעול לפי הנחות ("סביר להניח…").

באשר לתכנון עצמו, גם כאן חשובים הפרטים. חשוב לקבוע מועדים, להתוות רצף ברור של פעולות ותוצאות מדידות (כולל ביניים) שאליהן הם צריכים להוביל.

Do (Do)

השלב השני של מחזור PDCA הוא יישום התכנית, יישום שינויים. לרוב, כדאי יותר ליישם תחילה את ההחלטות שהתקבלובקנה מידה קטן, ערכו "מבחן בשטח" ובדקו איך זה עובד על שטח או חפץ קטן. אם יש עיכובים, עיכובים, חשוב להבין מה הסיבה (תכנון לא ריאלי או חוסר משמעת מצד העובדים). בנוסף, מופעלת מערכת בקרה ביניים, המאפשרת לא רק לחכות לתוצאות, אלא לעקוב כל הזמן אחר מה שכבר נעשה.

בדוק

במונחים פשוטים, כעת עלינו לענות על שאלה אחת בודדת: "מה למדנו?". מחזור PDCA מרמז על הערכה מתמדת של התוצאות שהושגו. יש צורך להעריך את ההתקדמות מול היעדים שנקבעו, לקבוע מה עובד טוב ומה צריך לשפר. זה מתבצע בעיקר על ידי בדיקת הדוחות ותיעוד אחר של המיזם.

ליישום מוצלח של מחזור Shewhart-Deming (PDCA) בעסקים, יש צורך ליצור דיווח קבוע על העבודה שנעשתה ולדון בתוצאות עם העובדים. הכלי האידיאלי לכך הוא הכנסת מדדי ביצועים מרכזיים של KPI, שעל בסיסם נבנית מערכת של מוטיבציה ותגמול לעובדים הפרודוקטיביים ביותר.

Act

השלב האחרון הוא למעשה פעולה. עשויות להיות כאן מספר אפשרויות:

• לבצע שינוי;
• דחה את ההחלטה אם היא התבררה כלא יעילה;
• חזור על כל השלבים של מחזור ה-PDCA שוב, אך הצג ודאותהתאמות.

אם משהו עובד טוב וניתן לשכפל אותו, הפתרון צריך להיות סטנדרטי. לשם כך מתבצעים שינויים מתאימים בתיעוד הארגון: תקנות עבודה, הנחיות, רשימות ביקורת לבדיקת ביצועי עבודה, תכניות הכשרת עובדים ועוד. במקביל יש להעריך את האפשרות להכניס שיפורים לתהליכים עסקיים אחרים בהם עלולות להתעורר בעיות דומות..

אם תוכנית הפעולה שפותחה לא הביאה את התוצאות הצפויות, עליך לנתח את הסיבות לכשל, ולאחר מכן לחזור לשלב הראשון (Plan) ולנסות אסטרטגיה אחרת.