ביקורת כוח אדם היא הגדרה, סוגים, שיטות, משימות ויעדים

2024 מְחַבֵּר: Howard Calhoun | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 10:27

ביקורת כוח אדם היא בדיקה של יעילות עבודת הצוות, המתבצעת על ידי עובדים ייעודיים במיוחד או על ידי צד שלישי. בניגוד לביקורת הקלאסית המשמשת בחשבונאות, ביקורת כוח אדם אינה חובה ואינה מוסדרת על ידי חוקים מיוחדים ופעולות משפטיות של הפדרציה הרוסית. זה מתבצע ביוזמת ראש המיזם כדי לפתור בעיות מסוימות. המטרה העיקרית של ביקורת כזו, לרוב, היא לזהות את מצב אנשי החברה. הוא משמש גם כדי למצוא דרכים להגדיל את הפרודוקטיביות ולהפחית את עלויות הייצור.

איך לסווג

בדיקות קשורות לסוג כזה או אחר של ביקורת כוח אדם לפי פרמטרים כמו:

• תקופת הנתונים בשימוש: לטווח קצר, לטווח ארוך ולטווח קצר.
• שיטה להשגת מידע: בעל פה או דוקומנטרי
• אופי המידע הנבדק: חוקי, מתאים או מעורב;
• לבודקים: פנימיים וחיצונים.

ביקורת כוח אדם מתבצעת בשני כיוונים: זיהוי הפרות משפטיות וזיהוי הפרות של משמעת עבודה - חיפוש חריגות עלויות בלתי סבירות, זיהוי סיבות פשוטות, נישואין וכו'. לכן, ביקורת כוח אדם בכיוון הפעילות מחולקת בעיקר למשפטים, כשירים ומעורבים.

ביקורת צוות משפטי

במהלך ביקורת כוח האדם המשפטית, הם בודקים את התיעוד של מחלקת כוח האדם, את לוח הזמנים של הסדנאות, בודקים חשבוניות וקבלות עם החומרים והכלים הזמינים. בדוק את תקינות מילוי חוזי העבודה, ספרי עבודה, פקודות ביצוע. בודקים האם העובדים ממלאים אחר תיאורי התפקיד. הם עורכים סקרים ועורכים סקרים כדי לזהות הפרות של חקיקת העבודה של הפדרציה הרוסית, כמו גם את הכללים והסטנדרטים שאומצו בתחום פעילות מסוים שעובדים חייבים לעמוד בהם. לדוגמה, הדרישות של תקנים סניטריים בתעשיית המזון, GOSTs, תקני איכות ועמידה בתקנות.

המשימה העיקרית של ביקורת כוח אדם משפטי היא לזהות הפרות לפני שהן מתגלות על ידי ועדה מיוחדת במהלך הביקורת. זה יעזור למנוע בעיות עם החוק ולשפר את איכות המוצרים והשירותים.

ביקורת אנשי הכשר

ביקורת כוח אדם כשירה בארגון מתבצעת על מנת לזהות ליקויים בעבודת כוח האדם ולקבוע דרכים לסילוקם. זה גם מאפשר לזהות נוכחות של כישורים לא מספקים של עובד אולהיפך, לזהות את הצוות היקר ביותר שצריך לקדם או לשלם יותר כדי שיבצעו אפילו טוב יותר ויעשו יותר.

ביקורת אנשי הכשרה רלוונטית ביותר באותם תחומי פעילות שבהם הצלחת המיזם תלויה לחלוטין בתכונות המקצועיות של העובד. למשל במסחר. אם המוכר מתייחס לקונים בצורה לא נכונה, מתוך בורות או חוסר יכולת, אז זה משפיע ישירות על התוצאה הפיננסית של המיזם - ההכנסות יורדות, היקפי המוצרים שפג תוקפם גדלים. יחד עם זאת, רק בדיקה יכולה לגלות האם הסיבה לירידה בהכנסות היא הכשירות הנמוכה של העובד, ולא גורם אחר. בדוגמה זו, ביקורת כוח אדם תעזור לזהות עובד חסר מצפון ולהחליף אותו בזמן, לפני שחברת המסחר על סף פשיטת רגל.

ביקורת כוח אדם מקיפה

ביקורת כוח אדם מקיפה כוללת שימוש הן בביקורת משפטית והן בביקורת הסמכות, כמו גם בכל השיטות הזמינות להערכת מידע וניתוחו. בדיקה כזו מאפשרת להעריך את מצב כוח האדם ולזהות את הפוטנציאל האישי של החברה, לזהות הפרות חוקיות קיימות במיזם ולהסיר אותן בטרם תוביל להפסדים כספיים ופרסונליים בלתי רצויים.

לשיטה זו של ביצוע ביקורת כוח אדם יש, בנוסף ליתרונות המפורטים, שני חסרונות - היא תעלה יותר וייקח יותר זמן, שכן יותר משתתפים יהיו מעורבים בבדיקת כמות גדולה של נתונים. בגלל זההגיוני לבצע רק במקרים חירום: במקרה של פשיטת רגל או בזמן משבר פיננסי, כאשר השוק מצטמצם והתחרות מתעצמת.

מי יכול לבדוק

ביקורת של מערכת כוח האדם יכולה להתבצע הן על ידי עובדי החברה והן על ידי ארגוני צד שלישי. יחד עם זאת, מתעוררת הבעיה בקביעת רמת הכשירות של המפקח, שכן תפיסת ביקורת כוח אדם אינה קבועה בפרקטיקה המשפטית, ואותן הנחיות, תקנים וכללים שקיימים מיועדים לביקורת בפעילות החשבונאית. אבל עד כמה המידע יתקבל שלם ומהימן וכיצד הוא ינותח ויוערך תלוי באילו צעדים ראש המיזם ינקוט כדי לשפר את המצב עם כוח האדם.

עם זאת, נמצאה מוצא. לכן, כהנחיות וכללים בסיסיים לארגון ביקורת כוח אדם במיזם, ניתן לקחת את היסודות של ביקורת פיננסית, ובפרט, דרישות כגון:למידע שמתקבל ומסופק.

• objectivity;
• אמינות;
• timeliness;
• כנות;
• מלאות.

בהתאם לכך, על המבקר לציית לא רק לכללי האתיקה המקצועית, להיות ישר ואובייקטיבי, אלא גם לעמוד בכללים מסוימים בעת איסוף ועיבוד מידע, וכן בהכנת דוח ביקורת. יחד עם זאת, אין לו צורך שתהיה עימו כל תעודה מיוחדת כדי לעסוק בפעילות כמו ביקורת כוח אדם. אבל זה לא אומרשהוא יכול להתבצע על ידי כל עובד. על מנת לפתור את המשימות של ביקורת כוח אדם, על המפקח להיות בעל רמה מסוימת של ידע וכישורים.

ביצוע ביקורת של כוח אדם יכול להיות עובד של חברה מתמחה, או מישהו מהצוות של המיזם עם רמה מספקת של השכלה ומיומנות. לרוב, אלו הם ראשי מחלקות, רואי חשבון ומומחים אחרים בעלי כישורים גבוהים. וכאן מתעוררת דילמה בפני ראש המיזם: מה עדיף לשכור ארגון מיוחד או לערוך ביקורת בכוחות עצמם? התשובה לשאלה זו תלויה בגורמים כגון:

• העלות של כוח אדם מוכשר ביותר המעורב בביקורת כוח אדם ועלות השירותים של חברת ביקורת;
• כמות המידע הדורש עיבוד ותנאים מותרים לעיבודו.

נהוג להאמין שביקורת כוח אדם המבוצעת על ידי עובדי מיזם היא זולה יותר, מה שלא תמיד נכון. מעורבותם של מומחים חיצוניים היא לעתים קרובות הרבה יותר רווחית אם יש צורך לבצע ביקורת במפעל גדול, שבו נפח המידע גדול מאוד. למשרדים המספקים שירותי ביקורת יש יותר ניסיון, העובדים שלהם מוכשרים יותר, לפחות בתחום ביקורת כוח אדם, אז הביקורת תעלה פחות ויותר טוב יותר וייקח פחות זמן.

ביקורת משאבי אנוש בעצמך, איך לבצע

אם בכל זאת החליט ראש המיזם לערוך ביקורת בעזרת עובדיו,הוא צריך לדעת כמה תכונות. בדרך כלל, המטרה של ביקורת כוח אדם במקרה זה היא ללמוד את העבודה לא של המיזם בכללותו, אלא של מחלקה נפרדת כלשהי, בעוד שיש צורך להבטיח את רמת הסודיות המרבית של המידע.

לכתחילה, המנהל יצטרך ליצור קבוצת עבודה, בדרך כלל היא כוללת 4-5 אנשים, ולקבוע את האחראי על ביצוע הביקורת ועריכת דוח הביקורת. ניתן לחלק את כל תהליך ההכנה וההתנהלות לשלבים הבאים של ביקורת כוח אדם:

1. פיתוח תוכנית פעולה.
2. קביעת גודל המדגם: מספר העובדים שרואיינו, נפח וסוג המסמכים שנבדקו. ככל שהמדגם גדול יותר, כך התוצאה מדויקת יותר, אך ככל שהליך האימות יימשך זמן רב יותר.
3. פיתוח טפסי שאלון, הכנת שאלות.
4. בדיקת תיעוד מחלקת כוח אדם, וכן מסמכים באזור הנבדק.
5. סקר ותשאול של עובדי המיזם.
6. ניתוח המידע שנאסף, כולל שימוש בטכנולוגיית מחשבים ותוכנות מיוחדות.
7. נסח, על סמך המידע שהתקבל במהלך הביקורת, דו"ח ביקורת, בו מביע האחראי על ביצוע ביקורת כוח האדם במפעל את דעתו על מצב כוח האדם, כישוריהם ושביעות רצונם מהעבודה תנאים.

דו"ח הביקורת ערוך בכתב, מצורפות לו ראיות בצורת דו"ח על העבודה שנעשתה. כל דפי הדוח חייבים להיות ממוספרים ולתייק בתיקייה. באופן כללי, כלאו שאין כללים נוקשים להסקת מסקנה, כמו גם לעריכתה, שכן מטרת ביקורת כוח אדם היא להשיג מידע למשתמשים פנימיים, לפיכך, הנתונים המתקבלים כתוצאה מביקורת כזו אינם מתפרסמים בשום מקום, ולרוב הם חסויים לחלוטין וחשיפתם אינה מקובלת. זאת ועוד, יש להקפיד על סודיות המידע, הן בשלב התכנון והן בתוצאות האימות. רצוי שעובדי המיזם לא ידעו על הבדיקה הקרובה. זה יעזור למנוע קנוניה ביניהם, מה שאומר שזה יאפשר להגביר את האובייקטיביות והאמינות של המידע המתקבל.

שיטות איסוף ועיבוד מידע

שיטות הביקורת של HR אינן שונות מאלה המשמשות בביקורות חשבונאיות, רק מידע בעל אופי ומטרה שונה מתקבל. הם משתמשים בעיקר בצורות מוכנות מראש של שאלונים ורשימות שאלות. המידע שהתקבל במהלך הביקורת על עובדי המיזם מושווה לדרישות הבסיסיות שנקבעו במדריכים מיוחדים, תיאורי תפקידים ותקני איכות עבודה.

המידע המתקבל במהלך הביקורת בצורת שאלונים ורישומי תשובות לשאלות ומסמכים נוספים שהתקבלו במהלך הביקורת נאסף, ממוין ומשווה לפי הזמן והמקום בו נערכה ביקורת כוח האדם. הדו ח שנערך על בסיס תוצאות הביקורת צריך להכיל, אם לא את כל המסמכים, אז את החשוב שבהם.

אילו משימות ניתן לפתורביקורת כוח אדם

ביקורת של מערכת כוח האדם עוזרת להעריך טוב יותר את הפוטנציאל של החברה ואת הכישורים של הצוות. זה מאפשר לזהות את העובדים היקרים ביותר בכוח העבודה ולספק להם משרות ושכר התואמים יותר את רמתם.

כפי שהניסיון מלמד, למנהל משתלם יותר להעלות את מי שכבר עובדים במיזם במעלה סולם הקריירה מאשר להעסיק אחד חדש. מצד אחד, זה יגדיל את התשואה לעובדים אחרים, שכן הם יראו סיכויי קריירה, מצד שני, עובד חדש עלול לא להשתרש בצוות, וזה מגדיל את תחלופת העובדים, מה שעלול להשפיע לרעה על הביצועים של המיזם. תחלופת עובדים יכולה להיות גם תוצאה של מדיניות כוח אדם לא נכונה. למשל אם מורכבות העבודה או רמת האחריות וגובה התשלום אינם תואמים. זה יכול לחשוף רק ביקורת של עבודת כוח אדם.

בדיקה כזו עוזרת לא רק לזהות את העובדים היקרים ביותר או להיפטר מהפחות יקרים, אלא גם לפתור בעיות הקשורות ישירות לעובדה שארגון העבודה מתבצע בצורה שגויה במפעל. כך למשל, במהלך בדיקה באחת הסדנאות, התברר כי עקב מיקום לא נכון של חומרים, העובדים השקיעו עד שעתיים ביום רק בהעברתם לאתרי עיבוד, שכן הם אוחסנו במחסן מרוחק. כתוצאה מכך, בזבוז זמן ומאמץ. העובדים התעייפו מהר יותר ואיבדו ריכוז. זה השפיע על איכות ונפח המוצרים. ללא ביקורת כוח אדם, שגיאת מערכת זוהייצור לא יתוקן, מה שאומר שהמשאבים יבזבזו.

אחריות המבקרים

רואה החשבון המבקר אחראי רק לחוות דעתו כפי שהיא באה לידי ביטוי בדוח המבקר. בסופו של דבר, ההחלטה על שינויי כוח אדם מתקבלת על ידי ראש המיזם, ומשימתו של המבקר היא רק למסור לו על מצב אנשי המיזם, מהי רמת כישוריהם, האם יש הפרות. של החוק, משמעת עבודה, אמצעי בטיחות, האם יש באמת מומחים מוסמכים. ציין את הגורמים המשפיעים לרעה או לטובה על עבודת הצוות והניצול הרציונלי של זמן העבודה.

כתוצאה מכך, המבקר עורך דו ח ביקורת שבו הוא מציין:

• אילו אירועים נערכו;
• כמה עבודה נעשתה;
• אילו בעיות וסיכונים הוא נתקל במהלך עבודתו;
• מה צריך לעשות כדי לתקן את המצב אם מצב כוח האדם או מדיניות כוח האדם שלילית;
• השלכות אפשריות אם הפרות לא יתוקנו.

כשלעצמה, הבדיקה אינה פותרת את בעיית כוח האדם שנבחר בצורה לא נכונה או פעולות לא נכונות של עובדי המיזם, הפרתם של כללי בטיחות או אי ציות להוראות ולתקנות טכניות. מטרת ביקורת כוח אדם היא לזהות את החוזקות והחולשות של מערך כוח האדם הקיים במיזם ולתת המלצות כיצד לבטל ליקויים ולשפר מערכת זו. המבקר לאאחריות על מצב מדיניות כוח אדם והחלטות שהמנהל יקבל על סמך תוצאות הביקורת.

היכן וכיצד לשכור מבקרים לבדיקת כוח אדם

שירות זה ניתן בעיקר על ידי חברות ייעוץ וסוכנויות גיוס המתמחות בייעוץ וגיוס עבור מפעלים אחרים. יש ארגונים כאלה כמעט בכל עיר גדולה. לרוב הם מפרסמים את שירותיהם בעיתוני פרסום ומגזינים מקומיים או על קירות פרסום מיוחדים באינטרנט. לחלקם יש אתר רשמי של החברה.

בעת גיוס עובדים, נערך הסכם בין מיזם לחברה המספקת שירותי ביקורת כוח אדם, אשר אמור לפרט את הזכויות והחובות של הצדדים ולשלם עבור השירות. לרוב, הצדדים המתקשרים נפגשים מספר פעמים לפני עריכת חוזה, תוך דיון בניואנסים ובסיכונים אפשריים. אילו פעילויות יתבצעו. מתנהלת משא ומתן על תוכנית עבודה משוערת (חברת הייעוץ עשויה אף להגיש תשקיף לתוכנית ביקורת משאבי אנוש).

היתרון העיקרי של הפעלת ארגון מיוחד של צד שלישי לארגון ביקורת כוח אדם הוא עצמאות הביקורת. אם עובד מיזם, כך או כך, תלוי במנהל ובכוח העבודה, אזי למבקר החיצוני יש עצמאות כמעט מוחלטת. דעתו מבוססת רק על עובדות שנצפו.

ביקורת HR היא אחת הדרכים הקלות והמשתלמות ביותר לבדוק את מערכת כוח האדם של ארגוןלקבוע את פוטנציאל המשאב האנושי הקיים של המיזם. שיטת אימות זו היא חלק בלתי נפרד מהנהלת החשבונות של החברה ויש לבצעה באופן שוטף, ללא קשר לתוצאה הכספית של פעילותה.