מבנה עבודה היררכי: מושג ומטרה. ניהול פרוייקט

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

לכל פרויקט יש יעדים ושלבי יישום. יישום הפרויקט מרמז על קיומם של מטרות, סוגים מסוימים של פעילויות, מיומנויות ויכולות. כל שלב דורש בקרת תהליך. זוהי אמנות מורכבת ויצירתית של תיאום כל המשאבים הכרוכים ביישום הפרויקט: אנושי וחומר.

מושגים בסיסיים

ניהול פרויקטים הוא תהליך עם פוטנציאל בלתי מוגבל. למרות זאת, כל סוגי הפעולות ניתנות לחיזוי. לאורך מחזור החיים של הפרויקט מיושמות שיטות וטכנולוגיות ניהול מודרניות. מטרה: להשיג תוצאות מסוימות, הקבועות מבחינת הרכב, נפח, עלות, איכות ועלויות זמן בפרויקט. בסופו של דבר, כל המשתתפים בתהליך זה חייבים להיות מרוצים מהתוצאה.

הכלי הראשון והעיקרי הוא הגדרת היקף הפרויקט. הרעיון של מבנה התמוטטות עבודה (WBS) חשוב כאן. יצירת מסמך אמיתי תקף היא פשוטה בתיאוריה, אך בפועל, ככלל, היא מתבררת כקשה.תהליך שדורש פרטים וניואנסים משלו.

ISR - מגדיר במלואו את תוכן הפרויקט ומתמקד בתוצאות שלו. לקביעת המטרות והרכב השלבים, המתודולוגיה מצוינת: מבנה התמוטטות העבודה (WBS), או באנגלית WBS. טכניקה זו נקראת גם CPP, כלומר מבנה פירוק עבודה. אבל לרוב הם משתמשים בקיצור ISR.

כתוצאה מהפעילות היצירתית של כל הצוות, נולד מסמך רשמי המסביר את תוכן הפרויקט ומרכיביו. עבודות שאינן כלולות ב-WBS אינן שייכות לעבודת התכנון. המסמך עצמו יכול להכיל מספר רמות, שכל אלמנט שלהן הוא ייחודי, בעל קוד ועל פי הכללים יש לתאר אותו במילון WBS.

המתודולוגיה שבאמצעותה נוצר מבנה היררכי של עבודה להשגת הצלחה

הערך של ISR גם עולה עם הגידול בקנה המידה של המשימה. זהו אחד מגורמי ההצלחה המרכזיים. מס הכנסה משרת עבור:

• משימות פרויקט מפורטות;
• תכנון סיכון, משאב, לוח זמנים, עלות ואיכות;
• חלוקה מדויקת עם מגבלות ברורות והגדרת אחריות המשתתפים;
• ארגונים בין משתתפי פרויקט האינטראקציה;
• ארגון הבקרה על יישום העבודה והשינויים;
• ארגונים מדווחים;
• יצירת מבנה פרויקט הנקרא מבנה ארגוני.

כל האלמנטים בעלי מבנה עבודה היררכי עשויים בצורה גרפית נוחה. לגישה זו יש יתרונותלפני הרשימה. בשל העבודה הקולקטיבית ביצירת מס הכנסה, רמת התקשורת עולה, מושגת הנראות, הניטור והבקרה הטובים ביותר. המידע המוצג בצורה גרפית מאפשר לך לכסות חזותית את כל התוכנית.

חבילות ומילונים

אלמנט חשוב שיש למבנה ההיררכי של העבודה הוא חבילות הכוללות רשימות של פעולות הדרושות להשגת התוצאה של המשימה. הודות לכך, העבודה מתבצעת ללא צורך בתוספות. היא מאפשרת לראות הערכה ריאלית ותוצאה מדידה. חבילה כזו מתאימה למדי למסירה לקבלן.

עזרה מוחשית ליישום העבודה מופעלת על ידי מילון מיוחד. היא מאפשרת לפרש את כל המרכיבים והמונחים שיש למבנה ההיררכי של עבודת הפרויקט ולמנהל לקבוע את גבולות האחריות לכל אחד מחברי הצוות. זה הכרחי כדי למנוע כפילות של פעולות.

המילון מכיל: מספרי אלמנטים; השמות שלהם; הזמן שהוקצב לביצוע פעולה מסוימת; סדר היסודות; התוצאה הצפויה ואחראית לכל חלק בפרויקט.

Elements

המבנה ההיררכי של עבודת הפרויקט פותח על ידי כל הצוות בשיטת האינטגרציה. כל ההיבטים של הפרויקט מחולקים ברצף: יעדים, תוצאות, קריטריונים, הישגים, מוצרים, תחומי תפקוד, נפחים, דרישות טכניות. התנאים הנדרשים ליצירת מבנה פירוט עבודה הם כדלקמן:

• לכל רכיב צריכה להיות תוצאה מדידה משלו;
• כל תוצאה של האלמנט למעלה היא תוצר של יסודות הפירוק;
• חבילות וחלק מהפעולות חייבות להיות ייחודיות.

כדי שארגון העבודה יצליח, המבנה שלם, אך לא מיותר.

יש לשלב את מרכיבי המפלסים העליונים עם כל המבנה הארגוני. האלמנטים של הרמה הנמוכה לא צריכים להיות מוגזמים בגודלם, אבל מספיקים כדי ליישם את המשימה והשליטה.

לחלק את תוצרי הפרויקט לאלמנטים, ישנן שתי גישות עיקריות: פונקציונלית ומוצר. לא ניתן לשלב קריטריונים אלו באותה רמה. עם זאת, על שונים זה אפילו מאוד יעיל. חשוב גם לא לערבב עבודה ניהולית ועניינית. יש צורך בגישת מוצר על מנת שהלקוח יוכל לראות מתי ואילו מוצרים ימסור לו המנהל. פונקציונלי - לאינטראקציה של המנהל עם המבצעים ולמינוי האחראים על תחומי עבודה מסוימים.

גישות

אם ארגון הפרויקט יתבצע במספר שלבים, ניתן להשתמש בגישה המבוססת על המבנה הקובי של הפרויקט.

ברמה העליונה, התוצאות מחולקות לפי שלבי מחזור החיים. לאחר מכן, מבוצעת מבנה לפי מוצרי הפרויקט. בשלב הסופי משלימים חבילות עבודה לפי הקריטריון הפונקציונלי או לפי סוגי הפעילויות.

להדרכהשל הפרויקט, בניית מבנה עבודה היררכי וכל המידע המרכזי הדרוש לכך כלול באמנה. תחילה נעשה תיאור של עבודה משמעותית. לאחר מכן, תוכל ליצור תיאור של בלוק הניהול. זה מוקצה בדרך כלל במודול מותנה, כ"מערכת ניהול פרויקטים". בנוסף, ברמה הראשונה של ההיררכיה נוצרים מודולים על פי תיעוד התכנון והאובייקט שהופעל.

לעיתים קרובות הגישה ליישום הפרויקט אינה מקצועית, תוך התעלמות ממס הכנסה. גישה כזו, במקרה הטוב, תוביל לטעויות רבות, שתיקונן ייקח כמות גדולה של עלויות חומריות ופיזיות.

Decomposition

כדי שהתוצאה תתקבל בצורה שנועדה מלכתחילה, במינימום הוצאה של משאבים, יש צורך לגשת במקצועיות ליישום הפרויקט. לשם כך נועד מבנה פירוק העבודה, כלי יעיל למנהלים.

הפירוק מתבצע:

• לא ניתן יהיה להעריך באופן ריאלי את הזמן, הסיכון והעלות;
• אלמנט כבר לא יכול להישבר באופן הגיוני.

אם ניתן להשלים את האלמנט די מהר (עד 10 ימי עבודה), הרי שהפירוק נחשב להשלים.

שלבים של מס הכנסה

1. הגדר יעדים ותכנן יעדים.
2. שלב פירוק המטרה.
3. הפעולות מוגדרות.
4. תוכן בהמתנה.
5. משאבים בזיהוי.
6. במההקצאות משאבים.
7. העלות מוערכת.
8. התקציב מוערך.
9. תנאים והיקפים משוערים.
10. תזמון.
11. בפיתוח תוכנית להשלמת הפרויקט.
12. קשרים מזוהים.
13. הקריטריונים להצלחה מוגדרים.

מודלים כלכליים יכולים להיות כלי עזר רב ערך לתכנון. מודל פונקציונלי שפותח כהלכה יקצר את הזמן לפרטי פעולות ולחשוב על פעולות עדיפות לפרטי פרטים.

פותחו מספר מספיק של שיטות לקביעת לוח הזמנים האופטימלי של העבודה לפרויקט, ביניהן: שיטת הגישה היוריסטית והנתיב הקריטי. כדאי להציג לוחות זמנים בצורה של תרשים מחסום (אירועים באורך אפס התואמים את רגע השגת התוצאה ותחילת אבני דרך חשובות בפרויקט). תרשים כזה משקף את התנאים בפועל ומתוכננים.